VoIP İletişimine Yükseltme: Her Katı Küçük İşletme Telefonu Sisteminde Olması Gereken 6 Özellik

Küçük işletmeler için İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) telefon sistemlerine geçiş yapmanın birçok avantajı vardır, bu nedenle geçiş yapıp yapmama kararı çoğu işletme sahibi için kolaydır.

Uzaktan çalışma hayatımızın ayrılmaz bir parçası haline gelen günümüzde bulut tabanlı iş telefonu sistemleri, işletme sahiplerinin, bulundukları yere rağmen çalışanlar arasındaki iletişimi sürdürmelerine yardımcı oluyor. Bu sistemin kullanımı, eski PBX sistemlerine sahip geleneksel telefon sistemlerinden çok daha ucuz ve esnektir. Bulut tabanlı telefon sistemlerini kullanırken iş hedeflerinize konsantre olabilir ve profesyonellerin iletişim sistemlerinizle ilgilenmesine izin verebilirsiniz.

Yine de doğru sağlayıcıyı seçmek zor olabilir. Bilgiye dayalı bir seçim yapmak, her hizmet sağlayıcının sunduğu özelliklerin, bu özelliklerin maliyetinin ve sistemlerin ne kadar ölçeklenebilir olduğunun dikkatli bir şekilde analiz edilmesini gerektirir. Küçük işletme sahiplerinin bir telefon hizmeti seçerken araması gereken en önemli altı VoIP özelliğini öğrenmek için okumaya devam edin.

İLGİLİ YAZI: 2019'DA DEĞERLENDİRMEYE DEĞER KÜÇÜK İŞ FIRSATLARI

AYRICA OKUYUN: 2019'DA PAZARLAMANIZI GÜÇLENDİRECEK 7 BASİT ARAÇ

Otomatik Operatör

Bu özellik, küçük işletme sahiplerinin tam zamanlı resepsiyon görevlilerini işe almayla ilgili maliyetleri azaltmalarını mümkün kılar. Tıpkı bir resepsiyon görevlisi gibi, otomatik operatör özelliği arayanları karşılar, aramaları görüntüler ve aramaları ekibin doğru üyesine yönlendirmek için sesli uyarıları kullanır. Otomatik operatörler, küçük işletmelerin telefon ihtiyaçlarını karşılamaya yardımcı olur, ancak aynı zamanda işletme maliyetlerini düşürür ve müşteri memnuniyet oranlarını yükseltir.

Yine de çoğu müşterinin ve müşterinin sonsuz sesli istemlerde gezinerek takılıp kalmak istemediğini unutmayın. Çağrının doğru çalışana yönlendirildiğinden emin olmak için birkaç soru sormak üzere otomatik operatörü ayarlayın. Bu, müşteri memnuniyet oranlarını düşürmeden zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlayacaktır.

Müşteri memnuniyetini artırmak, üretkenliği artırmak veya paradan tasarruf etmek olsun, kuruluşların her zaman üçünü aynı anda yapma fırsatı yoktur. Ancak teknolojinin ilerlemesi ve en iyi VoIP hizmeti ile bu, VoIP veya İnternet Üzerinden Ses Protokolü ile yapabilen modern bir telefon sistemi ile mümkün hale geldi.

AYRICA OKUYUN: ÜNİVERSİTEDE 10 SAYFALIK BİR ARAŞTIRMA KILAVUZU YAZMAK İÇİN 10 ADIM

Sesten E-postaya Transkripsiyon

Küçük bir işletmeyi büyütmek zaten hem zaman hem de enerji alıyor, bu nedenle çok az işletme sahibi ve çalışanı sesli mesajlarını olması gerektiği kadar sık ​​kontrol edecek zamana sahip. İşte burada sesten e-postaya transkripsiyon devreye giriyor. Bu özellik, mesajları otomatik olarak metne dönüştürecek ve çalışanların gelen kutularına iletecek.

Sesten e-postaya transkripsiyonun tek avantajı, çalışanların sesli mesajları dinlemek ve adları ve iletişim bilgilerini el ile yazmak için harcadıkları zamanı azaltmak değildir. Ayrıca çalışanların mesajlarını düzenli tutmalarına olanak tanır. E-posta formuna dönüştürüldükten sonra, çalışanlar bu mesajları gerektiği gibi dosyalayabilir, organize edebilir, arayabilir ve silebilir; bu, geleneksel sesli mesajı dinlemeye takılıp kaldıklarında mümkün olmayacaktı.

AYRICA OKUYUN: AVRUPA'NIN EN İYİ BAŞLANGIÇ HIZLANDIRICILARININ LİSTESİ

Uzak Uzantılar

Uzak dahili numaralar veya sanal numaralar olarak da adlandırılan VoIP sistemlerinin bu özelliği, işletme sahiplerinin çağrılarını cep telefonlarına yönlendirebilmelerini sağlar. Birisi uzaktaki bir aboneyi aradığında ve kimse açmadığında, sistem aramayı çalışanın kişisel sesli mesajından ayrı bir sesli mesaj sistemine yönlendirir. Tüm küçük işletmeler sanal uzantılardan yararlanabilirken, bu özellik uzaktan çalışanı olan işletmeler için daha da faydalıdır.

Şirketlerin her çalışan için ayrı bir numara yerine müşterilerinin, müşterilerinin ve iş ortaklarının arayabileceği tek bir numara olması daha profesyonel görünüyor. Ayrıca, çok az çalışan şirket işlerini yürütmek için kişisel telefonlarını kullanmak ister. Sanal uzantılar, işletme sahiplerinin, çalışanlarının her birine ayrı bir telefon satın alma masrafından kaçınmasına olanak tanır.

Çağrı Tarama

Arama görüntüleme, işletme sahiplerinin ve çalışanlarının aramayı nasıl ele alacaklarını seçebilmeleri için aramayı yanıtlamadan önce arayanın numarasını kontrol etmelerini sağlar. Yine de, geleneksel arayan kimliğinin ötesine geçer. Arama tarama, iş yerinde kişisel aramalar alan çalışanların aramaları cep telefonlarına yönlendirmelerine olanak tanırken, telefonla pazarlama aramaları aldıklarına ikna olan diğerleri bu aramaların bağlantısını kolayca kesebilir.

Küçük işletmeler için en iyi VoIP arama tarama araçları, numaradan daha fazlasını gösterecek şekilde de ayarlanabilir. Bu özellik aynı zamanda çalışanın arayanın adını kontrol etmesini sağlayacak ve şirketin Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemi varsa, müşteri kayıtlarını da yerinde çekebilecek. https://shortcodes.org/ adresinde ilginç SMS ve kısa kod ipuçlarını ve istenmeyen aramaları ve mesajları nasıl belirleyeceğinizi kontrol edebilirsiniz.

AYRICA OKUYUN: İYİ TASARLANMIŞ BİR İŞ LOGOSUNA SAHİP OLMANIN 5 FAYDASI

Video konferans

Bazı şirketler, uzaktaki çalışanlarıyla iletişim halinde olmak için düzenli olarak video konferansı kullanırken, diğerleri bunu yalnızca nadiren uzaktaki iş ortaklarıyla sanal toplantılar planlamak için kullanır. Görüntülü aramalar da tüketiciler arasında her geçen gün daha popüler hale geliyor. Müşteri demografik özelliklerine bağlı olarak bazı işletmeler, müşterileri veya müşterileri ile görüntülü görüşme yapabilmekten fayda sağlayabilir.

Müşteriler ve iş ortaklarıyla yapılan çoğu görüşme telefonda yapılabilir, ancak müzakereler veya hassas konuların ele alınması gibi şeyler en iyi şekilde video konferans kullanılarak gerçekleştirilir. Ayrıca, video konferans, uzaktan çalışanların veya iş nedeniyle ofisten uzakta olanların önemli toplantılara tam olarak katılmalarına olanak tanır, böylece kaçırıp kaçırmadıkları konusunda endişelenmelerine gerek kalmaz.

AYRICA OKUYUN: 3D BASKI İŞİNE NASIL BAŞLANIR

Özelleştirilebilir Bekletme Müziği

Çok az müşteri veya müşteri beklemeye alınmaktan hoşlanır, ancak bazen gereklidir. Bugünün işletme sahiplerinin, yapışkan ve tekrarlayan ve müşterilerini tam bir sessizlik içinde bırakan standart bekletme müziği arasında seçim yapmasına gerek yok. Bunun yerine, VoIP sistemlerini kullananlar, işletmelerinin benzersiz kişiliklerini yansıtan veya müşterilerinin duymak isteyebileceğini düşündüklerine hitap eden özel melodiler ayarlayabilir.

Bu küçük gelebilir, ama değil. Doğru tutma müziği, müşteri memnuniyet oranlarını artıracak, ortalama müşterileri sadık marka tutkunlarına dönüştürmeyi kolaylaştıracak ve potansiyel müşteri hizmetleri felaketlerini önleyecektir. Artı, arayanların çoğu, son 15 dakikayı genel asansör müziği dinleyerek geçirmemişlerse, resepsiyon görevlileri ve çalışanlarla çok daha dostça davranacak ve tekliflerine daha açık olacaklardır.

AYRICA OKUYUN: İŞİNİZİN BİR SONRAKİ GİRİŞİMİNİ TANITACAK BİR BASIN BÜLTENİ YARATMAK İÇİN 7 ADIM

Alt çizgi

Yukarıda açıklanan altı özellik, VoIP telefon sistemlerine geçiş yapan küçük işletme sahiplerinin kullanabileceği pek çok özellikten yalnızca birkaçıdır. Diğer dikkate değer özellikler arasında elektronik faks gönderme, dahili numara çevirme, tekrar arama, uzak ofis özellikleri, sıralı çalma, üç yönlü arama, zamana dayalı yönlendirme ve zamanlama ve daha fazlası yer alır.

Küçük işletme sahiplerinin çoğu için sorun, bir VoIP telefon sistemi kurup kurmamaya karar vermemektir. Geçiş yaparken o kadar çok avantaj var ki, çoğu işletme sahibi bunu kolay bir karar olarak görüyor. Zorluk, bu sahiplerin seçeneklerini değerlendirmeleri gerektiğinde ortaya çıkar.

Sağlayıcının yukarıda listelenen tüm özelliklere ve çağrı engelleme ve dahili numaradan dahili numara çevirme gibi diğer temel özelliklere erişim sunmasını sağlamak, bir yıldız sağlayıcı seçmenin ilk adımıdır. Ancak işletme sahipleri burada durmamalı. Ayrıca, şirketleri büyüyüp gelişirken aynı VoIP telefon hizmetini kullanmaya devam edebilmeleri için, olağanüstü müşteri hizmetleri, rekabetçi fiyatlar, mükemmel bir itibar ve küçük işletme sahiplerinin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış çözümler sunan bir şirket aramalıdırlar.