Etkinlik Yönetimi ve AV Prodüksiyon Hizmetlerini Kiralamadan Önce Dikkate Alınması Gereken 8 Şey

Etkinlik yönetimi sürecinde, etkinliğin başarılı olması için doğru etkinlik yönetimi hizmet sağlayıcısının işe alınması büyük önem taşımaktadır. Potansiyel etkinlik yönetimi ve prodüksiyon şirketiniz, tüm işlevleri mümkün olan en iyi şekilde yerine getirebilmelidir.

Doğru şirketi seçmek için göz önünde bulundurmanız gereken birçok faktör vardır. Bu yazıda, en iyi etkinlik yönetimi deneyimine sahip olabilmeniz için bu konudaki temel unsurları tartışıyoruz.

Etkinlik Yönetimi ve AV Prodüksiyon Hizmetlerini İşe Alırken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler

İşiniz dahilinde tüm beceri ve donanıma sahipseniz, etkinliklerinizi kendi başınıza yönetmek çok önemli olacaktır. Ancak çoğu işletmenin en iyi sonuçları elde etmek için etkinliklerini dış kaynak olarak kullanmayı tercih ettiği bir gerçektir. Siz de onlardan biriyseniz, bir etkinlik yönetimi şirketi seçerken göz önünde bulundurmanız gereken 8 temel faktör var.

1. Yapı Maliyeti

Ne ödeyeceğinizi ve ödül olarak ne alacağınızı anlamak, herhangi bir karar verme sürecinin temelidir. Bu konuda potansiyel prodüksiyon ve etkinlik yönetimi hizmet sağlayıcınıza maliyet yapılarını sormalısınız.

İnsanlar fiyatlarındaki enflasyonu gizlemek için yüzlerce numara kullanıyor, bu yüzden doğru soruları sormak yardımcı olabilir. Saatlik mi yoksa maliyet artı olarak mı ücret alıyorlar? Ve saatlik ücret alacaklarsa, yönetim ücretleri nasıl işleyecek?

Ayrıca, bilinçli kararlar vermek ve bütçe dostu hizmetler almak için farklı hizmet sağlayıcıların fiyatlarını karşılaştırmalısınız.

2. Araç ve Gereçler

Etkinlik yönetimi ve görsel-işitsel prodüksiyon şirketinin işe alım sürecinde, çıktıları bilmek hayati önem taşır. Bu bağlamda, potansiyel hizmet sağlayıcılardan süreç boyunca render, 3D tabela ve sahneleme modelleri, mizanpajlar, CAD çizimleri vb.

Bunlar bir sözleşme imzalamadan önce sorulması gereken sorulardır. Bu tür araçların ve görsel yardımcıların mevcudiyeti, planlamacılar, karar vericiler ve yöneticiler dahil ilgili her kuruluşa yardımcı olabilir.

Diğer bir husus, gerekli araç ve gereçlere sahip olmaktır. Ürün ve etkinlik yönetimi şirketlerinin çoğunun bazı ekipmanları üçüncü şahıslardan kiraladığı görülmüştür. Bu uygulama, etkinlik yönetimi maliyetlerini artırabilir.

Bu nedenle, sözleşme yaptığınız hizmet sağlayıcının gerekli tüm prodüksiyon ve etkinlik yönetimi araçlarına sahip olduğundan emin olun.

3. Mürettebat Deneyimi

Bir etkinliği başarılı kılmak için mürettebatın deneyiminin rolünü göz ardı edemezsiniz. Kiraladığınız hizmet sağlayıcınızın etkinlik yönetimi ekibinde deneyimsiz üyeler varsa, etkinliğiniz sorunlarla karşılaşabilir. Belirli bir durumda ne yapmaları gerektiğini anlamaları gerekir.

Prodüksiyon av ve etkinlik yönetimi şirketleri, farklı etkinliklerle ilgilenmek için genellikle yarı zamanlı çalışanları işe alır. Bunu ulaşım maliyetlerinden tasarruf etmek ve yerel halkın ilgisini çekmek için yapıyorlar. Daha spesifik olarak, olaylar istasyonun dışındayken. Belirli bir uzmanlık gerektirmeyen rastgele bir etkinlik düzenlerseniz, bu yönüyle ilgili herhangi bir sorun olmayabilir. Ancak, etkinliğiniz böyleyse, deneyimli bir ekiple bir hizmet sağlayıcı kiralayın.

4. Acil Durum Eylem Planı

Trajediler her an olabilir ve olayları da etkilenebilir. Deprem, yangın gibi doğal afetler veya terör olayları şeklinde bir kriz gelebilir. Bir etkinlik planlanırken, bu tür kaçınılmaz durumlarla başa çıkmak için bir plan olmalıdır.

Bu bağlamda, bu gibi durumlarda uygulanacak protokolleri potansiyel hizmet sağlayıcınıza sormalısınız.

5. Prova Modu

Etkinlik sırasında düzgün bir şekilde yürütülmesi için, tüm eylemlerin uygulanması ve tüm ekipmanın düzgün çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesi esastır. Son dakika sürprizlerinden kaçınmaya her zaman yardımcı olur.

Etkinlik yönetimi uzmanlarına göre provalar, tüm ekipmanların doğru çalıştığından, tüm sunumların doğru formatlandığından ve etkinliğin iyi bir şekilde ilerlediğinden emin olmanızı sağlar. Bu nedenle, bu konuda potansiyel hizmet sağlayıcılarınıza sormalısınız.

6. Yine de Fikirleri Denemek

Şirketinizin yaklaşan etkinliğinin yönetimi hakkında henüz bilginiz yok mu? Potansiyel hizmet sağlayıcılarınıza henüz denemedikleri fikirleri sorabilirsiniz.

Bunu yapmak, birden fazla yenilikçi etkinlik planı almanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca ilgili hizmet sağlayıcıların yaratıcılık düzeyi hakkında da bilgi verir. Bunun da ötesinde, yeni yaratıcılık kanalları açar ve yaratıcıların, planlayıcıların ve katılımcıların deneyimini her açıdan eğlenceli hale getirir.

7. Kurulum Süresi

Planlamacılar, mekanı hazırlamanın ne kadar süreceğini bilmelidir. Kurulum süresinin dikkate alınması, ilgili alanı o kadar süre tutmanız gerektiğinden de önemlidir. Ancak, etkinliğinizin boyutuna, karmaşıklığına ve kapsamına göre değişebilir.

Planlamacıların zaman aşımına uğradığı ve son teslim tarihine yetişmek için yarıştığı, bunun da maliyetleri artıran ve son dakika yangın tatbikatlarına yol açabileceği sıklıkla görülmüştür.

Bu nedenle, insanların temel ihtiyaçlarını önemsemenin yanı sıra kurulum süresini doğru tahmin edebilen bir şirket kiralayın.

8. Piyasada İtibar

Piyasada güvenilirlik ve itibar çok önemlidir. Hizmet sağlayıcıların güvenilirliğini kontrol etmek zor olmasa da, birçok hizmet sağlayıcı müşteri çekmek için başarı öykülerini taklit etmeye çalışır.

Bu yönün farkında olmalı ve her zaman şirketlerin kendi lehlerine yorumları taklit edemeyecekleri geri bildirim platformları aramalısınız. Ek olarak, sosyal medya hesaplarına göz atabilir ve diğer kullanıcıların söz konusu hizmet sağlayıcı hakkında ne düşündüğünü öğrenmek için diğer kullanıcılardan geri bildirim alabilirsiniz.

Güvenilirliklerini ve piyasadaki itibarlarını kontrol etmek için onlardan geçmiş müşterileriyle bağlantı kurmalarını isteyebilirsiniz, böylece güvenilirliklerini öğrenebilir ve hizmetleriyle ilgili geri bildirim alabilirsiniz.

Çözüm

Herhangi bir etkinliğin başarısının ardındaki anahtar, etkinlik yönetimi ekibidir. Ne kadar verimli ve donanımlı etkinlik yönetimi ve AV Prodüksiyon ekibi tutarsanız etkinliğiniz o kadar başarılı olur.

Böyle bir firmayı işe almadan önce daha önce bahsedilen faktörleri göz önünde bulundurmak, etkinliklerinizi akılda kalıcı ve uygun maliyetli hale getirerek size kesinlikle fayda sağlayacaktır.