Başarılı Bir Kâr Amacı Gütmeyen Dijital Dönüşümün 3 Sırrı

COVID-19 pandemisi ışığında, kâr amacı gütmeyen dijital dönüşüm artık bir seçenek değil. Kuruluşlar şimdi benzeri görülmemiş zorluklarla karşı karşıya ve uzaktan çalışmak, bağış toplama çabalarını çevrimiçi olarak aktarmak ve hizmet ettikleri savunmasız nüfusları kontrol etmek için teknolojiye dönüyorlar.

Bunu başarmak ve misyonunuzu yerine getirmek için gereken teknoloji önemlidir, ancak bu teknolojileri kullanan kişilerin yeni süreçleri başarılı bir şekilde öğrenmelerini sağlamak için bir plan oluşturmalısınız. Şirket içi personeliniz, gönüllüleriniz, yönetim kurulu üyeleriniz veya yararlanıcılarınız olsun, insanlar kâr amacı gütmeyen dijital dönüşümünüzün merkezinde kalmalıdır .

Dahili bir bakış açısıyla, "dijital dönüşüm" terimi, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun her departmanı için farklı bir anlama gelir. Kuruluşunuz dijital ortama geçerken, her rolün işlerini nasıl yaptıklarını yeniden düşünmesi ve hedeflerine ulaşmasını sağlaması gerekir:

• Gönüllü yöneticiler, kağıt süreçlerini ve koordinasyonu çevrimiçi olarak aktarır
• BT yöneticileri, ev ortamından tam bir işe geçişin lojistiğine odaklanıyor
• Pazarlama ekipleri, yüz yüze etkinlikleri sanal dünyadaki ilgi çekici deneyimlere dönüştürüyor
• Geliştirme departmanları çevrimiçi bağış toplama operasyonlarına geçiş yapıyor
• Yönetici direktörler, dağıtılmış bir iş gücünün aynı amaca doğru hareket etmesini sağlar

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzda dijital bir dönüşüm gerçekleştirirken, artık neredeyse tamamen çevrimiçi oldukları veya dijital araçlar aracılığıyla organize oldukları için her ekibin deneyiminin nasıl farklı olabileceğini hatırlamak çok önemlidir. Aşağıda, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun süreç boyunca herkesi aklında tutmasına ve dijital dönüşüm sırasında ekibinize rehberlik etmesine yardımcı olacak üç ipucu topladık.

1. Kağıt Süreçlerini Dijitale Çevirin

Büyük bir metropol gıda bankası Heller Consulting, genellikle gönüllülerini, evrakları doldurdukları yüz yüze bir toplantı yoluyla gemiye alır. Bundan sonra gönüllüler, vardiyalara kaydolmak için gıda bankasının personeli ile e-posta veya telefon yoluyla iletişim kurar.

Program personeli, gönüllü deneyimini dijital bir deneyime dönüştürme ihtiyacı gördü çünkü yüz yüze süreç, yararlanıcılarına hizmet etmek için gereken gönüllü sayısıyla ölçeklenmiyordu. Ayrıca, çevrimiçi olarak kolayca kopyalanabilecek bir süreç değildi: veri girişinden ve gönüllülerin aranmasından yüz yüze toplantılara kadar her adımda birden fazla insan dokunuşu vardı.

Bu nedenle, gönüllülerin dijital olarak nasıl bilgi alacağını ve gıda bankasının gönüllü verilerini dahili olarak nasıl izlemesi gerektiğini düşündüler. Sonuç, gönüllülerin kaydolmalarına ve vardiyaları gerçek zamanlı olarak değiştirmelerine, saatlerini takip edebilecekleri kişiselleştirilmiş gönüllü sayfaları oluşturmalarına ve gıda bankası personeli ile iletişim kurmalarına olanak tanıyan çevrimiçi bir arayüz oldu. Personel ayrıca gönüllü bilgilerini doğrudan CRM'ye aktarabilir ve ilgili e-posta serilerine gönüllüler ekleyebilir.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz, yüz yüze süreci dijital hale getiren bir projeye başlıyorsa, ekibinizi aşağıdaki adımları izleyin:

• Yüz yüze sürece dahil olan personel üyeleriyle bir toplantı ayarlayın
• Herhangi bir önemli işlevi kaçırmamak için mevcut sürecin temellerini gözden geçirin
• Dijital araçlar kullanılarak nelerin iyileştirilebileceğini sorun
• Personelin dijital dönüşüm süreciyle ilgili korkularını kabul edin. Bu korkuları ele almak, ekibi daha iyi dinleme ve beyin fırtınası uygulamalarına açabilir.
• Yeni dijital sürecin ve herkesin yeni rolünün haritasını çıkarın
• Yeni teknolojiyi uygulayın ve tüm değişiklikleri ve güncellemeleri personele iletin
• Yeni araçları rahatça kullanabilmeleri için personelinize eğitim kaynakları sağlayın
• Yeni aracı kullandıktan sonra yeniden bir araya gelmek için başka bir toplantı yapın ve son ince ayarları veya değişiklikleri tartışın

2. Kurucu Deneyimle Başlayın

Bir dijital dönüşüm projesine başlamadan önce, bunu dışarıdan içeriye doğru düşünün. Örneğin, amacınız bağışçıları ve gönüllüleri kuruluşunuzla daha fazla ilgilenmeye teşvik etmekse, onlar için en önemli olanı daraltmak için departmanlar arasında işbirliği yapmalısınız. belirli bileşenler.

Dijital dönüşüme bu perspektiften yaklaşarak , seçmenlerinizin hangi acı noktaları yaşadığını ve teknolojinin bu acı noktaları nasıl ele alabileceğini düşünebilirsiniz .

Örneğin, bir hayvan kurtarma organizasyonu, evcil hayvan evlat edinmeyi düşünen insanlardan aldıkları binlerce çağrıya ayak uyduramadı. Bu nedenle, pazarlama otomasyonlarını elden geçirmeye ve ilk ekran adımlarını dijital bir etkileşim yolculuğuna dönüştürmeye karar verdiler.

Bu adımlar artık çevrimiçi olarak tamamlanıyor ve birinin bir hayvanı evlat edinmeye uygun olup olmadığını belirleyen bir form aracılığıyla bilgi topluyor. Kalifiye olmayanlar, nasıl kalifiye olabileceklerini açıklayan bir dizi e-posta iletisi alırlar.

Nitelikli tüm insanlar için, kâr amacı gütmeyen kuruluşun personeli ile video konferans görüşmeleri yapılır. Ayrıca, yeni evcil hayvanlarına nasıl bakacakları konusunda otomatik bir e-posta dizisi alırlar.

Bu değişiklikten önce, biri sığınma evini arayacak (genellikle bir kereden fazla), telefonda bir personel bulmaya çalışacak ve sığınağa bir görüşme için gitmek için bir randevu ayarlayacaktır. Artık benimseyenler hızlı, sanal bir deneyim elde ediyor ve personel, ilgilenen tüm benimseyenleri daha verimli bir şekilde takip edebiliyor.

Kendinizi seçmenlerinizin yerine koymanıza yardımcı olmak için personelinize aşağıdaki gibi sorular sorun:

• Birisi kuruluşumuzdan hangi e-postaları almak ve okumak ister ?
• Ne tür sosyal medya gönderilerini ilham verici bulurlar?
• Bu bilgileri doğrudan posta veya e-posta yoluyla almaktan hoşlanırlar mı?
• Birden çok kez aramaya zorlamak gibi, mülkiyetin çok fazla kısmını kurucuya veren bir süreç var mı?

Buradan, belirli bir kampanya veya etkinlik için kuruluşunuza nasıl hizmet ettiğini görmek için yeni bir teknoloji aracını düşük maliyetle veya deneme sürümü olarak test edebilirsiniz. Ardından, sonuçları değerlendirin ve inovasyonun kuruluşunuza yıllarca nasıl hizmet etmeye devam edebileceğini düşünürken uygulayın.

3. Personelinizi Desteklemek için Değişim Yönetimi Tekniklerini Kullanın

COVID-19 pandemisi nedeniyle ülke genelindeki insanlar evden çalışırken, kar amacı gütmeyen profesyoneller de günlük çalışma ortamlarında dijital dönüşümle uğraşmak zorunda.

Kâr amacı gütmeyen liderler ve denetçiler için, yeni teknolojilerin ve süreçlerin bazen personele işlerinin tehlikede olduğunu bildirebileceğini unutmamak çok önemlidir. Durum böyle değil, ancak birinin hızla yeni beceriler kazanması ve potansiyel olarak her gün işlerini nasıl yaptıklarını gözden geçirmesi gerektiğinde denkleme korku girebilir.

Bu korku, personeliniz içinde değişime direnç gösterebilir. Yeni araçları öğrenmek yerine, personel üyeleri bazen eski süreçlere geri dönerler, yeni teknoloji için eğitimi atlarlar veya doğrudan yeni yolu öğrenmeyi reddettiklerini söylerler.

Değişime direnç doğaldır, ancak personel üyeleriyle görüşmek, değişim boyunca etkili bir şekilde iletişim kurmak ve personel yeni dijital araçları başarıyla kullandığını kutlamak denetçilerin görevidir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzda bu değişikliğin yönetilmesine yardımcı olabilir ve:

• Her haftanın sonunda personele duyurular yapın, yeni aracı veya süreci başarıyla kullanan birini vurgulayın
• Belirli dönüm noktası güncellemelerini e-posta yoluyla gönderin. Örneğin, 100 gönüllünün sanal olarak işe alındığını veya bir pazarlama otomasyon aracındaki ilk e-posta kampanyasının ne zaman yayına girdiğini gösterin.
• Yeni araçları veya süreçleri kullanmak için eğitim alan personeli teşvik edin. Uzun bir eğitim haftasının sonunda şeker gönderebilir veya sanal bir pizza partisi düzenleyebilirsiniz.
• Yüz yüze bir süreci dijital bir sürece dönüştüren personel ile ek kontroller planlayın

Değişimi ve dijital dönüşümü yönetmeye nasıl yardımcı olmayı seçerseniz seçin, açık iletişim kritik bir görevdir. Personele fikirlerini dile getirme, duyulduğunu ve kabul edildiğini hissetmesi ve yeni süreç veya araçla her türlü eleştiriyi yapması için bir yol sağlar. Tüm süreç boyunca, çalışanlarınızın değerli hissetmesini istersiniz.

Bir dijital dönüşüm projesinin lojistiğinde kaybolmak kolaydır. Özellikle şimdi, ihtiyacı olanlara hizmet etmek, para toplamak ve personelinizle dahili olarak iletişim kurmak için çalışan yeni teknoloji araçları edinme baskısı olduğunda. Ayrıca, teknolojiyi insanlardan daha fazla önceliklendirmek için bir cazibe olabilir.

Unutmayın: personeliniz ve topluluğunuz gerçek bir katılım ister ve bunu onlara vermek için dijital araçları kullanabilirsiniz. Bu ipuçlarını aklınızda bulundurun, teknoloji seçeneklerini araştırın ve dijital dönüşüme yaklaşımınızın personelden lehtarlara kadar tüm kuruluşunuz için işe yarayıp yaramadığını kendinize sorun. Değişiklik yönetimi ve bunun kâr amacı gütmeyen kuruluşlardaki dijital dönüşümlerle nasıl bir ilişkisi olduğu hakkında daha fazla bilgi için Heller Consulting'in değişiklik yönetimi kaynakları sayfasını ziyaret edin.

Bu gönderi, kar amacı gütmeyen strateji ve uygulama konusunda uzmanlaşmış bir teknoloji danışmanlık firması olan Heller Consulting'in Pazarlama Müdürü Kaia Swift tarafından yazılmıştır. Dünyaya daha iyi hizmet vermek için teknolojiyi kullanmanın yeni ve yaratıcı yollarını bulan Heller müşterilerinin ilham verici hikayelerini anlatmaktan keyif alıyor.