Entegrasyonları Kullanarak İK Yönetiminde Devrim Yaratmak

İK entegrasyonlarının, yinelenen veri girişini azaltmaya ve İK profesyonelleri için deneyimi kolaylaştırmaya yardımcı olduğu inkar edilemez. İK teknolojisi entegrasyonu ayrıca veri uyumluluğu çabalarını destekler ve raporlama yeteneklerini genişletir.

Silo halindeki İK sistemleri şirketler için bir zorluk teşkil ediyor çünkü bir çalışanın adresi gibi bir şey her değiştiğinde verilerin birden çok programa manuel olarak girilmesi gerekiyor. Veri entegrasyonları, bilgileri uygulamalar arasında otomatik olarak paylaşarak bu sorunu ortadan kaldırır.

Kolaylaştırılmış Süreçler

İK profesyonelleri için en zorlu görevlerden biri, birden çok uygulamada bilgileri yönetmektir. Verileri sistemler arasında manuel olarak paylaşmak pahalıdır ve kuruluşunuz için ciddi sonuçlara yol açabilecek hatalara açıktır.

Bir entegrasyon aracına yatırım yaptığınızda, sunduğu otomasyon, verileri ekrandan ekrana aktarma gibi manuel adımları ortadan kaldırarak ekip üyeleriniz için zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir. Örneğin, bir çalışanın işe alım sisteminde avantajlar için kaydolması gerekiyorsa, ödemelerini işlemek için veriler otomatik olarak bordro yönetimine gönderilebilir. Bu, İK'nın manuel çift veri girişi için harcamak zorunda olduğu saatleri azaltabilir; bu da bir aydan fazla, hatta birkaç tam zamanlı İK çalışanının çalışmasına değebilir.

Gusto entegrasyonlarıyla süreçleri düzene sokmak, ekibinizin işinizi büyüten stratejik faaliyetlere daha fazla zaman ayırmasını da sağlar. Platform bakımı, veri takibi, çapraz referanslama ve manuel raporlamaya daha az odaklanan İK departmanınız doğru yeteneği işe almaya, şirket içi liderleri geliştirmeye ve çalışan sağlığını iyileştirmeye odaklanabilir.

Bir İK entegrasyonunun başarısındaki kritik bir faktör, paylaşılan verilerin kalitesidir. Entegre bir iş akışı ile, raporları derlemeden önce tutarsız veri setlerini karşılaştırma veya kayıtların farklı sistemlere girilmesini bekleme ihtiyacını ortadan kaldıracak tek bir doğruluk kaynağı oluşturabilirsiniz.

Artırılmış Çalışan Bağlılığı

İnsan kaynakları entegrasyonları, çalışanların tercih ettikleri ve rahat ettikleri İK sistemlerini kullanmalarına olanak tanır. Bu, programlar arasında geçiş yapmak için harcadıkları zamanı azaltır ve insan hatası olasılığını ortadan kaldırır.

İK sistem entegrasyonları, verilerin farklı uygulamalar arasında senkronize edilmesini sağlayarak her zaman güncel kalmasını sağlar. İK yöneticileri, raporları çalıştırırken verilerinin doğru ve güncel olduğundan emin olabilirler.

Örneğin, bir çalışan, İK kayıt sisteminizde ve BT hizmet yönetimi (ITSM) aracınızda feshedilmiş olarak işaretlenirse, her iki araç da BT ekibinin yönetebileceği işten ayrılma biletleri oluşturur. Bu, İK ve BT ekiplerinin birlikte çalışmasını sağlamaya yardımcı olur.

İki teknolojiyi birbirine bağlayan bir entegrasyon platformunu kullanmak çok daha kolaydır. Platformun önceden oluşturulmuş bağlayıcıları, verileri kaynak uygulamadan çekerken, bir ara yazılım çözümü, verileri hedef uygulamaya aktarmadan önce sınırsız iş kuralları kullanarak eşler ve dönüştürür. Bu, bir zamanlar altı ay süren karmaşık veri entegrasyonlarının artık yalnızca birkaç hafta sürmesini sağlıyor.

Kayıt ve nokta çözümlerinden oluşan İK sistemleri entegre edildiğinde siloları ortadan kaldırır ve çalışanların ihtiyaç duydukları tüm bilgilere tek bir yerden erişmelerini sağlar. Bu, İK sistemiyle ilgili deneyimlerini geliştirir ve daha üretken ve meşgul olmalarına yardımcı olur.

Artan Verimlilik

İK entegrasyonları, birden çok program arasında veri göndermeyi mümkün kılarak doğruluğu otomatik olarak artırır, otomasyonu etkinleştirir ve manuel çift veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır. Ayrıca zamandan tasarruf sağlar ve İK ekiplerini işi büyüten stratejik işlere enerji harcamak için serbest bırakır. Bu, İK profesyonellerinin uzaktan veya evden çalışabilecekleri ve manuel süreçlerde daha da az zaman kaybedebilecekleri günümüzün koronavirüsle mücadele eden dünyasında özellikle değerlidir.

Maliyetleri düşürmenin yanı sıra, bir İK entegrasyonu, sonuca katkıda bulunmayan sıkıcı görevleri en aza indirerek çalışanların moralini artırabilir. Otomatikleştirilmiş süreçlerin ve kolaylaştırılmış raporlamanın avantajlarından yararlanmak için tüm sistemlerin entegre edilmesi gerekmediğini unutmamak önemlidir. Kilit nokta, kuruluşunuzun hangi alanlarının İK entegrasyonundan en çok yararlanabileceğini anlamak ve ihtiyaçlarınızı karşılayan doğru çözümü bulmaktır.

Örneğin, İK kayıt sisteminizin (HRIS) fayda yönetimi özelliklerini içermediğini varsayalım. Bu durumda, çalışan hakları kayıtlarını, değişikliklerini ve iptallerini manuel olarak bir nokta çözümü veya risk işleme ile entegre etmeniz gerekir. Benzer şekilde, HRIS'iniz arka plan kontrolleri veya istihdam öncesi test yazılımı içermiyorsa, bu sistemlerle entegre olmanız gerekir. Modern İK uygulaması veri entegrasyonu, genellikle API'ler aracılığıyla gerçekleştirilir ve belirli aralıklarla çalışacak şekilde planlanabilir.

Gelişmiş İş Zekası

İK ekipleri, verilere erişimi kolaylaştırdığı ve daha güvenilir ve doğru raporlama sağladığı için entegrasyon arar. İK entegrasyonu ayrıca veri silolarını ortadan kaldırmaya ve üretkenliği ve verimliliği artırmaya yardımcı olarak İK ekiplerinin çalışan bağlılığına ve diğer stratejik işlevlere daha fazla odaklanmasına olanak tanır.

İK entegrasyonları, sistemler arasında veri aktarmak için genellikle uygulama programlama arabirimlerini (API) kullanır. Bu tür bir entegrasyon, neredeyse gerçek zamanlı veri paylaşımına izin verir ve uygulamaların kullanıcı arabirimlerindeki değişikliklerden etkilenmez. Bu tür bir entegrasyon, en sağlam ve güvenli seçenektir ancak bakımı için uzman bir ekip gerektirir.

Modern İK yazılım çözümlerinin çoğu, verilerini diğer uygulamalarla entegre etmek için API'ler sunar. İK yöneticileri, yazılımlarını mevcut çözümlerle ve arka plan kontrolleri veya istihdam öncesi tarama araçları gibi diğer noktasal çözümlerle entegre edebilir. Bu, birçok manuel adımı ortadan kaldırarak ve yinelenen veri girişini azaltarak işe alım sürecini kolaylaştırabilir.

Mevcut kayıt sisteminiz ve diğer İK yazılımlarınızın doğuştan bir entegrasyonu yoksa üçüncü taraf bir iPaaS kullanarak entegre bir çözüm elde edebilirsiniz. Bu çözüm, farklı İK uygulamalarınızı birbirine bağlayabilir ve verileri tüm çalışanların erişebileceği tek bir paylaşılan veritabanına aktarabilir. Bu, çalışanların kendi kendine hizmet vermesini, ödeme, izin talepleri ve eğitim gibi şeyleri takip etmesini kolaylaştırabilir ve İK ekiplerinin sağlaması gereken destek miktarını azaltabilir.