Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuzda Verimliliği Artıracak 10 Uzaktan Çalışma Aracı

Yayınlanan: 2020-10-26

COVID-19 salgını uzaktan çalışmaya toplu bir geçiş başlattı ve uzaktan çalışmanın sosyal mesafe önlemlerinin hafifletilebileceği noktanın çok ötesinde sürmesi bekleniyor. Aslında, çalışanların %99'u kariyerlerinin geri kalanında en azından yarı zamanlı olarak uzaktan çalışmayı tercih edeceklerini söylüyor.

Kâr amacı gütmeyen liderler, sürekli uzaktan çalışmanın üretkenliği olumsuz etkileyip etkilemeyeceğini merak edebilirken, uzaktaki çalışanların %77'si yoğun bir ofis ortamına kıyasla evde daha üretken hissettiklerini bildiriyor. Doğru uzaktan çalışma araçları ve desteğiyle, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz, çalışanlarınızı üretken tutan olumlu bir evden çalışma kültürünü güçlendirebilir.

İşbirliğine dayalı proje yönetimi, ekip iletişimi, toplantı planlaması, artan odaklanma ve stres azaltma için uzaktan çalışma araçları dahil, kâr amacı gütmeyen profesyonellere yardımcı olacak birkaç çevrimiçi platform bulunmaktadır.

Aşağıda, bu uzaktan çalışma döneminde ve sonrasında ekibinizin üretkenliğini artırabilecek 10 uzaktan çalışma aracını paylaşıyoruz. Her biri için aracın ne yaptığını, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun onu nasıl kullanabileceğini ve etkili dijital iletişimi teşvik etme yollarını açıklıyoruz. Bu kaynakların çoğu ya ücretsizdir ya da kar amacı gütmeyen kuruluşlara indirimler sunar.

1. DUVAR

Yaklaşan kampanyanız gibi büyük bir etkinlik için beyin fırtınası yaparken, yüz yüze toplantılar ekibinizin bir beyaz tahta üzerinde planlar hazırlamasına ve tartışmanıza rehberlik etmek için diğer görsel ipuçlarını kullanmasına olanak tanır. MURAL, ekibinizin bu tür görsel işbirliğini uzaktan yapmasına olanak tanıyan dijital bir çalışma alanıdır.

Ekibiniz, dijital yapışkan notlarla ilgili fikirleri yakalamak, görevleri aciliyet ve önem derecesine göre önceliklendirmek, pazarlama stratejinizin haritasını çıkarmak için diyagramlar oluşturmak ve çok daha fazlası için bir MURAL panosu kullanabilir. Özellikle görsel olarak daha iyi düşünen ve öğrenen ekip üyelerine yardımcı olabilecek, işbirliğine dayalı, yaratıcı bir araçtır.

501(c)3 olarak belirlenmiş ve yıllık işletme bütçesi 20 milyon dolardan az olan kar amacı gütmeyen kuruluşlar, ücretsiz bir MURAL çalışma alanı için uygun olabilir. Diğer kar amacı gütmeyen kuruluşlar, herhangi bir MURAL planında hala %50 indirim alabilir.

2. Sivil Toplum Kuruluşları için Google

Sivil Toplum Kuruluşları için Google, YouTube Bağış, Google Reklam Bağışları ve Google Earth ve Haritalar dahil olmak üzere, kâr amacı gütmeyen kuruluşların kullanımına yönelik çeşitli kaynaklar sunar. Uzaktan çalışma için özellikle yararlı olan özelliklerinden biri, Gmail ve Google Drive, Dokümanlar, Takvim ve Meet gibi iş uygulamalarını içeren G Suite'e erişimdir. Ekibinizin temel planlama, iletişim ve ürün geliştirme ihtiyaçları için kullanımı kolay, hepsi bir arada bir çözümdür.

Google, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için kullanıcı başına aylık 0 ile 8 ABD Doları arasında değişen üç indirimli plan sunar. Farklı planlar bulut depolama, video konferans boyutu, güvenlik özellikleri ve genel işlevler açısından farklılık gösterir.

3. Asana

Asana, uzaktaki ekibinizin görevinizi tamamlamak için tüm ayrıntıları takip etmesine yardımcı olabilecek bir proje yönetim aracıdır. Örneğin, hangi e-postaları ne zaman göndereceğiniz de dahil olmak üzere Salı Günü pazarlama planınızın haritasını çıkarmak için aracı kullanabilir ve ilgili alt görevlerin her birini, üzerinde anlaşılan bir tarihe kadar tamamlaması için uygun bir ekip üyesine atayabilirsiniz.

Uygun sivil toplum kuruluşları Asana Premium veya Asana Business'ta %50 indirim için başvurabilir.

4. Karalama

Bir ofiste birlikte çalışırken herkes için uygun toplantı saatlerini bulmak zaten zor olabilir, ancak zaman dilimleri arasında ve dijital iletişim aracılığıyla çalışırken daha da zorlaşabilir. Doodle, farklı potansiyel toplantı saatleri için ekip üyelerini yoklamanıza izin vererek planlama sürecini basitleştirir. Kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun paylaşılan takviminin dışında olabilecek yerel ortaklar veya gönüllülerle toplantı planlamak için özellikle yararlı olabilir.

Temel zamanlama anketleri oluşturmanıza izin veren Doodle sürümü ücretsizdir. Şirket ayrıca premium seçeneklerini deneyimlemek için 14 günlük ücretsiz deneme sunuyor.

5. Gevşek

Slack, çeşitli konular için farklı sohbet kanalları oluşturarak ekibinizin e-posta dışında daha organize bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olur. Örneğin, tüm ekip üyelerinin soru sorabileceği ve bu konuyla ilgili güncellemeler sunabileceği Salı Günü planlamasına ayrılmış bir kanalınız olabilir.

Ayrıca, uzaktayken bile “su soğutucusunun etrafında” ofis konuşmaları hissi yaratmaya yardımcı olacak daha az resmi kanallara sahip olabilirsiniz. Bu kanallarda ekibiniz kişisel güncellemeleri, sevimli evcil hayvan fotoğraflarını, favori karantina pişirme tariflerini ve daha fazlasını paylaşabilir.

250 veya daha az üyesi olan kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, Slack Standart Planında ücretsiz yükseltme alabilir ve 250'den fazla üyesi olanlar %85 indirim alabilir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, Artı Planda %85 indirim için de uygun olabilir. Ayrıca, COVID-19 ile savaşan kuruluşlar, üç aylık ücretsiz Standart veya Artı Slack planı talep edebilir.

6. Todoist

Todoist, büyük görevleri yönetilebilir alt görevlere ayırmanıza izin veren nihai yapılacaklar listesidir. Araç, mevcut iş yükünüze göre son tarihler önerecek ve görevleri projeye ve aciliyet düzeyine göre renklendirebilirsiniz.

Uzak ekip toplantılarınız sırasında gerçek zamanlı olarak görevler oluşturmak ve atamak için özellikle yararlıdır. Yaklaşan kampanyanızı tartışırken, personel toplantının verimli olmasını sağlamak için tartışmadan kaynaklanan görevler ve alt görevler ekleyebilir ve sonraki adımlarınızı net bir şekilde atarak ayrılırsınız.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, Todoist Business aboneliklerinde %50 indirim için başvurabilir. Şirket ayrıca, kâr amacı gütmeyen kuruluşların tükenmesini önlemek için Todoist'i kullanmayla ilgili ipuçları sağlar ve kâr amacı gütmeyen toplantı gündemleri, sosyal medya takvimleri ve blog gönderileri için kullanıma hazır Todoist şablonları sunar.

7. Hoot Süiti

Birden fazla sosyal medya hesabını takip etmek zaman alıcı bir süreç olabilir. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar, Hootsuite gibi bir araç kullanarak bunu kolaylaştırabilir. Hootsuite, sosyal medya pazarlamanızı tek bir yerde planlamanıza, oluşturmanıza ve programlamanıza olanak tanır.

Bu, farklı platformlar arasında daha kolay gönderi yapılmasına olanak tanır ve ekibinizin sosyal medya gönderilerinin en uygun zamanlarda yayınlanması için planlamasını sağlarken personele kişisel ve çalışma programlarında esneklik sağlamaya devam eder. Hootsuite ayrıca ekibinizin gönderiler yayınlanmadan önce inceleme ve onay süreci oluşturmasını kolaylaştırır.

Şirket, kâr amacı gütmeyen kuruluşlara %50 indirim sunuyor ve ayrıca sosyal medya becerilerini geliştirmek isteyen kâr amacı gütmeyen kuruluşlara eğitim sağlıyor.

Ücretsiz İndirin: Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar İçin Sosyal Medya için BÜYÜK Kılavuz

8. Pomofokus

Uzaktan çalışırken sosyal medya, haberler veya evinizde olan diğer şeyler dikkatinizi dağıtmak kolay olabilir. Pomofocus, Pomodoro Tekniğine dayanan bir araçtır.

Bu teknik, belirli bir görev üzerinde 25 dakikalık odaklanmış çalışma parçalarını içeren bir zaman yönetimi yöntemidir. İlk üç 25 dakikalık seansın her birinden sonra, beş dakikalık bir ara verirsiniz. Dördüncüsünden sonra, tekrar bire başlamadan önce 15-30 dakikalık daha uzun bir ara verirsiniz. Görev tamamlanana kadar bunu tekrarlarsınız.

Pomodoro Tekniği, konsantrasyonu artırmayı, aciliyet duygusu yaratmayı ve zihinsel yorgunluktan kaçınmayı amaçlar. Uzak iş gününüzden kurtulmanın yararlı bir yolu olabilir ve özellikle hibe başvuruları veya yıllık raporunuz gibi derin odaklanma gerektiren büyük projeler üzerinde çalışmak için yararlı olabilir.

Pomofocus, çalışma seanslarınızı ve molalarınızı takip ederek Pomodoro Tekniğini uygulamak için ücretsiz, basit bir çevrimiçi zamanlayıcıdır. Ayrıca odaklanacağınız görevleri doğrudan sayfada listeleyebilirsiniz.

9. Üst boşluk

Kâr amacı gütmeyen ekipler, misyonlarını gerçeğe dönüştürmek için çok çalışıyor. Personel stres, tükenmişlik ve merhamet yorgunluğuyla karşı karşıya kalabilir. Özellikle bu stresin bir kısmını azaltmak için kişilerarası bağlantıların daha az fırsatının olduğu uzaktan çalışma sırasında, öz bakımı iş kültürünüze dahil etmek çok önemlidir. Headspace, ekibinizin stresi yönetmesine yardımcı olabilecek bir meditasyon ve farkındalık aracıdır.

Şirket, aracı 30 günlük kullanmanın stresi %32 oranında azalttığını ve sadece dört seansın tükenmişliği %14 oranında azalttığını buldu. Bunu yaparken, bu farkındalık uygulaması süreçte verimliliği artırır. Headspace ile dört hafta odaklanmayı %14 artırabilir ve tek bir seans dikkat dağınıklığını %22 azaltabilir.

Headspace, çalışanların COVID-19 ve uzaktan çalışmayla ilgili stresle başa çıkmasına yardımcı olmak için ücretsiz kaynaklar ve üç rehberli meditasyon sunuyor. Şirket ayrıca kar amacı gütmeyen kuruluşunuzda farkındalığı teşvik etmek ve izlemek için sürekli hizmetler sunmaktadır.

10. Dikkatli Tarama

Evde ve ekranların önünde geçirilen zamanın artmasıyla, sosyal medya veya haber siteleri tarafından dikkatin dağılması kolay olabilir. Mindful Browsing, Facebook veya Twitter gibi zaman harcama konusunda daha dikkatli olmak istediğiniz, seçtiğiniz belirli sitelere gitmeden önce hafif bir kesinti sağlayan basit bir Chrome uzantısıdır.

Araç bir fotoğraf gösterecek ve örneğin "facebook.com'da vakit geçirmek istediğinizden emin misiniz?" diye soracaktır. Sizi siteye gönderecek ve 10 dakika içinde tekrar soracak olan “evet”i seçebilir veya o anı dikkatli bir şekilde başka bir etkinliğe geri dönmeyi seçmek için kullanabilirsiniz. Araç, o siteyi ziyaret etmek yerine yapmayı tercih ettiğinizi söylediğiniz etkinlikleri size hatırlatmak için özelleştirilebilir.

Bu araç tüm kullanıcılar için ücretsizdir, etkinliğinizi izlemez ve açık kaynak koduna sahiptir. “Kıyamet kayması” konusunda daha dikkatli olmanın, işten molalar için zaman sınırları belirlemenin ve sosyal medya tarafından aşırı dikkatin dağılmamasının yararlı bir yolu olabilir.

Ekibinizin Odaklanmasını Sağlamak için Uzaktan Çalışma Araçlarından Yararlanın

Bu yıl uzaktan çalışmaya büyük geçiş, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun çalışma kültürünü iyileştirme ve aynı zamanda ekibinizin üretkenliğini artırma fırsatlarıyla birlikte geliyor. Bu değişiklikler zorluklar ortaya çıkarabilirken, mevcut üretkenlik ve uzaktan çalışma araçlarından ve kâr amacı gütmeyen indirimlerden yararlanmak, yeni ortama uyum sağlarken ekibinizi organize etmeye, motive etmeye ve odaklamaya yardımcı olabilir.


5 Yol Çevrimiçi Bağış Toplama Kendi Kendini Öder

Şimdi İndirin