Serbest Çalışanlar ve Pazarlama Ajansları için 12 Adımlı Sosyal Medya Müşteri Katılım Süreci

Hizmetlerinizi sundunuz, teklifinizi gönderdiniz ve kendinize yeni bir müşteri kazandınız. Tebrikler!

Heyecanlı, gergin ve başlamaya hazırsınız.

Şimdi ne var?

Resmileştir!

Çoğu sosyal medya yöneticisi ve pazarlama ajansı, yeni bir müşteri bulmanın sadece başlangıç ​​olduğunu bilir.

Bir sonraki aşama, yeni çalışma ilişkinizi resmi hale getirmek için onları işe almaktır.

Sorunsuz bir müşteri katılım sürecinin anahtarı, planlamak ve çok sayıda alakalı soru sormaktır. Amaç, herhangi bir kampanya başlatmadan veya sosyal medya hesaplarında paylaşıma başlamadan önce müşterinizin markasını, ihtiyaçlarını ve beklentilerini tam olarak anlamaktır.

Sorunsuz bir müşteri katılım süreci sağlamanıza yardımcı olacak 12 adımı burada bulabilirsiniz.

Müşteri katılımı nedir ?

Müşteri katılımı, yeni müşterileri işletmenize davet etmektir. Bu, müşterinin sizinle çalışmanın nasıl bir şey olduğuna dair ilk izlenimidir. Bu ilişkiye nasıl başladığınız, işlerin uzun vadede nasıl gideceğini belirleyecektir.

Alışma süreci, siz ve müşteriniz için asıl çalışmaya geçmeden önce birbirinizi daha iyi tanımanız için bir yoldur. Sorularını ve endişelerini ele almanıza ve beklentileri belirlemenize olanak tanır. Ayrıca, çalışmaya başladığınız zaman için iş akışını kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Neden bir müşteri işe alım sürecine ihtiyacınız var ?

Uygun bir süreçle yeni müşterileri işe almak, size müşterinizin özel istek ve ihtiyaçlarını daha iyi anlama ve üst düzey bir deneyim sağlama olasılığını artırma şansı verir.

Sunumunuz sırasında hizmetin kapsamını tartışmış olsanız da, beklentilerinizi tam olarak belirlememiş olabilirsiniz. Alışma süreci, sizin ve müşterinin net beklentiler belirlemenize ve iş resmi olarak başlamadan önce ikinizin de aynı sayfada olduğunuzdan emin olmanıza olanak tanır.

Alıştırma, ihtiyacınız olan tüm yanıtları tek bir hamlede almanızı ve önceden bilmeniz ve önceden sormanız gereken şeyler hakkında müşterilerle sürekli ileri geri gitmekten kaçınmanızı sağlar. Yepyeni müşterilerinizi en başından etkilemenin ve onlarla kalıcı ilişkiler kurmanın bundan daha iyi bir yolu yok!

İhtiyacınız olacak müşteri işe alım şablonları

Alıştırma sürecini daha hızlı ve daha etkili hale getirmek için, her işe alım belgesi için birkaç şablona sahip olmak iyi bir uygulamadır.

Şablon, en önemli yerleşim ve tasarım öğelerini içeren önceden biçimlendirilmiş örnek bir belgedir. Mizanpajı her seferinde sıfırdan oluşturmanız gerekmediğinden, belirli bir belge türüne tekrar tekrar ihtiyaç duyulduğunda yardımcı olurlar.

Bu, yalnızca yeni müşterilerle anlaşırken size zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerinizin sizi profesyonel olarak görmelerine yardımcı olur.

Burada, yeni müşterilere katılırken işinize yarayacak birkaç belge var.

Müşteri teklifi şablonu

Bir sosyal medya teklif şablonu, hesaplarını daha başarılı hale getirmek için fikirlerinizi özetler. İşin kapsamını, ulaşmayı düşündüğünüz sosyal medya hedeflerini, proje zaman çizelgesine genel bir bakış ve bütçeyi içermelidir. Bu şablon önemlidir çünkü müşterinin fikirlerinizin hedefleriyle uyuşup uyuşmadığını doğrulamasını sağlar.

Müşteri sözleşmesi

Müşteri sözleşmesi, herhangi bir işe başlamadan önce imzalamanız gereken çok önemli bir belgedir. Sadece bir müşterinin anlaşmadan haber vermeden çekilmesi için kemiğe kadar çalışmak istemezsiniz.

Bir sözleşme, sağlayacağınız hizmetleri ve maliyetini, masrafları kimin ödediğini, yarattığınız işin sahibini, her iki taraf için fesih ayrıntılarını ve ödemenin ne zaman yapılacağını belirtmelidir.

Standart bir sözleşme şablonu yazmanıza yardımcı olması için bir avukat bulun. Ardından, her müşterinin incelemesi ve imzalaması için özelleştirebilirsiniz. O zaman kendin imzala ve gitmen iyi olacak!

İlk katılım anketi

Sosyal medya stratejinizi geliştirmek için mümkün olduğunca fazla bilgi toplamak istiyorsunuz. Alıştırma anketi, müşterilerin sizden ne beklediği ve nasıl sunabileceğiniz hakkında daha fazla ayrıntı bulmak için bir soru listesidir. Hedeflerini, hedef pazarını, rakiplerini ve geçmiş sosyal medya çabalarını tam olarak anlamanıza yardımcı olacak en iyi soruları düşünün.

Bu bölümde, anketinize dahil edilecek en iyi sorulardan bazılarının üzerinden geçeceğiz.

Fatura formu için ödeme ayrıntıları

Bu basit form, müşterilerin fatura bilgilerini, iletişim bilgilerini, kredi kartını veya fatura keserken ihtiyaç duyduğunuz diğer ödeme ayrıntılarını toplar. Bu idari işi önceden yapmak, ödemenizi zamanında almaya hazırlar. Bu formu, onlara tercih ettiğiniz ödeme platformunu sağlamak için de kullanabilirsiniz.

Sosyal medya stratejisi şablon

Bir müşteri sözleşmesinden sonra herhangi bir sosyal medya serbest çalışanı veya ajansı için bir sosyal medya stratejisi gereklidir. Bu şablon, müşteriniz için uygulamayı planladığınız çalışmayı ve neyi başarmayı umduğunuzu özetlemektedir. Hedeflerinizi, onlara ulaşmak için kullanacağınız taktikleri, başarıyı ölçmek için izleyeceğiniz metrikleri ve kullanacağınız belirli platformları net bir şekilde özetliyor.

Sosyal medya denetimi

Bir sosyal medya denetimi, müşterinizin sosyal medya profillerinin mevcut durumunu ve performansını analiz eder. Nelerin iyi gittiğini ve sosyal medyayı müşterinizin işi için daha etkili hale getirmek için nelerin iyileştirilmesi gerektiğini ana hatlarıyla belirtir.

içerik takvimi şablon

İçerik takvimi şablonu, önerilen bir yayınlama planıdır. Yaklaşan sosyal medya gönderilerini ne zaman yayınlamayı düşündüğünüzü ve her gönderi için gereken fotoğrafları veya videoları gösterir. Sizi ve tüm ekibinizi düzenli tutmanıza yardımcı olur.

Stil rehberi

Stil rehberi, herhangi bir pazarlama stratejisinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu belge, müşterinin markasını hem görsel hem de dil açısından sunmak için yönergeler sunar.

Bazı müşterilerin kendi stil kılavuzları zaten olabilir (sizinle paylaşmalarını isteyebilirsiniz), bazılarının ise bir tane oluşturmak için yardıma ihtiyacı olabilir. Şablonunuz, henüz bir şablonu olmayan müşteriler için bir tane oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

12 adımda yeni bir müşteri nasıl eklenir?

Sosyal medya müşterilerinizi dahil etmek için sistemli bir sürece sahip olmak çok önemlidir. Sosyal medya katılım süreciniz ne kadar verimli olursa, siz ve müşteriniz, iş ilişkiniz boyunca o kadar sorunsuz bir deneyim yaşayacaksınız.

Aşağıda, benzersiz işe alım kontrol listenizi oluşturmak için temel olarak kullanabileceğiniz 12 adımı özetledik.

1. Sözleşmeyi imzalatın

Belirtildiği gibi, sözleşmeniz en kritik belgedir. Bu yüzden önce, o sözleşme şablonunu müşterinize gönderin veya müşterinin tercih ettiği sözleşmeyi isteyin. Sözleşme aşağıdaki gibi ayrıntıları içermelidir:

• Fiyatlandırma bilgileri (Ödeme, teslimatlara veya kilometre taşlarına bağlıysa)
• Her ayın başında peşin, %50 peşin ve %50 teslimatta, %100 teslimatta vb. ödeme koşulları.
• Hem siz hem de müşteri için fesih ayrıntıları
• İş bilgilerinin ve kaynaklarının nasıl ele alınacağına dair bir Gizlilik Sözleşmesi.

Her iki taraf da sözleşmenin şartlarını gözden geçirmeli ve anlaşıyorlarsa imzalamalıdır.

2. Bir işe alım anketi gönderin

Ardından, müşterinizi anlamanızdaki boşlukları doldurmak ve uygun bir sosyal medya pazarlama stratejisi geliştirmenize yardımcı olmak için müşterinize katılım anketi gönderin. Aşağıda, anketinize neleri ekleyeceğiniz konusunda daha fazla tavsiyemiz var.

Survey Monkey veya TypeForm gibi ücretsiz bir araç, anketinizi oluşturmanın harika bir yoludur. Daha da iyisi, zaten kullanıyorsanız CRM'nizi kullanın ve yanıtların doğrudan CRM'deki müşterinizin hesabıyla eşitlenmesini sağlayın.

3. Stil rehberini isteyin  

Müşterinizden stil rehberini isteyin. Bu, markalarını sosyal medyada nasıl temsil edeceğiniz konusunda size rehberlik edecektir. Müşterinin mevcut bir kılavuzu yoksa, bir tane oluşturmak pazarlama çabalarınız için çok kullanışlı olabilir.

Stil kılavuzu, şirketin müşterileri veya müşterileriyle olan ilişkisini anlamanıza yardımcı olacaktır. Kılavuz, şirketin sosyal medyadaki amaçlanan tarzını ve ses tonunu açıklamalıdır. Örneğin, müşteriniz arkadaş canlısı ama profesyonel görünmek isteyebilir veya bir başkası gündelik, gerçekçi bir dili tercih edebilir. Stil kılavuzu ayrıca logolar, yazı tipleri, renkler, resimler vb. gibi temel marka varlıklarını da içermelidir.

Müşterinizin stil rehberini takip etmek, tüm sosyal medya platformlarında tutarlı bir varlık göstermenizi ve işle ilgilenen herkes için birleşik bir varlık oluşturmanızı sağlayacaktır.

4. Ekip üyelerini atayın

Bu adım pazarlama ajansları içindir, bu nedenle serbest çalışanlar bunu atlar!

Sağlayacağınız sosyal medya pazarlama hizmetlerinin niteliğine bağlı olarak, video yapımcıları, analiz uzmanları, halkla ilişkiler stratejistleri, metin yazarları, grafik tasarımcıları ve daha fazlasından oluşan bir ekiple çalışıyor olabilirsiniz. İlgili ekip üyelerini müşterinize atayın.

Hesap yöneticinizi akıllıca seçin, çünkü özellikle müşteriyi işe alım sürecinden geçirmede en kritik rolü oynayacaklardır.

Ekibi, müşterinin marka görünümü ve hissi konusunda bilgilendirin. Hedeflerini ve bu hedefe ulaşmak için herkesin hangi rolü oynaması gerektiğini anladıklarından emin olun. Bu özet, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.

5. İşletmenize hoş geldiniz

Artık formalitelerin çoğunu yerine getirdiğinize göre, müşterinize işinize içten bir hoş geldin vermenin zamanı geldi.

Bu adım, müşterinize hem harika bir şeyin başlangıcında olduğunuzu bilmesini hem de çalışma ilişkinizin tonunu ve ritmini oluşturmayı amaçlar.

Canva gibi ücretsiz bir araç kullanarak şık, markalı bir karşılama paketi oluşturabilirsiniz. Karşılama paketiniz şunları içermelidir:

• Müşterinin hesabında çalışmak üzere atadığınız ekibin ayrıntıları (iletişim bilgileri ve rolü).
• Müşterinin hedeflerinin ve hedef kitlesinin bir özeti.
• Sürekli olarak sağlayacağınız hizmetlerin bir özeti.
• Yapacağınız işin farklı kilometre taşlarının ve aşamalarının bir taslağı.
• Sizin ve ekibinizin çalışmalarını yönetmek için kullanacağı sosyal medya araçlarına bir giriş.
• Hâlâ ele alınması gereken diğer temizlik öğeleri için hatırlatıcılar.

Her iki taraftan da beklentiler belirlemek için bu fırsatı kullanın ve sonunda herhangi bir darboğaz olmasını önlemek için müşteriden alacağınız beklentilerin bir listesini ekleyin. Ayrıca, önceden hazırlanabilmeleri için ne sıklıkta ve ne kadar süreyle buluşacağınızı da bildirmelisiniz.

6. Bir başlangıç ​​görüşmesi ile başlayın

Karşılama paketini gönderdikten sonra, siz veya (varsa) hesap yöneticiniz müşteriyle bir başlangıç ​​görüşmesi planlamanız gerekir.

Başlangıç ​​görüşmesi, yeni müşterinizi işe alım süreci konusunda rahatlatma şansınızdır.

Tanıtımlardan sonra, müşteriyi ve ekibini, karşılama paketinizde sağlanan hedefler ve proje zaman çizelgesi üzerinden geçirin. Bu, herhangi bir açıklama sorusuna yanıt verme zamanıdır.

• Karşılama paketinde belirtildiği gibi hizmetlerinizi tartışın.
• Yapılan iş için onay sürecini onaylayın.
• İş göndermek için son teslim tarihlerini sıkılaştırın.

Toplantıdaki herkese soru sorması ve yanıt alması veya projeyle ilgili geri bildirim vermesi için birkaç dakika verin. Son olarak, toplantı eylemlerini gözden geçirin ve sizin ve müşterinin tamamlaması gereken görevleri tekrarlayın.

7. Sosyal medya hesaplarına erişim sağlayın

Bir sosyal medya yöneticisi olarak, müşterinizin sosyal medya hesaplarını etkili bir şekilde çalıştırabilmek için erişiminizin olması çok önemlidir. Ne yazık ki, çoğu zaman bu, projeyi engelleyen adımlardan biridir.

Nasıl yapılacağına dair rehberlik sunarsanız, bu süreci daha kolay ve daha hızlı hale getirmeye yardımcı olabilirsiniz. En önemlisi, müşterilerinize oturum açma bilgilerini yönetmenin ve saklamanın güvenli bir yolunun olduğunu bildirin.

Her sosyal medya hesabı için tam olarak ihtiyacınız olan şey için basit bir şablon oluşturabilirsiniz. İsteyin:

• İlgili tüm sosyal profiller için URL'ler
• Tüm hesaplar için giriş ve şifre
• Uygun olduğunda yönetici erişimi (Facebook Business Manager, Google Analytics, vb.)

8. Bunları araçlarınıza ekleyin

Çoğu sosyal medya yöneticisi, işlerini kolaylaştırmak için bir dizi araç kullanır. Müşterilerinizi onlara eklemenin zamanı geldi.

Ajansınız için özel bir CRM aracı kullanıyorsanız, müşteriyle ilgili tüm ayrıntıları sisteme ekleyin. Bu, yeni bir Google Drive klasörü ve Trello'da bir pano veya tercih ettiğiniz proje yönetimi aracı oluşturmayı içerebilir. Müşterinizi Slack gibi tercih ettiğiniz iletişim ve işbirliği aracına da ekleyin.

Ayrıca, müşterinizin sosyal medya hesaplarını sosyal medya yönetiminize ve Sked Social gibi analiz araçlarına entegre edin.

9. Bir sosyal medya denetimi yapın

Etkili bir sosyal medya stratejisi oluşturmanın en kritik adımlarından biri müşterinin mevcut sosyal medya faaliyetlerini denetlemek. Bu, büyümeye erişmek ve fırsatları belirlemek için müşterinizin sosyal medya ölçümlerini gözden geçirmeyi içerir.

Sosyal medya denetiminizde, müşterinizin bulunduğu her sosyal platformun tüm güncel etkinliklerinin bir listesi olmalıdır. Bu şunları içermelidir:

• Her platformda ne sıklıkta yayın yaptıkları.
• Takipçi sayısı, beğeniler, yorumlar, katılım oranı vb.
• Farklı kanallardaki ses tonlarının ve yazı tarzlarının gözden geçirilmesi.
• Mevcut etkinliklerinin nasıl performans gösterdiği.
• Hangi tür içerik en iyi performansı gösterir (video, fotoğraf vb.)
• İnsanların markaları hakkında ne düşündüklerini anlamak için müşteri hakkında söylenenler.

10. Araştırmanızı yapın

Sosyal medya denetimine ek olarak, müşterinin markasını araştırmak çok önemlidir. Bu, endüstri trendleri de dahil olmak üzere markayı harici olarak etkileyen her şeyi içerir.

Nasıl çalıştığını anlamak için müşterinizin faaliyet gösterdiği sektörü araştırın. Sektördeki en son trendleri ve bunların müşteriniz için ne anlama geldiğini okuyun. Ayrıca, o sektörden en son haberleri alın.

En az 3-4 en iyi rakibi belirlemek için bir rekabet analizi yapın. Ne sıklıkta ve ne tür içerik yayınladıklarını, marka seslerini ve müşterilerinin onlar hakkında neler söylediğini öğrenin. Daha sonra bu verileri kullanabilir ve müşteriniz için etkili bir sosyal medya stratejisi oluşturmaya yardımcı olmak için müşterinizin denetiminden elde ettiğiniz verilerle karşılaştırabilirsiniz.

11. İş başlasın

Artık müşteriniz tamamen dahil olduğuna göre, sosyal medya pazarlama stratejinizi nasıl uygulayacağınızı düşünmeye başlamanın zamanı geldi. İçeriğinizi oluşturarak, planlayarak ve içerik takviminizdeki her şeyin ana hatlarını çizerek başlayın.

Ardından, günlük etkinliklerinizden dakikalar ayırmanıza yardımcı olacak bazı yayınlama ve raporlama şablonlarıyla başlayın. Ekibinizde grafik tasarım desteği olmayan tek başına bir serbest çalışansanız, Canva gibi bir araç çok yardımcı olabilir.

12. Güncellemeleri takip edin

Düzenli güncellemeler olmadan sağlam bir çalışma ilişkisi eksiktir. Müşterinizin onlar için ne yaptığınız konusunda her zaman döngüde olduğundan emin olun. Onları ilerleme ve onlar için elde ettiğiniz sonuçlar hakkında güncel tutun.

Müşterinize ilk katılım anketinde sorulacak 25 soru

Yukarıda tartıştığımız gibi, bir müşteri katılım anketi, hedefler ve müşterinin projeye ilişkin vizyonu gibi ek bilgileri toplamak için gereklidir. Alıştırma sürecinin ayrılmaz bir parçasını oluşturur.

İşte anketinize dahil etmenizi önerdiğimiz bazı sorular.

Müşteri bilgisi

• Birlikte çalışacağımız ekip üyelerinin isimleri, rolleri ve iletişim bilgileri nelerdir?
• Tercih ettiğiniz iletişim yöntemi nedir?
• Acil bir durumda yedek irtibat kişisi kimdir?
• Sosyal medya hesaplarınız nelerdir?
• Bu hesaplara hesap erişim ayrıntıları nelerdir?

Pazarlama bilgisi

• Hangi reklam araçları değerlendiriliyor?
• Şirketinizin kısa ve uzun vadeli hedefleri nelerdir?
• İşletmenizin benzersiz değer teklifi nedir?
• Hedef pazarınız, kitleniz ve kişiliğiniz kim?
• Hangi coğrafi yerleri hedefliyorsunuz ve dil ve yazım tercihleriniz neler?
• En iyi 3-5 rakibiniz kimler?
• Ürünleriniz/hizmetleriniz potansiyel müşterilerin sorunlarını nasıl çözüyor?
• Marka stil rehberiniz var mı?
• Pazarlama ve markalaşma için hangi yazı tipini kullanıyorsunuz?
• Markayı, web sitesini veya reklamı gördükten sonra hedef kitlenizin nasıl hissetmesini istiyorsunuz?
• Markanızın 'kişiliği' ve 'tonu' nedir?
• 3-5 ana rakibiniz kimler?

Proje bilgisi

• Bu proje için belirlediğiniz hedefler var mı?
• Sonuçları ölçmek için hangi metrikleri izleyeceksiniz?
• Bu projenin ne kadar süreceği konusunda belirli bir zaman diliminiz var mı?
• Ajansımızın hangi unsurları tamamlamasına ihtiyacınız olacak ve ekibiniz tarafından neler sağlanacak?
• Bu proje için yasal gereklilikler nelerdir?
• Mevcut stratejiniz hakkında sevdiğiniz ve sevmediğiniz bir şey var mı?

Genel bilgi

• Bizimle çalışmaktan sizi en çok ne heyecanlandırıyor?
• Güncellenmiş pazarlama raporlarını ne sıklıkla almak istersiniz?

Yukarıdakilerden ilgili soruları seçin veya müşterileriniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgilerle sizi donatmaya yardımcı olacak özel bir anket oluşturmak için kendinize ait daha fazlasını oluşturun.

Araçlar bir sosyal medya yöneticisi yapar

Kapsamlı bir işe alım süreci oluşturmak başlangıçta bunaltıcı görünebilir; anladık. Ancak, işiniz bittiğinde, iş akışınızı ve müşterilerinizle çalışma ve ilişki kurma şeklinizi düzene koymanıza yardımcı olacaktır. Müşterinizin stratejisini tek bir vuruşta uygulamaya başlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm kritik bilgileri elde etmenin ne kadar kolay olduğuna şaşıracaksınız - özellikle de tüm belge şablonlarınız önceden hazırsa.

Otomatikleştirilmiş ve etkili bir müşteri katılım sürecine ek olarak, her sosyal medya yöneticisinin doğru araçlara sahip olması gerekir. Doğru araçlar işinizi çok kolaylaştıracaktır.

Örneğin, Sked Social, birden fazla sosyal medya hesabını tek bir yerden verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek bir sosyal medya yönetim aracıdır. Ayrıca, gelişmiş Instagram planlama araçlarına ve analizlerine erişebileceksiniz.

Sked Social ile müşterilerinizin sosyal medya hesaplarını bir süper kahraman gibi yönetin. Bugün başlayın !