Kâr Amacı Gütmeyen Denetimler: Finansal Sorumluluğu Sağlama Rehberi

Kâr amacı gütmeyen denetimler korkutucu gelebilir, ancak düşündüğünüzden çok daha az korkutucudur. Yeni başlayanlar için, İç Gelir Servisi'nin (IRS) kuruluşunuzu denetlemek için nadiren bir nedeni vardır; çünkü siz kâr amacı gütmeyen bir kuruluşsunuz ve vergi ödemiyorsunuz.

Bu, bağımsız denetimleri ne zaman, nerede ve nasıl gerçekleştireceğiniz konusunda daha fazla kontrole sahip olduğunuz anlamına gelir. Bazen eyalet ve federal yasalar kar amacı gütmeyen kuruluşunuzu denetlemenizi gerektirir, ancak durum her zaman böyle değildir. Denetim yapmak için yasal bir zorunluluğunuz olmasa bile, bir mali inceleme yine de kuruluşunuz için büyük bir destek olabilir.

Aşağıda, kar amacı gütmeyen kuruluş denetimleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi anlatacağız. Bunların ne olduğunu, neden önemli olduklarını, farklı denetim türlerini, doğru denetçinin nasıl seçileceğini ve daha fazlasını inceleyeceğiz.

Bağımsız Kâr Amacı Gütmeyen Denetimler Nedir?

Kâr amacı gütmeyen bağımsız bir denetim, kuruluşunuzun mali kayıtlarının, muhasebe uygulamalarının, iç kontrollerinin, işlemlerinin ve mali tablolarının incelenmesini içerir. Bir denetçi veya denetim firması bunu genellikle kar amacı gütmeyen kuruluşunuz için yürütür.

Kâr amacı gütmeyen bir denetim yürütmenizin yaygın nedenleri, hayır kurumunuzun mali durumunu, şeffaflığını, hesap verebilirliğini ve defter tutma uygulamalarını iyileştirmektir. Kısacası, bağışlarınızı ve harcamalarınızı takip etmenize yardımcı olur ve kapalı kapılar ardında suiistimallerin olmamasını sağlar.

Bağış yapanların, bir defaya mahsus bir hediye veya yinelenen bir fon sağlamadan önce bir kuruluşa güvenmeleri gerekir ve bağımsız bir denetim onlara çok ihtiyaç duydukları güvenceyi sağlar.

Ancak, tüm kar amacı gütmeyen denetimler isteğe bağlı değildir.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun bir denetim yürütmesinin istenebileceği birkaç durum vardır. Örneğin, geliriniz ve harcamalarınız belirli bir eşiği aşarsa, eyaletiniz denetim gereklilikleri uygulayabilir. Ve bazı kâr amacı gütmeyen kuruluş hibeleri, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun fon alabilmesi için tatmin edici bir denetim gerektirir.

Bilinmesi Gereken Kâr Amacı Gütmeyen Denetim Terimleri

Denetim konusuna fazla girmeden önce, aynı sayfada birkaç ortak denetim terimi hakkında konuşalım. Bir denetçi seçerken ve onunla çalışırken büyük olasılıkla bu terimlerin kullanıldığını göreceksiniz (veya duyacaksınız), bu nedenle mali incelemeye girmeden önce hazırlıklı gelmek en iyisidir:

• Yönetmelik: Kâr amacı gütmeyen kuruluş iç tüzükler (kuruluş ana sözleşmesi olarak da bilinir), kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun nasıl çalıştığını açıklar. Bunlar kurallar, süreçler, yönergeler ve maddelerden oluşan bir koleksiyondur.
• Mutabakat: Mutabakat, bir finansal tablo ile banka işlemleri gibi farklı bilgi kaynakları arasında bir anlaşma yapılması anlamına gelir.
• İç kontroller : İç kontroller, envanter gözlemleri, şifre kontrol sistemleri ve muhasebe yazılımı gibi finansal tabloların güvenilir ve tutarlı kalmasını sağlamaya yönelik politikalar ve prosedürlerdir.
• Teklif İsteği (RFP): Bir RFP, hayır kurumunuz için doğru olanı belirlemek için potansiyel denetçilere ve firmalara gönderdiğiniz bir belgedir.
• Müşteri tarafından sağlanan (PBC): PBC, denetçilerin kuruluşunuza gönderdiği ve belirli belgelere ve bilgilere erişim talep eden bir listedir.
• Duyurular: Duyurular, Finansal Muhasebe Standartları Kurulu (FASB) ve Devlet Muhasebe Standartları Kurulu (GASB) tarafından oluşturulan ve harici raporlama ve ifşa kurallarını belirleyen kurallardır.
• Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri ( GAAP ): GAAP, maliyeti, geliri, eşleştirmeyi ve açıklamayı belirlemeye yönelik kuralları içerir.
• Yeminli Mali Müşavir ( CPA ): EBM, halka muhasebe hizmetleri sağlama lisansına sahip kişidir.
• Niteliksiz: Niteliksiz, mali tablolarınızın GAAP ile uyumlu olduğuna dair bir denetim görüşüdür.

Bu, tam bir denetim ve muhasebe terimleri sözlüğü değildir, ancak başlamak için iyi bir yerdir. Terminoloji muhasebede çok önemlidir, bu nedenle ne anlama geldiğinden emin değilseniz bir terimi kontrol etmekten korkmayın. Şüpheye düştüğünüzde, bakın.

5 Kâr Amacı Gütmeyen Denetim Türü

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için bağımsız bir denetim elde etmek için birkaç seçeneğiniz vardır. Farklı türleri inceleyeceğiz:

1. İç Denetim

İç denetimler hiç yoktan iyidir, ancak sorunun kaynağı bir iç ekip olabileceğinden , kamusal şeffaflığı ve hesap verebilirliği mutlaka artırmaz.

Bununla birlikte, iç denetimler, kuruluşunuzun iyileştirme fırsatlarını belirlemesi için etkili bir yol olabilir. Mali raporlamanızı yapmanın veya değerli maliyet tasarruflarını belirlemenin daha iyi yollarını bulabilirsiniz. Bir iç denetim, geri adım atmak, daha büyük resmi görmek ve kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun geçmişine ve gidişatına bakmak için bir fırsattır.

Kuruluşunuzun geliştirme ekibi, iç denetimleri gerçekleştirmesi için bir denetim komitesi atar.

2. Dış Denetim

Dış denetimler, kar amacı gütmeyen kuruluşlar için genellikle en güvenilir denetim seçeneğidir. Denetçiler veya denetim firmaları, iyileştirme alanları bulmak için mali tablolarınıza, iç kontrollerinize ve en iyi uygulamalarınıza bakacaktır.

Üçüncü taraf bakış açısına sahip olmak (denetim yapması için para alan biri), ilişkilerden veya duygulardan etkilenme olasılığı daha düşük olan birinden objektif tavsiye alacağınız anlamına gelir. Size eyleme geçirilebilir öneriler sunacak ve belirli bir uygulamayı ne zaman değiştirmeniz gerektiğini size bildireceklerdir.

3. Uygunluk Denetimi

Uyumluluk denetimleri, kuruluşunuzun federal, eyalet ve yerel yasalara itaatini araştırır. Mali bir denetimden daha az (normalde bunu bir dereceye kadar içerir) ve daha çok uygunluk gereklilikleri ve yerleşik tüzüklere bağlılık konusunda bir kontroldür.

4. Mali Denetim

Mali denetimler, iyileştirme fırsatlarını bulmak için öncelikle kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun mali tablolarına bakar. Denetçi, maliyetleri düşürmenin yollarını önerebilir veya belirli iç kontrollerin değiştirilmesini tavsiye edebilir.

Örneğin, muhasebe yazılımınızdaki kullanıcılar en iyi parola uygulamalarını takip etmeyebilir veya kuruluşunuz genelinde çok gevşek erişim ayrıcalıkları olabilir.

5. Operasyonel Denetim

Operasyonel denetimler, boşlukları ve fırsatları bulmak için kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun sistemlerine bakar. Denetçilerin tipik olarak inceleyecekleri birkaç işlev şunlardır:

• İnsan kaynakları
• Bilgi Teknolojisi
• İşletim sistemleri
• Donanım
• Yazılım
• üretkenlik

Denetçiler, kuruluşunuzun verimliliğini artırmak ve mali hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmak için önerilerde bulunacaktır.

Kâr Amacı Gütmeyen Denetimler Neden Önemli?

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzu denetlemek için yasal bir zorunluluğunuz yok mu? Bu iyi olsa da, yine de bir tane yapmayı düşünebilirsiniz. Denetimler, uyumluluk ve onay kutularının çok ötesinde faydalar sağlar.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzu denetlemeniz için birkaç neden:

• Hesap verebilirlik sağlayın: Düzenli denetimler, en iyi uygulamaları ve sürekli hesap verebilirliği teşvik eder. Mali durumunuzdan ve ticari faaliyetlerinizden sorumlu olanlar, her şeyin üstünde kalma ve dürüst olma sorumlulukları olduğunu bilirler.
• Kâr amacı gütmeyen kuruluş şeffaflığını artırın : Bağışçılar, yatırımcılar, borç verenler ve ortaklar, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuza güvenmek ister. Kuruluşunuzu denetlemek, meşruiyetini ve güvenilirliğini kanıtlamaya yardımcı olur.
• Fırsatları belirleyin: Denetimler, size günlük ayrıntılardan bir adım geri gitme ve operasyonlarınızı ve finansal sağlığınızı iyileştirmek için seçenekler bulma fırsatı verir.
• Hibe almaya hak kazanın: Bazı hibe fon sağlayıcıları, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun güvenilir, yasalara uygun ve mali açıdan anlayışlı olduğundan emin olmak için denetimler gerektirir.
• Yerel yasalara uyun: Bazı eyalet ve yerel yönetimler, gelir veya giderleriniz belirli bir eşiği aşarsa kuruluşunuzun bir mali denetim tamamlamasını zorunlu kılar.

Tek seferlik tek denetimler harika bir başlangıç ​​olsa da, yıllık denetimlerle düzenli bir tempo yakalayın. Vergi beyannamelerinizi göndermeden önce bunları yıl sonunda yapmaya çalışın.

Kâr Amacı Gütmeyen Denetim Süreci Açıklanıyor

Denetim süreci, denetçinize bağlı olarak biraz farklılık gösterebilir, ancak sürecin nasıl göründüğüne ilişkin kabaca bir genel bakış aşağıda verilmiştir:

1. Teklif talebi: Maliyetlerini, kullanılabilirliklerini ve zaman çizelgelerini anlamak için denetçilere ve denetim firmalarına bir RFP gönderin.
2. İlk toplantı: Beklentileri, önemli konuları ve zaman çizelgelerini tartışmak için denetçinizle görüşün. Denetçiniz, denetimi başlatmak için erişmesi gereken dosyaları, belgeleri ve personeli listeleyecektir.
3. Öğe toplama: Denetçinizin denetimi sırasında konuşması gereken gerekli mali tabloları ve kişileri toplayın. Denetçinizin sistemlerinize ve muhasebe yazılımınıza erişebilmesini sağlamak için kullanıcı adlarını ve parolaları tekrar kontrol edin.
4. Saha çalışması başlar: Denetçiye kuruluşunuzu araştırması, önemli belgeleri incelemesi ve personelle konuşması için oda verin.
5. Sonuçlar ve tavsiyeler: Bulgularını ve tavsiyelerini kuruluşunuza sunmak üzere bir denetim raporunda derlemesi için denetçinizi arayın.
6. Aksiyon: Denetçinin önerileri üzerine hemen harekete geçin.

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için Doğru Denetçiyi Nasıl Seçersiniz?

Seçtiğiniz denetçinin, denetiminizin kalitesi ve uygulanabilirliği üzerinde büyük etkisi olacaktır. Bu nedenle, birini seçerken gereken özeni gösterin; kullanım durumunuza uygun doğru firmayı bulmaya odaklanın.

Bakmak isteyeceğiniz birkaç şey:

• Ücretler: Beklenen maliyetler hakkında bilgi edinin ve bunların bütçenize uygun olduğundan emin olun.
• Zaman Çizelgesi: Denetçinin programının sizin zaman çizelgenize ve uygunluk durumunuza uygun olduğunu doğrulayın.
• Uzmanlık: Vergiden muaf kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve hayır kurumlarıyla çalışma deneyimine ve bilgisine sahip olduklarından emin olmak için denetçinin geçmişini inceleyin.
• İlişkiler: Denetçinizle açık bir iletişim hattı kurup kuramayacağınıza karar verin. İlişkinin size uygun olmadığını düşünüyorsanız, farklı bir adaya geçin. En iyi arkadaş olmanıza gerek yok, ancak olumlu, samimi ve saygılı konuşmalar yapabilmelisiniz.
• Yönlendirmeler : Denetim firmasıyla çalışmış diğer kar amacı gütmeyen kuruluşların bir listesini isteyin. Deneyimleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ve denetçileri tavsiye edip etmeyeceklerini öğrenmek için onlarla iletişime geçin.

Kapsamlı Bir Bağış Toplama Platformu ile Organize Olun

Classy'nin kapsamlı bağış toplama platformu, bağış sürecini optimize etmeye yardımcı olan birleşik bağış araçları sunar. Aslında, Classy müşterilerinin %95'i her yıl en yüksek kaliteli çözümler için platformumuzu seçiyor .

Güçlü bağış yönetimi yazılımımız, bağışçı verilerini korur ve ilgili herkes için doğruluk ve zaman tasarrufu sağlamak üzere bağış raporlama ve analitiği kolaylaştırır.

Kendiniz görmek için bir demo talep edin . Classy uzmanlarımızdan biri, platformun uygulamalı bir incelemesini planlamak ve sektör lideri çözümümüzün kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olabileceğini göstermek için sizinle iletişime geçecek.