10.000'den Fazla Katılımcıyı Çeken Sanal Bir Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yaptık?

Dünyanın dört bir yanındaki diğer birçok şirket, kâr amacı gütmeyen kuruluş, yeni evliler ve mezunlarla birlikte Classy'nin 2020'de yüz yüze bir etkinlik için büyük planları vardı. Son altı yıldır, kâr amacı gütmeyen profesyoneller için bir konferans olan Collaborative'e ev sahipliği yaptık. Collaborative, kâr amacı gütmeyen profesyonellere öğrenme, endüstri uzmanları ve benzer görüşteki meslektaşlarla bağlantı kurma, hareketli mutlu saatlere katılma ve misyonları için yeniden ilham alma fırsatı sunan dört günlük bir deneyimdir. Ancak Mart 2020'nin ilk haftasında, COVID-19, haberlerde kısa bir sözden tamamı büyük harfli bir manşete hızla evrildiğinden, etkinlik ekibimiz yüz yüze bir etkinliği garanti edemeyeceğimizi biliyordu.

Kıdemli Etkinlik Müdürü Taryn Crowder, "Sanal bir etkinliğe geçiş süreci hafife alınmadı" diyor. “COVID-19 durumunu ilk izlemeye başladığımızda, virüsle sonra ne olduğuna bağlı olarak birkaç farklı kriz planı oluşturduk. Bu ilk kriz planları uzun sürmedi - pandemi ile işler hızla değiştiği için birkaç hafta boyunca neredeyse her gün yeni kriz planlarına geçmek zorunda kaldık. Bu kriz planları iletişim ve operasyonel taktiklerden oluşuyordu.”

Ekibinizin yüz yüze etkinliklerinizi yeniden tasarlamasına yardımcı olmak için, beş kilit ekip üyemizden, yüz yüze bir etkinliği yalnızca iki buçuk ayda 10.000'den fazla katılımcıyı çeken sanal bir deneyime dönüştürme konusunda tavsiyelerini ve öğrendiklerini paylaşmalarını istedik. Kıdemli etkinlik yöneticisi Taryn Crowder'dan haber almak için okumaya devam edin; Brooke Hearn, kıdemli etkinlik planlayıcısı; Anne Guillen, kıdemli etkinlik içerik pazarlamacısı; Irene Webber, kıdemli görsel tasarımcı; ve JP Angers, kıdemli video yapımcısı.

Ders 1: Riski değerlendirin, araştırma yapın ve hızlı hareket edin.

S: Yüz yüze bir etkinlikten sanal bir etkinliğe geçişe nasıl karar verdiğinizin ilk sürecini açıklayın.

Taryn: Önce yüz yüze olayla riskimizi değerlendirme sürecini başlatmamız gerekiyordu. Bu, imzalanan sözleşmelerin ve verilen hizmetler için ödenmesi gereken faturaların gözden geçirilmesini içeriyordu. Satıcılarımızın, otellerimizin ve mekanlarımızın her birine sosyal yardım ile başladık.

Hukuki mücadeleleri mücbir sebeplerle vermem gerekiyordu ve bunun için şunu bilmem gerekiyordu: Hangi anlaşmalardan çıkabileceğimizi ve çıkamayacağımızı ve ne kadar paranın battığını bilmem için hangi hizmetlerin verildiğini bilmem gerekiyordu. kişisel olay.

Brooke : Yüz yüze etkinlik için anlaşmalarımızı nasıl iptal edeceğimizi veya erteleyeceğimizi düşünürken, aynı zamanda sanal etkinliğin tam olarak nasıl görüneceğini, ne sunacağımızı ve ne zaman sunacağımızı belirlemek için toplantılarda saatler harcıyorduk.

Etkinliği yeniden tasavvur etmenin yanı sıra, tamamen sanal bir etkinlikle gelen yeni zorluklarda da geziniyorduk. Video yapımcımız ve BT ekibimiz gibi güvenebileceğimiz birkaç teknoloji uzmanına sahip olduğumuz için çok şanslıyız.

S: Bu süreçteki düşünceleriniz veya endişelerinizden bazıları nelerdi?

Taryn : Hiçbirimiz daha önce sanal bir etkinlik planlamamıştık, bu yüzden teknolojileri araştırmamız gerekiyordu; WiFi gibi BT ihtiyaçları; kendi evlerinde iyi aydınlatma, ses ve WiFi için hoparlör hazırlığı; sanal ortam için sponsorluk fırsatları, sanal ortam için ağ oluşturma fırsatları vb.

S: Sanal bir etkinliğe geçiş, planlanan içeriği nasıl etkiledi?

Anne: İçerik açısından zordu çünkü çok hızlı hareket etmemiz gerektiğini biliyordum, ancak sanal olayın lojistik ve teknolojik olarak nasıl görüneceğini anlayana kadar içeriği bir araya getirmeye başlayamadım.

Bu kararlar alındıktan sonra, yüz yüze etkinlik için sağlamlaştırdığımız oturumları kullanamayacağımızı çabucak fark ettik. Mevcut iklime uymadılar ve konferans için ideal bir akış yaratmadılar. Bir konferans teması ve odak, küratörlüğünde konu alanları üzerinde karar verme sürecini yeniden başlattık ve ardından bu konulara uyan yeni konuşmacılar belirledik.

Taryn: İçerik planlaması, ilk günden itibaren zaman çizelgesinin bir parçasıydı. Kendimize sorduğumuz ilk sorulardan biri kaç seans önermeliyiz? İnsanların bütün gün bilgisayarlarının başında oturmakla ilgileneceklerini düşünmedik ve kendi programlarını düzenlemek isteyeceklerini düşündük. Bu, seçtiğimiz teknolojide de kritik bir rol oynadı.

Her şeye baştan başlamamız gerekiyordu çünkü insanların eskisinden farklı içeriğe ihtiyaç duyduğu yeni bir dünyada yaşıyorduk. Bu nedenle, tam olarak neler yaşadıklarını anlamak için endüstri uzmanları ve kâr amacı gütmeyen kuruluşlarla konuşmamız ve bize tam olarak ne sağlamamız gerektiğini bilmemiz gerekiyordu.

Tartıştığımız sorulardan birkaçı:

• İnsanlar bu sanal etkinliğe kaydolmak isteyecek mi? İlgilerini nasıl çekeriz?
• Piyasa, COVID-19 müdahale içeriğiyle aşırı doymuş mu, yani kimsenin bizimkine ihtiyacı olmayacak mı? Nisan ayında seçtiğimiz içerikler Haziran ayında da geçerli olacak mı?
• Diğer sanal etkinlikler nasıldır? Şu anda başkalarından ne öğrenebiliriz?
• Dünyanın her yerinden gelen katılımcılarımız var, peki oturumlar için hangi zaman dilimini kullanmalıyız?
• Etkinliğin adı ne olurdu?
• Temamız olacak mı?

İlk başta, hepsini çekmek için çok küçük bir penceremiz olduğu için bir tema kullanmamaya karar verdik. Ancak konuşmacılarla konuşurken organik bir temanın ortaya çıktığını fark ettik: Uyarlama. Bu yüzden, bunu Classy'nin temel değerlerinden birine bağlamayı seçtik: Uyarla ve Üstesinden Gel.

O kadar çok bilinmeyen vardı ki, bu soruların çoğu hakkında en iyi tahminimizi yapmak zorunda kaldık. Güçlü ağ oluşturma fırsatları sağlamayı taahhüt ettik ve bunun nasıl yapılacağını araştırmak için çok zaman harcadık. Ayrıca, ilk elden bilgi edinmek için birçok sanal etkinliğe katılımcı olarak kaydolduk.

Yepyeni bir etkinlik oluşturduğumuz için yeni bir logo oluşturmak zorunda kaldık. İlk olarak, yeni adın ne olacağını bilmemiz gerekiyordu, bu yüzden bunu anlamak için dahili beyin fırtınası oturumu düzenledik. Daha sonra tasarım ekibimize bağlandık ve onlardan birkaç logo seçeneği istedik.

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Satıcı sözleşmelerini ve sözleşmelerini gözden geçirerek planlarınızı değiştirirken riskleri değerlendirin.
• Sanal bir etkinliğin gerekli teknoloji ve işlevsellik (hem gerekli öğeler hem de olması güzel şeyler) açısından neler içerdiğini öğrenmek için araştırma yapın.
• Sanal bir izleyici kitlesine uyum sağlamak için beyin fırtınası yapmaya başlamak için planladığınız içeriği veya etkinlik programını gözden geçirin.
• İlham almak için diğer sanal etkinliklere katılın.
• Yanıtlamanız veya hazırlanmanız gereken tüm yeni unsurları ekibinize hatırlatmak için ortaya çıktıklarında sürekli bir sorular listesi oluşturun.
• Tasarımcınıza veya markalı varlıklar oluşturmaktan, etkinlik sayfanızı tasarlamaktan, web sitesini güncellemekten vb. sorumlu kişiler arasında döngü oluşturun.

Ders 2: Yeni bir bütçe ve acil durum planları oluşturun.

Taryn: Yeni bir bütçe oluşturmaya geldiğinde bir diğer kritik adım, yüz yüze etkinlik için bilet satın almış kişilere para iadesi yapılıp yapılmayacağına ve sanal etkinliğin ücretsiz olup olmayacağına karar vermekti. Her iki ürün hakkında da herkesi hemen bilgilendirmek istedik ve herkese tam para iadesi alma ve yeni etkinliğin ücretsiz olmasına karar verdik.

Ayrıca, iş geliştirme direktörümüz Charlie Anderson ile, kanıtlanmamış bir etkinlik için sponsorluklar yoluyla ne kadar gelir getirebileceği konusunda görüştük. Bu aynı zamanda bütçe oluşturma süreci için de kritik bir bileşendi.

Bütçeleri tamamlamadan önce tüm bunların yapılması gerekiyordu. Geri alabileceklerimizi, geri alamayacaklarımızı ve olası sponsorluk gelirlerini hesapladıktan sonra yeni bir bütçeye başladım.

Ardından, aşağıdakilere dayalı olarak üç farklı olay acil durum planı oluşturdum:

1) Haziran ayında hala sosyal mesafenin uygulandığı bir dünya.

2) Sosyal mesafenin uygulanmadığı, ancak insanların hala seyahat etmekten korktuğu bir dünya.

3) Her şeyin normale döndüğü bir dünya.

Her acil durum planının kendi bütçesi vardı.

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Orijinal etkinlik sözleşmelerinizden neleri alıp alamayacağınızı hesaplayın.
• Etkinliğinizin ücretsiz olup olmayacağını veya giriş ücretinin mi yoksa minimum bağış toplama tutarının mı olacağını belirleyin.
• Sponsorluklar veya kurumsal ortaklar getirebilecek liderlik veya yönetim kurulu üyeleriyle konuşun.
• Mümkün olduğu kadar tahmin etmeye çalışın ve sanal etkinliğinizle birlikte gelen yeni zorluklara mümkün olduğunca hazırlıklı olmanız için yedek planlar oluşturun.

Ders 3: İlk iletişimlerinizde dürüst ve hevesli olun.

Taryn: Mart ayının ilk haftasında, durumu izlediğimizi bildirmek için katılımcılarımıza mesaj gönderme konusundaki düşüncelerini almak için üst düzey iletişim ve marka yöneticimiz Krista Lamp'a ulaştım. Hem dahili hem de harici mesajlaşma konusunda uyum sağlamamız gerekiyordu, ancak önce planımızın ne olacağını bilmemiz gerekiyordu.

Belirli bir olay kriz planımız yoktu, bu yüzden bu belgeleri oluşturmamız gerekiyordu. Ayrıca bir basın bülteni hazırlamamız, web sitemizi güncellememiz ve planımızı sorduklarında müşterilere veya potansiyel müşterilere nasıl yanıt verileceği konusunda dahili SSS göndermemiz gerekiyordu.

İçerideki ve dışarıdaki herkese ilk mesajımız, durumu izliyor olmamızdı. Ancak biz (yönetici liderlik ve kilit paydaşlar) etkinliği iptal etmemiz gerektiğini biliyorduk ve seçeneklerimizi araştırıyorduk.

Sanal bir etkinlik oluşturmaya başlayıp başlamayacağımıza karar verirken bunu sandığa yakın tuttuk. Bunun olacağını öğrendikten sonra, etkinliği iptal ettiğimizi bildirmek için pazarlama, tasarım ve web geliştirme ekiplerinden birkaç kişi daha ekledim. Yüz yüze etkinlik web sitesinin 2. aşamasını yayınlama sürecinde olduğumuz için herkesten önce söylendi ve yakında karalayacağımız bir şey üzerinde çalışarak zaman kaybetmelerini istemedim.

Anne'den Profesyonel İpucu : Dahili bir konuşma noktaları belgesi oluşturun. Şubat ayında yeni sunduğumuz yüz yüze etkinlik için bir tane oluşturduk ve sanal etkinlik için geri dönüp yeni bir tane oluşturmak zorunda kaldık. Temel olarak web sitemizde SSS olarak yazdıklarımızı aldık ve Classy ekip üyelerinin etkinlik hakkında konuşabilmeleri için ek ayrıntılar içeren bir dahili konuşma noktaları belgesine dönüştürdük.

S: Etkinliğinizin sanal olacağını duyunca diğer Classy ekip üyeleri nasıl tepki verdi?

Taryn: Sanala dönmek, yepyeni bir etkinlik yaratmak anlamına geliyordu. İlk olay üzerinde bir ton çalışma yaptık, bu yüzden bunu görememek konusunda biraz hüzün vardı.

Ancak herkes destekleyiciydi ve ekibimize yardım etmek için adım atmaya istekliydi. Ekibimizdeki herkesin ve şirket genelindeki paydaşların devreye girmesine ihtiyacımız vardı ve herkes inanılmaz şekillerde adım attı.

Bunu yapıp yapamayacağımız, olumlu bir deneyim olup olmayacağı ve insanların gerçekten kayıt olup olmayacağı konusunda başlangıçta bazı şüpheler vardı. Bu şüphelerin bir kısmını hafifletmek ve dahili ekibimizi motive etmek için, üzerinde çalıştığımız konuyu en iyi nasıl ileteceğimizin üzerinde çalıştık, böylece diğerleri bunu ne kadar ciddiye aldığımızı anladı.

Brooke: İlk baştaki şüphecilik nedeniyle, tüm ekibimizle sürekli iletişim halinde olmak ve onlara bunu başaracağımızı ve bunun harika olacağını göstermek için Krista ile çalışmak bizim için önemliydi!

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Kilit karar vericilerinizle erken ve sık sık görüşün.
• Gelecekte “olay kriz planına” başvurabilmeniz için bunu nasıl ele aldığınıza ilişkin belgeler oluşturun.
• Mesajınızı yazın (“durumu izliyoruz” olsa bile), böylece hedef kitleniz farkında olduğunuzu bilsin. Sonra bu lafı aşağıdaki yerlerde kullanın:
  • basın bülteni
  • Web sitesi güncellemeleri
  • Etkinlik sayfası
• Ekibinizin güncellenmesi ve gelen soruları nasıl yanıtlayacağını bilmesi için SSS gibi dahili belgeler oluşturun.
• Siz kullanıma hazır olmadan önce bilgilerin açıklanmaması için kesinleştirirken ayrıntıları gizli tutun.
• Bir karar verdikten sonra, tüm ekibinizi bilgilendirin ve yeni bir etkinlik denemenin heyecanını paylaşın ki ekibiniz gergin olmak yerine heyecan duysun ve bu enerjiyi taraftarlarınızla paylaşabilsinler.

Ders 4: Konuşmacılara, sponsorlara ve katılımcılara karşı şeffaf olun.

S: Etkinliği çevrimiçi ortama taşıma konusunda konuşmacılar ve sponsorlarla nasıl ve ne zaman görüştünüz? Herhangi bir geri bildirim aldınız mı?

Taryn : Başka herhangi bir dış iletişim yayınlamadan önce sponsorlarımıza ve konuşmacılarımıza kararımız hakkında bilgi verdik. Sanal ortama geçtiğimizi duyurmak ve etkinliğe hâlâ dahil olmak isteyip istemediklerini sormak için onlara ulaştık.

Brooke: Sponsorlardan gelen ilk geri bildirimler harikaydı, ancak onlar için sanal olarak yeni bir değer yaratmak zordu. Bu, sponsorlukların onlar için faydalı olmasını sağlamak için bizi daha da stratejik olmaya itti.

Anne: Yüz yüze etkinlik için güvence altına aldığımız her konuşmacıyla görüşme ayarladım. Konuşmacılarla iyi ilişkiler kurmanın, stratejimizin bilinmeyenlerini açıklamanın ve yeni olası konular veya konularının yeni odak noktasına uyacak şekilde nasıl döndürülebileceği konusunda beyinlerini seçmenin harika bir yoluydu.

Konuşmacılarla yaptığımız bu sohbetler, “Uyum Sağla ve Üstesinden Gel” temamızı belirlememize yardımcı oldu ve bazı teknoloji stratejilerimizi ateşledi. İlk konuşmacılardan bazılarını elimizde tuttuk ve diğerlerini tutamadık, ancak bence hepsi bu konuda bir tartışma yapmaktan ve bu konferansın katılımcılar için nasıl değerli tutulacağı konusunda beyin fırtınası yapmama yardımcı olmaktan çok mutlu oldular.

S: Etkinliğin çevrimiçi ortama taşınması hakkında katılımcılarla nasıl konuştunuz? Herhangi bir geri bildirim aldınız mı?

Taryn: Potansiyel kayıt yaptıranlarımıza ve mevcut yüz yüze etkinlik kayıt yaptıranlarımıza Classy'nin herkesi güvende tutma konusundaki tutumu, nasıl ve ne zaman para iadesi alacakları, bunun yerine ne yapacağımız hakkında net bir yönlendirme sağlamak bizim için önemliydi. yüz yüze olay, ücret alıp almama konusundaki kararımız ve daha fazlası.

Bunu tüm kanallara duyurduğumuzdan emin olmamız gerekiyordu. Mesajlaşmamızla yeni bir açılış sayfasıyla web sitesine bir promosyon çubuğu ekledik, mesajları sosyal medyada yayınladık ve e-postalar gönderdik.

Katılımcıları yüz yüze etkinliği iptal etme konusunda bilgilendiren e-postayı gönderdiğimizde, katılımcılardan yalnızca olumlu yorumlar aldım. Herkes e-postalar aracılığıyla destek oldu ve hastalığın yayılmasını azaltmak için proaktif bir duruş sergilediğimiz için bize teşekkür etti.

En başından itibaren herkese otomatik olarak geri ödeme yapacağımızı duyurduğumuzdan, aksi takdirde çok fazla e-posta alacak olan şeyleri azalttık. Ayrıca e-postamızda (ve web sitemizde) sanal bir etkinliğe baktığımızı duyurduk, bu nedenle daha fazla ayrıntı duymak için sabırsızlanan katılımcılardan olumlu geri bildirimler aldım.

Brooke: İptal etmek için son dakikaya kadar bekleyen veya sponsorluk ödemelerini geri ödemeyen diğer etkinliklerde zor durumda kalan sponsorlardan da çok güzel geri bildirimler aldım. Ve sonra yolun aşağısında, birçok katılımcı sanal etkinliğin ücretsiz olduğu için gerçekten heyecanlandı!

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Dış paydaşlarınıza (hoparlörler, sponsorlar ve kurumsal ortaklar gibi) mümkün olan en kısa sürede, ideal olarak halka açılmadan önce, desteklerini takdir ettiğinizi ve onlarla çalışmak istediğini bilmeleri için kararınızı bildirin.
• Sanal bir etkinlik aracılığıyla sponsorlara değer sağlamaya nasıl devam edebileceğiniz konusunda yaratıcı olun. Örneğin, sponsorlarımıza oturumların başında, açılış ve kapanış konuşmalarından önce ve sonra, e-postalarımızda, sosyal medyada ve etkinlik web sitemizin alt bilgilerinde duyurular yaptık.
• Mümkünse, mümkün olan en iyi etkinliği nasıl oluşturabileceğinize ilişkin fikir veya bilgileri paylaşmak için etkinlik konuşmacılarını, özel konukları veya sponsorları sohbetlere ve beyin fırtınalarına çekin.
• Mesajınızı yüksek oranda görünür hale getirin (ana sayfa, e-postalar, sosyal medya), böylece etkinliğinizle ilgilenen herkes etkinliğin sanal olacağını ve nasıl daha fazlasını öğrenebileceğini bilsin.
• Sosyal medyayı izlemek ve destekçilerinizi bilgilendirmek için soruları yanıtlamak için ekibinizden bir veya birkaç üye belirleyin.

Ders 5: Süreç boyunca katılımcılarla tutarlı bir iletişim sürdürün (çok sayıda e-posta gönderin).

Taryn: Tüm süreç boyunca tutarlı iletişim çok önemliydi. Ekip çapında e-posta pazarlama takvimi oluşturduk.

İşte gönderdiğimiz e-postaların bir özeti:

• • Durumu izlediğimizi herkese bildiren bir e-posta
  • Herkese etkinliğin iptal edildiğini bildiren bir e-posta, geri ödeme alacaklardı ve sanal bir etkinlik arıyorduk
  • Sanal etkinliği, yeni etkinlik web sitesini ve kayıtların açık olduğunu bildiren bir e-posta
  • Oturum seçimini açmadan önce heyecanı sürdürmek için yeni konuşmacıları tanıtmak için tutarlı pazarlama e-postaları
  • Oturum seçiminin açık olduğunu bildiren e-postalar
  • Etkinliğe giden son üç haftadaki haftalık geri sayım e-postaları
  • Etkinlik için ağ platformlarımızdan yararlanmak için açılış konuşmacılarının talimatlarını bildiren e-postalar
  • Ağ platformlarımız için hesaplar oluşturmak, Zoom'u indirmek ve heyecanlanmak için haftalık hatırlatıcılar
  • Etkinliğin hemen ardından bir katılımcı anketi gönderdik, 2021 etkinliğini duyurduk, başka takip içeriği sağladık ve canlı oturumların kayıtlarının yanı sıra 15 bonus oturumu yayınlayacağımız Genişletilmiş Oturumlar kitaplığımız hakkında bilgiler ekledik.

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• E-posta yazmak ve planlamak için bir nokta kişi belirleyin.
• Etkinliğiniz için tutarlı ve uyumlu bir markayı sürdürmek için e-posta ve sosyal medyada kullanılabilecek markalı varlıklar oluşturun.
• E-posta veya sosyal medya aracılığıyla olası bir soru akışına yanıt vermekten sorumlu ekip üyelerini belirleyin.
• Etkinliğinizden önce heyecanı artırmak için güncellemeler göndermeye ve e-postalarınızı kullanmaya devam edin.
• Etkinlik sırasında ve sonrasında tüm katılımcıları takip ederek deneyimlerini sorun, böylece nelerin işe yarayıp yaramadığı ve bir dahaki sefere deneyebilecekleriniz hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

6. Ders: Sadece yüz yüze mesajlaşma ve etkinlik stratejinizi gözden geçirmeyin.

S: Sanal bir etkinlik olacağını duyurduktan sonra mesajlaşmayı nasıl ayarladınız?
Taryn: Bazıları fark etmeyebilir, yepyeni bir etkinlik yarattık. Yeni satış noktaları, yeni konular ve konuşma parçaları, yeni bir etkinlik açıklaması, yeni SSS'ler, yeni bir kayıt süreci, yeni ağ oluşturma dili, yeni e-posta kopyası ve daha fazlasını oluşturmamız gerekiyordu.

Brooke: Sanal etkinliği oluşturmanın en zorlu kısımlarından biri, tamamen yeni kopya ve mesajlaşma oluşturmaktı. Yüz yüze Collaborative için birkaç yıllık kopya ve öğreneceğimiz şeyler var. Sanal etkinlik için her şeyi yaratmamız gerekiyordu. Yeni web sitesi kopyası, Slack ve Braindate gibi ağ oluşturma platformları için yeni talimat kılavuzları ve pazarlama e-postaları için yeni kopyalar yazdık.

Anne: Konuşmacıya, oturuma ve dinleyicilere bağlı olarak, ton ve mesaj hemen hemen her konuda değişmek zorunda kaldı. Neredeyse her yeni oturumun odak noktası, kriz anlarına -başlangıçta COVID-19 ve ardından ırksal ve toplumsal gerilimlere- değinmek ve bunlara yanıt vermekti.

Bu seanslarda kiminle konuştuğumuzu düşünmek çok önemliydi. Örneğin, "Davanızı Bağlayın" oturumumuz, amaçlarını COVID-19'a bağlamakta zorluk çeken, sağlık kuruluşu olmayan, kâr amacı gütmeyen kuruluşlara yönelikti. Öte yandan hikaye anlatımı oturumumuz, sağlık hizmetlerinde bulunan ve nedenlerinin COVID-19 yardımı ile hiçbir ilgisi olmayan kar amacı gütmeyen kuruluşlar için ipuçları içeriyordu.

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Bunun yeni bir etkinlik olduğunu unutmayın. Bazı yönler aynı kalsa da, mevcut veya yıllık yüz yüze bir etkinlikten sanal bir etkinliğe geçiş yapıyorsanız, bunu yeni bir etkinlik olarak düşünün.
• Bu, yeni mesajlaşmayı ve yeni marka bilinci oluşturma ve tasarımı içerebilir.
• Etkinliğinize bağlı olarak, planlanmış konuşmacılarınızı veya içeriğinizi veya katılımcılarınızla etkileşim kurma şeklinizi güncellemeniz gerekebilir. Örneğin, sanal bir gala düzenliyorsanız, katılımcıların kendi aralarında konuşmaları için daha az fırsat olacağından, sağlam bir eğlence programınız olduğundan emin olmanız gerekir.

7. Ders: Markanızı ve tasarım öğelerinizi güncelleyin.

S: Henüz tamamlanmakta olan bir etkinlik için marka bilinci oluşturma ve tasarım öğelerini güncellemeye nasıl başladınız?

Irene (Kıdemli Görsel Tasarımcı): Web sitesi, reklamlar, promosyonlar, e-postalar ve tabelalar için marka bilinci oluşturma ve tasarım öğelerini güncellememiz gerektiğini biliyorduk. Lojistik ve zaman çizelgelerini gözden geçirmek için etkinlik ekibiyle bir araya geldik ve ardından logo fikirleriyle alay etmeye başladık.

Sıfırdan başlamamak için tanıtım grafiklerinize sanal olduğunu belirten etkinlik adının altına kopya ekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, normalde önceki yüz yüze etkinliklerden fotoğraflar kullanıyorsanız, buna çok fazla dayanmamaya çalışın, çünkü bir izleyicinin sanal bir etkinlik hakkında okuması can sıkıcı olacaktır, ancak yüz yüze bir etkinliğin görüntülerini görün.

Aralarından seçim yapabileceğiniz, sahip olunan fotoğraflardan oluşan bir kitaplık olmadan, yeni "sanal" açıyı vurgulamak için bilgisayarlara insanların stok görüntülerini eklemek zorunda hissedebilirsiniz, ancak bu, etkinliklerinize canlılık getirmeyecektir. Aslında yaratmaya çalıştığınız enerjiyi azaltabilir! Bunun yerine, markanızdaki renkler, desenler veya diğer tasarım öğeleri aracılığıyla etkinliğinize hayat vermeyi deneyin. Renk ve desenleri kullanmanın insanları etkinliğiniz için harekete geçirmek için ne kadar etkili bir heyecan duygusu uyandırdığına şaşıracaksınız.

Brooke : Düşündüğümüz bir diğer unsur da her şeyin mümkün olduğunca açık ve bilgilendirici olmasını sağlamaktı. Tesis bünyesinde normalde bir katılımcının ihtiyaç duyabileceği her konuda yardımcı olmaya hazır dolaşan Classy personelimiz vardır. Sanal bir etkinlikle, katılımcıların soru sormak için rastgele durabilecekleri bir bilgi standınız veya personeliniz yoktur. Bu nedenle, etkinlik belgemizde ekstra net olmamız ve soruları en aza indirmek için çok fazla bilgi sağlamamız gerektiğini biliyorduk. Bu teminatın çoğunu sıfırdan yarattık.

Ayrıca konuşmacılarımız için yüz yüze bir öğe tutmak istedik, bu nedenle Classy bir tişört, selfie ışıkları, kablolu kulaklıklar ve CEO'muz ve kurucu ortağımız Scot'tan el yazısı bir not içeren posta kutularını bir araya getirdik. Desteklendiklerini hissetmelerini ve başarıya hazır olduklarından emin olmalarını istedik.

S: Yüz yüze etkinlik teminatı planlarını web tabanlı tasarımlara kaydırma sürecini anlatabilir misiniz?

Irene : Bir web etkinliğine geçmek, tasarımdan, BT'den, pazarlamadan, operasyonlardan ve lojistikten sorumlu olanlar da dahil olmak üzere birçok insan grubu için büyük bir görev olacaktır. Yapılması gereken en önemli şey, herkesin konuşmaya dahil olduğundan ve karar alma sürecinde rollerinin nasıl oynadığını anladığından emin olmaktır.

Tasarım perspektifinden, tasarımcınız her şeye kullanıcı deneyimi merceğinden bakacak ve katılımcıların kaydı ve etkinliğinizi izlemesi için en akıcı süreci zorlayacaktır. Tasarımcınız, önerilen planın katılımcılarınız için doğru yolda olup olmadığını veya iyileştirme için yer olup olmadığını size söyleyebilecektir.

Çevrimiçine geçiş için bazı öneriler:

1) Metni kısa ve öz tutarak, metin duvarlarını parçalamak için çıkarımlar yaparak ve kayıt formlarını mümkün olduğunca kısa tutarak web sitenizin kullanımını kolaylaştırın.

2) Sanal bir etkinliğe geçmek, tasarımcılarınız ve geliştiricileriniz için fazladan iş yaratabilir. Mevcut sayfa düzenlerini yeniden tasarlayarak fazladan çalışmayı mümkün olduğunca az tutmaya çalışın.

3) Yüz yüze etkinliğiniz için yaptığınız herhangi bir teminat, sanal bir ortam için yeniden kullanılabilir. Kopyayı sanal etkinlikle alakalı olacak şekilde değiştirerek tasarımlarınızı yeniden kullanın ve ardından heyecan yaratmak için onları sosyal medya varlıkları olarak yeniden biçimlendirin.

Tasarımınızda tutmanız gereken tek şey markanızdır. Her şey uyumlu renkler, şekiller, tipografi veya desenler aracılığıyla aynı olayın parçası gibi göründüğü sürece, yaratıcı olursanız hiçbir tasarım çalışması boşa gitmeyecektir.

S: Bir web sitesi tasarlamak gibi zaman alan görevler söz konusu olduğunda değişen zaman çizelgelerini nasıl hallettiniz?
Brooke: Geçişin başında etkinlik ekibi olarak bir araya geldik ve Asana'da (proje yönetimi yazılımımız) yepyeni bir zaman çizelgesi oluşturduk. Tabii ki, o andan olay arasında birçok beklenmedik görev ortaya çıktı, ancak özellikle hızlı hareket ederken, üzerinde çalışmak için bir başlangıç ​​zaman çizelgesine sahip olmak yardımcı oldu.

Irene: Sanal bir etkinliğe geçiş göz korkutucu olabilir ve açıkçası, yapılması mümkün olmayan çok fazla iş gibi görünebilir, ancak bu mümkün! İlk başta fazla düşünmemeye çalışın ve tasarladığınız şeyle zaten çalışabileceğinizi unutmayın, bu da değişen zaman çizelgelerine uyum sağlamayı kolaylaştıracaktır.

Zaman çizelgeleriyle çalışmak için bazı ipuçları:

1) Markanızın minimalist hissettirdiğinden emin olun. Bu şekilde, yapmanız gereken herhangi bir son dakika grafiği, basit bir markalı şablondan kolayca üretilebilir.

2) Tasarımcılarınızın etkinliğinizle ilgili konuşmaya yoğun bir şekilde dahil olduğundan emin olun. Etkinlik için hangi fikirlerin ortaya çıktığını bilirlerse, yürütmenin kolay olup olmayacağı veya bunun iş yüklerinin diğer bölümlerini etkileyip etkilemeyeceği ve zaman çizelgelerini zorlayıp etkileyeceği konusunda hızlı bir şekilde geri bildirim sağlayabilirler.

Baştan itibaren tüm doğru kişilerin bir sohbete dahil olması, barikatların çoğuna çarpmaktan kaçınacaktır.

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Web siteniz, reklamlarınız, promosyonlarınız, e-postalarınız ve tabelalarınız için marka ve tasarım öğelerini güncellemeyi planlayın.
• Sanal bir format bekleyen taraftarlar için kafa karıştırıcı olacağından, geçmiş yüz yüze etkinliklerden görüntüleri tekrar kullanmamaya çalışın.
• Herkesin konuşmaya dahil olduğundan ve rollerinin karar verme sürecinde nasıl oynadığını anladığından emin olun. Bu, herkesin sorumlulukları konusunda aynı sayfada olmasını sağlamaya yardımcı olacak ve değişen zaman çizelgeleri etrafındaki gerilimi hafifletmeye yardımcı olabilir.
• Katılımcılarınız için en iyi kullanıcı deneyimini yaratmanıza yardımcı olması için tasarımcılarınıza güvenin.
• Kurum içi bir tasarımcınız yoksa, ayni bağış için bir ajansla veya yardım etmeye istekli olabilecek yerel öğrencilerle iletişime geçin.

8. Ders: İhtiyaç duyacağınız tüm teknolojiyi araştırın ve tüm etkinliğinizin en az bir kuru koşusunu gerçekleştirin.

S: Etkinliğin farklı yönleri için gereken teknolojiyi nasıl araştırdınız?

JP (Kıdemli Video Yapımcısı) : Pandemi başladığından beri her gün milyonlarca insanın daha fazla video konferans yapmasıyla, genel internet bağlantısı güvenilirliği konusunda endişeliydim. Kötü bir bağlantı, harika bir oturumu hızla mahvedebilir. Asıl soru, ağ oluşturma, grup sohbetleri ve bire bir toplantılar gibi yüz yüze etkinliğin faydalarını en iyi şekilde nasıl çoğaltabiliriz?

Etkinliğe ev sahipliği yapacağımız platformu COVID-19 pandemisinin hemen başında, başka pek çok sanal konferans örneği olmadan seçmek zorunda kaldık. Farklı seçenekleri araştırdıktan sonra birkaç nedenden dolayı Zoom'u önerdim. Platformun popülaritesi ve kullanım kolaylığı büyük faktörlerdi (katılımcılarımızın aşina olması çok yardımcı oldu).

Ayrıca, web seminerlerimiz için Zoom'u kullanma konusunda zaten birçok deneyimimiz oldu. Bu yüzden, özellikle ilk sanal etkinliğimiz için, zaten bildiğimiz bir ürünü kullanmanın daha ihtiyatlı olduğunu hissettim. Zoom hakkında sevdiğimiz şey, Soru-Cevap, anketler ve sohbet seçenekleri gibi katılımcılarla nasıl etkileşime girdiğidir. Diğer platformlar daha çok “sadece izle” dir, ancak Zoom daha etkileşimli hissettirir. Ancak Zoom tek başına yüz yüze etkileşimi çoğaltmak için yeterli değildi, bu yüzden bunu ek platformlarla birleştirmek zorunda kaldık: Katılımcılarımız için önemli bir ağ katmanı ekleyen Slack ve Braindate.

Taryn: Yüz yüze etkinliklerle ilgili en faydalı şeylerden biri, seanslar arasında, happy hour'da veya sehpada gerçekleşen konuşmalardır. Bu, insanların birbirleriyle gerçekten bağlantı kurdukları ve sorunlarını, zorluklarını ve üstesinden gelmek için kullandıkları çözümleri veya yol boyunca öğrendikleri dersleri paylaştığı zamandır. Braindate'in sunduğu ve bir katılımcı olarak bulduğum şey bu. Aslında hepsi ağ oluşturma seçenekleri arayan diğer birkaç etkinlik planlayıcısıyla bir Braindate'e katıldım ve hepimiz iletişim bilgilerini paylaştık.

Ayrıca insanların birbirleriyle konuşması, bizimle konuşması ve konuşmacılarla olayla ilgili her şey hakkında konuşması için bir yola ihtiyacımız olduğunu biliyorduk. Slack ile zaten bir ortaklığımız vardı ve etkinliğimiz için bir Slack çalışma alanı bağışlayıp bağışlamayacaklarını öğrenmek için onlara ulaştık ve kabul ettiler.

Sivil Toplum Kuruluşları için Adım Adım Çıkarımlar:

• Güvenilir ve destekçilerinizin nasıl kullanılacağını bilebileceği bir platform arayın.
• Kullanıcı deneyiminin nasıl olduğunu görmek ve kendi kurulumunuzu nasıl iyileştirebileceğiniz konusunda fikir edinmek için diğer sanal etkinliklere katılın.
• Kitlenizi meşgul etmek için sohbet, Soru-Cevap, tepkiler ve anketler gibi özelliklerle etkileşime öncelik veren bir platform arayın.
• İzleyici üyelerini meşgul etmek ve sohbeti sürdürmek için ek yazılımlar (Slack gibi) kullanın.
• Mevcut ortaklıklarınızdan mümkün olan her şekilde yararlanın.
• Herkesin doğru kuruluma sahip olduğundan ve teknolojinin çalıştığından emin olmak için ekibinizle ve harici hoparlörlerle bir deneme yapın.

Ders 9: Ekipman, kurulum ve üretim çok önemlidir.

Katılımcılarımızın en sık sorduğu sorulardan biri, “Sunucularınız nasıl bu kadar güzel görünüyor ve kulağa hoş geliyor? Hangi ekipmanı kullanıyorsunuz?” Ve kısa cevap, kadromuzda yetenekli bir video yapımcısına sahip olduğumuz olsa da, derinlemesine araştırmaktan ve en iyi uygulamalarını hepinizle paylaşmaktan mutluluk duyuyor.

Classy'nin kurulumunu ve canlı etkinlik çekimine ilişkin en iyi uygulamaları paylaşmak için JP Angers tarafından hazırlanan ayrıntılı bir konuk gönderisini yayınlayacağız, ancak şimdilik videonuzun daha düşük bir bütçeyle bile yüksek kaliteli görünmesini sağlamak için en önemli öğeleri paylaşıyor. .

JP: Göz önünde bulundurmanız gereken birkaç önemli alan var.

1.) Ses Kalitesi

Ses kalitesi her zaman bir numaralı önceliğiniz olmalıdır. İnsanlar ortalamanın altında görüntü kalitesini affedebilir, ancak sunumunuzu yapan veya bozan şey sestir. Anahtar, mikrofonu ve ses hoparlörlerini birbirinden uzaklaştırmak, böylece birbirlerini geçmemeleri ve duyulmayan cümleler oluşturmalarıdır.

En iyi çözüm, mikrofonlu kulaklık kullanmaktır. Konferansta konuşan herkese kablolu Apple Earbuds gönderdik. Harika bir mikrofonları var ve neredeyse her cihazla uyumlular.

2.) İyi Aydınlatma

Ayrıca insanların web kameralarına (ekranın üst kısmına) takabilecekleri uygun fiyatlı USB halka ışıkları da gönderdik. Ortam ışığına uyması için üç farklı renk seçeneğine sahip bir halka ışık elde etmek önemlidir (sırasıyla sıcak beyaz, orta beyaz ve gün ışığı beyaz ışığıyla eşleşmek üzere yaklaşık olarak 3200k, 4000k, 5500k).

3.) Çerçeveleme

Son teknik yön, uygun çerçevelemedir. İnsanların web kamerasına yukarıdan baktığı bir masa yerine web kameranızı daima göz hizasında tutun. Kimse bir çene festivali görmekten hoşlanmaz! İyi bir kural, gözlerinizi ekranın yaklaşık üçte ikisine yerleştirmektir.

Bu etkinlik için ofis kurulumumuz, web seminerleri ve şirket içi videolarımız hakkında daha fazla bilgi edinmek için bloga geri dönün ve kendi yüksek kaliteli video stüdyonuzu nasıl kuracağınızı ayrıntılı olarak açıklayacağım.

Bonus Soru-Cevap

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.