Sigorta sözleşmeleri: uyumlu dijitalleştirme için bilmeniz gereken her şey

2022'de Insurtech fenomeni, 2021'e göre %230 artışla 200 milyon yatırım gördü ve bu yılın sonunda 500 milyona ulaşacağı tahmin ediliyor. Pazar sürekli hareket halindedir ve yenilik ve Ar-Ge projeleri giderek daha fazla teşvik edilmektedir. Sigorta sektörü, adını sık sık duyacağımız bir dünya olan "Geleceğin Sigortası"nın ana hatlarını çizerek bu pazar eğilimine yanıt vermede uzun süredir aktiftir.

İtalya'yı geride kalmamak veya boğulmamak için yatırım ihtiyacının hala farkında olmayan bir ülke olarak gören Insurtech Investment Index'e göre, İtalyan pazarı sigorta sektörünün dijitalleşmesi alanında hala erken görünüyor. mevcut senaryodaki rekabet tarafından.

Düşük seviyede dijitalleşme ile birleşen sigorta piyasasına düşük penetrasyon, İtalya'yı kesinlikle büyük meblağlarda yatırım yapan ve ardından uzun vadede daha fazla kar elde eden yabancı oyuncular için çekici bir pazar haline getiriyor.

İnovasyondan bahsederken , son kullanıcının 360 derecelik bir dijital deneyim yaşamasını beklediği için artık tüm sektörleri saran dijitalleşme konusu göz ardı edilemez. Bu aynı zamanda Insurtech sektörü için de geçerli ve bu sektörün yasal olarak geçerli dijital sözleşmeler üretme ihtiyacıyla nasıl yüzleştiğini adım adım göreceğiz .

Insurtech devrimini hangi olaylar tetikledi?

Bankacılıkta olduğu gibi, sigorta sektörünün dijitalleşmesine giden yol, başlangıçta bürokratik sorunlar nedeniyle geride kaldı ve bu da yavaş ve engelleyici sonuçlara yol açtı. Ancak, endüstri oyuncuları tarafından kaçırılan kayda değer yeni bir fırsat olan yeni insurtech trendinin bir sonucu olarak işler değişti.

Burada, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörler tarafından tetiklenen gerçek bir devrimden bahsediyoruz:

1. Dijital Dönüşüm , tüm sektörleri geniş ve derin bir şekilde etkiledi ve sigorta sektörü de bir istisna değil; aslında bu değişimler sektör için çok önemli;
2. Yeni oyuncuların ortaya çıkması ve benzeri görülmemiş kullanıcı seçenekleriyle pazarın açılmasına yönelik kesin bir eğilimin tetiklediği artan rekabet . Kısacası, rekabet giderek daha karmaşık bir meydan okuma haline geliyor, ancak artık katı kalmayı ve artık modası geçmiş dinamiklere bağlı kalmayı göze alamayan şirketler için fırsatlarla dolu bir alandır.

Bu iki konu aslında insurtech alanında önemli bir tema olan sürekli yenilik sürecini güçlendirir ve teşvik eder.

Yeni pazar ihtiyaçlarını uygun şekilde karşılamak için kaydileştirme, belge ve sözleşme imzalama süreçlerindeki adımları ve referans ve araştırma amaçları da dahil olmak üzere iş kayıtlarının elektronik olarak saklanmasını optimize etmek bir önceliktir.

Sektör, dijital imzalar gibi araçlar da dahil olmak üzere yasal değeri olan anlaşmaları ve sözleşmeleri imzalarken aynı zamanda yasal gereklilikleri karşılayabilmek için belgeleri kaydileştirebilmeli ve iş akışı yönetimini otomatikleştirebilmelidir.

Belge kaydileştirme

Günümüzde arşivler artık sadece kağıt belgelerden oluşmuyor ve bunun nedeni de çok basit: dijital belgenin fiziksel muadiline göre çok büyük avantajları var. Bu avantajlar:

• Ekonomik : kağıt belgelerin üretimi ve saklanması ile ilgili;
• Zamansal : zaman ve verimlilik açısından; kağıt yığınları arasında elle arama yapmanın karmaşıklığı ile iyi dizinlenmiş bir dijital belgede anahtar sözcük araması yapmanın basitliğini düşünün;
• Doğruluk : iyi yapılandırılmış ve mümkün olduğunda otomatikleştirilmiş standart süreçler yoluyla dijitalleştirilmiş yönetim, artan güvenlikle sonuçlanan hatalarda önemli bir azalma sağlar.

Evrakların kaydileştirilmesi ve süreçlerin dijitalleştirilmesi sayesinde müşteri ilişkilerinin yönetimi tamamen değişiyor . Bir şirket, dijital belgelerden veri çıkararak müşterilerini gerçekten "tanıma", onları homojen özelliklere dayalı olarak giderek daha spesifik kümelere ayırma ve kişiselleştirmeye kadar giderek daha özel bir diyalog yürütme becerisine sahip olur .

Elektronik belgenin kağıt belgeye göre önemli avantajları olduğu doğru olmakla birlikte , tam geçerliliğini sağlamak için belirli önlemlerin alınması ve kesin gerekliliklerin karşılanması gerektiği de doğrudur. Sigortacılık sektörü ile ilgili belgeler ve sözleşmelerden bahsederken, Dijital Yönetim Kodu ve AgID Yönergeleri gibi genel olarak tüm BT belgelerini düzenleyen kuralları değil, aynı zamanda doğru kullanımına da dikkat etmemiz gerekir. elektronik imzalar ve IVASS düzenlemesi gibi endüstri düzenlemelerinin herhangi bir hükmü.

Dahası, birazdan göreceğimiz gibi, iki olası senaryo arasında ayrım yapmalıyız:

• Belgelerin kaydileştirilmesi , yani el yazısı imzalarla yerel kağıt sözleşmelerin taranması;
• Doğal olarak dijital olan ve elektronik veya dijital imzalarla imzalanmış belgeleri kullanarak süreçlerin dijitalleştirilmesi .

Analog yönetimden dijital yönetime geçişte, birazdan göreceğimiz gibi, her biri uygun değerlendirmeleri hak eden her iki durumla karşı karşıya kalma olasılığı yüksektir.

Dijital imza: Insurtech devrimine hizmet edecek bir araç

Daha önce bildirdiğimiz gibi, yeni insurtech trendini desteklemek için pazarın ihtiyaçlarını karşılayan birkaç araç var.

Dijital imza , örneğin, yetkili bir Belgelendirme Kuruluşu tarafından düzenlenen özel bir nitelikli elektronik imza türüdür ve kamu idaresi ile yazılı sözleşmelerin imzalanmasında (örneğin, ihale sözleşmelerinde) ve ayrıca özel kişiler arasında ( işletmeler ve profesyoneller), iş görüşmelerinin sonunda yasal olarak geçerli dijital sözleşmelere sahip olmanın (ve imzalı basılı kopyaların değiş tokuşundan kaçınmanın) tercih edildiği durumlarda. Dijital imza veya FEQ ile imzalamak, sözleşmenin kendisinin kanıtlayıcı değeriyle ilgili olarak en yüksek düzeyde güvenlik sağlar. Sayısal imza ve gelişmiş elektronik imza, aslında CAD'nin 20. maddesine göre, bilgisayar belgesini Medeni Kanun'un 2702. maddesindeki yazılı şekil şartlarını karşılamaya uygun hale getirmektedir. Ayrıca, CAD'in 21. Maddesi, geçersizlik cezası kapsamında dijital imza veya nitelikli elektronik imzanın gerekli olduğu sözleşme türlerini ve en az bir FEA veya dijital imza veya FEQ kullanılması gereken türleri belirtir. geçerlilikleri için.

Örneğin, bir sigorta poliçesi yapılırken imzalanan sözleşmeler ve belgeler bağlamında, her zaman gelişmiş bir elektronik imzanın kullanılmasını sağlamak gerekir.

Ayrıca, dijital olarak imzalanan sözleşmeye, kesin ve üçüncü kişilere karşı uygulanabilir bir zaman referansını imza ve sözleşme ile ilişkilendirmek için bir zaman damgası yapıştırmak yararlı olabilir. Alternatif olarak, dijital sigorta sözleşmelerinin konservatöre emanet edildiği anda saklama paketinin üzerine konulan zaman damgası da amaca katkıda bulunur.

Sigorta sözleşmelerinin dijital ortamda saklanması

Evrak muhafazası, her işte olduğu gibi sigortacılık sektöründeki şirketler için de sadece mevzuata uygunluk açısından değil, işe değer katmak açısından da önemli bir konudur. Dijital belgelerin kullanılması, belgelerin edinilmesinden başlayarak tüm belge yönetimi döngüsüne yardımcı olur.

Bu nedenle, sigorta belgelerinin ve sözleşmelerin bilgisayar ortamında üretilmiş olsalar bile , bütünlük ve değerlerinin korunması için mevzuata uygun olarak dijital ortamda saklanması gerekmektedir . Dijital koruma, CAD hükümlerine ve ilgili AgID Yönergelerine uygun olarak gerçekleştirilmelidir. En kolay ve en güvenli yol, kanunla belirlenen gerekliliklere uygun olarak uyumlu dijital korumayı sağlayabilen, uygun becerilere, politikalara ve altyapıya sahip, dışarıdan temin edilen bir konservatöre başvurmaktır.

Sigorta sözleşmelerini dijital ortamda saklarken alınması gereken özel önlemler var mı?

Söylediğimiz gibi, genel olarak, örneğin kullanılan formatlar ve meta verilerle ilgili olarak CAD ve AgID Yönergelerinin hükümlerine uyulmalıdır.

Koruma son tarihleri ​​söz konusu olduğunda, sözleşmelerin ve bu tür belgelerin konservatöre tevdi edilmesi için son tarihler ile bunların dijital korumada tutulmaları gereken minimum süre arasında ayrım yapmalıyız.

Sözleşmeler veya politikalar imzalandıktan sonra, bunlar da hemen dijital korumaya gönderilebilir. Aslında, koruma sürecini mümkün olan en kısa sürede başlatmanız ve sonuçlandırmanız önerilir. Dijital koruma sürecinin depolama paketleriyle ve dolayısıyla bunları oluşturan bilgisayarlı belgelerle, bir zaman damgasıyla ve dolayısıyla üçüncü taraflara karşı uygulanabilir bir referansla ilişkili olduğunu unutmayın.

Medeni hukuk amaçları için bir kez saklanan sözleşmeler, imzalandığı andan itibaren değil , sözleşmenin yasal etkilerinin sona erdiği andan itibaren en az 10 yıl saklanmalıdır .

Son olarak, sözleşmelerdeki kişisel verilerin türünün ve özel veya adli verilerin olası varlığının farkında olmalısınız (daha iyi GDPR olarak bilinen 679/2010 sayılı AB Yönetmeliğinin 9 ve 10. Maddeleri). Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin sorumluluk her zaman veri sorumlusuna, yani şirkete veya sigorta şirketine ait olduğundan, benimsenecek işleme ve güvenlik politikalarının belirlenmesi için uygun bir risk değerlendirmesi yapılması iyi bir uygulamadır. Ek olarak, bir değerlendirme, saklama zaman çizelgelerini belirli veri kategorilerinin saklanmasına ilişkin hükümlerle en iyi şekilde uzlaştırmak için de yararlı olabilir.

Kağıttan dijitale: analog bir sözleşme nasıl taranır

Bir sigorta sözleşmesinin dijital olarak doğabileceğini ve gelişmiş, nitelikli veya dijital elektronik imza çözümüyle imzalanabileceğini ve ardından mevzuata uygun olarak dijital korumaya tabi tutulabileceğini ve bu nedenle tamamen kağıtsız bir süreç olduğunu gördük.

Ancak , dijital depolamaya taşımak istediğimiz el yazısı imzalara sahip yerel olarak analog sözleşmelerle karşılaştığımızda ne olur ?

Bu durumda, tam olarak elle atılan imzalar gibi unsurlar nedeniyle, kağıt orijinalin kaydileştirilmesi ve imha sürecine büyük dikkat gösterilmelidir.

Her şeyden önce, analog belgelerin bilgisayar kopyalarının her halükarda CAD'in 22. Maddesi ve AgID Yönergeleri hükümlerine uygun olarak üretilmesi gerektiğini unutmayın. Özellikle, nüshaların kağıt orijinale uygunluğu, bir noter veya kamu görevlisi tarafından, her bir nüshanın ilgili orijinal ile doğrudan karşılaştırılmasıyla tasdik edilmelidir. Alternatif olarak, AgID Yönergelerinin Ek 3'ünde tanıtılan yeni araç olan süreç sertifikasyonu yoluyla usulüne uygun yapılandırılmış ve onaylanmış büyük bir tarama süreci kullanılabilir .

Ancak, el yazısı imzaların varlığında, kağıt atılmadan önce ek önlemler alınmalıdır. Aslında, imzanın orijinalliğine ilişkin bir ihtilaf olması durumunda, bir değerleme uzmanının incelemesini gerçekleştirebilmesi için orijinal kağıdı hazır bulundurması gerekecektir. Bu nedenle, orijinal belge, bir noter özellikle taranan belgedeki imzayı doğrulamak için özel olarak müdahale etmedikçe, tabii ki her zaman analog muadili imha edilmeden önce imha edilemez.

Kâğıt orijinallerin saklanması gerekse bile , analog orijinallerin kaydileştirilmesi, belgesel külliyatının birleşik ve dijital yönetimini destekleyerek erişim ve danışma işlemlerini kolaylaştırabilir.