Hesaplanan Gelir ve Yan Menfaatler: Ayrıntılı Bir Kılavuz

Çalışan tazminatının aslan payı bir maaş çeki şeklinde gelir, ancak hepsi değil. Şirketler genellikle şirket arabaları, hediye çekleri veya yerel spor salonlarının ücretsiz kullanımı gibi finansal olmayan yollarla işçileri cezbetmeye çalışacaklardır.

Bu avantajlara genellikle emsal gelir ve yan haklar denir. İşi daha çekici hale getiren, temel ücrete ek olarak ekstra güzellikler. İkisi arasında bilmeniz gereken bazı farklılıklar da vardır.

Bu yazıda, hem yan haklara hem de emsal gelire bir göz atacağız ve her birine neyin dahil olup neyin hariç tutulduğu hakkında konuşacağız. Ayrıca, tahakkuk eden gelirin nasıl hesaplanacağını göstereceğiz ve vergiye tabi olmayan yan haklara ilişkin bazı örnekler vereceğiz.

Tahmin Edilen Gelir Nedir?

Emsal geliri tanımlamak basittir: Çalışanların aldıkları, maaşlarının veya ücretlerinin bir parçası olmayan ancak yine de vergiye tabi gelir olan paradır. Çalışan, faydaları almak için doğrudan ödeme yapmaz – bunu şirket yapar – ancak yine de bu değeri IRS'ye beyan etmeleri gerekir.

Emsal Gelir Örnekleri

IRS'nin emsal gelir olarak kabul ettiği çok sayıda ücretlendirme kalemi örneği vardır. Bunlar şunları içerir:

• Değeri 50.000 ABD Dolarını aşan grup vadeli sağlık sigortası poliçesi
• Vergiden muaf ödeneği aşan herhangi bir işveren bakım parası
• Sağlık teşvikleri (spor salonu üyeliklerinin ödenmesi gibi)
• Şirket araçlarının kişisel kullanımı (sadece iş için kullanılanlar değil)
• Çalışan indirimleri
• Vergiden muaf çalışan ödeneğini aşan eğitim, geliştirme ve eğitim harcamaları
• İndirilemeyen yer değiştirme masrafları için geri ödemeler.

Tahmin Edilen Gelirden Neler Hariç Tutuluyor?

Bazı emsal faydalar, tahakkuk eden gelire dahil edilmez. Örneğin, bağımlı kişiler için sağlık sigortası, sağlık tasarruf hesapları ve 5.000 doların altındaki bağımlı bakım yardımının tümü vergiden muaftır. Grup vadeli hayat sigortası da yıllık 5.250$'ın altındaki eğitim yardımı gibi 50.000$'ın altında vergiden muaftır.

Yan Faydalar nelerdir?

Yan haklar, çalışanların normal maaşlarına ek olarak aldıkları faydalardır. Çalışanın tazminat paketinin bir parçası olarak işveren tarafından ödenen ikramiyeler, sigorta poliçeleri, mallar ve hizmetler şeklini alabilirler.

Yan haklar ile emsal gelir arasındaki fark anlamsaldır. Yan haklar, şirket arabası sahipliği veya ücretsiz spor salonu üyeliği gibi gerçek faydaların kendilerine atıfta bulunurken, emsal gelir, bu faydaların parasal değerini tanımlamak için kullanılan tekniğe atıfta bulunur.

Brüt vergilendirilebilir geliri hesaplamak için önemli olan ikincisidir, birincisi ise öncelikle işi alan kişiyi ilgilendirmektedir.

Yasal Olarak Gerekli Yan Haklar

Şirketlerin çalışanlarına sağlaması beklenen yan haklar, şirketin büyüklüğüne ve tam zamanlı çalışanlarının sayısına bağlıdır. Kurallar eyalete göre değişir, ancak neredeyse tüm firmaların işçi tazminatı, sağlık sigortası, işsizlik sigortası ve aile ve sağlık izni sağlaması gerekir.

Bu yan faydaları sağlamanız gerekip gerekmediğinden emin değilseniz, bir uzmana danışın veya eyaletinizdeki yasalara bakın. Bölgenizde belirli gereksinimler olması durumunda, hem yerel hem de eyalet düzeyindeki yasaları kontrol ettiğinizden emin olun.

tahakkuk ettirilen Gelir ve Vergiler

Çoğu durumda, işverenlerin bir çalışanın yan haklarını (vergiden muaf ödeneklere ek olarak) vergilendirilebilir brüt maaşlarına veya tazminatlarına eklemeleri gerekecektir. Emsal gelir, net gelire eklenmez, çünkü bu zaten vergilendirildiğini, ancak vergilendirilmediğini gösterir.

Bu nedenle işverenlerin vergi amaçları için bir W-2 formu doldurmaları gerekir. Bu, yan hakların tahakkuk eden gelir olarak hesaplandığını beyan eder. Emsal gelir genellikle Medicare ve Sosyal Güvenlik vergilerine tabidir, ancak federal gelir vergisi stopajına tabi değildir.

Hesaplanan Gelir Nasıl Hesaplanır

İşletmeler, çalışanlarına yan haklar sunduğunda, çalışanların tahmini gelirini hesaplamaları gerekir. Bunu yapmak için şirketler “adil piyasa değeri” kullanmalıdır. Bunu, çalışanlara sundukları faydalar için ne kadar ödediklerine bakarak yapabilirler.

IRS amaçları için, "adil piyasa değeri", istekli bir alıcının eşit değerdeki bir ürün için ödeyeceği miktarı ifade eder. Örneğin, çalışanlarınız için ayda 50 dolardan bir spor salonu üyeliği alırsanız, o zaman diğer halk üyeleri de ödeyeceğinden, gerçeğe uygun değer aynı olacaktır.

Sıkışırsanız, IRS, Fringe Benefits Guide'da adil piyasa değeri hakkında bilgi sağlar. Burada, vergi dairesinin çeşitli kalemlerin değerinin ne olduğunu düşündüğünü görebilirsiniz.

Bazı durumlarda, tüm çalışanlarınız için toplu hizmetler sipariş ederek üçüncü taraf satıcılarla daha düşük fiyatlar için pazarlık yapabilirsiniz. Örneğin, bireysel spor salonu üyeliği ayda 50 dolar olabilir, ancak yirmi nitelikli çalışanınız varsa, bu ayda 40 dolara düşebilir.

Yan geliri hesaplamak için aşağıdaki adımlara uyun:

De Minimis Fringe Avantajlarını Bulun ve Bunları Hariç Tutun

De minimis (minimum) yan faydaları bulmak ve ortadan kaldırmak çoğu marka için ilk adımdır. IRS'nin vergiye tabi olarak kabul etmediği, işyerinde ücretsiz kahveler gibi, çalışanların şirketinizden aldığı tüm küçük faydaları hariç tutmayı içerir.

Ek ödeme olarak belirli bir öğeyi eklemeniz gerekip gerekmediğini kontrol etmek için IRS Yayını 15-B'ye bakın. Brüt vergiye tabi ücrete dahil etmeniz gerekmeyen birçok öğeyi listeler.

Aşağıda, tahakkuk eden gelir üzerinde herhangi bir sonucu olmayan vergiye tabi olmayan yardımlara ilişkin bazı örnekler verilmiştir:

• 100 dolardan az değere sahip doğum günü veya tatil hediyeleri
• Sırt çantaları, şişeler, kalemler ve tişörtler gibi şirket ürünleri
• Şirket piknikleri gibi ücretsiz şirket yemekleri
• Özel günler için çiçek ve meyve sepetleri
• Şirket fotokopi makinelerinin kişisel nedenlerle kullanılması
• Spor etkinlikleri, konserler ve sanat sergileri için ara sıra biletler.

Çoğu durumda, kişisel kararınızı kullanabilirsiniz. IRS, Yayın 15-B'de bir öğeden bahsetmiyorsa ve değeri 100 dolardan azsa, tahmini gelir tahminlerinize dahil etmeniz gerekmeyebilir.

Çalışan Yan Faydalarının Değerini Hesaplayın

Çoğu şirket, yan faydaları işlerken Genel Değerleme Kuralını kullanır. Bu, temel ücrete ek olarak, çalışanın tazminat paketine eklenen her bir kaleme adil piyasa değeri atfeder.

Tüm adil piyasa değerlerine sahip olduğunuzda, bunları toplamanız yeterlidir. Bu size şirket genelindeki yan hakların toplam değerini verir.

İş Kullanım Yüzdelerini Hesaplayın

Bir sonraki adım, çalışanın kişisel kullanım için tükettiği yan hakların yüzde kaçının hesaplanmasıdır.

Diyelim ki, bir çalışana işini yapmak için firmanıza katıldığında bir dizüstü bilgisayar verdiniz. Ekipmanı yalnızca işte kullanıyorlarsa, masrafları tahmini gelirlerinden çıkarabilirsiniz. Çünkü çalışana herhangi bir özel kazanç sağlamıyor. Bununla birlikte, işçi dizüstü bilgisayar kullanımını iş ve boş zaman arasında eşit olarak bölerse, o zaman değerinin yalnızca yarısını onların tahmini gelirinden çıkarabilirsiniz. Geri kalanı vergilendirilmeli.

Harçlıkları ve Muafiyetleri Çıkarın

Yukarıda tartışıldığı gibi, bazı yan haklar belirli bir miktara kadar vergiden muaftır - bunun üzerindeki her şey vergilendirilir. Emsal gelir her kategori için vergi eşiğinden az ise, çalışan ek vergi ödemez. Daha fazla ise, sadece eşiğin üzerindeki fazlalık üzerinden vergi ödeyeceklerdir.

Örneğin, IRS şu anda şirketlerin eğitim harcamaları amacıyla çalışan başına 5.250 dolara kadar vergiden muaf olmalarına izin veriyor. Bu nedenle, bir çalışan eğitimle ilgili yan haklar olarak 7.000 ABD Doları alırsa, (vergi ödemeleri gereken) tahakkuk eden gelirleri 1.750 ABD Doları olacaktır.

Tüm Yan Faydaları Bordronuza Kaydedin

Brüt geliri elde etmek için, çalışanınızın vergi ödemesi gerekir, yan haklarını veya emsal gelirlerini maaşlarına eklersiniz. Örneğin, ayda 3.000 ABD doları maaş ve ayda 750 ABD doları ek net emsal gelir sağlayabilirsiniz.

Bu nedenle, çalışanın federal ve eyalet vergileri, Medicare ve Sosyal Güvenlik kesintileri için brüt geliri 3.750 $ olacaktır.

Çalışanların cepten ek ödeme vergilerini dosyalamak ve ödemek zorunda kalmamak için, pozitif bir denge oluşturmak için IRS'ye her ay maaşlarından bir miktar para göndermelisiniz. Ne kadar katkıda bulunacağınızı hesaplamak için, yan hakların vergilendirilebilir değerini vergi oranıyla çarpın ve bunu stopaj oranına bölün.

Hesaplanan Geliri Maaş Tasarruflarınıza Koyun

Bazı çalışanlar, maaş bordrosundaki tahakkuk eden gelir satırı girişini görmezden gelecek, ancak çoğu, yan haklar şeklinde ne kadar tazminat aldıklarını görmek isteyecektir.

Bu nedenle, tahakkuk eden gelirin tüm avantajlarını maaş bordronuza koymak iyi bir fikirdir. Böylece çalışanlar onlara ne verdiğinizi görebilir ve vergi stopajlarını daha kolay hesaplayabilir.

Sıkışırsanız, uzmanlar çalışan maaş bordrosu ve tahakkuk eden gelir hesaplamalarıyla ilgilenmek için yazılım kullanmanızı önerir. Geliştiriciler, çözümlerini IRS'nin en son kuralları ve yönergeleriyle düzenli olarak güncelleyerek, birçok sıkıcı muhasebe işlemini otomatikleştirmenize olanak tanır.

Seyahat ve Eğlence Gider Yönetimini Yan Faydalar İçin Kullanmalı mısınız?

Şirketler, yan haklara iki yoldan biriyle yaklaşabilir. Ya onlar için doğrudan işçiler adına ödeme yapabilirler ya da önce işçilere ödetebilir ve daha sonra geri ödeyebilirler.

Firmalar ikinci seçeneği tercih ederse (önce çalışanların ödemesini sağlamak), genellikle seyahat ve eğlence gider yönetimine (T & E) güvenirler. IRS'nin bakış açısına göre, çalışanların T & E geri ödemelerinden elde ettiği herhangi bir gelir, vergiye tabi ödeme ile tamamen aynıdır ve bu nedenle vergiye tabidir.

T & E'nin güzel yanı, faydanın değerini önceden ölçmesidir. Çalışan bunun için ödeme yaptığı anda, kalemin "gerçeğe uygun değeri" ortaya çıkar.

Örneğin, bir çalışan ayda 50 ABD Doları karşılığında bir spor salonuna katılarak bir şirketin avantajından yararlanırsa ve ardından işvereninden geri ödeme alırsa, firmanın gerçeğe uygun değeri hesaplaması gerekmez. Bunun yerine, aylık üyelik maliyetinin dolar miktarını çalışanın tahmini gelirine ekler.

T & E yaklaşımı, işverenler için başka avantajlar da sunar. Örneğin sistem, şirket politikasına uyumu kontrol etmenizi sağlar. Bir çalışan ödeneğinin üzerine çıkarsa, onun daha fazla faydaya erişmesini engelleyebilirsiniz.

T & E kapsamındaki birçok avantajı kapsamak isteyebilirsiniz. Bazıları vergiye tabidir, bazıları ise vergiye tabi değildir. Örneğin, 50 milin altındaki hareketli geri ödemeler vergiye tabidir, 50 milin üzerindekiler ise vergiye tabi değildir. Bir şirket arabasının bir iş gezisinde kişisel kullanımı vergiye tabi bir giderdir, ancak önceden tanımlanmış bir IRS sınırına kadar olan işe gidiş geliş faydaları vergiye tabi değildir.

Alt çizgi

Atfedilen gelir ve yan haklar, modern işgücü piyasasının önemli bir parçasıdır. Genellikle şirketlerin, çalışanlarına düzenli finansal ücretlendirme yoluyla mümkün olanın ötesinde zaman ve çaba için tazminat ödemelerine izin verirler.

Çalışanlar yan hakları da sever. Bu, kendilerini bir topluluğun parçası gibi hissetmelerini sağlar ve onlara sıkı çalışmalarının ödülü olarak ekstra bir şey verir. Bunlar dikkate alınmaya değerdir, ancak kendinizi veya çalışanlarınızı vergi sorununa sokmamak için IRS'nin bunları nasıl ele aldığını anlamanız gerekir.