Hibrit, Fiziksel veya Sanal: Etkinliğiniz Ne Olmalı?

Son birkaç yılda bir etkinliğe katıldıysanız, bir şeylerin değiştiğini hissettiniz. Etkinlikler süresiz olarak iptal edilmekten uzaktan kumandaya, hibrit ve uzaktan kumanda seçenekleriyle yüz yüze hale geldi. Beklentiler ve düzenlemelerin hız treni, özellikle olaylara bağlı olan işletmeler için çok fazla oldu.

2020'nin 4. çeyreğinde, B2B sergi iptal oranı %97,9 idi. Bir yıl içinde, 2021'in 4. çeyreğinde, iptal oranı %12,5'e düştü. Yani herkes sanal bir dünyaya adapte olurken, bu önemli düşüş, insanların yeniden canlı etkinliklere hazır olduğunu ve “yeni normale” uyum sağladığını gösteriyor.

İnsanlar artan benzin fiyatlarına ve uçak biletlerine rağmen canlı etkinlikler için seyahate yatırım yapıyor. Bağlantı için bastırılmış bir talep var, ancak standartlar ve beklentiler eskisinden farklı. Son iki yıl, katılımcıların olayları nasıl gördüğünü değiştirdi ve etkinlik pazarlaması için yatırım getirisi standartları her zamankinden daha yüksek.

Zen Media'da müşterilerimiz için birçok etkinlik pazarlaması yapıyoruz. İster bir ticaret fuarına katılsınlar ve bu deneyimden tam olarak nasıl yararlanacaklarını bilmeye ihtiyaçları olsun, ister kendi etkinliklerine ilk kez ev sahipliği yapıyor olsunlar, süreç boyunca onlara rehberlik ettik. Aslında, başkanımız Stephanie Chavez, dünyanın en iyi etkinlik pazarlamacıları arasında %1'lik bir kesimden biridir!

Ama çıta artık daha yüksek. İnsanlar zamanlarına karşı daha koruyucudurlar; bağlantı ve yeni deneyimler isterler - sadece bunun yanılsaması değil. Esneklik ve eğlence istiyorlar.

Peki işletmeler ne tür bir etkinlik planlayacaklarına nasıl karar verebilir? Ve yeni tüketici beklentilerini nasıl karşılayabilir (ve aşabilirler)? Aşağıdaki kriterlere göz atın ve karma, sanal veya yüz yüze bir etkinlikten en çok fayda sağlayıp sağlamayacağınızı görün!

Bir karma etkinliğe ihtiyacınız varsa…

Erişiminizi ve esnekliğinizi artırmak istiyorsunuz.

Karma bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, markalara hem fiziksel hem de sanal olarak katılımcıları ağırlamak için en üst düzeyde erişim ve esneklik sağlar. Yüz yüze bir etkinliğin her zaman kaç kişinin katılabileceği konusunda bir üst sınırı olacaktır. Ancak sanal katılımcıları davet etmek, sınırın gökyüzü olduğu anlamına gelir.

Karma bir etkinliğe ev sahipliği yapmak aynı zamanda markanızın ve içeriğinizin erişilebilirliğini artırmak anlamına gelir. İçeriğiniz ne kadar erişilebilir olursa, hedef kitleniz o kadar çeşitli olabilir. Ve LinkedIn'in üyelerinin %40'ının her dört yılda bir iş unvanını, kıdemini ve sektörünü değiştirmesiyle, markaların niş pazarlarının ötesine geçmesi zorunludur. Bitişik bir alanda, sektörünüzle ilgilenen biri, fiziksel bir etkinliğe gitmek için para ve zaman ayıramayabilir, ancak öğle tatilinde sanal oturumlara katılabilir veya kayıtlı oturumların tekrarlarını dinleyebilir.

Karma bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, büyük bir potansiyel erişim anlamına gelir. Ama Ben Amca'nın dediği gibi, "Büyük erişim, büyük sorumluluk getirir." (Ya da böyle bir şey.)

Hem yüz yüze hem de sanal katılımcılar için eksiksiz bir deneyim sunabilirsiniz.

Forrester, dünya genelinde 200'den fazla pazarlamacının katıldığı bir ankette, katılımcıların %58'inin "tüm amiral gemisi B2B pazarlama etkinliklerinin iki yıl içinde hibrit olacağı" konusunda hemfikir olduğunu buldu. Ancak hibritin yalnızca yüz yüze etkinliğinizi canlı yayınlamak anlamına gelmediğini hatırlamak önemlidir. Gerçek bir karma etkinlik, hem yüz yüze hem de sanal katılımcılar için eksiksiz bir deneyim sunar ve hatta teknoloji kullanımı açısından bir miktar geçiş sağlar. Yüz yüze katılımcılar, sanal katılımcılarla ağ kurma fırsatına bile sahip olabilir ve kullanılan teknoloji, etkinliğe nasıl katılırlarsa katılsınlar, izleyicileriniz için kapsayıcı olacaktır. Karma etkinlikler, yüz yüze ve sanal izleyiciler arasında sorunsuz entegrasyon gerektirir.

Ne yazık ki, pek çok karma etkinlikte durum böyle değil, sanal katılımcıların %39'u kendilerini dahil hissetmediklerini söylüyor. Ancak, tüm katılımcılar için tüm etkinlik deneyimini sağlamaya kararlıysanız ve bunu yapmanın yaratıcı yollarına sahipseniz, karma bir etkinlik mükemmel bir seçenektir.

Etkinlik öncesi ve sonrası değeri artırmak istiyorsunuz.

Etkinlik pazarlamanızı etkinlik öncesi, sırası ve sonrası açısından düşünün. Herkes etkinliği mükemmelleştirmeye takılıp kalsa da, etkinlik öncesi ve sonrası pazarlama için yaptığınız şey bazen gerçek etkinlikten daha ağır basabilir. Aslında, B2B'lerin %86'sı, etkinlik tarihinden yedi ay sonrasına kadar hibrit etkinliklerinin olumlu bir YG'sini görüyor. Etkinlikten önce düşünceli bir şekilde vızıltı oluşturmak ve ardından anlamlı konuşmaları takip etmek için etkinlik sonrası pazarlamayı kullanmak - liderler, endüstri meslektaşları ve medya ile - şirketinizin genel başarısında büyük bir fark yaratabilir.

Fiziksel bir olaya ihtiyacınız varsa…

Karmaşık bilgiler aktarıyorsunuz.

Elbette, sanal bir ortamda karmaşık bilgiler hakkında zorlayıcı mesajlar iletmek mümkündür. Ancak konu hedef kitlenizle gerçekten bağlantı kurmak ve onların ilgi alanlarını ve ihtiyaçlarını anlamak söz konusu olduğunda, hiçbir şey yüz yüze iletişimin yerini tutamaz. Bir konferansa ev sahipliği yapıyorsanız ve en son ve en büyük araştırmanız hakkında sunum yapıyorsanız, dinamik, etkileşimli bir sunuma sahip olmak, tartışmanızı kuşkusuz bir ekrandan daha iyi aktaracaktır.

Bu nedenle, kitlenizin aktif olarak katılımını istiyorsanız, söylediklerinizin karmaşıklığını tam olarak anlamak istiyorsanız, canlı bir etkinlik - ve hatta belki daha küçük bir kalabalık - en iyi seçeneğinizdir.

Bağlantılar kurmaya odaklanmak istiyorsunuz.

Forrester, ankete katılanların %67'sinin sanal bir ortamda ağ oluşturma fırsatlarını başarılı bir şekilde sunma konusunda zorlandığını hissetti. Sanal etkinlik pazarlama teknolojisi sohbet kutuları, anketler, canlı Soru-Cevaplar ve daha fazlasını içerirken, katılımcı ağları alanında hala iyileştirme için geniş bir alan var. Dolayısıyla, etkinliğiniz için birincil hedef, zengin ağ oluşturma fırsatları ve işbirliği ve keşif için alan yaratmaksa, fiziksel bir etkinlik en iyi seçeneğinizdir.

Planlamaya ayıracak zamanınız var.

Fiziksel bir etkinliği planlamak büyük bir girişimdir. Konferanslar, atölyeler, ürün lansmanları ve ağ oluşturma etkinlikleri gibi başarılı büyük canlı etkinlikleri elde etmek için yüzlerce insan, binlerce saat ve hatta daha fazla dolar gerekebilir. Ancak hedeflerinizi gerçekleştiren, hedef kitlenizin ilgisini çeken ve sektörünüzü ilerleten bir etkinliğe ev sahipliği yapacak ekibiniz, zamanınız ve kaynaklarınız varsa, sahne sizindir!

Sanal bir etkinliğe ihtiyacınız varsa…

Daha kısa içerik sunuyorsunuz.

Sanal etkinlik yorgunluğu gerçektir ve sanal etkinlik organizatörlerinin %45'i yorgunlukla mücadele etmek için çok günlü daha kısa etkinlikleri tercih etmiştir. Ek olarak, sanal izleyiciler daha kısa, daha fazla talk-show-vari içeriği takdir ediyor. Ortalama bir sanal katılımcı, 20 dakikadan uzun bir sanal oturumun yalnızca %68'ini izliyor. Bu nedenle, içeriğiniz ne kadar kısa olursa (20 dakikaya kadar), etkinliğinizin tamamı için muhtemelen o kadar fazla etkileşime sahip olursunuz.

Dijital içerik olarak, bazen en yeni Netflix oyunlarıyla veya kaçırmak istemedikleri spor oyunlarıyla rekabet ediyorsunuz. İçeriğinizi ilgi çekici olacak kadar uzun, ancak dikkatlerini çekecek kadar kısa yapın.

Sınırlı bir bütçeniz var ve/veya zamanınız kısıtlı.

Fiziksel olaylar ağır bir fiyat etiketi ile gelebilir. Hibrit olaylar bunu biraz azaltabilirken, sanal olaylar şüphesiz en ucuz seçenektir. Elbette planlama ve tanıtımla ilgili maliyetleriniz olacak: bir etkinlik pazarlamacısı ve planlayıcısı işe almak - eğer iç ekibinizde yoksa - sanal bir barındırma platformu seçmek, programı geliştirmek ve yönetmek, konuşmacıları koordine etmek ve daha fazla. Ancak karma veya fiziksel bir etkinliğe ev sahipliği yaptıysanız, tüm bu maliyetlere ve ardından bazılarına sahip olursunuz.

Sanal etkinliklerin planlanması, tanıtılması ve yürütülmesi karma veya fiziksel etkinliklere göre daha az zaman alır. Etkinlik pazarlamacıları, küçük sanal etkinliklerde etkinliği başarılı bir şekilde tanıtmak için yalnızca üç ila altı haftaya ihtiyaç duyduklarını bildirdi.

Ve daha ucuz ve daha hızlı, "daha az" anlamına gelmez. Büyük markalar hala tamamen sanal etkinlikler kullanıyor ve sanal etkinlikler daha büyük şeyler için bir sıçrama tahtası olabilir ve yıl boyunca diğer şirket etkinliklerini destekleyebilir. Markalar, sanal bir etkinliğin değerini asla gerçekten aşamaz.

Bir topluluk oluşturmak istiyorsunuz.

Küçük bütçeli veya sektöre yeni giren işletmeler için en iyi ağ oluşturma fırsatları, düşük maliyetli, yüksek değerli etkinliklerdir. Sanal etkinlik katılımcılarının, yüz yüze sağlanan bağlantı kurma ve ağ oluşturma fırsatlarını aradıkları, ancak bunları farklı bir şekilde istedikleri kanıtlanmıştır. Daha küçük etkinliklere ev sahipliği yaparak sektörünüzde bir topluluk oluşturmaya başlayabilirsiniz - belki de katılım ücretsiz veya ilk başta davetiye yoluyla. Birlikte büyüyen tamamlayıcı işletmeler ağı güçlü olabilir.

Ne tür bir etkinlik planlıyor olursanız olun, hedef kitlenizi çabalarınızın merkezinde tutmak çok önemlidir. Bu yıl ne tür etkinliklere ev sahipliği yaptığınızı veya katıldığınızı sosyal medyadan bize bildirin! Ve etkinlik pazarlamanızı bir adım öteye taşıyacak birini mi arıyorsunuz? Ulaşın.