Etkinlik Yönetimi ile İş Başarısını Nasıl Sağlarsınız?

Etkinlikler, markanızı oluşturmanın, yeni müşteriler çekmenin ve mevcut müşterilerle etkileşim kurmanın harika bir yoludur. İşletmeniz için gelir elde etmenin mükemmel bir yolu da olabilirler. Ancak, etkinliğinizi önceden düzgün bir şekilde planlamazsanız, zaman ve para kaybıyla sonuçlanabilir. Bunun olmamasını sağlamak için olay yönetimi başarısı için şu ipuçlarını izleyin:

İlgili Yazı: Bir Etkinlik Yönetimi İşine Nasıl Başlanır

Hedef Kitlenizi Anlayın

Bir etkinlik planlamanın ilk adımı, hedef kitlenizi anlamaktır. Etkinliğinize katılan insanlar kimler? Bundan ne elde etmek istiyorlar ve bu onların hedeflerine ulaşmalarına nasıl yardımcı olacak? Bu soruları sormak, iş hedeflerinize en uygun etkinlik türüne karar vermenize yardımcı olacaktır.

Örneğin, şirketinizin gelecek yıl gelirini %25 artırmak istediğini varsayalım; Bu hedefe ulaşmanın bir yolu, endüstride ürünlerin daha etkin bir şekilde nasıl pazarlanacağına dair bir dizi seminer düzenlemektir. Hedef kitleniz, sizinkine benzer ürünler satan diğer işletmeler veya küçük işletmeler için pazarlama stratejileri hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen kişiler olabilir. Bu durumda, her iki katılımcı türü için de (bireylere karşı işletmeler) ama özellikle işletmeleri temsil edenler için mantıklı olacaktır çünkü şirketlerinin satış rakamlarını artırmaya çalışırken muhtemelen benzer zorluklarla karşılaşıyorlar ve bu nedenle yeni teknikler öğrenmekten büyük fayda sağlayabilirler. 2023 boyunca her ay şehrin belirli yerlerinde düzenlenen bu çalıştaylar/seminerler sırasında!

Doğru Mekanı Seçin

Bir mekan seçerken, ev sahipliği yapacağınız etkinliğin türünü göz önünde bulundurun. Örneğin, yıllık bir konferans veya çalıştay ise, tüm katılımcıları rahatça barındıracak kadar büyük bir alan bulun. Etkinliğinizin ölçeği daha küçükse ve yalnızca bir bölgedeki müşterileri içeriyorsa, sunumlara ve ağ oluşturma fırsatlarına erişmeye devam ederken kendilerini tatildeymiş gibi hissetmeleri için tüm bir oteli veya tesisi kiralamayı düşünün.

Seçtiğiniz mekanda aynı anda gerçekleşen birden fazla etkinlik varsa (örneğin: düğünler), birbirinin alanlarına çok fazla binmeden her iki tarafın da ihtiyaçları için yeterli alan olduğundan emin olun; bu, ilgili her iki taraf için kurulum sırasında kafa karışıklığının önlenmesine yardımcı olur!

Ayrıca Okuyun: Kamu Sigortası Eksperlerinin İşletmenize Yardımcı Olabilmesinin 8 Nedeni

Etkinliğin İyi Markalanmış ve Pazarlanmış Olduğundan Emin Olun

Etkinlik yöneticisi olarak şirketinizin markasının etkinliğinizde görünür olmasını sağlamaktan sorumlu olacaksınız. Bu, şunlardan emin olmanız gerektiği anlamına gelir:

1. Logonuz net ve okunması kolay. İnsanlar bunu odanın diğer tarafından okuyamazsa, etkinliğe hangi şirketin sponsor olduğunu ve bunu neden önemsemeleri gerektiğini bilemezler.

2. Logonuz, birlikte iyi çalışan ve genel marka imajınıza uyan renkleri kullanır (aşağıya bakın).

3. Herhangi bir basılı malzemede veya tabelada kullanılan renkler, şirketiniz tarafından üretilen diğer basılı malzemelerle (varsa) uyumludur.

Ayrıca, insanların bu tür bir toplantının (bir spor müsabakası gibi) oraya vardıklarında nasıl görünmesini veya hissetmesini bekleyecekleri herhangi bir özel yol olup olmadığını da göz önünde bulundurmalısınız; eğer öyleyse, bu beklentiler sadece “Bu Bizim Etkinliğimiz!”

Etkileyici Bir Konuşmacı Dizilimi Oluşturun

Konuşmacı seçimi söz konusu olduğunda, birçok seçeneğiniz var. Sektörünüzden yapmaya çalıştığınız işin tüm ayrıntılarını bilen birini seçebilir veya konuyla ilgili kitaplar yazmış bir uzmana gidebilirsiniz.

Konuşmacınız aynı zamanda eğlenceli ve ilgi çekici olmalıdır; dinleyiciler kendilerine sürekli ders veriliyormuş gibi hissederlerse dinlemek istemeyeceklerdir! Alanınızda tanınmış bazı şahsiyetleri (ünlüler gibi) davet etmeyi düşünebilirsiniz, çünkü bu insanlar çevrimiçi veya televizyon programlarındaki popülerlikleri nedeniyle kalabalığı çekme eğilimindedir.

Etkinliğiniz İçin Heyecan Yaratın

Etkinliğiniz için heyecan yaratmak önemlidir. Bunu yapmazsanız, insanlar bundan haberdar olmaz ve katılmazlar. Bunu yapmanın birçok yolu vardır:

1. Etkinliği tanıtmak için sosyal medyayı ve e-posta pazarlama kampanyalarını kullanın.

2. Yerel gazeteler ve dergiler, ticari yayınlar, endüstri blogları, hatta Forbes gibi ulusal yayınlar gibi hedef kitlenize ulaşan haber kaynaklarında veya dergilerde yer almak için PR'ı (halkla ilişkiler) kullanın! Bu, insanların konferans veya çalıştaya kaydolabilecekleri web sitenize trafik çekmenize yardımcı olabilir.

3. Etkinliğin gerçekleştiği yere yakın olmaları nedeniyle katılmak isteyebilecek katılımcıların olacağı belirli coğrafi bölgelerden daha fazla hedeflenmiş trafik istiyorsanız, Facebook veya Google AdWords reklamları için ödeme yapın (ör. Silikon Vadisi'nde yaşayan çok sayıda BT uzmanı varsa, o zaman bir BT şirketinin yıllık konferansını burada düzenlemesi mantıklı olacaktır).

Etkinlik Günü Stresi Azaltmak için Lojistik Detayları Önceden Planlayın

Önceden planlamak, etkinliğinizin sorunsuz ve aksamadan ilerlemesini sağlamanın en iyi yoludur. Bu, beklenmedik bir hava değişikliği veya ekipman arızası gibi ortaya çıkabilecek herhangi bir sorun için acil durum planlarının yürürlükte olması anlamına gelir. Beklenmedik lojistik ayrıntıları da nasıl ele alacağınızı planlamak da önemlidir - örneğin, mekanınız öngörülemeyen bir durum nedeniyle (yangın gibi) aniden kullanılamaz hale gelirse.

1. Acil durumlar için yedek mekanları hazır bulundurun

2. Gerekirse kısa sürede devreye girebilecek yedek hoparlörleri hazır bulundurun.

3. Mekanınız müsait değilse (veya değiştirmeniz gerekiyorsa) bir acil durum planınız olsun.

Etkinlik Yönetimi Platformunu Kullanın

Eventtia gibi etkinlik yönetimi platformları, tüm etkinlik ayrıntılarınızı tek bir yerde tutmanın harika bir yoludur. Mekandan konuşmacılara ve sponsorlara kadar etkinliğin tüm yönlerini yönetmenize yardımcı olur. Ayrıca LCV'leri, bütçeleri ve diğer önemli ayrıntıları takip etmenize yardımcı olur.

Etkinlik yönetimi platformu, konferans veya seminerinize katılma konusunda bilinçli bir karar verme yolculuğunun her adımında herkesin neler olup bittiğini bilmesi için konuk listenizden konuşmacı biyografilerine kadar her şeyi düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Ayrıca Okuyun: 2023 Çevrimiçi Ödeme Görünümü

Bir Etkinliğin İşiniz Üzerinde Büyük Etkisi Olabilir, Ancak Etkinliği Düzgün Planlamak Önemlidir

Bir etkinliği planlamanın ilk adımı, ne elde edeceğini belirlemektir. Etkinlikler çeşitli amaçlar için kullanılabilir, ancak bazı ortak hedefler şunlardır:

1. Markanızı oluşturun ve şirketinizin veya ürününüzün bilinirliğini artırın

2. Müşteri adayları oluşturun ve satışları artırın

3. Potansiyel müşterileri işletmeniz veya sektörünüz hakkında eğitin ve bilgilendirin, onlara başka türlü erişemeyecekleri (veya doğrudan size sormaktan çekinmeyecekleri) değerli bilgiler sağlayın.

4. Mevcut müşterilere yüz yüze bağlantı kurma (ve hatta belki yeni bağlantılar kurma) fırsatı vererek onlarla ilişkiler kurun.

Çözüm

Bu makalenin, işletmenizdeki etkinlikleri nasıl planlayacağınız ve yöneteceğiniz konusunda size daha iyi bir anlayış kazandırdığını umuyoruz. Sonuçlarınız üzerinde yaratabilecekleri etkiyi ve ayrıca başarılarını nasıl garanti altına alacağınızı anlamanız önemlidir. Etkinlikler pahalı olabilir, ancak doğru yapılırsa buna değer!