7 Adımda Kendiniz Bordro Nasıl Yapılır?

Bordro, bir işletmeyi yönetmenin en heyecan verici kısmı değildir. Ve bu tür işleri dışarıdan temin etmek daha pratik olsa da, bordroyu kendi başınıza nasıl yapacağınızı bilmek size para kazandırır ve tüm çalışanlarınızın zamanında ödenmesini sağlar.

Bordro işleme, özellikle yasal yükümlülükleriniz nedeniyle karmaşık bir iştir. Ancak, doğru strateji ve bordro sistemleriyle, işinizi potansiyel yükümlülüklere ve/veya ceza ücretlerine maruz bırakma konusunda endişelenmenize gerek yok.

Bu kılavuz, bordronun ele alınmasıyla ilgili temel bilgiler sağlar, ancak işinizle ilgili belirli bilgiler için bordro hizmetlerinden yine de profesyonel yardıma ihtiyacınız olabilir.

Güçlü Bordro Sistemlerinin Önemi

Her işletme sahibi, iyi bir bordro sisteminin şirketlerini yönetmenin kritik bir yönü olduğunu bilir. Tabii ki, bu herkesin ödemesini zamanında almasını sağlamaktan daha fazlasıdır.

İyi bir bordro sistemi, şirket kültürünün önemli bir parçasını oluşturur ve nakit akışı ve üretkenlik dahil olmak üzere şirketin neredeyse her yönünü etkiler. İK'ya ek olarak, maaş bordrosu, başarılı bir işgücünü yönetmenin tartışmasız anahtarıdır.

Bordro, çalışanların katılımını ve ilerlemesini aynı anda geliştirirken kaynakların daha iyi kullanılmasını sağlamak için faydaları, tazminatı ve çeşitli avantajları kapsar. Bordro kayıtlarınız ayrıca eyalet ve ulusal düzenlemeleri karşılamanıza yardımcı olur.

Diğer bir deyişle, bordro sistemi, çalışan saatlerini, ücretlerini, kesintilerini ve ödemelerini takip etmek ve ilgili tüm belgeleri düzenli tutmak için kullanılır. Aşağıdaki bordro istatistikleri, iş hayatındaki önemini daha da vurgulamaktadır:

• Tüm çalışanların neredeyse yarısı, işverenlerinden gelen sadece iki bordro hatasından sonra yeni bir iş aramaya başlıyor.
• İşverenlerin %10 ila %30'u, çalışanları işyeri yasaları kapsamındaki korumalardan mahrum etmek için yanlış sınıflandırmaktadır.
• Amerikalı işçilerin %54'ünden fazlası bordro işlemleriyle ilgili sorunlar yaşadı.

Kısacası bordronun doğru şekilde işlenmesi hem çalışanlara hem de şirkete fayda sağlar. Ancak bordro dış kaynaklı olsa bile, çalışanlar ve işletme sahipleri arasındaki anlaşmazlıkların ana kaynaklarından biri olmaya devam ediyor. Bu nedenle, maaş bordrosunun manuel olarak kontrol altına alınması, tüm operasyon için faydalı olabilir.

Bordro İşlemenin Yedi Adımı

Bordro yazılımını düşünmeden önce, maaş bordrosunu manuel olarak nasıl işleyeceğinizi anlamanız önemlidir. Bu kesinlikle zor olsa da, süreç sadece yedi adımda basitleştirilebilir.

Aşağıdaki adımların her birini uygularsanız, bordro vergilerini anında beyan edebilirsiniz.

1. Adım: İşveren Kimlik Numaranızı Alın

Ödemeyi işlemeye başlamadan önce, işletmelerin Gelir İdaresi'ne vergi ödemesini ve diğer yasal gereklilikleri karşılamasını sağlamak için hükümet tarafından kullanılan bir işveren kimlik numarası veya EIN oluşturmanız gerekir. Bir EIN olmadan, çalışanlarınız için bordro ödemelerini işleme koyamazsınız.

EIN, işletmenizi tanımlamak ve her mali yıl için gönderilen tüm vergi dosyalarını kaydetmek için IRS tarafından kullanılır. Yeni işletmeler, IRS web sitesinde çevrimiçi bir başvuruyu tamamlayarak EIN'ye kaydolabilir. Bordroyu ilk kez manuel olarak işlemek istiyorsanız, EIN'nizin ne olduğunu bulmanız gerekir.

Ulusal bir EIN'ye ek olarak, bir eyalet EIN'sine de ihtiyacınız olabilir. Her ikisi de tüm işletmeler için ücretsizdir.

Adım 2: Tüm Çalışanların Bordro Formlarını Doldurmasını Sağlayın

Çalışanlara ödeme yapılmadan önce, işletmenize ilgili vergi bilgilerini sağlamaları gerekir. İşverenin tüm verilerin doğruluğunu kontrol etmesi önemlidir. Bilgiler, her çalışan için çalışma durumunu, kesintileri ve istihdam ve mali paketleriyle ilgili diğer ayrıntıları kapsamalıdır.

Çalışanlar, dosyalama durumlarının ayrıntılarını içeren ve kişisel ödenekleri ve diğer vergi ayrıntılarını takip eden bir W-4 formu doldurmalıdır. Ayrıca kimliklerini ve istihdama uygunluklarını doğrulamak için bir I-9 formu doldurmaları gerekecek. Ek olarak, tüm yeni çalışanlar için yeni bir işe alım raporu dosyalanmalıdır.

Müteahhitler ve serbest çalışanların da 1099 bordro formunu doldurması gerekecek. Bunları doldurma sorumluluğu çoğu işçinin omuzlarında olsa da, şirketinizin bunları dağıtmaya, toplamaya ve göndermeye hazır olması gerekir. IRS, W-4, I-9 ve 1099 formları için gönderimleri işler.

Adım 3: Bordro Planınızı Seçin

Bordro sadece çalışanlarınızın zamanında ödeme almasını sağlamakla ilgili değildir. Yine de, çalışan ücretlerini ödemek buradaki temel hedeflerden biridir. Bu nedenle, net bir maaş bordrosu planı oluşturmak çok önemlidir.

Göz önünde bulundurulması gereken tipik olarak dört tür bordro planı vardır: haftalık ödemeler, iki haftada bir ödemeler, altı haftada bir ödemeler ve aylık ödemeler. Çoğu durumda, şirketler tüm departmanlardaki çalışanlar için aynı programı benimsemek isteyecektir. Başka bir şey değilse, kendi başınıza bordro yapmayı öğrenirken, bu seçenek hataları veya kaçırılan ödemeleri önlemeye yardımcı olur. Ayrıca tüm çalışanlara eşit davranıldığı bir kültür yaratır.

Çalışan ödeme tarihlerinizi seçtikten sonra, vergi ödemesi son tarihlerini ve vergi beyannamesi son tarihlerini de onaylamanız gerekir.

Adım 4: Ücret ve Kesintileri Hesaplayın

Bir çalışanın brüt ücretini manuel olarak hesaplamak oldukça basittir. Saatlik ücretini alır ve belirli bir süre içinde çalıştıkları saat sayısıyla çarparsınız. İşte en temel formül:

Saatlik ücret x çalışılan saat = o dönem için brüt ücret

Ancak, fazla mesai veya sosyal olmayan saatler için bir işçinin saatlik ücreti artırılırsa, denklemi iki kısma ayırmanız gerekebileceği unutulmamalıdır. Bu durumda, bir araya getirmeden önce, sözleşmeli saatler ve fazla mesai için brüt ücreti ayrı parçalar olarak hesaplamanız yeterlidir. Excel'de bordro üzerinde çalışıyorsanız, program sizin adınıza hesaplamaları tamamlayabilir.

Çalışanın ödeneklerinin (muafiyetler olarak da bilinir) ve kesintilerin hesaplanması bir diğer önemli faktördür. Ödenekler W-4 formu aracılığıyla tamamlanırken, kesintiler çalışanın 1040-EZ formunda görünmelidir. Meşru bordro kesintileri, bir çalışanın vergilerini etkin bir şekilde azaltmak için kazançlarına karşı talep edebileceği şeydir.

Bir işveren olarak, çalışanların bu adımı doğru bir şekilde tamamladıklarından emin olmanız gerekir. Ayrıca bordro işleme ve stopajın diğer unsurlarını da göz önünde bulundurmanız gerekebilir. Liste 401(k) katkı payı, eyalet ve federal vergiler, sağlık sigortası, Sosyal Güvenlik ve işçi tazminatı katkısını içerir.

Belki de en karmaşık sorun veya en azından en çok zaman alan sorun, kesintileri çarpma hızınızın her çalışanın kategorisine bağlı olması gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Bir kez daha, doğru bordro yazılımı sizin adınıza hesaplamaları yapacak - sadece doğru formülleri girmeniz yeterli.

Adım 5: Çalışanlara Ödeme Yapın

Dördüncü adımdaki tüm aşamaları tamamladığınızda, çalışanın net ücretini hesaplayabilirsiniz. Bu işlem bir bordro hesaplayıcısı ile otomatikleştirilebilir ve aşağıdaki formül kullanılarak belirlenir:

Brüt ücret - kesintiler = net ücret

Net ücret, çalışanın ödeme süresinin sonunda ödeme paketinde aldığı ücrettir. Çalışanın bireysel net ücretini hesapladıktan sonra, ödemeyi banka havaleleri, bordro kartları veya çekler dahil olmak üzere tercih ettikleri yöntemle işleyebilirsiniz.

Tüm çalışanlarınız için ödeme yaptığınız için bunu elle yapmak bir seçenek değildir. Bunun yerine, değerli zamanınızdan tasarruf etmenizi sağlayacak otomatik bir sistem kullanmalısınız. Ayrıca, tüm çalışanlar için zamanında ve doğru ödemeleri kolaylaştıran bordro yazılımında çalışan vergi kesintilerini ve stopajlarını saklayarak süreci hızlandırabilirsiniz.

Ödemeleri işlemeye ek olarak, stopaj yaptığınızı takip etmenize olanak tanıyan bir çalışan maaş bordrosu oluşturmak önemlidir. Stopajları takip etmek, sonraki adımlara geçerken hayatı çok daha kolaylaştıracak ve şirketiniz ve çalışanlarınız için daha kolay vergi planlamasını teşvik etmelidir.

6. Adım: Kayıtlarınızı Düzenleyin

Bilgilerin her zaman doğru olması kesinlikle çok önemlidir. Bordro kayıtlarını belgelediğinizde, veriler, çalışanlarla veya IRS ile anlaşmazlıklarla karşılaştığınızda kullanılabilir. Tüm ödemelere ve hesaplamalara net bir genel bakış, gerektiğinde kanıt sunmanızı ve hataları hızla düzeltmenizi sağlar.

Düzenli bordro vergilerinizi ödemek, net kayıtlarınız olduğunda da daha kolay hale gelir. İyi haber şu ki, iyi bir bordro çözümü, daha önce hesapladığınız brüt maaş, kesinti ve net maaş rakamlarını kullanarak kayıtları otomatikleştirecek. Bu nedenle, zor işlerin çoğu sizin için yapılır ve ekibinizin işi yürütmeye odaklanmasını sağlar.

7. Adım: Bordro Vergilerini Öde

Bordroyu idare eden herhangi bir işveren, tüm bordro vergilerinin derhal ödenmesini sağlamalıdır. Federal vergi formlarınızın üç ayda bir gönderilmesi gerekirken, yerel iadelerin eyalet düzenlemelerine uyması gerekir. Yıllık vergi beyannameleri ve W-2 formları da dikkate alınmalıdır.

Her çalışandan doğru miktarda stopaj yapmak hayati önem taşır. Bunu yapmak için, gelir vergilerini, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerini manuel olarak veya bazı çevrimiçi vergi yazılımı çözümleri aracılığıyla hesaba katmanız gerekir. Doğru miktarları alıkoyduysanız, sonraki bordro vergilerini karşılamak kolay olacaktır. Buna karşılık, çalışanlarınızla anlaşmazlıklardan, cezalardan ve sorunlardan kaçınacak ve her zaman daha sorunsuz operasyonlar sağlayacaksınız.

Bu arada, işinizin federal işsizlik vergilerini, eyalet işsizlik vergilerini, Eyalet İşsizlik Sigortası veya SUI'yi ve Federal Sigorta Katkı Yasası vergilerini de kapsaması gerekebilir. Bunlar doğrudan işçi maaşlarından düşülmez.

Manuel Bordro Seçenekleri: Excel ve Daha Fazlası

Manuel bordro işlemenin şirketiniz için doğru çözüm olduğunu onayladıktan sonra, atamayı tamamlamak için doğru sistemi veya yazılımı bulmak çok önemli olacaktır. Doğru çözüm, süreci daha hızlı ve çok daha az stresli hale getirmelidir. Ayrıca, erkenden doğru seçimi yapmak, sizi daha sonra yeni bir paket veya şablon arama zahmetinden kurtaracaktır.

Piyasada birçok seçenek var, ancak muhtemelen Excel'i seçmek en iyisidir. İşte bir yazılımla gitmeniz için birkaç neden:

• Meşruiyet endişesi yok
• Bunlardan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak birçok bilgi mevcuttur.
• IRS talepleri göz önünde bulundurularak inşa edilirler.
• Çalışanlar onları duymuş, bu da onlara güven veriyor.
• Uygun maliyetli çözümler sunun

Bordro için Excel'i Kullanma

Bordro için Excel kullanmanın en güzel yanlarından biri, Microsoft'un bordro şablonlarının ücretsiz olarak indirilmesi ve sizi sorunsuz bordro yönetimine yönlendirmesidir. Sütunları kişiselleştirmek ve şirketinizin bireysel gereksinimlerine uygun özellikler eklemek biraz zaman alabilir, ancak süreç çok zor olmamalıdır.

"Çalışan bilgileri" sekmesi, saatlik ücretlerden vergi indirimlerine kadar ilgili tüm verileri ekleyebileceğiniz yerdir. Formüller zaten eklendiğinden tüm denklemler otomatik olarak tamamlanır. “Bordro hesaplayıcı” sekmesi, net ücret hesaplamalarını otomatikleştirmek için çalışan verilerini tutacaktır.

E-tablonun bu bölümünde, çalışma saatlerini, hastalık iznini, fazla mesaisini ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz. Bu tamamlandıktan sonra, bir çalışana bu dönemde ne kadar ödeme yapıldığını belirlemek için ödeme taslakları oluşturabilirsiniz. Bu rakam daha sonra manuel veya otomatik ücret ödemeleri için kullanılacaktır.

Elektronik tablo, bireysel çalışanlar için sayfalar içerecek veya farklı satırlar kullanılarak tüm çalışanları tek bir sayfada yönetecek şekilde tasarlanabilir. Excel tek seçenek olmasa da (Quickbooks başka bir popüler seçimdir), ustalaşması en kolay olanlardan biridir. Quickbook'ları seçerseniz, süreç biraz daha uzundur, ancak bu bordro yazılımı, her ayrıntı için adım adım bir kılavuz sunar.

Hangi seçeneği seçerseniz seçin, her şeyi sistemlerinizde olduğu gibi bulutta da kaydetmenizi öneririz. Bu, verilerinizin kaybolması veya bozulması durumunda stresli durumlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Çözüm

Bordroyu manuel olarak işlemek istiyorsanız, aniden tüm hesaplamaları kendiniz tamamlamaya başlamanız gerekmez. İster Microsoft'un maaş bordrosu hesaplayıcı şablonunu isterse başka bir otomatik hizmeti kullanıyor olsun, her çalışan için çalıştıkları saatler, saatlik ödemeleri ve kesintileriyle ilgili ayrıntıları girmeniz yeterlidir. Buradan, brüt ücretten net ücrete ve vergi gereksinimlerine kadar her şeyi hesaplamak kolay bir iş olmalıdır. Kısacası, doğruluk garanti edilir.

Bazı işletmeler, özel bir bordro sağlayıcısı veya sadece bir muhasebecinin hizmetlerini kullanmak gibi diğer bordro seçeneklerini seçecektir. Ve bu iyi. Ancak, işletmenizin her yönünü her zaman izlemek istiyorsanız, manuel seçenek her zamankinden daha kolay.