E-Ticaret Sipariş Yönetim Sistemi (OMS) Hakkında Her Şey

Artık herhangi bir küçük çevrimiçi mağaza, bir pazara dönüşmenin hayalini kuruyor. Ancak büyüme sürecinde sistem otomasyonu gerektiren ölçeklendirme sorunları ortaya çıkıyor. Böyle bir zorluk, emirleri kontrol etme mekanizmasıdır. Ve Excel muhasebesi birkaç soruna neden olmaya başladığında yerini sipariş yönetim sistemlerine (OMS) bırakır. Forrester istatistikleri, OMS yazılımına yapılan küresel harcamanın 2026 yılına kadar yaklaşık 1,9 milyar dolara çıkacağını tahmin ediyor. Bu makale, sipariş yönetim sisteminin (OMS) ne olduğunu ve çevrimiçi mağazaların neden onlar olmadan çalışamayacağını tartışacaktır.

Çoğu E-Ticaret Çevrimiçi Mağazasında Sipariş Yönetimiyle İlgili Sorunlar

Bir e-Ticaret sipariş yönetim sistemi (OMS) olmadan çevrimiçi bir mağazada büyük hacimli siparişleri yönetmek belirli zorluklar sunar. Başlıca sorunlar şunlardır:

• Departmanlar arasında kafa karıştırıcı koordinasyon ile önemsiz hatalar ve dolandırıcılık oluşturulabilir. Bir siparişin bir elden diğerine sürekli olarak aktarılması, sorumlu personel çalışmasına kesinlikle elverişli değildir.
• İşlemin genel denetçisinin olmaması . Bir çalışan, sipariş işleme aşamalarından yalnızca birini görür. Bu durumda, hiç kimse sistemin genel bir resmine sahip değildir. Bağlantısız ortak mantık, eylemlerin fazlalığına, artan maliyetlere ve hizmetle ilgili ortalama müşteri memnuniyetinin azalmasına yol açabilir.
• Sevkıyat, teslimat ve minimum müşteri ihtiyaçlarını senkronize etme yeteneğinin olmaması, yüksek lojistik maliyetleri ile sonuçlanır.
• Rutin olmayan durumlarla başa çıkmada zorluklar . Örneğin depoda tasnif varken müşterinin ihtiyacı olan ürün aslında eksik. Müşterinin zamanında bilgilendirilmesi ve sonraki işlemler için çeşitli seçenekler sunulması önemlidir.
• Siparişleri yerine getirmek için depolarda veya perakende satış noktalarında irrasyonel sayıda envanter . Müşteri malları teslim almak isterse paketleme ve nakliye masraflarından tasarruf edebilir. OMS sistemleri olmadan, böyle bir planın uygulanması sorunludur.

Temel OMS'yi uygulamak bile girişimcinin yukarıdaki sorunların çoğundan kaçınmasını sağlayacaktır.

Çevrimiçi Mağazanın İşleyiş Şemasında OMS'nin Yeri

İşini otomatikleştirmeden başarılı bir çevrimiçi mağaza başlatmak neredeyse imkansızdır. Satın almaların ve reklamların planlanması, iadelerin muhasebeleştirilmesi, gelir/giderlerin hesaplanması ve ödemeler – bu süreçlerin yönetimi artık sitenin temel işlevlerine dahil edilmiştir veya eklenti modülleri tarafından sağlanmaktadır.

Tipik olarak, çevrimiçi mağaza şu sistemler kullanılarak otomatikleştirilir:

• Malların muhasebesi: PIM
• Emirlerle çalışma: OMS
• Müşterilerle etkileşim: CRM

Bu listede, siparişlerle çalışmak işletmeye kar sağlar. Bir müşterinin kar getirmesi için depolama, lojistik, sevkiyat, teslimat ve siparişin diğer aşamalarını kesin ve verimli bir şekilde yönetmelisiniz. E-ticaret sipariş yönetim sistemleri bu amaçla oluşturulmuştur.

Sipariş Yaşam Döngüsü

Sipariş aşamaları büyük ölçüde çevrimiçi mağazanın özelliklerine bağlıdır. Temel bir durum zinciri aşağıda gösterilmiştir:

1. Sipariş oluşturma : Bu aşama, müşteri ile etkileşim arayüzünde oluşturulur: mobil uygulama, çağrı merkezi, pazar yeri ve diğerleri. Sonuç, OMS'ye giren bir sipariştir.

2. Siparişin ön işlenmesi : Bu süreç genellikle aşağıdaki eylemleri içerir:

• Tedarikçiden veya stokta bulunan malların mevcudiyetini netleştirme
• Siparişin son bileşiminin koordinasyonu, eğer bir şey stokta yoksa değiştirilebilir
• Adresin doğruluğunu kontrol etme ve seçilen yöntemle teslimat yapma imkanı
• ödemeyi kontrol etme

3. Montaj, paketleme ve adresleme : Bu aşamanın sonunda, çevrimiçi mağazanın, tanımlama ve teslimat için etiketli paketlenmiş bir paketi vardır.

4. Teslimat : Bu aşamanın takip edilip edilmeyeceği lojistik firması ile görüşülür.

5. Teslimat sonucu : Parsel alındı ​​veya iade edildi.

Bir sipariş yönetim sistemi (OMS), siparişin oluşturulmasından yerine getirilmesine veya iade edilmesine kadar tüm yaşam döngüsü boyunca siparişi yönetmenize izin vermelidir.

Çeşitli sipariş yönetim sistemleri

Çevrimiçi mağazalar için mevcut olan siparişleri yönetmenin tüm olası yollarına bir göz atalım.

1. Manuel sipariş yönetimi

Çevrimiçi mağaza, ana işletmeye yalnızca bir ek ise, ilk seferde siparişlerin muhasebesini Excel'de ve hatta bir not defterinde manuel olarak girebilirsiniz. Ancak günde 2 veya 3 siparişle bu metodoloji inanılmaz derecede zaman alıcı hale geliyor.

Tabloların alaka düzeyini sürekli olarak korumak ve bunlara manuel olarak yeni siparişler eklemek zaman zaman hatalara yol açacaktır. Ve evraklı iş aynı anda 2 kişi meşgul olacaksa sorunlar çığ gibi artmaya başlar. Bu nedenle, satış hacmi artarsa ​​veya çalışanlarınız varsa, sipariş yönetiminin otomasyonu olmadan yapamazsınız.

2. Sipariş yönetimi için özel yazılım

Bu özel sipariş yönetim sistemleri, çok yönlülükleri ile karakterize edilir. Farklı platformlarda oluşturulmuş birkaç çevrimiçi mağazaya aynı anda bağlanabilirler. Bu tür yazılımlar, şirketin BT altyapısının bir parçasıdır ve genellikle yalnızca sipariş yönetimi görevlerini değil, aynı zamanda otomatik ikmal işlevlerini de sağlar.

Özel sipariş yönetimi yazılımlarının dezavantajları, bakım maliyetlerinin yüksek olması ve veri senkronizasyonunda olası hatalardır.

3. Sipariş yönetimi işlevine sahip ERP sistemleri

ERP sistemleri, bir kuruluşun hemen hemen tüm muhasebe uygulamalarını entegre eden kapsamlı bir işletme çözümüdür: personel, mal, muhasebe, müşteri ve diğerleri. ERP, sadece verileri yapılandırmayı değil, aynı zamanda iş süreçlerini düzenlemeyi de mümkün kılar.

Doğal olarak, büyük bir çevrimiçi mağazanın tam otomasyonu çok paraya mal olacak ve uygulanması yıllar alacaktır. ERP sistemi maliyet etkinliğini ancak uzun vadede gösterecektir. Küçük web sitelerinin çalışmasında bu tür sistemler kullanılmaz.

Bir tür OMS'den diğerine geçiş genellikle iş ölçeğinin büyümesiyle birlikte organik olarak gerçekleşir.

E-Ticaret sipariş yönetim sisteminin (OMS) özellikleri

Sipariş yönetimi otomasyonu çok yönlüdür ve yetenekleri büyük ölçüde çevrimiçi mağazanın üzerine inşa edildiği platforma bağlıdır. Bir OMS'nin sahip olması gereken temel özellikleri ele alalım:

1. Sipariş alma ve oluşturma : Şirketler, çeşitli kanallar aracılığıyla gelen satın alma taleplerini otomatikleştirmek için OMS'yi kullanır. Bir müşteri telefon, sosyal ağ veya çevrimiçi mağaza aracılığıyla bir ürün sipariş edebilir, ancak sonuç olarak tüm bilgiler tek bir yerde toplanır.

2. Envanter yönetimi : OMS, emtia hareketinin belirli aşamalarını takip etmenizi ve bu verilere göre satın alma planlamanızı sağlar.

3. Teslimat kontrolü : OMS'ye erişim, gönderiyi garanti etmenize ve her zaman gönderi için en iyi yeri belirlemenize olanak tanıyan üçüncü taraf 3PL şirketlerine verilebilir.

4. İadeler ve garanti yönetimi : Sipariş yönetimi sistemleri, malları yazmanıza, iade edilen paketleri takip etmenize, para iadesi yapmanıza ve diğer süreçleri tamamlamanıza yardımcı olur.

5. Yöneticilerin eylem yönetimi : Bir OMS, belirli tetikleyicilere yanıt verebilmeli ve personel için görevler üretebilmelidir. Örneğin, bir teslimatın üzerinden 2 hafta geçmişse sipariş satırı kırmızı olur ve ilgilenilmesi gerekir.

Tetikleyiciler rutin bir durumda da kullanılabilir. Örneğin, siparişi "Ödendi" durumuna taşımak, mağaza sahibine koli oluşturmaya başlaması için işaret verebilir. Tetikleme sistemi, personel etkileşimi ihtiyacını azaltarak zamandan tasarruf sağlar.

E-Ticaret mağazaları OMS ile nasıl zaman kazandırır?

Otomatik olmayan bir çevrimiçi mağazada çalışırken bir yöneticinin eylemlerinin klasik algoritmasını düşünün:

1. Çevrimiçi mağazanın yönetici panelinde sipariş alma
2. Bankadaki ödeme sürecinin gözden geçirilmesi
3. Özel yazılımda mal sevkiyatı
4. Teslimat hizmeti web sitesinde bir sipariş girme
5. Yönetici panelinde arka arkaya ve sipariş durumunun manuel olarak değiştirilmesi

Tamamen işlevsel bir e-Ticaret sipariş yönetim sistemi uygulandıktan sonra, yukarıdaki işlemler tek bir pencerede gerçekleştirilebilir.

E-Ticaret sipariş yönetimi sistemlerinin temel faydaları

Herhangi bir işletmenin amacı kar etmektir, bu nedenle OMS'yi kullanmanın nihai amacı geliri artırmak olmalıdır. Aşağıdaki şekillerde elde edilir:

• Envanter yönetiminin optimizasyonu, serbest bırakılan fonların ürün yelpazesini genişletmek için yönlendirilmesine izin verir.

• Müşteri hizmetlerinin kalitesini artırmak ve teslimat hatalarını azaltmak, çevrimiçi mağazanın genel satışlarını artırabilen tekrar satın alma olasılığını artırır.

• Tek bir arayüzde birden çok satış kanalına hizmet vermek, müşterilere ürün satın alma ve teslim etme konusunda daha fazla seçenek sunar.

• Süreçleri otomatikleştirerek ve satışlar arttığında ek kişileri işe almak zorunda kalmayarak personel sayısını azaltmak .

• Müşteri için kabul edilebilir en ekonomik seçeneği seçerek teslimat maliyetlerinin en aza indirilmesi .

• Sipariş verme sırasındaki bilgilerin otomasyonu ve senkronizasyonu, ortadan kaldırmak için önemli zaman ve insan kaynağı gerektiren mantıksal hataları önler.

• Teslimat ve ödeme koşulları açısından satış sonuçlarının analizi, müşteriler için daha cazip koşullar oluşturmanıza ve sonuçta satışları artırmanıza olanak tanır.

İlk kurulumları biraz zaman ve para gerektirse de, OMS kullanmanın mali faydası açıktır.

E-Ticaret sipariş yönetimi sistemleri için seçim kriterleri

Çevrimiçi mağaza için bir OMS seçerken aşağıdaki faktörlere dikkat etmelisiniz:

1. Entegrasyon yetenekleri : OMS, çevrimiçi mağazalar için çoğu platforma sorunsuz bir şekilde entegre olmalı ve uygun sipariş yönetimi sağlamalıdır. Ayrıca, uygulama diğer web sitesi öğeleriyle (ödeme modülleri, teslimat ve diğerleri) bilgi alışverişini desteklemelidir.

2. Çok Kanallı: OMS'nin satışları çeşitli kanallar aracılığıyla yoğunlaştırması arzu edilir: web siteleri, pazar yerleri, sosyal ağlar vb. Bu, tüm verileri tek bir yerde birleştirmenize ve analiz için tek bir arayüz oluşturmanıza olanak tanır.

3. Ölçeklenebilirlik: Bir e-Ticaret işinin boyutu nadiren sabittir. Bu nedenle OMS, mevcut olandan çok daha büyük bir sipariş akışının işlenmesine izin verecektir.

4. Tahmin ve raporlama: İyi bir OMS, satışları analiz etmeye ve olası sorunlar hakkında uyarıda bulunmaya yardımcı olmalıdır. Örneğin sistem, sipariş durumlarının dinamiklerini değerlendirerek belirli bir süre sonra ürün eksikliklerini tahmin edebiliyor.

5. Otomasyon: E-Ticaret sipariş yönetimi sistemi, günlük rutin işlemleri basitleştirmeli ve personel sayısını azaltmalıdır. Ayrıca otomasyon, karmaşık satın alma prosedürlerini basitleştirmeli, satılan malların geri kalanını analiz etmeli ve düzenli raporlar oluşturmalıdır.

6. Kişiselleştirme: e-Ticaret sipariş yönetimi sisteminin API'si, sitenin diğer modülleri ile entegrasyon için mevcut olmalıdır. Ne de olsa, bir aylık veya bir yıllık çevrimiçi mağaza operasyonunda hangi yararlı uygulamaların bağlanması gerektiğini kimse bilmiyor.

Verimli ve sağlam bir OMS, e-ticaretin dinamik dünyasında artık bir lüks değil, bir gerekliliktir. Kriterlerimiz, en iyi e-Ticaret sipariş yönetimi sistemini seçmenize veya geliştirmenize yardımcı olacaktır.

Çözüm

Sipariş yönetiminin otomasyonu, her çevrimiçi mağazanın karşılaştığı kaçınılmaz bir adımdır. E-Ticaret sipariş yönetimi sistemi (OMS), çevrimiçi işletmeler için sipariş karşılama sürecini düzene koyma ve optimize etmede kritik bir rol oynar. Verimli siparişler, envanter ve müşteri verileri yönetimi sağlayan merkezi bir merkez olarak hizmet vererek müşteri memnuniyetini ve operasyonel verimliliği artırır.