DAM meta verileri: Neden daha az, daha çoktur?

Bir dijital varlık yönetimi (DAM) platformu, varlıkların girip asla çıkmadığı bir kilitli kutu veya kara delik anlamına gelmez. DAM'iniz, yeniden kullanım için mevcut varlıkları kolayca bulmanızı sağlayarak değer ve verimlilik yaratır.

Varlıkları yeniden kullanırken düzenleyici ve yasal sorunlardan kaçınmak için kullanım haklarını ve kısıtlamalarını yönetmenize yardımcı olur. Bu sürecin temel taşı meta verilerdir.

Bu makale, neden çok fazla meta veri alanına sahip olmaktan kaçınmanız gerektiğini ve DAM'inizde meta veri yönetimini nasıl kolaylaştıracağınızı araştırıyor.

Asla çok iyi bir şeye sahip olamazsın, değil mi?

Meta verinin en temel tanımı veri hakkındaki veridir. Varlıklarınızı tanımlamak için onlara atanan bilgidir. Arama sonuçlarınızı ve filtrelerinizi besleyerek tam olarak ihtiyacınız olan varlığı bulmanızı sağlar.

Seçtiğiniz DAM sistemi büyük olasılıkla başlık, açıklama, dosya türü vb. gibi temel bilgileri kapsayan standart bir meta veri alanları seti ile gelir. ürünler.

DAM meta verileri söz konusu olduğunda, birçok kuruluş, özellikle ilk kez bir DAM sistemi kullanıyorlarsa, daha fazlasının her zaman daha iyi olduğunu varsayma hatasına düşüyor. Meta veriler DAM'inizin temel taşıysa, varlık başına mümkün olduğunca çok meta veri istiyorsunuz, değil mi?

Pekala, şart değil. Meta verileri girmek için gereken zaman ve çabayı da hatırlamanız gerekir. Otomasyon ve yapay zeka, meta veri girişine yardımcı olabilirken, insan gözünün ve bilgisinin yerini tam olarak alamazlar.

Daha derine inin: İşte bir DAM iş akışına neden ihtiyaç duyduğunuz ve bunun nasıl haritalandırılacağı

Doğru dengeyi bulmak

Anahtar, doğru meta verilere sahip olmaktır. Meta verinin yararlılığı ve değeri ile onu girmek için harcanan zaman ve çaba arasında bir denge bulmak istiyorsunuz.

Paydaşlarınızla birlikte yapmak için iyi bir alıştırma, kullanıma hazır ve özel alanlar dahil olmak üzere derlediğiniz meta veri alanlarının ilk listesini almak ve bunları olmazsa olmazlar, sahip olunması güzel olanlar ve olmayanlar olarak sıralamaktır. gerekli veya gereksiz.

Geri adım atmaktan ve bir alana gerçekten ihtiyaç olup olmadığını sorgulamaktan korkmayın. Tartışmada sıklıkla dönülecek anahtar sorular şunlar olmalıdır:

• Bu alan, son kullanıcılarımın ihtiyaç duydukları varlıkları bulmalarına yardımcı olacak bilgiler içeriyor mu?
• Bu alanın sağladığı değer, bilgileri girmek için harcanan zamana değer mi?
• Bu alandaki bilgilerin varlıklara iliştirilmesinin yasal, düzenleyici veya kurumsal bir nedeni var mı?

Zorunlu alanlarınız için, alanın zorunlu olup olmayacağını da belirlemeniz gerekir; bu, DAM'deki tüm varlıkların saklanması ve kullanıma hazır olması için bu alana girilen bilgilere sahip olması gerektiği anlamına gelir.

Alanları gerektiği gibi belirlerken çok seçici olun. Gerekli alanlar ne kadar fazlaysa, varlık başına meta verileri tamamlamak için o kadar fazla zaman ve çaba gerekir. İyi bir ölçü, herhangi bir varlığın N/A , None veya Other gibi doldurucu etiketlere ihtiyaç duyup duymayacağını belirlemektir, çünkü bu alana gerekli olduğundan ve geçerli herhangi bir özel terim yoktur. Bu, alanın aslında evrensel olarak gerekli olmadığını gösterir.

Yığınınızdan en iyi şekilde yararlanıyor musunuz? Kısa 2023 MarTech Değiştirme Anketimize katılın

Ama tüm bu alanlara gerçekten ihtiyacımız var !

Paydaşlarınız hareket etmiyorsa ve DAM'a dahil edilmesini istedikleri meta veri alanlarının listesi önerdiğinizden daha uzunsa, başlangıçta savaşlarınızı seçmeniz gerekebilir. İnan bana, işe yarayacak.

DAM'ın ilk günlerinde, varlıkların yüklenmesinden ve meta verilerin uygulanmasından sorumlu olanların aslında alanların çoğunu doldurduğunu görebilirsiniz. Yine de zamanla, işler yoğunlaştıkça ve daha verimli bir meta veri rutini geliştikçe bazı alanların tamamen veya çoğunlukla terk edilmesi doğal olarak gelişecektir.

Yükleyicileriniz, giriş için ayrılan süre boyunca hangi bilgilerin en değerli olduğuna odaklanır ve meta veri girişlerini buna göre ayarlamaya başlar. O zaman meta verileri sıkılaştırmak için kilit bir konumda olacaksınız. Buna daha sonra döneceğiz.

Süreci kolaylaştırma

Meta veri alanlarınızı ayarlarken bir dizi seçeneğiniz vardır. Alanları düzenlemenin ve gruplandırmanın birden çok yolu ve bu alanlar için kullanılabilen birden çok biçim vardır.

Alan formatı için tüm seçeneklerinize bakın ve tutacağı veriler için en anlamlı olan alan tipini seçin. Tarihler için tarih alanlarını, sayılar için uygun karakter sayısına sahip sayı alanlarını vb. kullanın.

Açılır ve çoklu seçim alanlarında kontrollü sözlükler lehine serbest metin alanlarını mümkün olduğunca en aza indirmeye çalışın. Bu, yazım hatası olasılığını ortadan kaldırır ve kuruluşunuzda aynı şeyi açıklamak için kullanılan farklı terimlerle ilgili karışıklığı ortadan kaldırır.

Herkes kısaltmalar veya kısaltılmış terimler yerine standartlaştırılmış bir terim kullanmalıdır. Kontrollü kelime dağarcığı alanları için bir sözlük oluşturmak, hem meta veri giren hem de varlık arayan kullanıcılarınız için çok yararlı olabilir.

Alanlarınızı, meta verileri giren kullanıcılar için anlamlı olacak ve meta veri girişi için en büyük kolaylığı ve verimliliği artıracak şekilde gruplandırın. Kaydırmayı en aza indirmek için sayfanın üst kısmında en çok kullanılan alanları bulun. Zorunlu alanlarınız varsa, kolayca tanımlanabilir olduklarından emin olun.

Tutarlılığı teşvik edebileceğiniz yerlerde otomatik etiketleme ve yapay zeka araçlarını kullanın. Yine de, bu araçların denetime ihtiyacı olduğunu unutmayın. Kurulmalı, eğitilmeli ve ardından QAed ve sürekli olarak güncellenmelidir. Otomatik etiketleme iş akışlarını etkileyen değişiklikler ve istisnalar olacaktır ve meta verilerinizde doğruluğu koruduğunuzdan emin olmak için insan gözü gerekir.

Daha derine inin: DAM yönetişim yapısı tanımlandı ve açıklandı

Ama hala çok fazla alan var!

Meta verileri yönetmek asla bitmez. İş ihtiyaçları ve süreçleri değiştikçe, meta verilerinizin güncel kalmasını ve ilgili kalmasını her zaman sağlamalısınız. Alanlar eklenir ve kaldırılır ve mevcut alanlardaki meta veri etiketlerinin eklenmesi, kaldırılması veya güncellenmesi gerekir.

Peki ya işletmenin ihtiyaç duyduklarında ısrar ettiği ancak sonra terk ettiği tüm bu alanlar? DAM'iniz çalışmaya başladığında ve meta veri girişi biraz rutin hale geldiğinde, o saha envanterini yeniden ziyaret etmek için mükemmel bir konumdasınız.

Meta verilerinizin nasıl girildiğine ve kullanıldığına dair tam bir resim elde etmek için DAM'inizde mevcut olan raporlama araçlarını kullanın. DAM'inizdeki tüm meta veri alanları hakkında raporlar çalıştırın ve gerekirse varlıkların tam envanteri için bunları yönetilebilir parçalara ayırın.

Son kullanıcı açısından, en popüler arama terimleri ve filtreleri hakkında raporlar alın. Ayrıca, kullanıcılar sıfır sonuç döndüren hangi arama terimlerini giriyor?

Kullanılabilir yararlı raporlarda boşluklar varsa, kullanıcılarınızı, hem girdileri hem de son kullanıcıları araştırın. Onları hayal kırıklığına uğratan nedir? Meta veri alanlarında ve düzenlerinde veya mevcut arama filtrelerinde hayatlarını kolaylaştıracak ince ayarlar için ne gibi geri bildirimleri var?

Tüm raporlarınızı ve geri bildirimlerinizi topladıktan sonra, meta verilerinizin geçmişine ve mevcut durumuna bakın. Bazı temaları veya kalıpları çekip çıkaramayacağınıza bakın:

• Meta verinin hiç girilmediği veya nadiren girildiği alanlar var mı?
• DAM'inizin ilk günlerinde sürekli olarak kullanılmış ancak o zamandan beri terk edilmiş alanlar var mı?
• Birden çok alana girilen belirli meta veri parçalarıyla herhangi bir fazlalık görüyor musunuz?

Verileri analiz ederken ve meta veri yapınızdan kaldırılmaya aday alanları bulurken, yapıyı ilk kez tanımlamaya başladığınızda kendinize ve paydaşlarınıza sorduğunuz soruları tekrar gözden geçirmenin tam zamanı:

• Bu alan, son kullanıcılarımın ihtiyaç duydukları varlıkları bulmalarına yardımcı olacak bilgiler içeriyor mu?
• Bu alanın sağladığı değer, bilgileri girmek için harcanan zamana değer mi?
• Bu alandaki bilgilerin varlıklara iliştirilmesinin yasal, düzenleyici veya kurumsal bir nedeni var mı?

Toplanan verileri, daha verimli ve etkili hale getirmek için meta veri yapınızı nasıl sıkılaştıracağınız konusunda paydaşlarınıza bir teklif sunmak için kullanın. Kullanıcı geri bildirimlerine, sayılara ve geçmiş bilgilere sahip olduğunuza göre katılımlarını sağlamak artık daha kolay olacaktır.

Unutmayın, yararlı güncellemeler kullanılmayan ve az kullanılan alanların kaldırılmasıyla sınırlı değildir. Alanlar sayfada farklı konumlara taşınabilir. Sütun içindeki yeni bir sütun veya sıra, bir alanı daha belirgin ve daha kolay görülebilir hale getirerek kullanılma şansını artırabilir.

Kaydırmayı sınırlamak kullanımı iyileştirir

Sütunu görüntülemek için daha az kaydırma gerektiğinde, kullanılması o kadar olasıdır. Açıklama net değilse alanlar yeniden adlandırılabilir. Kullanıcılar, belirli bir alana tam olarak ne girmeleri beklendiğinden emin olmadıkları için meta verileri girmiyor olabilir.

Bazı durumlarda, bir alanın biçimi değiştirilebilir. Örneğin, belirli bir serbest metin alanını bir açılır menüye dönüştürmek, zamandan tasarruf etmek ve veri doğruluğunu artırmak için mümkün olabilir mi?

Gereksiz olduğu belirlenen alanları kaldırmak, verimlilik açısından paranızın karşılığını en iyi şekilde almanızı sağlayabilir, ancak meta verilerinizin yararlılığının, doğruluğunun ve bütünlüğünün birincil hedefiniz olduğunu unutmayın.

Bazı kullanılmayan alanlar, yasal amaçlarla saklamanız gereken geçmiş bilgileri içerebilir, bu nedenle bunları doğrudan silmek istemezsiniz. Bu durumlarda, alanları geçerli görünümden gizleyebilir ve yine de bunları raporlama veya gerekirse meta veri formunuza geri yükleme için kullanılabilir durumda tutabilirsiniz.

Meta veri işi asla bitmez

DAM'inizin çoğu alanında olduğu gibi, meta veri yapınızı korumak ve geliştirmek devam eden bir süreçtir. DAM'ın çok önemli bir yönü olarak, meta veriler, doğruluğu ve alaka düzeyini sağlamak için düzenli dikkat gerektirir.

Verimlilik ve değer dengesini korumak için işletme ve paydaşlarınızla birlikte çalışırken, raporlama ve kullanıcı geri bildirimi temel faktörler olacaktır. Uygun özen ve dikkat ile meta veriler, varlıklarınızın içeri aktıkları kadar sorunsuz bir şekilde DAM'inizden dışarı akmasını sağlayacaktır.