Kurumsal Etkinlik Planlama 101: Başarı İçin 5 İpucu

Kurumsal etkinlikler, ürün lansmanları, promosyonlar, ekip oluşturma, ağ oluşturma ve profesyonel eğitim ve geliştirme dahil olmak üzere birçok biçimde olabilir. Nedeni ne olursa olsun, planlama bunaltıcı olabilir - özellikle de yeni bir konsept söz konusu olduğunda.

Ayrıca, başarılı olmak için bir başlangıç ​​​​yapmanız gerekir. Dikkate alınması gereken pek çok ayrıntıyla, kendinize daha fazla zaman ayırmanız, hissedarları davet etmek veya bütçeyi planlamak gibi önemli bilgileri atlamak gibi hataların önlenmesine yardımcı olacaktır.

Baskının bir kısmını hafifletmek için bölgenizdeki etkinlik planlayıcılarıyla çalışmayı düşünebilirsiniz. Örneğin, Londra'da etkinlikler düzenlemeyi planlıyorsanız, en iyi kurumsal etkinliği planlama konusunda fikir almak için deneyimli etkinlik planlayıcılarıyla iletişime geçin.

Başarılı bir şirket etkinliğini nasıl düzenleyeceğinizi merak ediyorsanız, bu kılavuz planlamada size yardımcı olacak yeni içgörüler, ipuçları ve püf noktaları sağlar:

1. Ana Hedeflerinizi Değerlendirin

Etkinliğin amacını ve hedeflerini belirlemek, planlamaya başlamak için harika bir yoldur. Programa hangi bölümleri dahil edeceğiniz, davet edeceğiniz kişiler ve ekibe hangi görevleri devredeceğiniz konusunda size net bir resim verecektir.

Genel olarak tüm kararlarınıza yön verir ve etkinliğin başarısını ölçmenizi sağlar. Ayrıca, ilerledikçe her adım hakkında size fikir verecektir.

Planlamayı kolaylaştırmak için, bu birincil hedeflerden bazılarını dahil etmeyi unutmayın:

• Şirkete gelir sağlamak
• Markanızın bilinirliğini artırın
• Potansiyel yatırımcıları ve yeni müşterileri cezbedin
• Sosyal etkileşim yoluyla bir topluluk oluşturun
• Yeni veya zorlayıcı kavramlar tanıtın
• Son başarıları veya atılımları kutlamak
• Çalışanları özverilerinden dolayı takdir etmek
• Ekip çalışmasını ve işbirliğini teşvik edin

Hedeflerinizi belirlemek, başarılı bir kurumsal etkinliği planlamak, barındırmak ve tamamlamak için atılan basamaktır.

2. Olayın Türünü ve Büyüklüğünü Belirleyin

Amacı öğrendikten sonra, planlanacak etkinliğin türünü belirlemek daha kolaydır. Ayarlamak istediğiniz tona bağlı olarak, her olay bir sonrakinden de farklı olabilir. Bu nedenle şirketler, etkinliklerinin boyutunu dikkatlice düşünmelidir.

Ortalama olarak, çoğu kurumsal etkinlik aşağıdaki kategorilerden birine girer:

• Mikro: Bunlar, 100 misafire kadar basit etkinlikler düzenleyen kuruluşlar içindir. Bu tür etkinlikleri planlamak nispeten kolaydır ancak davet edilen delegelere bağlı olabilir. Örneğin, daha fazla üst düzey yöneticiniz varsa, zaman çerçevesine bağlı olarak lojistik ve konaklamayı organize etmek için daha fazla zaman ayırmanız gerekebilir.
• Küçük: Bu etkinliklerde genellikle 100-250 delege yer alır. Yaptığınız işin miktarı, katılımcıların derecelerine de bağlı olacaktır. Ancak, mikro etkinliklerde olduğu gibi, üst düzey yöneticilerin misafirleri için mola ve ulaşım planlamasına izin veren bir program oluşturmalısınız.
• Orta ölçekli: Bunlar, üst yönetimin en iyi müşterileriyle buluşmak istediğinde, öncelikle ağ oluşturma ve ticari fuarlar için 2000 kişiye kadar olan daha büyük etkinliklerdir. Konaklama ve lojistiğin yanı sıra toplantı sonrası eğlenceyi de dahil etmeniz gerekebileceğinden, daha fazla planlama gerektirir.
• Büyük Ölçekli: Bunlar, yaklaşık 10.000 delege ile en önemli kurumsal etkinliklerdir. Bu düzenlemelerde gezinmek zor olabilir ve üstesinden gelmek için profesyonellerin yardımına ihtiyacınız olacak. Verimlilik için uçuş ve konaklama rezervasyonu, kayıt ve bütçe tahsisi için kurumsal teknolojiyi de kullanabilirsiniz.

Planlanacak konukları tahmin ettiğinizde kurumsal etkinliğiniz daha başarılı olacaktır. Buna göre plan yapmanızı ve tüm programı alt üst edebilecek sürprizlerden kaçınmanızı sağlar. Yalnızca 200'ü planladığınız halde 500'den fazla delegeniz varsa ne olacağını hayal edin!

3. Bütçenizi Oluşturun

Etkinliğin amaçları ve boyutu bütçeyi etkileyecektir. Bir bütçe oluşturup kararlarınıza odaklandığınız diğer finansal yatırımlardan farklı olarak, kurumsal etkinliklerin planlanması, davet ettiğiniz misafirlerin boyutuna, hedeflerine ve türüne göre bütçenizi oluşturmayı içerir.

Örneğin, mikro seminerler yalnızca üst düzey yöneticiler için olduğunda, yaklaşık 200 ekip üyesiyle küçük bir personel eğitimi planlarken olduğundan daha fazla kaynağa ihtiyacınız olacaktır.

Bunun nedeni, şirketin VIP'ler için ulaşım, konaklama ve eğlence ihtiyaçlarını karşılamak zorunda kalabilmesi olabilir, bu daha maliyetli olabilir, bütçe tipik olarak aşağıdakileri içerir:

• Ekipman ve malzemelerle mekan
• İkramlar ve yemekler
• Premium hediyeler
• Promosyon maliyetleri
• Acil durumlar, yedekleme çözümlerinin gerekli olduğu öngörülemeyen elektrik kesintilerini içerir.

Diğer potansiyel ve acil durum maliyetlerini göz önünde bulundurmak, ne olursa olsun olay için yeterli kaynak ayırmanızı sağlayacaktır. Sürprizlere yer olmayacak ve başarılı bir kurumsal etkinlik için daha fazla şansınız olacak.

4. Uygun Bir Yer Ve Tarih Seçin

Seçtiğiniz mekan, etkinliklere gelen delegelerin konumuna ve sayısına bağlı olacaktır. Ancak, müsait olduğundan emin olmak için mekanı en az birkaç ay önceden rezerve ettiğinizden emin olun. Mekanı ne kadar erken güvence altına alabilirseniz, davetiyeleri de o kadar erken gönderebilirsiniz.

Mekanınızı seçerken bütçenizi göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Bir vızıltı yaratmak için süslü ve ayrıntılı bir şey isteyebilirsiniz, ancak aynı zamanda şirket kaynaklarını aşırı zorlamak da istemezsiniz. Bütçe lüks bir mekana izin vermiyorsa, iyi bir yer seçin ve şirketinizin standartlarına göre dekore edin.

Ayrıca mekanın konumunu da göz önünde bulundurmalısınız. Tuvalet gibi temel olanaklarla misafirler için erişilebilir olmalıdır. Tüm katılımcıları barındıracak kadar büyük olmalı ve çok sıkışık görünmeden düzgün bir düzene izin vermelidir. Yer ayrıca uygun acil durum protokolü ve tahliye planı ile güvenli ve emniyetli olmalıdır.

5. Takımınızı Oluşturun

Mekanları ve konaklama yerlerini zamanında rezerve etmekten, program yapmaktan ve davetiyeleri göndermekten materyal oluşturmaya kadar etkinlik planlamasına yardımcı olacak bir uzman ekibine ihtiyacınız olacak. Ekibinizi bu tür hazırlıklara dahil etmek, katılımı teşvik eder ve görevlerin ayrıntılı bir şekilde devredilmesini ve tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur.

Ayrıca, etkinlik planlaması söz konusu olduğunda mevcut personelin bilgi ve becerilerini sergilemek için bir fırsattır. Örneğin, pazarlama ekibi gerekirse promosyon ürünleri ve broşürler konusunda yardımcı olurken, grafik departmanı davetiye kartları ve çevrimiçi afişlerin tasarımını üstlenir.

Ayrıca etkinliğin başarılı olması, programın nasıl daha iyi planlanacağı ve diğer hususlar için değerli içgörüler ve fikirler verebilirler. Bu nedenle, maaşlı profesyonel etkinlik planlayıcılarınız olsa da, iş arkadaşlarınız için bazı sorumlulukları bir kenara bıraktığınızdan emin olun.

Çözüm

İster sanal ister fiziksel olsun, kurumsal etkinlik planlaması zorlu ve yıldırıcı olabilir. En önemli hususların etkinliğin boyutu ve hedefler olduğunu unutmayın. Mevcut kadronun en iyilerini ve dış kaynaklı profesyonel etkinlik planlamacılarını içeren doğru ekiple, ilk kurumsal etkinliğiniz o kadar başarılı olabilir ki, bir dahaki sefere onları tekrar ele alacağınıza güvenilebilir.