Etkili Bir Kurumsal Kredi Kartı Politikası Nasıl Oluşturulur ve Neden Önemlidir?

Kurumsal bir kredi kartı politikası kuruluşunuzu, mali güvenliğini ve çalışanlarını korur. Ancak bir kurumsal kredi politikası neleri içermelidir? Öğrenebileceğiniz kurumsal kredi kartı politikası en iyi uygulamaları var mı?

Kurumsal kredi politikaları ile ilgili herhangi bir konuda cevap arıyorsanız, doğru yerdesiniz! Aşağıdakileri ele alacağız:

• Kurumsal kredi kartı politikası nedir?
• Kurumsal bir kredi politikası neden önemlidir?
• Kurumsal bir kredi politikası nasıl oluşturulur?
• Çalışanların kurumsal kredi kartı kullanımını nasıl denetlersiniz?
• Şirketinizin kredi kartı politikasına nasıl başlarsınız?

Dalmaya hazır mısınız? Hadi gidelim!

Kurumsal Kredi Kartı Politikası Nedir?

Kurumsal kredi kartı politikası, yöneticilerin ve çalışanların kurumsal kredi kartlarını uygun şekilde kullanma kurallarını anlamalarına yardımcı olan bir dizi yönergedir. Kurumsal kredi kartı politikası en iyi uygulamalarını kullanmak, tüm çalışanlara eşit muamele edilmesini sağlar ve kuruluşunuzu kredi kartının kötüye kullanılmasına ve yanlış anlamalara karşı korur.

Kısacası, çalışanlarınızın adına kurumsal kredi kartı çıkarıyorsanız, kurumunuzu ve çalışanlarınızı korumak için kurumsal bir kredi kartı poliçesine ihtiyacınız vardır. Nedenini öğrenmek için bir sonraki bölüme geçin.

Kurumsal Kredi Kartı Politikası Neden Önemlidir?

Kurumsal kredi kartı, çalışanın kendi kartından farklıdır. Kurumsal kredi kartı faturası ya size (sahip/yönetici) ya da kuruluşunuzdaki bir muhasebe yöneticisine gelir. Bazı çalışan harcamaları vergiden düşülebilir ve potansiyel olarak yapabilecekleri diğer harcamalar, şirketinizin ödemeye razı olduğu satın almalar için olmayabilir. Bu nedenle, çalışanların ödemek için kartlarını kullanabilecekleri meşru bir iş gideri olarak nitelendirilen şeyler konusunda çok net olmanız gerekir. Bu, iyi bir kurumsal kredi politikasının temelini oluşturur.

Sağlam bir kurumsal kredi kartı politikasına sahip olmanın birçok faydası vardır. Burda biraz var:

• Anlamayı Sağlayın: İşletmeniz neden çalışanlarına kurumsal kartlar veriyor? Tipik olarak, kurumsal kartlar yalnızca belirli amaçlar için kullanılır (ancak bunlar çalışana veya departmana göre biraz değişebilir). Çalışan seyahati bariz bir örnektir. Çalışanlarınız şirket işleri için seyahat ederken, şirket kartlarını uçak bileti, kara ulaşımı, yemek, otel ve benzeri ödemelerde kullanabilirler. Öncelikle ofiste çalışan çalışanlar, müşterilerle yemek, abonelik ve ekip kutlamaları için sarf malzemeleri için şirket kartı kullanabilir. Bu giderler, harcama sınırları veya diğer sınırlamalarla birlikte gelebilir. Çalışanlarınızın şirket kartlarını nasıl kullandıklarını tasavvur ederseniz edin, bunu açık bir politika ile dile getirmelisiniz.
• Anahat Uygunluğu: Bir şirket kartını kullandığı kanıtlanmış olan çalışanlara bir şirket kartı verilmelidir. Gruplara veya çalışan sınıflarına kart vermek genellikle mantıklıdır. Bu, satış görevlileri gibi iş tanımlarıyla veya sık sık yalnız seyahat eden satış görevlileri gibi sorumlulukla tanımlanabilir. Günümüzün kurumsal kartlarının birçoğu, örneğin bir ofis çalışanı bir defalık bir iş gezisi planladığında veya bir yöneticinin yeni bir proje için ekipman veya malzeme satın alması gerektiğinde olduğu gibi, geçici olarak çıkarılabilen fiziksel veya sanal kartlar da sunar.
• Kart Sahibinin Sorumluluklarını Açıklayın: Bunu şansa bırakmayın. Kurumsal kart sahibi çalışanlar şirket parasını harcama iznine sahiptir. Kurumsal kart politikanızı ve bu kartların getirdiği ayrıcalıkları ve sorumlulukları anladığından emin olun. Bu, doğru kullanım, güvenli saklama ve kayıp veya yanlış yerleştirilmiş kartların bildirilmesi için tüm yönergelere uyulmasını içerir.
• Ödül Sahipliğini Netleştirin: Birçok kurumsal kart, kullanıldıkça "puan" biriktirir ve puanların kullanılmasıyla birlikte nakit para iadesi veya seyahat ödülleri sunulur. Çalışanların, kendilerinin mi yoksa şirketin mi bu ödülleri sahipleneceğini anladığından emin olun.
• Raporlama Gereksinimlerini Açıklayın: Kurumsal bir kredi kartı kullanmak, kişisel fonları harcama ve geri ödeme bekleme ihtiyacının yerini alarak çalışanlar için bir kolaylıktır. Yine de kurumsal kart ile yapılan harcamaların takibi ve kategorize edilmesi gerekmektedir. Çalışanların her makbuzu toplamalarını ve göndermelerini isteyip istemediğinizi, resmi harcama raporları sunmaları gerekiyorsa ve eğer öyleyse, bunu ne sıklıkta yapmaları gerektiğini bildirin.
• Varsa Acil Durum Kullanımlarını Tanımlayın: Kurumsal kartlar genellikle önceden onaylanmış meşru iş harcamaları için kullanılır. (Harcamalar uçak bileti veya otel gibi genel olarak kabul edilen kategoriler içinde kaldığı sürece, çalışanların muhtemelen her kullanım için izin istemesine gerek kalmayacaktır.) Ancak, bazen, şirket işi için seyahat eden çalışanlar, bagajın kaybolması veya çalınması gibi olağandışı bir durumla karşılaşabilir. veya dizüstü bilgisayarlar. Kurumsal kredi kartı politikanız, çalışan eve döndüğünde bu harcamaların geri ödenip ödenmeyeceği ve nasıl geri ödeneceği de dahil olmak üzere, hangi acil durum harcamalarının genel olarak kabul edilebilir olduğunu açıklamalıdır.
• Kötüye Kullanımın Sonuçlarını Ortaya Çıkarın: Çalışanlara kurumsal kartlar vermek büyük bir güven göstergesidir ve bunu ne kadar vurgulasanız azdır. Çalışanların adına kurumsal kredi kartları düzenlediğinizde, şirket fonlarının uygun şekilde harcanmasından kart sahipleri sorumludur. Kurumsal kart politikanızın uygunsuz kullanımları ve kötüye kullanımın sonuçlarını da açıklayarak kuruluşunuzu korumanız önemlidir.

Bu bölümde çok şey ele aldık ve gerekli tüm unsurları kurumsal kart politikanıza nasıl dahil edeceğinizi merak ediyor olabilirsiniz. Bir sonraki bölümde, bu karmaşık süreci, kuruluşunuz için sağlam bir kurumsal kredi kartı politikası oluşturmak için atabileceğiniz basit adımlara ayıracağız.

Kurumsal Kredi Kartı Politikası Nasıl Oluşturulur

İşletmenizin, çalışanlara kendi adlarına düzenlemiş olduğunuz şirket kredi kartlarını nasıl, neden ve nerede kullanabileceklerini açıklamak için bir kurumsal kredi kartı politikasına ihtiyacı vardır. Kulağa basit geliyor ve şirket kartı kullanan çalışanlar için net bir yönergeler seti oluşturmak için çaba gösterdiğiniz sürece olabilir.

Kurumsal kredi kartı politikanızın yazılı olması gerekir ve bir yönetici veya insan kaynakları temsilcisi, onlar imzalayıp kurumsal kart almadan önce çalışanlarla birlikte gözden geçirmelidir.

Kurumsal kredi kartı politikası örneği olarak kullanabileceğiniz bazı özel adımlar şunlardır:

Adım #1: Şirketiniz İçin Kurumsal Kredi Kartlarının Amacını Belirleyin

Size apaçık görünse de, başka herkese göre olmayabilir, bu nedenle şirketinizin neden çalışanlara kurumsal kartlar verdiğini açıklamak için zaman ayırın. Basit tutmak sorun değil.

Adım #2: Uygun Çalışanları Tanımlayın

Muhtemelen her çalışana bir şirket kartı vermeyeceksiniz (yine de iş gereksinimlerinize uyuyorsa bunu yapmanız kesinlikle sorun olmaz!). Kurumsal kartı kimlerin, hangi şartlar altında kullanmasına izin vereceğinizi tam olarak açıklamak en iyisidir.

3. Adım: Kabul Edilebilir Kullanımları ve Sınırları Tanımlayın

Çoğu çalışan muhtemelen ticari kredi kartlarının yalnızca yasal işletme harcamaları için olduğunu otomatik olarak anlayacaktır. Olmayabilecek küçük azınlık için beklentileri netleştirin. Çalışanların şirket kartlarını nasıl kullanabileceklerini açıklamanın yanı sıra, kartlarını neleri satın almak için kullanamayacaklarını da açıkça belirtin.

Seyahat ederken acil durum harcamalarıyla ilgili herhangi bir politika belirlemek de iyi bir fikirdir. Çalışanların yolda kişisel veya teknolojik donanımları değiştirmeleri gerekebilir. Önemli bir sunumdan önce bagajları kaybolursa veya dizüstü bilgisayarları çalınırsa önceden onay almaları gerekir mi? Tıbbi bakım için ödeme yapmaları veya kişisel eşya satın almaları gerekiyorsa, yapabilirler mi? Ve bu harcamalar için şirkete geri ödeme yapmaları beklenecek mi? Olasılıkları düşünün ve beklentileri heceleyin.

Adım #4: Raporlama Gereksinimlerini Açıklayın

Kurumsal kart kullanmanın faydalarından biri, çalışanların geri ödeme için makbuzları saklamak ve ayrıntılı gider raporları sunmak zorunda kalmamasıdır. Her ay bir hesap özetinde tüm harcamaları göreceğiniz için şirketinizin makbuz sayfalarını tarayıp kaydetmesi de gerekmeyecek. Ancak bu, makbuzların kağıt izini tamamen ortadan kaldırabileceğiniz anlamına gelmez. Çalışanlardan makbuz göndermelerini, harcamaları kodlamalarını ve raporlar hazırlamalarını bekliyorsanız, bunu nasıl yapacaklarını onlara bildirin.

Adım #5: En Kötü Durum Senaryoları Hakkında Konuşun

Her şeyin yolunda gitmesini, çalışanların kartlarını sorumlu bir şekilde kullanmasını ve hiçbir uygunsuz ödemenin ortaya çıkmamasını umarsınız. Bu harika bir tutum, ancak iyi bir şirket politikası değil. Kurumsal kart kullanımında ortaya çıkabilecek bazı yaygın sorunları tartışmanız ve şirketinizin nasıl tepki vereceğini açıklamanız gerekir. Aşağıdaki örnek kapsamlı bir liste değildir. Çalışanların kart kullanmasını nasıl tahmin ettiğinizi ve neyin ters gidebileceğini düşünün. Bir dizi potansiyel disiplin cezası öngörüyorsanız, kimsenin şaşırmaması ve yasal zorluklardan korkmanıza gerek kalmaması için bunları açıkça belirtin.

ÖRNEK: Her [Şirket Adı] kurumsal kartı şirket malıdır ve kartı elinde bulunduran çalışana ait değildir. Kurumsal kartlar, sorun çıkması veya kötüye kullanılması durumunda iptal edilebilir. Örneğin, çalışanlar kartlarını güvende tutmak için ellerinden gelenin en iyisini yapmalıdır. Aile ve arkadaşlar da dahil olmak üzere yetkisiz kullanıcıların şirket kartlarına erişimine izin verilmemelidir. Bir kartın kaybolması veya çalınması durumunda çalışan, kaybı fark eder etmez şirketi bilgilendirmeli/kartı iptal etmek için gerekli adımları atmalıdır. Harcama raporlarının gereği gibi ibraz edilmemesi, yetkisiz kullanım veya uygun olmayan satın almalar, kurumsal kart ayrıcalıklarının iptaline neden olabilir. Çalışanın kendi isteği ile şirketten ayrılması veya işine son verilmesi ile çalışanın kurumsal kartlara erişimi sona erer.

Adım #6: Çalışanın Politikayı Okuyup İmzalamasını Sağlayın

Kurumsal kredi kartı poliçesi, onay için kutuya tıklamadan önce kimsenin okuma zahmetine katlanmadığı “kullanıcı sözleşmeleri” gibi olmamalıdır. Bu, doğru yapmak için zaman ayırmaya yetecek kadar önemlidir. Her çalışandan bir yönetici veya insan kaynakları temsilcisiyle görüşmesini isteyin. Politikayı birlikte okuyun, tartışın, açıklama gerektiğinde çalışanları soru sormaya teşvik edin ve bu soruları yanıtlayın.

Çalışan ve şirket temsilcisi, birlikte okunduğunu ve anlaşıldığını kabul ederek politikayı imzalamalı ve tarih atmalıdır. Orijinali çalışan dosyasına koymadan önce çalışana bir kopyasını verdiğinizden emin olun.

En İyi 10 Kurumsal Kredi Kartı Politikası Uygulaması

Artık bir kurumsal kredi politikası oluşturmanın temellerini anladığınıza göre, bazı özel kurumsal kredi kartı en iyi uygulamalarını gözden geçirelim. Bu uygulamalar, çalışanların kartları uygun şekilde kullanmasını ve kuruluşunuzun mali riskinin olabildiğince düşük olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.

Politikalarınıza Bağlı Kalın

Kurumsal kredi kartı politikaları oluşturduktan sonra bunlara bağlı kalın. Politikalarınızı ancak uygulamazsanız zayıflatırsınız. Unutmayın, kurumsal kredi politikanız acil durum istisnaları hakkında bazı bilgiler içermelidir. Bunun dışında tüm çalışanların, hatta yöneticilerin, kartları verilmeden önce üzerinde anlaşmaya vardıkları açık ve net politikalara uyması gerekiyor.

Politikaları Gerektiği Gibi Ayarlayın

Tüm iş politikalarınızı ve prosedürlerinizi periyodik olarak gözden geçirmek akıllıcadır ve kurumsal kredi politikanız da bir istisna değildir. İşletmeniz değiştikçe çalışanlarınızın harcama alışkanlıkları ve kalıpları da değişebilir. Artık işinize iyi hizmet etmeyen modası geçmiş politikalara katı bir şekilde bağlı kalma hatasına düşmeyin. Ayrıca, modası geçmiş politikaları da göz ardı etmeyin veya onlardan kaçmayın. Resmi bir inceleme yapmak için zaman ayırın ve gerektiğinde kurumsal kredi kartı politikalarını güncelleyin.

Makul Kredi Limitleri Belirleyin ve Kontrolleri Harcayın

Her çalışan kartının kendi limiti olabilir, bu nedenle sahte bir çalışanın kredi bakiyenizi harcaması konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Bu limitler, çalışanlarınızın kartlarını nasıl kullandıklarına bağlı olacaktır. Rutin olarak iki hafta veya daha uzun süre yola çıkan bir çalışanın, nadiren satın alma yapan ofis tabanlı bir yöneticiden daha yüksek bir kredi limitine ihtiyacı olacaktır. Harcama kontrolleri sunan bir kurumsal kart kullanıyorsanız, bireysel kartlarda kredi limitlerini kolayca ayarlayabileceğinizi göreceksiniz. Ayrıca, yalnızca ofis malzemeleri satıcıları veya yazılım yenilemeleri gibi giderler için kategorileri sınırlayabilirsiniz.

Limitli Kart Sahibi Sayısı

Birçok kurumsal kart şirketi, ücretsiz sınırsız sayıda çalışan kartı vaat ediyor. Ancak kaç çalışanınızın gerçekten bir taneye ihtiyacı olacak? Meşru, kanıtlanmış ihtiyacı olan tüm çalışanlara kart verdiğinizden emin olun. Diğer çalışanlar, sık olmayan harcamalar için başka bir şekilde ödeme ayarlayabilir.

Periyodik Olarak Yeniden Değerlendirin

Çalışanların krediye erişim ihtiyaçları ve kredi limit gereksinimleri zaman içinde değişebilir. Çalışanların iş tanımları değiştiğinde veya şirket kartına meşru bir ihtiyaç duyduklarını gösterdiklerinde, değişiklik yapmayı düşünmeye istekli olun. Sonuçta çalışanlar kurumsal kart kullandığında hem kendileri hem de şirketiniz için daha kolay oluyor. Makbuzları ve kod giderlerini elle takip etmek zorunda kalmaktan hiç kimse fayda sağlamaz.

Makul İstisnalara İzin Ver

Kurumsal kredi kartı politikanız, kabul edilemez kullanımın sonuçlarını çok açık bir şekilde belirtmelidir. Dürüst hatalar için biraz lütuf bırakarak, bu sonuçları adil bir şekilde uygulayın. Sürekli olarak beklentileri aşan bir çalışan, dürüst bir hata yapan veya nadiren hata yapan bir çalışandan çok farklıdır. Bazen, uygun olmayan harcamaların derhal geri ödenmesiyle birlikte bir uyarı makul bir ilk tepki olabilir.

Politikaları Eşit Şekilde Uygulayın

Diğer politikalar gibi şirketinizin kurumsal kredi politikası da netlik sağlamalı, beklentileri belirlemeli ve hem kurumu hem de çalışanlarınızı risklerden korumalıdır. Ortaya koyduğunuz ve imzaladığınız anlaşmalara uymazsanız, bu politikayı oluşturmak için tüm sıkı çalışmanız boşa gidecektir. Aksi belirtilmedikçe, kurumsal kredi kartı politikalarınız kurumsal kredi kartı kullanan her çalışan için geçerli olmalıdır.

Mümkün Olduğunda Sanal Olun

Birçok kurumsal kart şirketi, kullanımlarında sıkı sınırlamalar getirebilen sanal ve tek kullanımlık kartlar çıkarır. Örneğin, tek kullanımlık bir kart belirli bir satıcıya kilitlenebilir. Bir sanal kartın, bir çalışanın belirli bir satın alma için ödeme yapmasına izin veren bir kredi limiti ve ek kullanımı önleyen bir son kullanma tarihi olabilir.

Tahminleri Harcama Limitlerinden Çıkarın

Kurumsal kredi kartı açık çek değildir. Bir çalışan, bir biftek ve ıstakoz yemeğinin yanı sıra harika bir şişe şarap için ödeme yapmak için kartını kullanabilir, ancak bu cömert iştahı karşılamak veya akşam yemeği için ödeme yapmak zorunda değilsiniz. Bu tür senaryolardan kaçınmak için günlük, yolculuk başına veya yemek başına harcamalar için beklentiler oluşturun. Başlamak için iyi bir yer, Federal Hükümetin federal yolcular için makul harcama beklentilerini yansıtacak şekilde konuma göre ayarlanabilen günlük harcırah oranlarıdır.

Harcamaları İzleme

Tıpkı kişisel kredi kartı faturanıza baktığınız gibi, kurumsal kredi kartı bakiyenize ve aylık ücretlere de göz kulak olmanız gerekir. Şirketinizden birinin bu önemli adımın sorumluluğunu alması gerekiyor. Her çalışanın aylık ücretlerini kim imzalayacak? Kredi kartı faturasını şüpheli kalıplar ve yetkisiz kullanım açısından kim düzenli olarak denetleyecek? Ortaya çıkabilecek sorunları çözmek için yetkili birine gitmesi gereken önemli bir sorumluluktur.

Kurumsal Kredi Kartı Politikanıza Başlarken

Artık bir kurumsal kredi kartı politikasının amacını anladığınıza, bu politikanın sağlayabileceği faydaları gördüğünüze ve bir kurumsal kredi politikası oluşturma ve uygulama adımlarını anladığınıza göre, başlamaya hazırsınız!

Şirketinizin kurumsal kredi kartlarından nasıl yararlanabileceğini keşfetmeye yeni başlıyorsanız, mevcut birçok kurumsal karttan hangisinin şirketinize en uygun olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. İlham almak veya bir eşleşme bulmak için en iyi kurumsal kredi kartları listemize göz atın.

Umarız bu yazı, bir kurumsal kredi politikası oluşturma sürecinde size yardımcı olmuştur. Okuduklarınızı beğendiyseniz, diğer iş politikası kaynaklarımızdan bazılarını da beğenebilirsiniz. Örneğin, küçük işletme bütçesi oluşturmak için bir rehber ve yeni çalışanları işe almak için bazı ipuçları oluşturduk.

Her zaman olduğu gibi, kullanabileceğiniz her türlü küçük işletme kaynağı için Merchant Maverick web sitesine göz atmaktan çekinmeyin.

Kurumsal Kart Politikası SSS