Mükemmelliği Sağlamak: HCI'yı HubSpot'a Taşımak

Bir sistemden diğerine geçiş, herhangi bir şirket için göz korkutucu bir görev olabilir, ancak aynı zamanda büyüme ve artan verimlilik için fırsatlar da sağlayabilir. Son zamanlarda ekibimiz, Quickbase'den HubSpot'a geçmek isteyen bir çevre yönetim şirketi olan HCI ile çalışma fırsatı buldu. Bu süreçte, karmaşık veri yapılarını ve süreçlerini hayata geçirip yeniden tasarladık ve ekiplerini HubSpot araçları konusunda eğittik.

Şirket ve Zorluk

HCI, Quickbase'i birkaç yıl birincil veritabanı olarak kullandı. Quickbase, ihtiyaçlarını iyi bir şekilde karşılamış olsa da, süreçleri otomasyonla düzene sokmaya ve raporlama yeteneklerini geliştirmeye çalıştılar. Kuno Creative ile görüştükten ve HubSpot'un yeteneklerini öğrendikten sonra, HubSpot'a geçişin doğru karar olduğuna karar verdiler. Verileri yeni bir sisteme taşımanın ve bunlarla birlikte gelen tüm süreçleri kolaylaştırmanın normal zorluklarının yanı sıra, HCI'nın ayrıca günlük süreçlerinde rahat olan ve benimsemeyi sağlamak için süreç boyunca desteğe ihtiyaç duyacak bir ekibi vardı. değişim yönetimi yoluyla yeterli konfor seviyesi.

HCI Süreçlerini Öğrenmek

Kuno, ilk birkaç haftanın çoğunu HCI'nin işini, süreçlerini ve benzersiz zorluklarını öğrenerek geçirdi. Bu, HubSpot bulut sunucularını onlar için anlamlı olacak ve aynı zamanda benimsenebilir ve erişilebilir kalacak şekilde geliştirmemize olanak sağladı. Önceki CRM'de yapılan hataların tekrarlanmaması da önemliydi: Ne de olsa HCI bir nedenle hareket ediyordu ve HubSpot, kusurlu süreçleri sıfırlamak ve daha özel bir CRM çözümünde işleyenleri oluşturmak için benzersiz bir fırsat sağladı.

Ayrıca zaman çizelgeleri, kilometre taşları ve olayların sıralamasında uyum sağlamak çok önemliydi. Bu, HCI ekibine beş aya yayılan etkili bir şekilde iletilmiş bir proje planı aracılığıyla mevcut CRM'lerinde çalışmaya devam etme konusunda güven verdi.

Bizim çözümümüz

HubSpot'ta Özel Nesne Oluşturma

Geçişte ele alınan ilk konulardan biri, "iş planlaması" için özel bir nesnenin haritasını çıkarmaktı. Bunu yapmak için Kuno ekibi, ERD'ler oluşturmak ve belgeleri ve akış şemalarını işlemek için Lucidchart'ı kullandı ve HCI ekibinin verilerini yeni ortamda görselleştirmesine yardımcı oldu. Bu aynı zamanda HubSpot'un CRM işlevselliği ve özelleştirmesi ile ilgili yeteneklerini gösterme fırsatı da sağladı; bu, Quickbase'de zorlandıkları bir şeydi. Yeni özel nesnenin onların ihtiyaçlarını karşılamasını ve yeterli raporlama sağlamasını sağlamak için HCI ortaklarıyla yakın bir şekilde çalıştık.

Verileri Quickbase'den HubSpot'a Taşıma

Özel nesne oluşturulduktan ve doğrulandıktan sonra, bir sonraki adım verilerin HubSpot'a taşınmasıydı. Bu, dikkatli planlama ve uygulama gerektiren karmaşık bir süreçti. Planımız, HubSpot'ta doğruluğu sağlamak için Quickbase'den gelen verileri eşleştirmeyi, nesneleri hizalamayı, geçiş sürecini test etmeyi ve veri doğrulama kontrollerini uygulamayı içeriyordu.

Geçişi kolaylaştırmak için Quickbase'den HubSpot'a tek yönlü özel bir entegrasyon geliştirdik. Bu, veritabanlarının tüm yönlerini birbirine bağladı: faaliyetler, bağlantılar, şirketler, fırsatlar ve bir o kadar da önemlisi bu varlıklar arasındaki ilişkiler. Bu, büyük veri kümelerini özel ve standart nesneler arasında toplu olarak taşımamıza izin vererek, ilk geçişi sorunsuz bir süreç haline getirdi ve kritik olarak sorunsuz delta geçişlerini kolaylaştırdı. Eğitim amaçları ve kurulum için verilere sahip olmak önemliydi, ancak tüm "aradaki sistemler" verilerine sahip olmak, HCI'nin lansman sırasında HubSpot'ta rahat etmesi için özellikle önemliydi.

Ekibi HubSpot'ta Eğitmek

Veriler HubSpot'a başarılı bir şekilde taşındıktan sonraki adım, HCI'yi yeni platformu kullanma konusunda eğitmekti. Temel navigasyondan daha gelişmiş raporlama yeteneklerine kadar her şeyi kapsayan, hem yüz yüze hem de sanal eğitim oturumlarını içeren özelleştirilmiş bir eğitim planı geliştirdik.

Benimseme

Eğitim, benimsemenin yalnızca bir bileşenidir, ancak başarılı bir şekilde benimseme bundan daha derine iner; bu, bir müşteri ekibinin yeni ortamlarında başarılı olmak ve gelişmek için tam donanımlı olmasını sağlamak anlamına gelir.

• Temel bilgilerle başladık ve veriler izin verdikçe daha karmaşık işlevlere geçmek için kasıtlı olarak çalıştık.
• Herkesin rahat etmesi ve sürpriz olmaması için geçiş tarihlerini önceden kararlaştırdık.
• Kuno ekibi, benimsenmeyi ve rahatlığı sağlamak için HubSpot lansmanını takip eden haftalarda ek eğitim modülleri ve destek çağrıları için kendimizi memnuniyetle hazırladı.

Projede Değişim Yönetimi

Değişiklik yönetimi, bu projenin kritik bir bileşeniydi. Quickbase'den HubSpot'a geçişin HCI ekibinin çalışma biçiminde önemli bir değişiklik gerektireceğini fark ettik. Bu değişikliği yönetmeye yardımcı olmak için, proje ilerlemesi, eğitim oturumları ve sürekli destek hakkında düzenli güncellemeler içeren bir iletişim planı geliştirmek için onlarla yakın bir şekilde çalıştık.

HCI'nin yeni sistemde gezinmesine yardımcı olmak için kullanıcı kılavuzları ve kopya sayfaları gibi kaynaklar da sağladık. Son olarak, müşteri ekibinden geri bildirim almak ve iyileştirilebilecek alanları belirlemek için bir uygulama sonrası inceleme gerçekleştirdik.

Sonuçlar

HCI'yi HubSpot'a başarılı bir şekilde geçirmeyi başardık, ekiplerini yeni sistem konusunda eğitebildik ve kalıcı benimsemeyi sağlamak için sürekli destek sağladık. Değişiklik yönetimi, projenin kritik bir bileşeniydi ve net bir iletişim planı geliştirerek ve kasıtlı kaynaklar ve destek sağlayarak onlara yardımcı olduk. Sonuç, koşulsuz bir başarıydı: Müşterimiz artık HubSpot aracılığıyla daha düzenli bir sürecin ve artan verimliliğin keyfini çıkarıyor.

Darbe

Otomasyon tek başına HCI'yi günde yaklaşık 6,5 saat tasarruf ettirir ve bu, idari işler yerine satışa ayrılarak geliri olumlu yönde etkiler. Kapsamlı eğitim ve devam eden iletişim sayesinde, HCI ekibi yeni platformlarında kolaylıkla faaliyet gösteriyor, otomatik olası satış oluşturma ve rotasyon, hem satış sürecinde hem de devretmelerde daha fazla görünürlük ve daha net raporlamanın keyfini çıkarıyor ve bunların tümü HCI'nın büyümesine ve ölçeklenmesine olanak tanıyor onlarla birlikte büyüyebilen ve ölçeklenebilen bir platformla.

HubSpot profesyonellerinden oluşan ekibimiz, sayısız HubSpot geçişini başarıyla gerçekleştirdi, spektrumdaki kuruluşları güçlendirdi ve iş hedeflerini kolaylıkla karşılamalarına ve aşmalarına olanak sağladı. Bizimle iletişime geçin ve birlikte ekibiniz için mükemmelliği nasıl sağlayabileceğimizi görelim.