Çağrı Merkezi Kayıt Yazılımını Kullanmanın Faydaları

İş dünyasında çağrı merkezi, çeşitli telefon görüşmelerinin müşteri hizmetleri temsilcileri (CSR'ler) tarafından yönetildiği bir operasyondur. "Çağrı merkezi" terimi, başlangıçta, insanların telefon görüşmeleri yapmak veya almak için fiziksel olarak ziyaret edecekleri merkezi konumdaki bir ofise atıfta bulunuyordu. Ancak, VoIP ve bulut tabanlı çözümler gibi yeni teknolojilerle işletmeler artık çağrı merkezlerini neredeyse dünyanın her yerinde işletebiliyor.

İlgili Yazı: Çağrı Merkezi Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 7 Şey

Günümüzde çoğu çağrı merkezi, kalite güvencesi ve eğitim amacıyla tüm telefon görüşmelerini kaydetmek için bu tür yazılımları kullanmaktadır. İşletmeler için çalışan performansını izlemelerine, müşteri hizmet kalitesini artırmalarına ve anlaşmazlıkları çözmelerine olanak tanıyan değerli bir varlık olabilir. Bu makale, çağrı merkezleri için çağrı kayıt yazılımı kullanmanın faydalarını keşfedecektir.

Kayıt Yazılımı nasıl çalışır?

Çağrı kayıt yazılımı, telefon konuşmalarını dijital olarak kaydederek ve bunları bir bilgisayar veya sunucuda saklayarak çalışır. Kayıtlara daha sonra herhangi bir zamanda erişilebilir ve oynatılabilir, bu da işletmelerin müşteri çağrılarını dinlemesine ve çalışan performansını izlemesine olanak tanır.

Bazı çağrı merkezi kayıt yazılımları, telefon görüşmelerinde belirli anahtar sözcükler kullanıldığında yöneticileri bilgilendirebilen otomatik uyarılar da sunar. Bu, işletmelerin sorunları tırmanmadan önce hızlı bir şekilde tanımlamasına ve çözmesine olanak tanır.

Bazı çağrı merkezi yazılımları, telefon görüşmelerini kaydetmenin yanı sıra sohbet oturumları, e-postalar ve sosyal medya mesajları gibi diğer etkileşimleri de kaydeder. Bu, işletmelerin müşteri hizmetleri etkileşimlerinin tam bir resmini elde etmelerini ve tüm kanalların yeterince izlenmesini sağlar.

Yazılımı kullanmak için işletmelerin öncelikle uygun donanım ve yazılımı satın alıp kurması gerekir. Bu ayarlandıktan sonra, gelen ve giden tüm telefon aramalarının kayıtları otomatik olarak yapılabilir.

Ayrıca Okuyun: Profesyonel Bir Faturanın Önemli Bileşenleri

Çağrı Kayıt Yazılımının En Önemli 5 Faydası

Tabii ki, herhangi bir ticari yatırımda olduğu gibi, arama kayıt yazılımının da artıları ve eksileri vardır. Ancak genel olarak, faydalar dezavantajlardan çok daha fazladır. İşte bunu işinizde kullanmanın en önemli beş avantajı.

Geliştirilmiş Müşteri Hizmetleri

Müşteri hizmet kalitesini artırmak için kullanılabilir. İşletmeler, çalışan performansını izleyerek ve geçmiş telefon görüşmelerinin kayıtlarını dinleyerek müşteri hizmetleri süreçlerindeki zayıflıkları belirleyebilir ve gerekli iyileştirmeleri yapabilir.

Ayrıca işletmelerin müşteri ve çalışan anlaşmazlıklarını çözmesine yardımcı olabilir. İşletmeler, bir telefon görüşmesi sırasında söylenenlerin tam bir kaydını alarak yanlış anlamaları hızla çözebilir ve bunların tekrar olmasını önleyebilir.

Çalışanlar İçin Daha İyi Eğitim

Diğer bir faydası da yeni ve mevcut çalışanları eğitmek için kullanılabilmesidir. Çalışanlar, geçmiş telefon görüşmelerinin kayıtlarını dinleyerek, farklı türde müşteri sorularını ve şikayetlerini nasıl ele alacaklarını öğrenebilirler. Bu tür bir eğitim, hala işin püf noktalarını öğrenmekte olan yeni çalışanlar için özellikle yararlıdır.

Çağrı kayıt yazılımı, çalışan performansını da izleyebilir ve iyileştirilmesi gereken alanları belirleyebilir. İşletmeler, arama kayıtlarına dayalı olarak geri bildirim ve koçluk sağlayarak çalışanların müşteri hizmetleri becerilerini geliştirmelerine yardımcı olabilir.

Çağrı analizi özellikleri

Daha az bilinen faydalarından biri de veri analizi için kullanılabilmesidir. Şirketler, müşteri davranışları, tercihleri ​​ve ihtiyaçları hakkında içgörüler oluşturmak için telefon görüşmelerinin kayıtlarını kullanabilir. Bu veriler, pazarlama kampanyalarını iyileştirebilir, potansiyel müşterileri daha etkili bir şekilde hedefleyebilir ve genel müşteri deneyimini iyileştirebilir.

Örneğin işletmeler, müşteri memnuniyet düzeylerini ölçmek, popüler ürün ve hizmetleri belirlemek ve çalışan performansını değerlendirmek için kayıtları kullanabilir. Bu bilgiler, kaynakların nereye tahsis edileceği ve iş operasyonlarının nasıl iyileştirileceği hakkında kararlar almak için kullanılabilir.

Ayrıca Okuyun: Küçük İşletme Kredilerinin Reddedilmesinin En Önemli 9 Nedeni

Azaltılmış Operasyonel Maliyetler

İşletmelerin tasarruf etmesine yardımcı olabilir. İşletmeler, çalışan performansını ve müşteri çağrılarını izleyerek para veya kaynak israf ettikleri alanları belirleyebilir.

Örneğin, çalışanlar müşteri sorularını çözmeden telefonda çok fazla zaman harcıyorsa, bu daha fazla personele ihtiyaç olduğunu gösterebilir. Alternatif olarak, müşterilerin aynı sorunla ilgili olarak sık sık araması, ürününüzün iyileştirilmesi gerektiğinin bir işareti olabilir. Arama kayıt cihazları, işletmelerin operasyonel verimsizliği belirleyerek paradan tasarruf etmelerine yardımcı olabilir.

Hukuki ihtilaflarda yardımcı olur

İşletmelere yasal ihtilaflara karşı koruma sağlayabilir. Bir müşteri kendisine kötü davranıldığını veya yanlış bilgi verildiğini iddia ederek dava açarsa, işletmeler kendilerini savunmak ve çalışanlarının uygun şekilde davrandığını kanıtlamak için arama kayıtlarını kullanabilir.

Benzer şekilde, bir çalışan haksız yere işten çıkarıldığını veya disiplin cezasına çarptırıldığını iddia ederse, işletme sahipleri ilgili kayıtları dinleyebilir ve kararın adil olup olmadığını belirleyebilir. Çoğu durumda, arama kayıtlarına erişim, işletmelerin yüksek maliyetli davalardan tamamen kaçınmasına yardımcı olabilir.

Arama Kaydı Çözümüne mi ihtiyacınız var?

Bir çağrı merkezi veya müşteri hizmetleri operasyonu yürütüyorsanız, çağrı kayıt yazılımını kullanmaktan faydalanabilirsiniz. İyileştirilmiş müşteri hizmetleri kalitesinin ve yasal korumanın faydaları, dikkate alınmaya değerdir.

İşletmeniz için bir arama kayıt çözümü seçerken, gerekli özellikleri sunan mevcut telefon sisteminizle uyumlu bir çözüm seçin. Piyasadaki pek çok farklı çözüm arasında, özel iş ihtiyaçlarınızı karşılayan bir çözüm mutlaka vardır.

İş dünyası dijital ve uzaktan çalışmaya doğru kaydıkça, güvenilir arama kayıt yazılımına duyulan ihtiyaç artmaya devam edecek. Bunu şimdi benimseyenler, önümüzdeki yıllarda rekabette önde olmak için iyi bir konuma sahip olacaklar.

Ayrıca Oku: 2022 İçin En İyi Ücretsiz Ekran Kayıt Yazılımı

Çözüm

İşletmenizde arama kayıt yazılımı kullanmanın birçok faydası vardır. Kayıt, müşteri hizmet kalitesini artırabilir, anlaşmazlıkları çözebilir ve işletmeleri yasal işlemlere karşı koruyabilir. İşletmeniz için bir çözüm seçerken, özel ihtiyaçlarınızı karşılayan özellikler sunan saygın ve güvenilir bir sağlayıcı seçmek çok önemlidir.

Nelere bakılacağına dair bazı tavsiyeler, kayıtların kalitesini, kullanım kolaylığını, fiyatı ve müşteri desteğini göz önünde bulundurmak olabilir. Ayrıca, nihai kararınızı vermeden önce farklı arama kaydetme yazılımı sağlayıcılarının incelemelerini okuduğunuzdan emin olun.