Envanter doğruluğu: Bunu geliştirmek için en iyi 5 uygulama

Envanter doğruluğu, elektronik kayıtlarınız ile fiziksel stokunuz arasındaki stok farkını ölçer. Genellikle, envanter yönetim sisteminizdeki kayıtlı envanter numarası ile deponuzda veya mağazanızda gerçekte mevcut olanı karşılaştırırsınız.

Örneğin, yazılımınıza 100 kalem kaydederseniz ancak stok odanızda yalnızca 80 birim sayarsanız, envanter doğruluğunuz %80'dir.

Envanter doğruluğu, perakende işletmeleri için çok önemli bir ölçüttür. İyi yönetilirse stoksuz kalma, kıtlık ve fireleri önleyerek envanter kalitesini kontrol edebilir ve aynı zamanda olumlu bir müşteri deneyimi sunabilir.

Şirketiniz için faydalarını keşfedelim:

İşletmenizin daha iyi anlaşılmasını sağlayın

Doğru stok durumu, müşteri taleplerini karşılamak için elinizde hangi ve kaç ürüne ihtiyacınız olduğuna dair daha derin bir bilgi sağlar. Bu, fazla stoklama veya yetersiz stoklamadan kaçınmanıza yardımcı olur. Doğru sayıda ürün mevcudiyeti ile müşterilerinizin buna göre sipariş vermesini ve almasını sağlayabilirsiniz. Kıtlık endişesi veya raflarda çok fazla ölü stok asılı olacak.

Zamandan ve paradan tasarruf edin

Envanter doğruluğu, sayma ve ürün arama süresini en aza indirmenize yardımcı olur. Envanteriniz, sipariş edilenler ve stokta kalanlar da dahil olmak üzere doğru şekilde izlendiğinde, daha az yeniden envanter sayımı yapmanız gerekir. Bir envanter yönetimi yazılımı, stoğu gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir ve manuel olarak kontrol etmeden tam olarak nelere sahip olduğunuzu gösterir.

Ek olarak, doğru envanter size iyi satılan ve satılmayan ürünler hakkında bilgi verir. Bu nedenle, yavaş satılan ürünleri yeniden stoklamayı bırakıp kalanlar için satışları artırmaya karar verebilirsiniz. Deponuzdaki değerli alandan tasarruf etmenize ve envanter taşıma maliyetlerini azaltmanıza yardımcı olur. Ayrıca, en çok satan ürünleri bilmek, bu ürünleri stoklamak veya üretmek için daha fazla plan yapmanıza yardımcı olur.

Verimliliği ve üretkenliği artırın

Doğru envantere sahip olmak, çalışanlarınızın işlerini daha kolay ve daha hızlı yapmalarını sağlar. Barkod tarayıcılar ve bir envanter yönetim sistemi sayesinde, bir ürünü depoda tam olarak nerede bulacaklarını biliyorlar. Personeliniz, ürünü alırken elle yazmak yerine barkodunu tarayabilir. Bu, işlerini hızlandırır ve süreci daha verimli hale getirir. Manuel işi azaltarak insan hatalarını da en aza indirir ve personelinizi daha önemli görevlere odaklanması için tahsis edersiniz.

Müşteri deneyimini ve sadakatini geliştirin

Envanter doğruluğu, müşteri memnuniyetinize ve bağlılığınıza katkıda bulunabilir. Örneğin, doğru ürün stok durumunu görüntüleyebilirseniz, müşteriler stokta olmayan ürünleri sipariş etmezler. Sipariş yerine getirme süreci, daha hızlı nakliye ile daha sorunsuz ilerleyecektir. Bu, müşteriler üzerinde iyi bir izlenim bırakır ve tekrar satın alımları artırır. Aksine, müşteriler hala istedikleri ürüne sahip olduğunuzu bilmiyorsa, hatalı envanter, siparişlerin karşılanmamasına veya kaçırılmış satış fırsatlarına yol açabilir.

Hisse senediniz için hesaplanacak doğruluk yüzdesi formülü:

Envanter doğruluğu = (sayılan öğeler / kayıttaki öğeler) * 100

Stokta bulunan bir SKU'nun birimlerini sayarak başlayın. Ardından, bu sayıyı aynı SKU'nun envanter yönetim sisteminizde kayıtlı rakamına bölün ve 100 ile çarpın.

Örneğin, deponuzda 1.000 birim saydınız. Elektronik kayıtlarınız 1200 olduğunu gösteriyor. Bu, stok doğruluk oranınızın: (1000/1200)*100 = %83,33 olduğu anlamına gelir.

Formülün yalnızca güvenilir bir stok sayımınız varsa doğru olduğunu unutmayın. Size hesaplama için girdi sağlamak üzere stok sayımı için 2 yöntem vardır: fiziksel envanter sayımı veya envanter değerlemesi.

Fiziksel envanter sayımı

Fiziksel bir envanter sayımı, stokunuzun manuel olarak sayılmasını ifade eder. İnsan hatalarını önlemek için, her bir SKU'yu saymak ve sonuçlarını karşılaştırmak için 2 ayrı ekibiniz olmalıdır. Deponuzu belirlenmiş bölgelere ayırın. Her takım sırayla sadece o bölgede bulunan stoğu sayacaktır. 2 takım aynı sayıyı bulursa kaydedin. Değilse, bir fikir birliğine varana kadar yeniden sayım yapın.

Fiziksel envanter sayımı, daha az SKU'ya sahip markalar için en iyi sonucu verir, çünkü büyük hacimli envanterin hesaplanması çok daha uzun sürer.

Envanter değerlemesi

Envanter doğruluğunu ölçmek için başka bir yaklaşım, envanter değerlemesi kullanmaktır. Raporlama sırasında satılmamış envanterinizin parasal değeridir.

Bu yöntem için, gerçek envanterinizin değerini alırsınız. Mevcut stoğun değerini hızla toplamak için barkod tarayıcıları kullanabilirsiniz. Ardından, bunu envanter yönetim sisteminizde görüntülenen envanter değerine bölün ve aynı sonucu elde edin.

Aynı örnekle devam edin, bir depoda her biri için 5 ABD Doları değerinde 1.000 birim sayarsanız, toplam envanteriniz 5.000 ABD Doları değerindedir. Envanter yönetim sisteminiz 1.200 birim kaydeder, bu da 6.000 ABD Doları değerindedir. Bölüm alındığında, envanter doğruluk oranınız (5.000/6.000)*100 = %83,33 olur.

Envanter değerleme yöntemi, büyük envanter hacimlerine sahip büyük işletmeler için en kullanışlıdır. Büyük depolar için daha az pratik veya zaman alıcı olan manuel sayımı kullanamadıkları için.

Stok tutarsızlıkları, tedarik zinciriniz için birçok soruna neden olabilir. Web siteniz ürün bulunabilirliği durumunu yanlış gösterebilir ve müşterileriniz stoklarınızda olmayan bir ürünü sipariş edebilir.

Çözümlere geçmeden önce, bu yanlışlıkları tetikleyen faktörleri en başta bilmelisiniz.

Belgelenmemiş envanter kaybı

Stok kaybı veya stok daralması, stokta kayıtlı bakiyeden daha az ürün olduğunda meydana gelir. Bunun hırsızlık ve muhasebe hataları ya da teslimat sırasındaki zararlar gibi birçok nedeni vardır.

Satılamayan hasarlı bir öğeniz varsa, onu fiziksel sayınızın dışında tutun ve yazılımınıza yazın. Aksi takdirde, bu kayıplar belgelenmezse, fiziksel sayınız kayıtlı stokunuzla uyumlu olmaz.

Bu tür tutarsızlıklardan kaçınmanın en iyi yolu, kayıpları meydana gelir gelmez hemen belgelemektir. Böylece stok takibi yapabilir ve bu kayıplara çözüm arayabilirsiniz.

Tedarikçilerden sipariş karşılama hataları

Satıcınızdan bir satınalma siparişi (PO) verdiğinizde, yerine getirme sırasında ortaya çıkan herhangi bir hata, envanterinizin hatalı olmasına neden olabilir. Örneğin, gönderiyi teslim almadan önce envanterinizi kaydedebilirsiniz. Tedarikçiden bir gecikme olursa, müşterileriniz ürünleri zamanında alamazlar ve bu maliyetli hataları düzeltmek size kalır.

Bu nedenle, yanlış adımlarının sorumluluğunu üstleneceğine güvenebileceğiniz saygın tedarikçilerle çalışmalısınız. Ek olarak, satıcı PO'nuzu göndermeden önce herhangi bir hata olup olmadığını tekrar kontrol etmek için yerine getirme onayı için bir e-posta talep edebilirsiniz.

Düzensiz depolar

Birçok depo aynı düzensizlik sorununu paylaşıyor. Çok sayıda öğeniz olduğunda, depolama için bir envanter yönetim sistemi olmadan bunları yanlış yerleştirmek daha kolaydır. Düzensiz bir depo, ürünlerin kaybolmasına veya düzgün takip edilmemesine neden olur.

Bir öğe yanlış yere konursa veya yanlış etiketlenirse, fiziksel sayımlarınız ile envanter kayıtlarınız arasında bir tutarsızlık yaratacaktır. Bu da size satışa mal olur çünkü bulunamayan ürünler raflarda duracak ve demode olacaktır.

Bu nedenle, depolarınızı organize etmek ve yerleri seçmek çok önemlidir. Tek tip kutuları ve paletleri düzenleyin ve toplayıcılarınız ve sayım ekiplerinizin takip etmesi için bir envanter etiketleme standardı oluşturun.

Yanlış yönetilen getiriler

Hatalı envanter oluşturan diğer bir zorluk, yanlış yönetilen getirilerdir. İade edilen mallar, deponuza geri yüklendiğinde yanlış kodlanabilir ve yanlış envanter kayıtlarına neden olabilir. Örneğin, hasarlı bir ürün yanlışlıkla "mevcut" olarak işaretlenir ve "hayalet envanter" haline gelir. Bu, envanter sisteminizin belirli bir malın mevcut olmadığı halde mevcut olduğunu gösterdiği anlamına gelir.

Yanlış yönetilen iadelerin üstesinden gelmek için daha sorunsuz bir iade süreci uygulamalı ve envanter kayıtlarınızdaki insan hatalarını azaltmak için mümkün olan yerlerde görevleri otomatikleştirmelisiniz. Ayrıca, çalışanlarınızı iadeleri düzgün bir şekilde ele almaları konusunda eğitin: ürünleri tekrar stoğa koymadan önce doğru kodları uygulayın.

Auburn Üniversitesi RFID Laboratuvarı'ndan yapılan araştırma, ABD perakendecileri için ortalama envanter doğruluğunun %65 olduğunu ortaya koyuyor. Bu, ortalama bir perakendecinin belirli bir ürünün nerede olduğunu veya stokta olup olmadığını çoğu zaman bilmediği anlamına gelir.
Ancak %65 iyi bir kriter değil. Optimum oran %100'dür ve bu da iyileştirme için pek çok alan bırakır. Bu rakama yaklaştıkça, envanter kayıtlarınızla stok sayımlarınızı uzlaştırarak boşa harcanan zamanı azaltacaksınız.

Normalde, ne kadar çok satış yaparsanız, stok uyuşmazlığı olasılığı o kadar yüksek olur. Bu nedenle, mağazanızı verimli bir şekilde çalıştırmak için, özellikle işiniz büyüdükçe önemli olan, envanteri doğru bir şekilde kontrol eden yöntemler geliştirmelisiniz.

Artık envanter doğruluğu metriğini, önemini ve zorluklarını öğrendiğinize göre, markanız için envanter doğruluğunu nasıl iyileştireceğinizi keşfedelim.

1. Bir envanter yönetim sistemine yatırım yapın

Yüksek teknoloji ürünü bir envanter yönetim sistemi, envanterinizin doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlamak için otomasyona ve birçok özelliğe sahiptir:

• Barkod tarama ile fiziksel envanter sayımını kolaylaştırın: Barkod, binlerce SKU arasından ürünleri izlemenize yardımcı olur. Özelleştirilmiş özelliklere sahip barkod etiketleri oluşturabilir, barkod listenizi tek bir görünümde yönetebilir ve barkod okutarak ürün bilgilerini alabilirsiniz. Bu, personelinizin ürünleri daha kolay ayırmasına, konum bulmasına ve saymasına yardımcı olur.
• Envanter transferinizde gerçek zamanlı görünürlük: Ürün etiketleri ile birlikte, stok hareketi tarandıktan sonra gerçek zamanlı olarak güncellenebilir. Tedarik zincirinizin tüm aşamalarında ürünlerinizin tam olarak nerede olduğunu bilebilirsiniz. Bu nedenle, bir tedarikçiden yeni teslim edilmiş, bir depoya yerleştirilmiş, bir mağazaya taşınmış veya satılmış olsun, SKU'ları ürün yaşam döngüsü boyunca takip edebilirsiniz. Bu görünürlük, envanterinizi her bir birime kadar izlemenizi sağlar, böylece envanterinizin her zaman doğru olmasını sağlar.
• Güvenilir bir envanter yönetim sistemi, sürdürülebilir bir şekilde ölçeklendirme yapmanıza yardımcı olacaktır. Genişletmek istiyorsanız, yazılımınızın daha gelişmiş özelliklerle geniş bir iş kapsamını kaldırabileceğinden emin olun. Aksi takdirde, daha iyi, daha bağlantılı bir envanter yönetim sistemi veya ERP sistemi aramalısınız.

2. Depolama için kutuları ve palet boyutlarını standartlaştırın

Yukarıda bahsedildiği gibi, organize bir depo, stok doğruluğunuzu etkileyen hayati bir faktördür. Standartlaştırılmış kutular ve paletler, iyi düzenlenmiş bir deponun en önemli unsurlarıdır. Standart boyutlarla verimli bir envanter hareketi süreciyle ambar iş akışlarınızı kolaylaştırabilirsiniz.

Ayrıca, ambar depolamasını optimize etmek, envanteri daha doğru bir şekilde kaydetmenize de yardımcı olur. Ürünleriniz standart kutularda veya paletlerde düzenlendiğinde, bu ürünleri sıralamak, saymak ve takip etmek çok daha kolaydır. Bu nedenle, raporlamanız da daha doğru ve envanter kayıtlarınızla uyumludur.

3. Bir sipariş karşılama ortağıyla çalışın

Kendi envanterinizi depolamak yerine, depolama ve sipariş gerçekleştirme faaliyetleriyle ilgilenmek için bir 3PL şirketiyle ortaklık kurabilirsiniz. Lojistik şirketi, envanterinizi kendi deposunda saklayabilir ve sizin için yönetebilir. Ayrıca, ürünleri müşterilerinize toplama, paketleme ve nakliye işlerini de üstlenirler.

Eksiksiz stok yönetim sistemi sayesinde, 3PL size kendi başınıza yaptığınızdan daha fazla zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilir. Lojistiği profesyonellere devrederek, işinizi büyütmek için başka görevlere odaklanabilirsiniz.

4. Döngü sayımını uygulayın

Döngü sayımı, her gün stoğun küçük bir kısmını saydığınız envanter için sürekli bir denetim prosedürüdür. Tüm envanteriniz dönüşümlü olarak sayılacaktır.

Bir döngü sayma programı benimseyerek, daha yüksek bir doğruluk oranının keyfini çıkarabilirsiniz. Bu şekilde, bu küçük sayımlar sırasında keşfedilen herhangi bir hata, tutarsızlıkları nerede kontrol edeceğinizi daraltmanıza yardımcı olacaktır. Böylece, envanter kayıtlarınızı buna göre ayarlamak için sorunları hemen yakalayabilir ve çözebilirsiniz.

5. Düzenli envanter denetimleri yapın

Envanter denetimleri, muhasebenizin doğruluğunu teyit etmek için fiziksel stok seviyelerinizi mevcut mali kayıtlarınızla karşılaştırır. Büyük bir envanter hacminiz varsa, 3. taraf bir denetçi tutabilirsiniz.

Sürekli ve gerçek zamanlı olarak gerçekleşen döngü sayımının aksine, periyodik denetimler aylık, üç aylık veya yıllık gibi belirli zamanlarda yapılır. Denetimi ne kadar sık ​​gerçekleştirirseniz, o kadar doğruluktan yararlanırsınız. Düzenli denetimler, kayıp veya hasarlı ürünler gibi stok kayıplarını sorunlara yol açmadan önce belirlemeye yardımcı olur.

Doğru stok, envanter yönetimi sürecinizi kolaylaştırmak için çok önemlidir. Stok tükenmesini ve fazla stoklamayı önlemenize ve işletme maliyetlerini azaltmanıza yardımcı olur. Envanter doğruluğuna yönelik en iyi 5 uygulamanın size envanter yönetimi iş akışlarınızı hızlandırmak için doğru bilgileri verdiğini umuyoruz. Son derece doğru bir envanter, daha iyi talep tahmini ile sizi bilgilendirecek ve daha fazla müşteri memnuniyetine katkıda bulunacaktır.