Bir İş Toplantısını Başarılı Bir Şekilde Gerçekleştirmek İçin 6 İpucu

Günümüzün gün ve saatinde, bir işletmeyi yönetmek bir meydan okumadan başka bir şey değildir. Çalışanlar operasyonlar, finans, işe alım, pazarlama kampanyaları ve daha fazlasıyla ilgilenmelidir. Aynı zamanda, optimum verimlilik düzeylerini sağlamak için kaynakları tahsis etmeleri gerekir.

İlgili Yazı: Etkili Toplantı Yönetimi için Kanıtlanmış 9 İpucu

Tüm yönetim, işte olan bitenden haberdar olmalıdır. Bunun için iş toplantılarını rutin programa dahil etmelisiniz. Bu toplantılar çalışma hayatının kaçınılmaz bir parçasıdır. Ekibin acil konuları, projeleri ve planları gerçek zamanlı olarak tartışmasına olanak tanıyarak pratik tartışmalar için kapılar açar. Farklı görüşleri masaya davet etmek, işletme için yeni fikirlerin üretilmesine de yardımcı olabilir.

Ancak toplantılar da zorlu olabilir. Bazen insanlar zamanında gelir, ancak toplantı geç başlar. Bazen gündem net değil, farklı kişiler bir şeyler üzerinde tartışıyor ve ev sahibi idare edemiyor. Bu tür toplantılar bir işletmeye yarardan çok zarar getirir. Bu nedenle, etkili bir toplantı yürütmek için birkaç kural öğrenmelisiniz. Size yardımcı olmak için, bir iş toplantısını başarılı bir şekilde yürütmek için altı ipucu listeledik.

1. Doğru Atmosferi Ayarlayın

Bir işletme sahibi veya yöneticisi olarak, toplantılar için doğru üslubu belirlemelisiniz. Toplantıların resmi veya gayri resmi olmasını isteyip istemediğiniz size kalmış. Aynı şekilde, gerçek zamanlı mı yoksa sanal toplantılar mı yapmak istediğinize karar verin. Sanal toplantılar için link oluşturmalı ve en az bir gün önceden herkesle paylaşmalısınız.

Benzer şekilde, yüz yüze toplantılar yapmak için geniş alana sahip konferans veya toplantı odalarını rezerve etmelisiniz. Her iki durumda da, katılımcıların fikir ve düşüncelerini çekinmeden paylaşabilecekleri karşılıklı saygı ortamı yaratmalısınız.

Ayrıca, mümkün olduğunda atmosferi değiştirmeyi düşünün. Çoğu toplantı resmidir ve çalışanlar için can sıkıcı bir olay gibi görünür. Buna karşı koymak için, atmosferi hafifletmek için bir toplantı için dışarı çıkabilirsiniz. Aksi takdirde, oturumların daha az resmi görünmesini sağlamak ve amaca ulaşırken çalışanların rahatlamasına izin vermek için haftalık gayri resmi tartışmalar yapabilirsiniz.

2. Bir Toplantı Gündemi Belirleyin

Bir plan yapmak basit gibi görünebilir, ancak ne yazık ki durum böyle değil. Farklı kişiler, toplantı amacından sapan farklı konuları gündeme getirir. Toplantı gündemi belirlemek çok önemlidir. Bunu bir broşürde özetleyebilir veya beyaz tahtaya yazabilirsiniz, böylece herkes neden toplandıklarını bilir. Yeni ürün fikirlerini tartışmak, bir sorunu belirlemek, bir engeli aşmak veya işte olan herhangi bir şey olabilir.

Ayrıca Okuyun: Arabanızın Geçerli Sigortası ve Vergiden Muaf Olup Olmadığını Nasıl Kontrol Edebilirsiniz?

Toplantının amacı netleştiğinde, tartışmak istediğiniz konuların bir listesini oluşturun. Toplantıyı uzatmamak için her konuya belirli bir süre atayın. Herkesin hazırlanabilmesi için toplantı programını her katılımcıya önceden gönderin. Unutmayın, bir gündem belirlemek konuşma için bir pusula sağlar. Tartışma rotasından saptığında toplantının tekrar rayına oturmasını sağlar.

3. Saati İzle

Çalışanlar bu toplantılara katılmak için rutin işlerini bırakıyor; bu nedenle bekletilmekten hoşlanmazlar. Bu nedenle, toplantınıza herhangi bir gecikme olmadan başlamak için kesin bir zaman belirleyin. İnsanların katılmasını beklemek yerine, tüm katılımcıların zamanında başlamak için beş dakika erken olduğundan emin olun. Aynı şekilde, toplantının hızını takip edin ve sürüklemek yerine zamanında bitirin.

Ayrıca, toplantı için doğru zamanı seçin. Çoğunlukla Pazartesi ve Cuma günleri en yoğun olduğu için bu günleri seçmekten kaçının. Belirli bir oturumu düzenlemek için uygun bir zamana dikkat edin. Bir toplantı planlamak için en iyi zamanı bulmak için her zaman ekibinize danışabilirsiniz.

4. Tartışmayı Yönetin

Çoğu zaman, toplantı tartışmaları konudan uzaklaşır. Bir şey diğerine yol açar, bu da katılımcıların konudan sapabileceği anlamına gelir. İş toplantıları sırasında konuşmayı uygun konuya veya gündeme yönlendirmek çok önemlidir. Ancak soru şu: "nasıl?"

İlk olarak, notlarınızdan birkaç cümleyi tartışma konusu olarak seçebilir veya ilgili bir soru sorabilirsiniz. Aynı şekilde, konu heyecan verici veya değerli görünüyorsa, fikri daha fazla tartışmak için ayrı bir toplantı planlamayı önerin. Aksi takdirde, konuşmanın konu dışına çıktığını ve onu plana geri döndürmek istediğinizi belirtebilirsiniz. Bu gibi durumlarda tereddüt edebilirsiniz, ancak toplantıyı başarılı bir şekilde yönetmek için konuşmak her zaman en iyisidir.

5. Not Alın ve Dakikaları Dolaştırın

Bir toplantıda ne kadar dikkatli olursanız olun, not almak ve tüm çıkarımları takip etmek esastır. Bunlar tartışma noktaları, yaklaşan projelere ilişkin içgörüler veya açık sorular olabilir. Bu işaretçilerin yazılı olması, bir şeyleri hatırlamada uzun bir yol kat edecektir. Buna dayanarak, görevleri planlayabilir ve projeler sunabilirsiniz.

Toplantının sahibi olarak, bu görev için birini atayabilir ve her önemli karar ve tartışmayı kaleme almalarını sağlayabilirsiniz. Daha sonra, herkesin toplantıda neler olduğunu bilmesi için bu toplantı tutanaklarını dağıtın. Tüm çalışanların aynı fikirde olmasını ve toplantıda söylenenleri kimsenin yanlış yorumlamamasını sağlayacaktır. Ayrıntılı bir sicile sahip olmak aynı zamanda güvenilirliği artıracak, hata ve aksilik olasılığını ortadan kaldıracaktır.

Ayrıca Okuyun: Anında Geri Takip Eden Instagram Hesaplarını Nasıl Bulacağınıza Dair Kolay Adımlar

6. Bir Eylem Planı ile Bitirin

Yöneticiler genellikle toplantı sona ermeden önce toparlanacak şeylerin bir listesini bırakırlar, ancak bu doğru bir yaklaşım değildir. Sonraki adımları tartışmak için toplantının son birkaç dakikasını terk etmelisiniz. Tartışma kimin neyden sorumlu olduğu etrafında dönmelidir. Aynı şekilde, son teslim tarihleri ​​hakkında fikir verin, böylece çalışanlar ulaşacakları hedefleri olduğunu bilirler.

En önemlisi, çalışanların kendilerini motive hissetmeleri için toplantıları olumlu bir şekilde sonlandırın. Belki onlara yaklaşmakta olan bir anlaşmadan veya güvence altına aldığınız son müşteriden bahsedin. Mutlu ve olumlu haberler moralleri yükseltir ve onları iş hedefleri doğrultusunda daha çok çalışmaya teşvik eder.

Son düşünceler

Etkili bir toplantı yürütmek, bir sanat ve bilimden başka bir şey değildir. Katılımcıların aktif olduğundan ve görüşlerini ortaya koyduğundan emin olmalısınız. Aynı şekilde, bir plan oluşturmak da bir başka önemli görevdir. İnsanların toplantıdan ne bekleyeceklerini anlamalarına yardımcı olur. Sonuç olarak, seansınız istenen hedefe ulaşırsa başarılı olabilir. Bu nedenle, tartışmayı yönlendirin, farklı bakış açılarını hoş karşılayın ve bir eylem planıyla bitirin.