Daha hızlı DAM araması için 4 adım: Bir dosya adlandırma kuralı oluşturma

Bir dosya adlandırma kuralı, birkaç şeyi başardığı için dijital varlık yönetimi (DAM) uygulaması için gerekli bir standarttır. Adlandırma kuralları:

• Daha fazla etiketleme gerektirmeyen adlar içinde arama terimleri sağlayarak Power DAM arama işlevi.
• DAM taksonomisinde dosyaların "nerede" saklanması gerektiğini gösteren yönlü metin ipuçları sağlayarak otomatikleştirilmiş iş akışı süreçlerini basitleştirin.
• Bir dosyanın içindekilerle ilgili temel bilgileri, kuruluştaki herhangi bir kullanıcıya, dosyayı manuel olarak incelemeye gerek kalmadan gösterin.

Aşağıda, bir DAM ekibinin kendi dosya adlandırma kurallarını uygulamak ve DAM varlıklarının hızlı, doğru alımını ve bulunabilirliğini sağlamak için izleyebileceği dört adım bulunmaktadır.

1. DAM'inizde aramayı nasıl hızlandıracağınızı anlayın

Belge sınıflandırması hakkında bilgi edinin

Dalkavuğun en yüksek biçiminin hırsızlık olduğu sık sık söylenir ama buna "ödünç alma" diyelim. Aşağıdakiler dahil, karmaşık belgeleri basitleştirilmiş kurumsal aramaya dahil etmesi gereken gruplara bakın:

• Kütüphaneciler (Harvard'ın konuyla ilgili harika bir rehberi var).
• Arşivciler (Birleşmiş Milletlerdekiler gibi).
• Bilimsel kuruluşlar (Uluslararası Standartlar Örgütü gibi).

Örnek sözleşmelere bir göz atmak bile size bir fikir verecektir. Belgelerinizi bölmek ve ele geçirmek çok daha kolay olacaktır.

kendini eğit

DAM'inizde alımı ve arşivlemeyi hızlandıracak arama özellikleri, kısayollar, bağlantılar, kullanışlı etiketler ve otomatik iş akışlarını nasıl oluşturacağınız konusunda hız kazanın. Bu süreçlerin çoğunun öğrenilmesi kolaydır. Zaman izin verdiğinde, herkesin optimize edilmiş bir DAM'a hazır olduğundan emin olmak için ekibiniz için nasıl yapılır belgeleri, tek sayfalar ve videolar oluşturun.

Daha derine inin: DAM'de etiketler ve meta veriler: Fark nedir?

2. Nesnelerin nasıl yaratıldığını anlayın

Proje yöneticilerinin projeler ve dosyalar için adları/numaraları nasıl oluşturduğunu öğrenin

Yaratıcı ekipler genellikle talep eden departmanlar tarafından organize edilir, her birine proje yöneticileri atanır ve yetenekli sağlayıcılar bazen ihtiyaçlar arttıkça ve küçüldükçe birden fazla departmana hizmet verir.

• Şu anda dosya adlarına koydukları tarihlerin, varlık türlerinin ve diğer bilgilerin işlevleri nelerdir?
• Adın belirli bir kısmı neden önce, sonra gelir veya sonda gelir?

Proje yöneticileri, dosyaların genellikle nasıl adlandırıldığı hakkında zengin bir bilgi kaynağı olacaktır.

Geçerli adları ve kısaltmaları toplayın

Tekerleği yeniden icat etmeye gerek yok - neden isteyesiniz ki? Mevcut kısaltmalar uzunluk açısından ve çakışmamalarını sağlamak için incelenebilir.

Listeyi incelerken, iyi kullanılan adları kısaltmanın ve daha az kullanılan adlardan ayırmanın yolları muhtemelen öne çıkacaktır. Derlerken proje yöneticileriyle görüşün ve daha az sıklıkla kullanılabilecek başkaları için beyinlerini seçin.

3. Nesnelerin nasıl kullanıldığını anlayın

Kilit paydaşlarla tanışın

Üretimden varlık talep eden kuruluş birimleriyle başlayın. Ardından, bir gönüllünün BARAJ irtibat kişisi olarak hizmet etmesini isteyin. Bu ilgili kişiler, varlıklarını aldıklarında ne olacağını açıklayabilir.

Örneğin, marka web siteleri dijital varlıkların çoğunu gösterir ve bunların kullanımı için platform kısıtlamaları ve iş süreci sözleşmeleri vardır.

Zorunlu gereksinimlere daraltın

Ortak noktaları bir araya getirerek departman ihtiyaçlarını karşılayın. Paydaşları gerçekten en önemli bilgilere odaklanarak fedakarlık yapmaya teşvik edin. Daha geniş organizasyon genelinde mantıklı olan uyumlaştırılmış bir sözleşme uğruna, hangi adlandırma unsurları olmadan yapabilirler veya bunlarla yaşamayı öğrenebilirler?

Örneğin, şirketimizin dijital pazarlama eğilimi, hangi öğelerin ne zaman görüneceğine ilişkin kararları yönlendirdi. Örneğin, yayınlanma tarihi, web sitesi varlıklarının programlı olarak nasıl görüntülendiğini etkilediği için önce görünür. Bu tarih, diğer departmanlar için daha az önemliydi, ancak üretimin en büyük talep sahibi olan pazarlama için önemli bir değişkendi.

Daha derine inin: DAM yönetişim yapısı tanımlandı ve açıklandı

4. Yeni sözleşmeyi olabildiğince basit bir şekilde tanıtın

Bir dosya adı oluşturucu ile adlandırmayı kolaylaştırın

Diğer Hizmet Olarak Sunulan Yazılım platformlarına ve daha geniş bir kuruluşa yayılmaları için dosya adlandırmayı proje yönetimi araçlarınıza ve DAM'inize dahil edin. Metin formülleri kullanılarak Microsoft Excel veya Google E-Tablolar'da bir dosya adlandırma oluşturucu oluşturulabilir. Dosya adı, bir dosya kaydedildiğinde Adobe Illustrator gibi bir araca kopyalanabilir.

Bir ad oluşturucu, ekip üyelerinin adlandırma kuralının ritmini öğrenmesine de yardımcı olur. Adlandırmayı açıklayan ve tüm kısaltmaları listeleyen bir ana liste olduğundan emin olun.

Küçük gruplar halinde eğitim

Ekibimiz, paydaş liderlerimizle birkaç görüşme yaparak nihai bir dosya adlandırma kuralı geliştirdi. Aramalar boyunca ekip, DAM, arama işlevi ve kuralın aramanın uzun vadede daha hızlı çalışmasına nasıl yardımcı olacağı konusunda daha rahat hale geldi.

Kongre tamamlandıktan sonra, bu paydaşlar bizimle ve bireysel ekipleriyle eğitim oturumları düzenlediler. Kongre konusunda rahat olan ve neden sunulduğunu anlayan amigo kız sayesinde oturumlar büyük ölçüde geliştirildi.

İhtiyaçlar değiştikçe uyum sağlamayı unutmayın

Kullanıcılar adlardaki öğeleri (varlık türleri, proje numaraları, satıcılar, kuruluş birimleri, boyutlar, varlıkların gönderildiği yer, tarihler ve daha fazlası) basitleştirmenin yollarını öğrendikçe adlandırma kuralınız kısalacaktır. "Yeni normali" kullanan ekipler, kendilerinin ve diğer bireysel çalışanların bilgilerinin, tekrar kolayca bulunabilmeleri için varlıklara "yerleştirilmesine" neden olacaktır.

Yakında, dosya adlarını optimize etmek için değişiklikler önerecek, yeni, daha iyi kısaltmalar ve adlandırma sürecini herkes için daha kolay ve daha hızlı hale getirecek diğer öğeleri tanıtacaklar.

Daha derine inin: İşte bir DAM iş akışına neden ihtiyaç duyduğunuz ve bunun nasıl haritalandırılacağı