ใครเป็นใครในโปรแกรมอีเมลที่ประสบความสำเร็จ

ในงานประจำวันของเราที่ Validity เราทำงานร่วมกับทีมอีเมลทุกขนาดและรูปร่างทั่วโลก สิ่งนี้ช่วยให้เรารู้และเข้าใจบทบาทสำคัญในโปรแกรมอีเมลที่ประสบความสำเร็จตั้งแต่ต้นจนจบ

แม้ว่าโซลูชันอีเมล เช่น ชุดผลิตภัณฑ์ความสามารถในการจัดส่งของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยระบุปัญหาหรือความเสี่ยง บางครั้งคุณอาจคิดว่า "แล้วไงต่อ" หรือ “ฉันขอให้ใครทำอย่างนั้น”

ในฐานะนักการตลาด สิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าควรหันไปใช้ทรัพยากรใด (ทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ) เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

บทบาทและความรับผิดชอบภายในโปรแกรมอีเมลอาจถูกจำกัดไว้เพียงหนึ่งคน ซึ่งสวมหมวกทั้งหมดที่เราจะพูดถึง หรืออาจรวมถึงทีมที่หลากหลายตามความซับซ้อนขององค์กร ระบบนิเวศนี้อาจรวมถึงแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น Manage Service Provider (MSP) หรือที่ปรึกษากฎหมาย

ดังนั้น เรามาพูดถึงการใช้งานโปรแกรมอีเมลตั้งแต่ต้น นี่ ไม่ใช่ รายการสิ่งที่ต้องทำอย่างละเอียดถี่ถ้วน เนื่องจากงานบางอย่างอาจต้องใช้หลายขั้นตอน แต่มันจะทำให้คุณมีจุดเริ่มต้นและทิศทางบางอย่าง

ตั้งค่าโดเมนการส่งของคุณ

การมีโดเมนเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณ (แทนที่จะใช้ที่อยู่อีเมลส่วนตัวจากผู้ให้บริการฟรี เช่น Outlook หรือ Gmail) เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

ทำไม

• ความน่าเชื่อถือ: เมื่อใช้ชื่อธุรกิจของคุณเป็นโดเมนที่ส่ง คุณจะได้รับความน่าเชื่อถือจากฐานสมาชิกของคุณ
• การรับรู้ถึงแบรนด์: การใช้โดเมนธุรกิจช่วยสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์และหลีกเลี่ยงความสับสนกับสมาชิกปลายทาง
• การรักษาความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น: โดเมนธุรกิจช่วยปกป้องบัญชีของคุณทั้งภายในและภายนอก

ฉันได้พูดคุยกับผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายไอที Dean O. เกี่ยวกับหัวข้อนี้ ความคิดของเขาชัดเจน: “ฉันมักจะเดาเป็นครั้งที่สองเสมอว่าบริษัทต่างๆ ที่ใช้บัญชีอีเมลฟรีเช่น Gmail แม้ว่าจะดำเนินงานด้วยคนสองคนก็ตามฉันคิดว่าโตขึ้น!มีโดเมนธุรกิจ!”

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะขอรับและจดทะเบียนชื่อโดเมนได้อย่างไร คุณสามารถทำงานกับไซต์โฮสติ้งยอดนิยม เช่น GoDaddy หรือ domain.com หรือคุณสามารถระบุและเลือกผู้ให้บริการอีเมล (ESP) และพวกเขาสามารถทำสิ่งนี้ให้คุณได้ ESP ของคุณจะรับผิดชอบในการกำหนดที่อยู่ IP ให้กับคุณ

เลือกผู้ให้บริการ DNS

เดี๋ยวก่อน DN-อะไรนะ?

DNS (เซิร์ฟเวอร์ชื่อโดเมน) ให้คำแนะนำและข้อมูลเกี่ยวกับโดเมน รวมถึงที่อยู่ IP ที่เชื่อมโยงกับโดเมนนั้นและวิธีจัดการคำขอสำหรับโดเมนนั้น

DNS ถูกสร้างขึ้นเนื่องจากมนุษย์สามารถจดจำชื่อได้ง่ายกว่า (เช่น www.yourbusiness.com ) แทนที่จะเป็นชุดตัวเลขเช่นที่อยู่ IP ของคุณ

ผู้ให้บริการ DNS สามารถจัดการขั้นตอนการจดทะเบียนโดเมนได้ ดังนั้นเมื่อคุณค้นหาโซลูชัน ให้สอบถามว่านี่เป็นส่วนหนึ่งของบริการที่รวมอยู่หรือไม่ เนื่องจากจะช่วยให้คุณประหยัดไปอีกขั้นในภายหลัง ในฐานะส่วนหนึ่งของ DNS คุณจะสร้างไฟล์โซนที่โฮสต์ซึ่งคุณหรือทีมไอทีของคุณจะสามารถเข้าถึงได้ ไฟล์โซนจะมีข้อมูลสำคัญที่ผู้ให้บริการกล่องจดหมายจะค้นหา ตัวอย่างเช่น ระเบียน SPF หรือตัวระบุ TXT ต่างๆ ที่จำเป็นในการตั้งค่า Google Postmaster Tools

ฟังก์ชันนี้มักดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ไอทีหรือผู้ดูแลระบบเครือข่าย นอกจากนี้ยังสามารถจ้างจากภายนอกให้กับ Managed Service Provider (MSP) ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงตลาดกลาง คุณจะพบว่า MSP นั้นคล้ายกับที่ปรึกษาด้านไอที

ตรวจสอบว่ามีการตั้งค่าการรับรองความถูกต้องอย่างถูกต้อง

การรับรองความถูกต้องของอีเมลเป็นกระบวนการยืนยันและยืนยันตัวตนดิจิทัลของผู้ส่ง การยืนยันว่าผู้ส่งเป็นใคร การรับรองความถูกต้องจะปกป้องทั้งแบรนด์และผู้รับอีเมลจากการปลอมแปลงและการโจมตีแบบฟิชชิง

ในการตลาดผ่านอีเมล มีสามเสาหลักของการรับรองความถูกต้อง:

• SPF (กรอบนโยบายผู้ส่ง)
• DKIM (จดหมายระบุโดเมนคีย์)
• DMARC (การรับรองความถูกต้องของข้อความตามโดเมน การรายงาน และความสอดคล้อง)

จำเป็นต้องมีทั้ง SPF และ DKIM และเป็นสิ่งที่ผู้ส่งอีเมลใช้กันอย่างแพร่หลาย สามารถตั้งค่า DMARC ได้ตลอดเวลาเมื่อมี SPF และ DKIM โดยปกติแล้ว ESP ของคุณจะจัดการ SPF และ DKIM ในขณะที่ DMARC ได้รับการอัปเดตในไฟล์โซน DNS โดยเจ้าหน้าที่ไอที ผู้ดูแลระบบเครือข่าย หรือ MSP ของคุณ

ขอคำแนะนำทางกฎหมาย

ก่อนส่งแคมเปญอีเมล คุณจะต้องติดต่อกับทีมกฎหมายของคุณ (ภายในหรือภายนอก) เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตาม CAN-SPAM และกฎหมายความเป็นส่วนตัวทั่วทั้งรัฐในสหรัฐอเมริกา

เมื่อพูดถึงการสร้างเนื้อหาเพื่อส่งไปยังสมาชิกของคุณ จำเป็นต้องมีองค์ประกอบอีเมลบางอย่าง ตัวอย่างเช่น เทมเพลตอีเมลต้องมีที่อยู่จริงของคุณ ซึ่งมักจะแปลกใจสำหรับนักการตลาดรุ่นใหม่

โปรดทราบว่าสิ่งที่ฉันกำลังแบ่งปันนี้ ไม่ใช่ คำแนะนำทางกฎหมายและ ไม่ใช่ รายการที่ครบถ้วนสมบูรณ์

หากคุณส่งจดหมายไปต่างประเทศ จะมีข้อพิจารณาเพิ่มเติม เช่น กฎหมายความเป็นส่วนตัวของ GDPR, CASL หรือ LGDP โดยพิจารณาจากสถานที่ที่สมาชิกของคุณอาศัยอยู่ ไม่ใช่ตัวคุณ ทีมกฎหมายของคุณจะช่วยคุณสำรวจกฎระเบียบที่กำลังพัฒนาเหล่านี้

ตรวจสอบลูปข้อเสนอแนะ

ESP ของคุณจะรับผิดชอบในการตรวจสอบว่ามีการตั้งค่าวงจรป้อนกลับที่เหมาะสม ซึ่งอนุญาตให้ระบุและลบสมาชิกที่ทำเครื่องหมายอีเมลของคุณว่าเป็นขยะหรือสแปม

เหตุใดจึงมีคนทำเครื่องหมายอีเมลของคุณว่าเป็นสแปมหรือขยะ มีเหตุผลมากมาย แต่สาเหตุทั่วไปบางประการก็คือ สมาชิกไม่พบเนื้อหาของคุณที่เกี่ยวข้องอีกต่อไป พวกเขาไม่พบลิงก์ยกเลิกการสมัครรับข่าวสาร (นี่เป็นสิ่งจำเป็นในเทมเพลตอีเมลของคุณด้วย!) หรืออาจจะ พวกเขาไม่มีประสบการณ์ที่ดีกับแบรนด์ของคุณ

แม้ว่า ESP ของคุณจะรับผิดชอบลูปป้อนกลับ คุณจะต้องตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ตามที่คาดไว้

รู้ขั้นตอนการจัดการตีกลับของคุณ

ESP จะตั้งกฎสำหรับวิธีจัดการที่อยู่อีเมลที่ตีกลับ

สำหรับการตั้งค่าทางเทคนิค ไม่มีอะไรต้องกังวล แต่คุณควรทราบว่าเหตุใดที่อยู่จึงถูกตีกลับหรือถูกบล็อกโดยผู้ให้บริการกล่องจดหมาย เช่น Yahoo หรือ Gmail ESP ของคุณจะสามารถรายงานเกี่ยวกับรหัสตีกลับหากเป็นปัญหา

สาเหตุการตีกลับที่พบบ่อยบางประการอาจรวมถึงการส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง หรือส่งไปยังกล่องจดหมายของสมาชิกที่เต็ม

สร้างและดูแลรายชื่อสมาชิกของคุณ

ไม่เคยซื้อรายการ เคย. การได้มาซึ่งรายชื่อจำเป็นต้องเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ โดยสมาชิกยินยอมรับข้อความของคุณ

หากต้องการสร้างรายการของคุณ ให้เพิ่มแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณที่สมาชิกสามารถเลือกรับอีเมลของคุณได้ อย่าลืมบันทึกและเก็บวันและเวลาที่บุคคลนั้นเลือกรับอีเมลของคุณ

ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลสำคัญที่ควรเก็บไว้ในกรณีที่มีการดำเนินคดีทางกฎหมายกับแบรนด์ของคุณเนื่องจากเกี่ยวข้องกับโปรแกรมอีเมลของคุณ ผู้ดูแลระบบอีเมลหรือผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลจะรับผิดชอบในการดูแลฐานข้อมูลสมาชิกของคุณ

เมื่อพูดถึงรายการ คุณจะต้องดำเนินการสุขอนามัยรายการเป็นประจำในรายชื่อสมาชิกของคุณ

ใช้โซลูชัน เช่น Validity BriteVerify เพื่อช่วยระบุระเบียนที่ไม่ถูกต้อง มีการพิมพ์ผิด หรือแม้แต่กล่องจดหมายของสมาชิกเต็ม บริการจะให้คำแนะนำว่าผู้ติดต่อรายใดที่จะระงับ และรายใดที่ถูกต้องและสามารถส่งอีเมลได้

ตามหลักการแล้ว คุณจะใช้บริการตรวจสอบอีเมลเพื่อช่วยรักษารายชื่อสมาชิกของคุณให้สะอาด แต่อย่างน้อยที่สุด คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบปัญหาทางไวยากรณ์และการพิมพ์ผิดที่ชัดเจนด้วยตนเอง

สร้างเนื้อหาของคุณ

ตอนนี้เพื่อความสนุก! ถึงเวลาคิดเกี่ยวกับเนื้อหาและการออกแบบอีเมลของคุณแล้ว มีตัวเลือกเทมเพลตแบบลากและวางที่ดีบางตัวที่สามารถรับแรงบันดาลใจจากเว็บไซต์ของคุณเพื่อช่วยในการสร้างเทมเพลตของคุณ ESP บางตัวให้บริการนี้เป็นส่วนหนึ่งของบริการ คุณยังสามารถเป็นพันธมิตรกับผู้ขายที่ให้บริการนี้

เมื่อสร้าง ให้คิดถึงสิ่งที่คุณชอบและสิ่งที่คุณสนใจในกล่องจดหมายของคุณเอง

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบวิธีที่โฆษณาแสดงผลบนอุปกรณ์ต่างๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้มือถือก่อนที่จะส่ง

ส่งอีเมล!

คุณจะปรับใช้อีเมลได้เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ ESP ของคุณ แต่ก่อนที่คุณจะกดส่ง ต้องแน่ใจว่าชื่อแบรนด์ของคุณคือ "เป็นมิตรจาก"

ซึ่งแตกต่างจากที่อยู่อีเมลแบบเต็ม เหมือนกับชื่อเล่นของที่อยู่อีเมลนั้นมากกว่า มันบอกเราว่าอีเมลมาจากบริษัทไหนโดยที่เราไม่ต้องดูข้อมูลโดเมนที่ส่ง

การใช้ชื่อบริษัทของคุณจะช่วยให้สมาชิกจดจำได้ง่าย และลดความเสี่ยงที่อีเมลของคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นขยะ

นี่คือตัวอย่างที่เป็นมิตรจากความถูกต้อง:

ตรวจสอบประสิทธิภาพอีเมลของคุณ

ในที่สุดอีเมลก็ถูกส่งไปแล้ว! แล้วตอนนี้ล่ะ?

คุณจะต้องวัดความสำเร็จและรู้ว่ามีบางอย่างผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่ ติดตามเมตริกสำคัญๆ เช่น การเปิด การคลิก การตีกลับ การร้องเรียน และการยกเลิกการสมัคร

นอกจากนี้ คุณจะต้องคอยดูว่าอีเมลของคุณไปถึงกล่องจดหมายของสมาชิกหรือไม่ (ไม่ใช่โฟลเดอร์สแปม) โดยใช้โซลูชันความสามารถในการส่งอีเมล เช่น แพลตฟอร์ม Everest ของเรา ด้วย Everest คุณสามารถตรวจสอบชื่อเสียงของโดเมนและ IP การวางกล่องจดหมายโดยผู้ให้บริการกล่องจดหมาย ตรวจสอบการเรนเดอร์การออกแบบของคุณก่อนส่ง และอื่นๆ อีกมากมายได้อย่างง่ายดาย

นั่นคือองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมอีเมลที่มีประสิทธิภาพสูง ต่อไปนี้คือคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่สรุปสิ่งที่เราเพิ่งเรียนรู้

แต่โปรดจำไว้ว่า: ไม่มีทีมใดที่สมบูรณ์ได้หากไม่มีเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม

หาก ต้องการดูว่า Everest สามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง แชทกับทีมผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลของเราเลยวันนี้!