บริษัทใดต้องการจ้างสแกนเอกสาร Orange County Services มากที่สุด

การสแกนเอกสารถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสแกนเอกสารคืออะไรกันแน่? เป็นกระบวนการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัล มันเกี่ยวข้องกับการแปลงเอกสารเหล่านี้จากกระดาษเป็นภาพดิจิทัลหรือข้อความที่ต้องการด้วยความช่วยเหลือของเครื่องสแกนความเร็วสูง บริการสแกนเอกสารของออเรนจ์เคาน์ตี้มีข้อดีมากมายสำหรับบุคคลทั่วไป ธุรกิจ และแม้แต่องค์กรขนาดใหญ่

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 5 เครื่องมือแก้ไขออนไลน์ที่ดีที่สุด

เหตุใดบริการสแกนเอกสาร Orange County จึงได้เปรียบ

ในยุคปัจจุบันนี้ บริษัทและองค์กรต่างๆ อาจสงสัยว่ามีอะไรให้พวกเขาไปใช้แบบไร้กระดาษและใช้บริการของ Document Scanning Orange County นี่คือข้อดีบางประการ:

1. เพิ่มผลผลิตสูงสุดด้วย การสแกนเอกสาร Orange County

การสแกนเอกสาร ออเรนจ์เคาน์ตี้จะสแกนเอกสารสำหรับบริษัทที่ใช้ระบบไร้กระดาษ นอกจากนี้ยังเพิ่มเวลาที่พนักงานของบริษัทได้รับไฟล์ใด ๆ จากพื้นที่จัดเก็บ เอกสารเฉพาะจะถูกค้นหาอย่างรวดเร็วแทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาจากตู้เก็บเอกสารเมื่อบริการสแกนเอกสาร Orange County เสร็จสิ้น จากนั้นพนักงานสามารถค้นหาคำสำคัญที่กำหนดไว้ในเอกสารและแยกออกจากฐานข้อมูล

ด้วยบริการสแกนเอกสารของออเรนจ์เคาน์ตี้ ไฟล์ดิจิทัลจะถูกจัดทำดัชนีโดยใช้ป้ายกำกับเดียวเฉพาะสำหรับไฟล์ และยังแยกขอบเขตข้อมูลต่างๆ จากภาพเพื่อจัดระเบียบไฟล์เป็นชั้นของโฟลเดอร์ที่พนักงานจดจำได้ง่าย นอกจากนี้ เอกสารของบริษัทที่แปลงเป็นดิจิทัลโดย Document Scanning Orange County ยังให้การรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งแก่ไฟล์ในลักษณะที่ไม่จำกัดโอกาสที่เอกสารจะเสียหายหรือสูญหาย ช่วยประหยัดเวลาได้มากในระยะยาว

2. ลดต้นทุนด้วยการสแกนเอกสาร Orange County

ควบคู่ไปกับผลลัพธ์ของการสแกนเอกสาร บริการ Orange County คือการกำจัดความต้องการพื้นที่คลังสินค้า การลดต้นทุนในการจัดเก็บและวัสดุสำนักงาน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการย่อยของ six sigma และวิธีการทำงาน

เหตุผลที่ต้องไร้กระดาษด้วยการสแกนเอกสาร Orange County

ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง ธุรกิจ - ไม่ว่าสาขาใด - ต้องการความได้เปรียบใด ๆ ที่สามารถได้รับ หากสำนักงานที่ใช้กระดาษเป็นอุปสรรคต่อบริษัท นี่อาจเป็นเหตุผลที่ดีที่จะเลิกใช้เอกสารด้วยการสแกนเอกสาร Orange County นี่คือเหตุผลเพิ่มเติม:

1. พื้นที่สำนักงานเพิ่มเติม

สำนักงานแบบไร้กระดาษหลังจากบริการสแกนเอกสาร Orange County เสร็จสิ้น มีพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับพนักงาน และโปรดทราบว่าพื้นที่สำนักงานค่อนข้างมีค่าใช้จ่ายสูง การไปสแกนเอกสาร บริการ Orange County ทำให้มีพื้นที่สำนักงานเพิ่มขึ้นแทนที่จะใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ซึ่งเป็นวิธีการใช้พื้นที่ที่มีประสิทธิผลน้อยที่สุด

2. การลดต้นทุน

บริการสแกนเอกสารในออเรนจ์เคาน์ตี้เป็นไปตามปริมาณการใช้วัสดุสิ้นเปลือง เช่น หมึกพิมพ์และโทนเนอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ เช่น เครื่องพิมพ์และเครื่องซีร็อกซ์ที่ลดลง รวมถึงการบำรุงรักษาและการซ่อมแซม วิธีนี้จะทำให้ไร้กระดาษและใช้ Document Scanning Orange County ช่วยลดต้นทุน

3. ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

เมื่อใช้บริการจาก Document Scanning Orange County แล้ว การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันในโครงการจะง่ายขึ้นโดยไม่ต้องทำสำเนาซ้ำ เนื่องจากเอกสารเป็นแบบไร้กระดาษและพร้อมใช้งานในฐานข้อมูล พนักงานจากหลายสถานที่จึงสามารถเข้าถึงและดูเอกสารอ้างอิงทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ในเวลาเดียวกัน

4. ความปลอดภัยได้รับการปรับปรุง

เอกสารที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับสามารถถูกขโมยได้ง่าย เอกสารที่สแกนโดยบริการ Document Scanning Orange County สามารถเข้ารหัสและป้องกันด้วยรหัสผ่าน เอกสารดังกล่าวสามารถจัดเก็บแบบเสมือนจริงได้ด้วยโซลูชั่น e-vaulting นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงเอกสารให้กับผู้ใช้เฉพาะที่กำหนดโดยบริษัท โดยได้รับความช่วยเหลือจากบริการ Document Scanning Orange County สามารถติดตามกิจกรรมของไฟล์หรือเอกสารเพื่อความปลอดภัยได้เช่นกัน

5. ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เมื่อใช้บริการของ Document Scanning Orange County จะช่วยลดโอกาสที่ไฟล์กระดาษจะเสียหาย เป็นผลให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐและรัฐบาลกลางได้รับการปรับปรุงเพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับที่ไม่ปฏิบัติตาม

6. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

การใช้กระดาษส่งผลกระทบต่อโลกอย่างไม่ต้องสงสัย จากการศึกษา พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้กระดาษ 10,000 แผ่นในแต่ละปี เมื่อเลิกใช้กระดาษและใช้บริการสแกนเอกสาร Orange County สำนักงานจะใช้ผลิตภัณฑ์และพลังงานที่เกี่ยวข้องกับกระดาษน้อยลง ซึ่งเป็นพิษและเป็นอันตรายต่อสิ่งแวดล้อม

7. เร่งการกู้คืนความเสียหาย

กระดาษเป็นหนึ่งในวัสดุที่เสี่ยงต่อไฟไหม้ น้ำท่วม และภัยธรรมชาติมากที่สุด แฟ้มเอกสารสำคัญในสำนักงานจึงไม่เว้นระยะจากภัยพิบัติ การแปลงบันทึกเอกสารด้วยบริการ Document Scanning Orange County เป็นไฟล์ดิจิทัลช่วยเพิ่มความสามารถในการกู้คืนระบบของบริษัท

8. ให้เวลามากขึ้น

การสำรวจที่สำคัญพบว่าพนักงานใช้เวลา 37 นาทีในการค้นหาไฟล์กระดาษหนึ่งไฟล์ การช่วยเหลือด้านการสแกนเอกสารของออเรนจ์เคาน์ตี้และการทำงานแบบไร้กระดาษช่วยเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลให้กับพนักงาน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและมีเวลาเหลือสำหรับการทำงานมากขึ้น ผู้ให้บริการสแกนเอกสาร Orange County ควรใช้เทคโนโลยีพิเศษที่อนุญาตให้ใช้ไฟล์ดิจิทัลและจัดระเบียบเป็นหมวดหมู่ เช่น วันที่ ชื่อบัญชี หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือตัวกรองอื่นๆ ที่ใช้ได้กับธุรกิจของบริษัทโดยเฉพาะ

ซอฟต์แวร์ OCR หรือ Optical Character Recognition ที่ดัดแปลงโดย Document Scanning Orange County ช่วยให้สามารถค้นหาผ่านไฟล์ที่สแกนเพื่อค้นหาและระบุข้อมูลได้

ดังที่นำเสนอ การตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้เอกสารแบบไร้กระดาษและติดต่อผู้ให้บริการสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ในออเรนจ์เคาน์ตี้ ช่วยให้ธุรกิจแข่งขันในระดับที่สูงขึ้นมาก

อ่านเพิ่มเติม: เจ็ดวิธีในการทำให้ธุรกิจของคุณเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

จะบอกได้อย่างไรว่าบริษัทต้องการเอกสารที่สแกนโดย Orange County

หากสงสัยว่าองค์กรควรหันไปใช้กระดาษแบบไร้กระดาษหรือไม่ และติดต่อผู้ให้บริการสแกนเอกสารในออเรนจ์เคาน์ตี้ มีสัญญาณให้ระวังเพื่อบอกความพร้อมที่จะไปสู่แบบไร้กระดาษได้อย่างง่ายดาย นี่คือบางส่วนของพวกเขา:

1. เอกสารกำลังสูญหาย

เมื่อไม่สามารถระบุตำแหน่งไฟล์ได้อีกต่อไปเป็นสัญญาณที่แน่นอนว่าการจ้างบริการสแกนเอกสาร Orange County เป็นโซลูชันที่จำเป็น การแปลงบันทึกที่เป็นกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัลช่วยให้เข้าถึงข้อมูลและไฟล์ที่ต้องการได้เร็วกว่าในเวลาที่จำเป็น

2. บริษัทมีตู้เก็บเอกสารมากกว่าพนักงาน

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ค่าเช่าสำนักงานเพื่อเก็บเอกสารทางธุรกิจเท่านั้นค่อนข้างแพง เมื่อมีการว่าจ้างบริการสแกนเอกสาร Orange County และการสแกนเอกสารเสร็จสิ้น จะเพิ่มพื้นที่ว่างในสำนักงาน ผู้ให้บริการสแกนเอกสาร Orange County สามารถจัดเก็บไฟล์ที่สแกนแล้วหลายพันไฟล์ไปยังฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาหรือเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท เพื่อกำจัดตู้เอกสารที่ใช้พื้นที่มากเกินไป

3. ลูกค้าเริ่มหงุดหงิด

เมื่อองค์กรต้องพึ่งพากระดาษเป็นส่วนใหญ่ พวกเขามักจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการให้บริการแก่ลูกค้า เมื่อใช้เวลาในการค้นหาไฟล์อย่างต่อเนื่อง ลูกค้าจะไม่ได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วและอาจล่าช้าหรือถูกผลักออกไป

4. ขวัญกำลังใจของพนักงานต่ำ

ค่อนข้างจริงที่การพึ่งพากระดาษสามารถดูดชีวิตจากองค์กรได้เมื่อปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ระบุที่อยู่ และไม่ต้องการบริการสแกนเอกสาร Orange County นอกเหนือจากการใช้พื้นที่มากเกินไป ความยุ่งเหยิงในสำนักงานยังสามารถลดลงได้ และทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติ ไฟล์ดิจิทัลซึ่งตรงข้ามกับไฟล์จริงนั้นแชร์ได้ง่ายกว่า แล้วทำให้ขวัญและกำลังใจของพนักงานดีขึ้น

หากมั่นใจว่าการไร้กระดาษเป็นทางออกที่ดีที่สุดหรือมีสัญญาณข้างต้นในองค์กร ให้มองหาผู้ให้บริการสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ในออเรนจ์เคาน์ตี้วันนี้