Document Digitization คืออะไร และเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะนำไปใช้?

ด้วยการแปลงเป็นดิจิทัล คุณไม่ต้องกังวลว่าเอกสารของคุณจะถูกทำลาย เช่น ผลจากกาแฟหก ไฟไหม้ หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ สื่อดิจิทัลทั้งหมดสามารถกู้คืนได้แม้ในกรณีที่คอมพิวเตอร์ขัดข้อง

ก่อนหน้านี้ ทุกบริษัทหรือสำนักเลขาธิการต่างก็มีพื้นที่ที่ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับรวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน การเก็บถาวรเอกสารดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง การเก็บถาวรแบบเดิมกำลังล้าสมัย

สิ่งที่เรียกว่า การแปลงเป็นดิจิทัล มีหน้าที่รับผิดชอบต่อปรากฏการณ์นี้ มันคืออะไรและสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับมัน? เหตุใดการนำโซลูชันนี้ไปใช้ในบริษัทของคุณจึงคุ้มค่า

Document Digitization คืออะไร และเกี่ยวข้องกับอะไร?

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นกระบวนการแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัล ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลที่อยู่ในเอกสารเหล่านี้จึงเข้าถึงได้ง่ายจากคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือ

ข้อมูลเหล่านี้สามารถค้นหา จัดเก็บอย่างปลอดภัย และใช้ในกิจกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว - แบ่งปัน ลงนาม อนุมัติ ลงทะเบียน หรือแก้ไข

เอกสารหลายประเภทสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้:

1. ใบแจ้งหนี้ – การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลช่วยให้จัดการได้ง่ายและเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมได้อย่างรวดเร็ว
2. สัญญา – สำเนาดิจิทัลของสัญญาช่วยให้จัดเก็บและแบ่งปันได้อย่างง่ายดาย
3. รายงานทางการเงิน – การแปลงรายงานทางการเงินให้เป็นดิจิทัลช่วยอำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจทางธุรกิจ
4. เอกสารบุคลากร – เอกสารพนักงานเวอร์ชันดิจิทัล เช่น สัญญาการจ้างงาน ช่วยให้สามารถจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้ง่ายในแอปพลิเคชันเดียว
5. บันทึกทางธุรกิจ – บันทึกย่อแบบดิจิทัลอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม
6. แบบฟอร์มใบสมัคร - กรอกและดำเนินการได้ง่ายกว่าแบบฟอร์มทั่วไป
7. เอกสารทางกฎหมาย – สำเนาดิจิทัลของเอกสารทางกฎหมายช่วยให้เข้าถึงและจัดเก็บได้ง่ายขึ้น
8. เวชระเบียน – เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การจัดการข้อมูลผู้ป่วยง่ายขึ้น
9. จดหมายโต้ตอบ – การแปลงจดหมายเป็นดิจิทัลช่วยให้จัดการได้ง่ายและเข้าถึงข้อความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

ไม่เพียงแต่เอกสารสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้ แต่ยัง เช่น การบันทึกเสียงหรือไมโครฟิล์มอีกด้วย กระบวนการนี้ยังสมบูรณ์แบบสำหรับการเก็บถาวรสื่อห้องสมุด และในอีกด้านหนึ่ง อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงเนื้อหาเหล่านั้นได้ และในอีกด้านหนึ่ง เพื่อปกป้องต้นฉบับจากความเสียหาย

เหตุใดจึงแนะนำให้ทำการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

การแปลงเป็นดิจิทัลช่วยให้เอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล แต่การตัดสินใจนำไปใช้จะมีประโยชน์อะไร? คุณในฐานะผู้ประกอบการและพนักงานที่คุณจัดการได้อะไร? สิ่งเหล่านี้เป็นผลเชิงบวกของการแปลงคอลเลกชัน แฟ้มเอกสาร และเอกสารทุกประเภทให้เป็นดิจิทัลสำหรับบริษัทของคุณ

1. ประหยัดพื้นที่สำนักงาน
2. ทำให้การทำงานในแต่ละวันง่ายขึ้น
3. การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย
4. การป้องกันเอกสารจากการถูกทำลาย
5. คุณภาพการบริการลูกค้าที่สูงขึ้น
6. การแปลงเป็นดิจิทัลและการปกป้องสิ่งแวดล้อม

จะนำระบบดิจิทัลไปใช้ในบริษัทของคุณได้อย่างไร?

การใช้การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลในบริษัทเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม ด้วยการวางแผนและการนำไปใช้อย่างเหมาะสม จะก่อให้เกิดประโยชน์มากมายแก่ธุรกิจ อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่ากุญแจสู่ความสำเร็จไม่ใช่แค่ตัวเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความมุ่งมั่นและความพร้อมของพนักงานในการเปลี่ยนแปลงด้วย

รูปแบบการทำงานของผู้ให้บริการระบบการแปลงเอกสารดิจิทัลเองก็มีความสำคัญเช่นกัน ควรให้บริการที่ครอบคลุมและให้ความร่วมมือในทุกขั้นตอนของการดำเนินการ

ควรให้ความสนใจว่าบริษัทอุทิศเวลาเพียงพอในการสัมภาษณ์ก่อนการใช้งานหรือไม่ รวมถึงให้การสนับสนุนหลังการใช้งานและการให้คำปรึกษาทางธุรกิจทั่วไปในสาขาเทคโนโลยีหรือไม่

การนำไปปฏิบัติในแต่ละบริษัทจะมีลักษณะแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เครื่องมือด้านดิจิทัลและกลยุทธ์การดำเนินงานได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับลักษณะเฉพาะของธุรกิจ อุตสาหกรรม ขนาด เป้าหมาย และความต้องการ

อย่างไรก็ตาม การปรับเปลี่ยนที่ดำเนินการอย่างดีจะต้องมีขั้นตอนต่อไปนี้:

1. การกำหนดเป้าหมายและข้อกำหนด

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุโดยการแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัล มันเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหรือไม่? ประหยัดพื้นที่? ลดต้นทุน?

กำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของคุณเพื่อให้สามารถวางแผนกระบวนการทั้งหมดได้ดี

2. การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน

จากนั้นวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันในบริษัทของคุณ ปัจจุบันใช้ เอกสารประเภท ใดบ้าง? มีการจัดเก็บและจัดการอย่างไร?

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงใดที่จำเป็นและความท้าทายใดที่อาจเกิดขึ้น

3. การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล มีระบบและโซลูชั่นที่แตกต่างกันมากมายในตลาด ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตัดสินใจเลือกอย่างมีข้อมูลซึ่งจะตรงตามความต้องการทั้งหมดของคุณ

เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณจะต้องทำการวิจัยอย่างละเอียดในอุตสาหกรรมของผู้ให้บริการโซลูชันประเภทนี้

4. การวางแผนและการเตรียมการ

หลังจากเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมแล้วก็ถึงเวลาวางแผนและเตรียมความพร้อม ตัดสินใจว่าเอกสารใดจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลก่อน กำหนดตารางการทำงาน และเตรียมทรัพยากรที่เหมาะสม

5. การนำไปปฏิบัติ

ตอนนี้เป็นเวลาสำหรับการดำเนินการอย่างถูกต้อง เริ่มต้นด้วยการแปลงเอกสารที่เลือกให้เป็นดิจิทัล ติดตามกระบวนการทั้งหมด และตรวจสอบเป็นประจำว่าทุกอย่างทำงานตามแผนที่วางไว้หรือไม่

6. การฝึกอบรมพนักงาน

อย่าลืมฝึกอบรมพนักงานของคุณ พวกเขาจำเป็นต้องรู้วิธีใช้ระบบใหม่และวิธีจัดการเอกสารดิจิทัล

7. การติดตามและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

หลังจากการนำไปใช้ สิ่งสำคัญคือต้องติดตามและปรับปรุงกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง

ตรวจสอบเป็นประจำว่าระบบตรงตามความคาดหวังของคุณหรือไม่ และนำมาซึ่งผลประโยชน์ที่คาดหวังหรือไม่

สรุปแล้ว

การแปลงเป็นดิจิทัลมีบทบาทสำคัญในธุรกิจยุคใหม่และสามารถคาดหวังความก้าวหน้าต่อไปได้ มันคุ้มค่าที่จะตามทันเวลาและใช้เทคโนโลยีใหม่

ยิ่งไปกว่านั้น เพราะมันนำมาซึ่งผลประโยชน์ที่วัดผลได้และเฉพาะเจาะจงมาสู่ทั้งบริษัทและพนักงาน คู่ค้า และลูกค้า

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นกระบวนการที่สามารถปรับปรุงการทำงานของบริษัทได้อย่างมาก

จากการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ผ่านการประหยัดพื้นที่ ไปจนถึงการปกป้องสิ่งแวดล้อม ประโยชน์มีมากมาย