อีเมลตีกลับคืออะไร? และผู้ส่งจะจำกัดได้อย่างไร

เมื่อคุณส่งอีเมลและมีการตีกลับแบบเบาหรือแรง (เพิ่มเติมในภายหลัง) คุณต้องดำเนินการทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งอีเมลของคุณจะไม่ได้รับผลกระทบ แม้ว่าอีเมลบางฉบับจะไม่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณกลับมามากเกินไป แต่ก็ยังสามารถสร้างความเสียหายระยะยาวให้กับแบรนด์ของคุณได้หากคุณไม่วินิจฉัยปัญหา

เพื่อปรับปรุงความสามารถในการจัดส่งของคุณและทำให้มั่นใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งจะเข้าสู่กล่องจดหมายอย่างปลอดภัย เรามาสำรวจสาเหตุที่ทำให้อีเมลตีกลับ และขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้ทันทีเพื่อลดอัตราตีกลับของอีเมล

อีเมลตีกลับคืออะไร?

อีเมล "ตีกลับ" หมายความว่าข้อความของคุณไม่สามารถส่งไปยังผู้รับที่ต้องการได้ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าอีเมลของคุณตีกลับหลังจากส่งได้ไม่นาน และคุณควรประเมินทันทีว่าเป็นปัญหาถาวรหรือเป็นสิ่งที่แก้ไขได้ง่ายหรือไม่

มีสองประเภท: การตีกลับอย่างหนักและการตีกลับอย่างนุ่มนวล

กระดอนอย่างหนัก

อีเมลตีกลับเนื่องจากข้อมูลไม่ถูกต้องบ่งชี้ถึงปัญหาถาวร หมายความว่าไม่มีที่อยู่ที่คุณพยายามส่งถึงหรือคุณไม่สามารถส่งอีเมลถึงที่อยู่นั้นได้ (ซึ่งเป็นสัญญาณของปัญหาที่ใหญ่กว่ามาก)

หากคุณได้รับการตีกลับอย่างหนักหลังจากส่งอีเมล ให้ลบที่อยู่ออกจากการติดต่อของคุณ หากคุณยังคงส่งอีเมลไปยังที่อยู่นี้ คุณจะลดความสามารถในการส่งอีเมลโดยรวมและชื่อเสียงของผู้ส่ง

เด้งนุ่ม

อย่างไรก็ตาม อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวลเป็นปัญหาชั่วคราวที่สามารถแก้ไขได้ หมายความว่ามีที่อยู่อีเมลของผู้รับที่ต้องการอยู่แล้ว แต่มีปัญหากับกล่องจดหมายหรือข้อความของคุณที่ต้องแก้ไขก่อนที่อีเมลจะส่งได้อย่างสมบูรณ์

อะไรทำให้อีเมลตีกลับ

ในบางกรณี การแจ้งเตือนการตีกลับทางอีเมลของคุณจะบอกคุณโดยเฉพาะว่าเหตุใดข้อความจึงไม่ถูกส่ง มิฉะนั้น คุณจะต้องวินิจฉัยปัญหาด้วยตนเอง

การตีกลับอย่างหนักอาจเกิดขึ้นได้หาก:

• ที่อยู่ผู้รับของคุณสะกดผิด
• ไม่มีโดเมนของผู้รับ
• ข้อความของคุณถูกบล็อกโดยเซิร์ฟเวอร์ที่รับ

หากคุณไม่เห็นการพิมพ์ผิดในที่อยู่ของผู้รับ และแน่ใจว่ามีโดเมนอยู่ อาจเป็นเพราะอีเมลตีกลับโดยไม่ตั้งใจ

การตีกลับอย่างนุ่มนวลอาจเกิดขึ้นได้หาก:

• เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับล่มหรือโอเวอร์โหลดอยู่ในขณะนี้
• คุณกำลังส่งอีเมลหรือขนาดไฟล์ที่ใหญ่เกินไป
• กล่องจดหมายของผู้รับเต็ม

การตีกลับแบบไม่รุนแรงอาจแก้ไขได้เองเนื่องจากข้อความพยายามส่งเอง มิฉะนั้น คุณจะต้องลดขนาดไฟล์อีเมลของคุณเพื่อเอาชนะการตีกลับที่นุ่มนวล

การตีกลับของอีเมลส่งผลต่อความสามารถในการจัดส่งหรือไม่

จำนวนอีเมลตีกลับที่คุณได้รับส่งผลต่อชื่อเสียงของผู้ส่งในที่สุด หากไม่เลือก จะทำให้ข้อความของคุณเข้าสู่สแปมมากขึ้นหรือถูกบล็อกโดยสิ้นเชิง

เว้นแต่คุณจะส่งข้อความที่มีขนาดไฟล์ใหญ่อย่างสม่ำเสมอ อีเมลตีกลับแบบนุ่มนวลไม่ใช่สาเหตุหลักที่น่ากังวล อย่างไรก็ตาม อีเมลที่ตีกลับอย่างหนักจำเป็นต้องดำเนินการทันทีเนื่องจากอาจสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อชื่อเสียงของผู้ส่งและความสามารถในการส่งหากปล่อยไว้โดยไม่แก้ไข

คุณจะคำนวณอัตราตีกลับของคุณได้อย่างไร?

คุณสามารถคำนวณอัตราตีกลับของอีเมลได้โดยการหารจำนวนอีเมลตีกลับที่ได้รับด้วยจำนวนอีเมลทั้งหมดที่ส่ง แล้วคูณจำนวนนั้นด้วย 100 ซึ่งจะให้เปอร์เซ็นต์อัตราตีกลับของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งอีเมล 300 ฉบับและมีการตีกลับ 15 ฉบับ คุณจะมีอัตราตีกลับ 5 เปอร์เซ็นต์ (ตามที่คำนวณด้วย (15/300) x 100)

เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลและความสามารถในการส่งอีเมลส่วนใหญ่จะคำนวณอัตราตีกลับของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณมีส่วนร่วมในการขยายงานและติดตามอัตราตีกลับเมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับกลยุทธ์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณลดอัตราการตีกลับของอีเมล

คุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อลดอัตราการตีกลับของอีเมล โชคดีที่มันค่อนข้างง่ายที่จะตรวจจับอีเมลก่อนที่จะตีกลับ (หรือแก้ไขหากมี) โดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. ตรวจสอบสิทธิ์อีเมลของคุณ

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลของคุณคือการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลของคุณ มีสามมาตรฐานการตรวจสอบอีเมลเฉพาะที่คุณต้องใช้:

• กรอบนโยบายผู้ส่ง (SPF)
• จดหมายระบุโดเมนคีย์ (DKIM)
• การรับรองความถูกต้องของข้อความตามโดเมน การรายงาน และการปฏิบัติตามข้อกำหนด (DMARC)

ทั้งสองอย่างนี้จะช่วยปรับปรุงความปลอดภัยของอีเมลและจำกัดโอกาสที่อีเมลของคุณจะถูกใช้ในการโจมตีแบบฟิชชิงและการปลอมแปลง

2. ยืนยันโดเมนอีเมลของคุณ

ก่อนที่คุณจะส่งแคมเปญการตลาดผ่านอีเมล คุณควรยืนยันว่ามีโดเมนอีเมลของผู้รับอยู่ มีข้อผิดพลาดทั่วไปหลายอย่างที่ทีมทำ เช่น สับสนระหว่างที่อยู่ .ai กับที่อยู่ .com หรือใช้ตัวย่อของบริษัทเมื่อโดเมนอีเมลเป็นชื่อเต็ม

พิจารณาใช้เครื่องมือเพื่อตรวจสอบว่ามีโดเมนอีเมลอยู่หรือไม่ก่อนที่คุณจะส่งอีเมล หรือ ตรวจสอบรายชื่อการเข้าถึงของคุณด้วยตนเอง และสร้างเอกสารที่ระบุโดเมนที่ใช้โดยทั่วไปอย่างไม่ถูกต้อง เช่น @dell.com กับ @dellinc.com กับ @delltechnologies.com

3. หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่มีลักษณะเป็นสแปม

หากอีเมลของคุณดูเหมือนเป็นสแปม ผู้รับจะทำเครื่องหมายว่าเป็นอีเมลดังกล่าว ใช้ภาษาที่ชัดเจนและสัมพันธ์กับผู้ชมของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ดูขายหน้าเกินไป และพยายามอย่าพึ่งพาตัวเรียกสแปมทั่วไป เช่น "ฟรี" หรือ "ดำเนินการทันที!"

4. ติดตามความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ

ความสามารถในการส่งของคุณเป็นสัญญาณหลักเกี่ยวกับสุขภาพของโปรแกรมอีเมลของคุณ

หากคุณมีความสามารถในการส่งอีเมลที่ไม่ดีและไม่สามารถแก้ไขแนวทางปฏิบัติได้ คุณอาจถูกบล็อกไม่ให้ส่งข้อความทั้งหมดและจำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานใหม่ทั้งหมด ซึ่งไม่มีใครอยากทำ

ตรวจสอบความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ และถ้าอัตราตีกลับของคุณเริ่มเพิ่มขึ้นอย่างมาก ให้หยุดการเข้าถึงชั่วคราวจนกว่าคุณจะเข้าใจว่าปัญหาคืออะไร

5. สอดคล้องกับกิจกรรมอีเมลของคุณ

ลูกค้าของคุณลงทะเบียนเพื่อรับอีเมลของคุณเพราะพวกเขาต้องการได้ยินจากคุณ สอดคล้องกับการเข้าถึงของคุณ (แต่อย่าก้าวร้าวเกินไป) เพื่อให้ผู้ซื้อของคุณจดจำแบรนด์ของคุณและทำไมพวกเขาถึงซื้อสินค้ากับคุณ

หากคุณส่งอีเมลเฉพาะในช่วงที่มีการจับจ่ายสูงสุด ลูกค้าของคุณอาจลืมเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณในช่วงนอกฤดูกาล ดังนั้น เมื่อคุณพยายามส่งถึงพวกเขาอีกครั้ง ข้อความของคุณจะดูเหมือนไม่ได้รับการร้องขอ ทำให้พวกเขายกเลิกการสมัครหรือทำเครื่องหมายว่าคุณเป็นสแปม

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่ออีเมลของคุณได้รับอนุญาต

เพื่อลดการยกเลิกการสมัครและการร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทุกคนในรายชื่อเผยแพร่ของคุณได้แสดงการอนุญาตอย่างชัดแจ้งในการรับอีเมลของคุณ

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองความยินยอมคือการยืนยันการเลือกรับสองครั้ง นี่คือเมื่อสมาชิกใหม่ได้รับอีเมลขอให้ยืนยันการสมัครก่อนที่จะรับอีเมลจากแบรนด์ของคุณต่อไป

7. รักษาสุขอนามัยของรายชื่ออีเมลที่ดี

การปรับปรุงสุขอนามัยของรายชื่ออีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มความสามารถในการส่งและหยุดอีเมลจากการตีกลับ เพื่อปรับปรุงสุขอนามัยของรายการ ให้ตรวจสอบข้อมูล CRM ของคุณเป็นประจำเพื่อยืนยันว่ารายการนั้นถูกต้องและไม่มีบันทึกที่ซ้ำกัน หากคุณได้รับอีเมลตีกลับอย่างหนัก ให้ลบออกจากรายการของคุณทันที สุขอนามัยของรายการที่ดีจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการส่งข้อความไปยังกับดักสแปม

บอกลาอีเมลตีกลับ

อีเมลที่ถูกตีกลับอาจส่งผลร้ายแรงต่อความสามารถในการส่งของคุณ อย่าลืมปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ปรับปรุงการส่งมอบของคุณ และปกป้องผลกำไรของคุณ

อยากรู้วิธีอื่นที่คุณสามารถปรับปรุงการส่งมอบของคุณ? ตรวจสอบคำแนะนำด้านสุขอนามัยรายการของเราเพื่อค้นหาสาเหตุทั่วไปของสุขอนามัยรายการที่ไม่ดี วิธีที่พวกเขาทำลายประสิทธิภาพของอีเมลของคุณ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณเป็นผู้ส่งที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน