W-2 กับ W-4: อะไรคือความแตกต่าง?

การยื่นแบบแสดงรายการภาษีของคุณอาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำเป็นครั้งแรก มีรูปแบบต่างๆ มากมาย และอาจทำให้สับสนเมื่อรู้ว่ารูปแบบใดที่เหมาะกับคุณ ไม่จำเป็นต้องตื่นตระหนก เพราะเราพร้อมให้ความช่วยเหลือ

ด้านล่างนี้ เราจะนำคุณผ่านทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ W-2 กับ W-4 เพื่อให้คุณมีความเข้าใจมากขึ้น

วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มภาษี W-2 และ W-4

เรามาเริ่มด้วยการดูแบบฟอร์มภาษีทั้งสองแบบและทำความเข้าใจว่ารูปแบบภาษีเหล่านี้ออกแบบมาเพื่ออะไร แบบฟอร์ม W-2 คือแบบฟอร์มสิ้นปีที่รายงานรายได้ของพนักงานแต่ละคน รวมถึงโบนัส ทิป ค่าจ้างขั้นต้น และเงินสมทบภาษีรัฐบาลกลาง รวมถึงภาษี Medicare และภาษีประกันสังคม

การหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติมใดๆ เช่น เงินสมทบในแผนการเกษียณอายุ ก็จะแสดงอยู่ในแบบฟอร์ม W-2 ด้วย

ในทางกลับกัน แบบฟอร์ม W-4 ถูกใช้เพื่อให้พนักงานสามารถระบุจำนวนเงินที่พวกเขาต้องการถูกหักจากเช็คเงินเดือนทุกเดือนและส่งไปยัง IRS

ต่อไปนี้คือปัจจัยต่างๆ มากมายที่จะเป็นตัวกำหนดจำนวนเงินที่จะถูกระงับ รวมถึงความชอบส่วนบุคคลในการหักภาษี ณ ที่จ่าย จำนวนผู้อยู่ในอุปการะ และสถานภาพการสมรส

ใครกรอกแบบฟอร์ม W-2 และ W-4?

แล้วคุณกรอกทั้งสองแบบฟอร์มหรือไม่? หรือนายจ้างของคุณทำเช่นนั้นหรือไม่? มันค่อนข้างง่าย: พนักงานกรอก W-4 ในขณะที่นายจ้างกรอก W-2 เมื่อใดก็ตามที่มีคนเริ่มงานใหม่ ควรกรอกแบบฟอร์มนี้ภายในเดือนแรกของพวกเขา

ในแง่ของแบบฟอร์ม W-2 นายจ้างต้องยื่นเรื่องนี้ต่อ IRS ทุกสิ้นปี และนี่คือสิ่งที่พวกเขาต้องทำสำหรับพนักงานทุกคนในทีม นายจ้างจะต้องจัดเตรียมสำเนาแบบฟอร์มนี้ให้กับพนักงานภายในสิ้นเดือนมกราคม

ตราบใดที่คุณจ่ายเงินให้พนักงาน $600 หรือมากกว่าสำหรับปีนั้น คุณจะต้องกรอกแบบฟอร์มนี้สำหรับพวกเขา ซึ่งหมายถึงพนักงานที่ได้รับเงินน้อยกว่า $600 แต่ถูกหักภาษีประกันสังคมหรือภาษี Medicare

ควรยื่นรายงาน W-4 และ W-2 เมื่อใด

สิ่งสำคัญคือต้องจัดสรรเวลาสำหรับภาระผูกพันทางภาษีของคุณทุกปีเพื่อไม่ให้ถูกทิ้งไว้ข้างหลัง หากคุณทำเช่นนั้น คุณอาจต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก

เริ่มจากแบบฟอร์ม W-2 กันก่อน นี่คือสิ่งที่นายจ้างทุกคนจะต้องกรอกทุกปี ทั้ง IRS และพนักงานที่มีปัญหาควรได้รับสำเนาของแบบฟอร์มนี้ภายในวันที่ 31 มกราคม

แบบฟอร์ม W-4 ทำงานแตกต่างออกไปเล็กน้อย คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลนี้ทุกปี โดยปกติคุณจะต้องส่งแบบฟอร์มนี้เมื่อคุณเริ่มงานใหม่

อย่างไรก็ตาม หากสถานการณ์ทางการเงินของคุณเปลี่ยนไป เช่น คุณได้รับค่าจ้างเพิ่มขึ้นหรือลดชั่วโมงทำงานและมีรายได้น้อยลง คุณต้องกรอกแบบฟอร์มอีกครั้ง ท้ายที่สุด อาจเป็นไปได้ว่าคุณจำเป็นต้องมีเงินมากหรือน้อยที่ถูกระงับจากเช็คของคุณ ดังนั้นโปรดจำไว้เสมอว่า

การยื่น W-4 และ W-2

เมื่อยื่นแบบฟอร์มทั้งสองนี้ คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนด เรามาดูรายละเอียดแต่ละข้อกันดีกว่า:

ข้อกำหนดในการยื่นแบบฟอร์ม W-4

ตามที่กล่าวไว้ โดยปกติคุณจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 ในวันแรกของการจ้างงาน สิ่งนี้จะต้องทำอย่างแน่นอนที่สุดก่อนที่จะได้รับเช็คเงินเดือนแรกของคุณ ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณต้องจำไว้เมื่อพูดถึงแบบฟอร์ม W-4:

• คุณอาจต้องยื่นแบบฟอร์มภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหน แบบฟอร์มนี้จะระบุการหักภาษี ณ ที่จ่ายในรัฐของคุณและดำเนินการตามขั้นตอนเดียวกับแบบฟอร์ม W-4 คุณสามารถไปที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของแผนกสรรพากรและภาษีในรัฐที่คุณอาศัยอยู่เพื่อกำหนดข้อกำหนดของแบบฟอร์มการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐ
• คุณสามารถแก้ไขแบบฟอร์ม W-4 ของคุณได้ตลอดเวลา เพียงอัปเดตระบบการบรรจุด้วยข้อมูลใหม่และเปลี่ยนข้อมูลเงินเดือนของคุณตามต้องการ
• เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์ม W4 แล้ว คุณจะต้องมอบแบบฟอร์มนี้ให้กับนายจ้างของคุณ ซึ่งควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์นี้ถูกเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิง ขอแนะนำให้นายจ้างใส่ข้อมูลลงในระบบบัญชีเงินเดือนของตนเพื่อให้แน่ใจว่าได้หักภาษี ณ ที่จ่ายจากเช็คแต่ละครั้ง
• นายจ้างไม่สามารถบอกลูกจ้างว่าควรใส่อะไรในแบบฟอร์ม W-4 อย่างไรก็ตาม พวกเขาสามารถจัดหาทรัพยากรเพื่อช่วยให้พวกเขาทราบจำนวนเงินที่ถูกต้องสำหรับการหัก ณ ที่จ่าย โซลูชันการจ่ายเงินเดือนและทรัพยากรบุคคลบางอย่างช่วยให้พนักงานกรอกแบบฟอร์ม W-4 ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

ข้อกำหนดในการยื่นแบบฟอร์ม W-2

ต่อไป มาดูข้อมูลเฉพาะบางประการเกี่ยวกับการยื่นแบบฟอร์ม W2 เมื่อพูดถึงความแตกต่างของรูปแบบ W-2 กับ W-4 สิ่งสำคัญคืออดีตเป็นความรับผิดชอบของนายจ้าง แต่เพียงผู้เดียวในขณะที่พนักงานกรอกข้อมูลในส่วนหลัง SSA ขอแนะนำว่าแบบฟอร์มเหล่านี้มีการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่คุณสามารถเลือกที่จะกรอกแบบฟอร์มเหล่านี้ได้หากต้องการ

ในการกรอกแบบฟอร์ม W-2 สำหรับผู้ปฏิบัติงานทุกคน คุณจะต้องมีข้อมูลเฉพาะบางประการ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• การหักภาษี ณ ที่จ่ายและค่าจ้างของลูกจ้าง
• ชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณีย์ของพนักงาน
• ชื่อ รหัสไปรษณีย์ และที่อยู่ของคุณ
• หมายเลขประจำตัวนายจ้างของคุณ หรือที่เรียกว่า EIN
• หมายเลขประกันสังคมของพนักงานของคุณ

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์ม W-2 สำหรับปีก่อนนั้นเสร็จสมบูรณ์ แจกจ่าย และยื่นไม่เกินวันที่ 31 มกราคมของปีปัจจุบัน คุณสามารถใช้เว็บไซต์ IRS เพื่อรับแบบฟอร์ม W-2 เปล่าที่คุณต้องการ

ในหลายกรณี ธุรกิจต่างๆ จะต้องพึ่งพาผู้ดูแลบัญชีเงินเดือนหรือนักบัญชี (หากมี) เพื่อช่วยกรอกแบบฟอร์ม W-2 นอกจากนี้ โซลูชันซอฟต์แวร์ภาษีจำนวนมากที่มีอยู่ในปัจจุบันช่วยให้คุณสามารถยื่นแบบฟอร์ม W-2 ของคุณในลักษณะนี้ได้

คำพูดสุดท้ายใน W-2 กับ W-4

คุณมีทุกอย่างแล้ว: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์มภาษี W-4 และ W-2 เราหวังว่าข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของแบบฟอร์มภาษีเหล่านี้ได้ดีขึ้น และสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อยื่นแบบฟอร์ม

คุณจำเป็นต้องรายงานข้อมูลของคุณอย่างถูกต้องเสมอเมื่อต้องจัดการกับเอกสารเหล่านี้