การอัปเกรดเป็นการสื่อสาร VoIP: 6 คุณสมบัติที่ต้องมีของระบบโทรศัพท์ธุรกิจขนาดเล็กทุกระบบ

การเปลี่ยนมาใช้ระบบโทรศัพท์ Voice over Internet Protocol (VoIP) สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีข้อดีหลายประการ ดังนั้นการตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนหรือไม่จึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่

ทุกวันนี้ การทำงานจากระยะไกลกลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของเราที่แยกกันไม่ออก และระบบโทรศัพท์ธุรกิจบนคลาวด์ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถสื่อสารระหว่างพนักงานได้แม้พนักงานจะอยู่ที่ใดก็ตาม ระบบนี้มีราคาถูกและยืดหยุ่นในการใช้งานมากกว่าระบบโทรศัพท์แบบเดิมที่มีระบบ PBX ที่ล้าสมัย ในขณะที่ใช้ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ คุณสามารถมีสมาธิกับเป้าหมายทางธุรกิจของคุณและให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลระบบการสื่อสารของคุณได้

การเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย การเลือกอย่างรอบรู้ต้องมีการวิเคราะห์อย่างรอบคอบว่าผู้ให้บริการแต่ละรายเสนอฟีเจอร์ใดบ้าง ราคาฟีเจอร์เหล่านั้นมีราคาเท่าใด และระบบปรับขนาดได้เพียงใด อ่านต่อเพื่อเรียนรู้คุณสมบัติ VoIP ที่สำคัญที่สุด 6 ประการที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรมองหาเมื่อเลือกใช้บริการโทรศัพท์

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: โอกาสทางธุรกิจขนาดเล็กที่ควรค่าแก่การตรวจสอบในปี 2019

อ่านอีกครั้ง: 7 เครื่องมือง่ายๆ ที่จะช่วยส่งเสริมการตลาดของคุณในปี 2019

พนักงานต้อนรับอัตโนมัติ

คุณลักษณะนี้ทำให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างพนักงานต้อนรับเต็มเวลาได้ เช่นเดียวกับพนักงานต้อนรับ คุณสมบัติการต่อสายตรงอัตโนมัติจะทักทายผู้โทร คัดกรองสาย และใช้เสียงแจ้งเพื่อโอนสายไปยังสมาชิกที่เหมาะสมในทีม การต่อสายตรงอัตโนมัติช่วยตอบสนองความต้องการทางโทรศัพท์ของธุรกิจขนาดเล็ก แต่ยังช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและเพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าอีกด้วย

โปรดทราบว่าลูกค้าและลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ต้องการติดอยู่กับการนำทางด้วยเสียงที่ไม่รู้จบ ตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติเพื่อถามคำถามสองสามข้อที่เป็นไปได้ เพื่อให้แน่ใจว่าสายนั้นจะถูกส่งต่อไปยังพนักงานที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรโดยไม่ทำให้อัตราความพึงพอใจของลูกค้าลดลง

ไม่ว่าจะปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า เพิ่มผลผลิต หรือประหยัดเงิน องค์กรต่างๆ มักจะไม่มีโอกาสทำทั้งสามอย่างพร้อมกันเสมอไป แต่ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและบริการ VoIP ที่ดีที่สุด สิ่งนี้จึงเป็นไปได้ด้วยระบบโทรศัพท์สมัยใหม่ที่สามารถทำได้ด้วย VoIP หรือ Voice over Internet Protocol

อ่าน: 10 ขั้นตอนในการเขียนงานวิจัย 10 หน้าในมหาวิทยาลัย

การถอดเสียงเป็นอีเมล

การเติบโตของธุรกิจขนาดเล็กนั้นต้องใช้ทั้งเวลาและพลังงาน เจ้าของธุรกิจและพนักงานเพียงไม่กี่คนจึงมีเวลาตรวจสอบวอยซ์เมลบ่อยเท่าที่ควร นั่นคือที่มาของการถอดเสียงเป็นอีเมล คุณสมบัตินี้จะแปลงข้อความเป็นข้อความโดยอัตโนมัติและส่งต่อไปยังกล่องจดหมายของพนักงาน

การลดเวลาที่พนักงานต้องใช้ในการฟังข้อความเสียงและการเขียนชื่อและข้อมูลติดต่อด้วยมืออย่างฉุนเฉียวไม่ได้เป็นเพียงข้อได้เปรียบของการถอดเสียงเป็นอีเมลเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานจัดระเบียบข้อความของพวกเขา เมื่อข้อความเหล่านี้ถูกแปลงเป็นรูปแบบอีเมลแล้ว พนักงานสามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ ค้นหา และลบข้อความเหล่านี้ได้ตามต้องการ ซึ่งจะเป็นไปไม่ได้เลยหากพวกเขาติดการฟังข้อความเสียงแบบเดิมๆ

ยังอ่าน: รายชื่อตัวเร่งการเริ่มต้นใช้งานชั้นนำของยุโรป

ส่วนขยายระยะไกล

เรียกอีกอย่างว่าส่วนขยายระยะไกลหรือหมายเลขเสมือน คุณลักษณะนี้ของระบบ VoIP ช่วยให้เจ้าของธุรกิจโอนสายไปยังโทรศัพท์มือถือได้ เมื่อมีคนโทรไปที่ส่วนต่อขยายทางไกลและไม่มีใครรับสาย ระบบจะโอนสายไปยังระบบฝากข้อความเสียงที่แยกจากข้อความเสียงส่วนตัวของพนักงาน แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กทั้งหมดจะได้รับประโยชน์จากการมีส่วนขยายเสมือน แต่ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มากกว่าสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานจากระยะไกล

จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นหากบริษัทต่างๆ มีเพียงหมายเลขเดียว ลูกค้า ลูกค้า และผู้ร่วมธุรกิจสามารถโทรหาได้ แทนที่จะใช้หมายเลขแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคน นอกจากนี้ พนักงานเพียงไม่กี่คนต้องการใช้โทรศัพท์ส่วนตัวเพื่อดำเนินธุรกิจของบริษัท ส่วนขยายเสมือนช่วยให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการซื้อโทรศัพท์แยกต่างหากให้กับพนักงานแต่ละคน

คัดกรองการโทร

การคัดกรองการโทรช่วยให้เจ้าของธุรกิจและพนักงานสามารถตรวจสอบหมายเลขของผู้โทรก่อนที่จะรับสาย เพื่อให้พวกเขาสามารถเลือกวิธีการจัดการการโทรได้ มันไปไกลกว่า ID ผู้โทรแบบเดิม การคัดกรองการโทรช่วยให้พนักงานที่รับสายส่วนตัวในที่ทำงานสามารถเปลี่ยนเส้นทางการโทรไปยังโทรศัพท์มือถือของตนได้ ในขณะที่คนอื่นๆ ที่เชื่อว่ากำลังรับสายการตลาดทางโทรศัพท์ก็สามารถตัดการเชื่อมต่อได้

VoIP ที่ดีที่สุดสำหรับเครื่องมือคัดกรองการโทรของธุรกิจขนาดเล็กสามารถตั้งค่าให้แสดงมากกว่าแค่หมายเลข คุณสมบัตินี้ยังช่วยให้พนักงานตรวจสอบชื่อผู้โทร และหากบริษัทมีระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) พวกเขายังสามารถดึงบันทึกลูกค้าได้ทันที คุณสามารถตรวจสอบเคล็ดลับ SMS และรหัสย่อที่น่าสนใจและวิธีระบุการโทรและข้อความสแปมได้ที่ https://shortcodes.org/

อ่านเพิ่มเติม: 5 ประโยชน์ของการมีโลโก้ธุรกิจที่ออกแบบมาอย่างดี

การประชุมทางวิดีโอ

บริษัทบางแห่งใช้การประชุมทางวิดีโอเป็นประจำเพื่อติดต่อกับพนักงานทางไกล ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ใช้การประชุมเสมือนจริงกับผู้ร่วมธุรกิจที่อยู่ห่างไกลกันในโอกาสที่หาได้ยาก แฮงเอาท์วิดีโอกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นตลอดเวลาในหมู่ผู้บริโภค ธุรกิจบางประเภทอาจได้รับประโยชน์จากความสามารถในการโทรผ่านวิดีโอถึงลูกค้าหรือผู้รับบริการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลประชากรของลูกค้า

การสนทนาส่วนใหญ่กับลูกค้าและผู้ร่วมธุรกิจสามารถดำเนินการทางโทรศัพท์ได้ แต่สิ่งต่างๆ เช่น การเจรจาหรือการจัดการกับปัญหาที่ละเอียดอ่อนจะประสบความสำเร็จได้ดีที่สุดโดยใช้การประชุมทางวิดีโอ นอกจากนี้ การประชุมทางวิดีโอยังช่วยให้พนักงานที่ทำงานทางไกลหรือผู้ที่ไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อติดต่อธุรกิจสามารถเข้าร่วมการประชุมที่สำคัญได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นพวกเขาจะไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดหรือไม่

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเริ่มต้นธุรกิจการพิมพ์ 3 มิติ

เพลง Hold ที่ปรับแต่งได้

ลูกค้าไม่กี่รายสนุกกับการถูกพักสาย แต่บางครั้งก็จำเป็น เจ้าของธุรกิจในปัจจุบันไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างเพลงมาตรฐานซึ่งไม่มีรสนิยมและซ้ำซาก และทำให้ลูกค้าของพวกเขาเงียบสนิท ผู้ที่ใช้ระบบ VoIP สามารถตั้งค่าเพลงที่กำหนดเองซึ่งสะท้อนถึงบุคลิกที่เป็นเอกลักษณ์ของธุรกิจของตนหรือตอบสนองสิ่งที่พวกเขาคิดว่าลูกค้าอาจต้องการได้ยิน

นี่อาจฟังดูเล็กน้อย แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น เพลงที่ถือครองสิทธิ์จะช่วยเพิ่มอัตราความพึงพอใจของลูกค้า ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนลูกค้าทั่วไปให้เป็นผู้ที่ชื่นชอบแบรนด์ที่ภักดี และป้องกันหายนะที่อาจเกิดขึ้นจากการบริการลูกค้า นอกจากนี้ ผู้โทรส่วนใหญ่จะเป็นมิตรกับพนักงานต้อนรับและพนักงานมากกว่า และยินดีรับข้อเสนอของพวกเขามากกว่าหากพวกเขาไม่ได้ใช้เวลา 15 นาทีที่ผ่านมาเพื่อฟังเพลงทั่วไปในลิฟต์

อ่าน: 7 ขั้นตอนในการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่จะส่งเสริมธุรกิจของคุณในอนาคต

บรรทัดล่าง

คุณลักษณะหกประการที่อธิบายไว้ข้างต้นเป็นเพียงไม่กี่คุณลักษณะที่มีให้สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่เปลี่ยนมาใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP คุณสมบัติเด่นอื่นๆ ได้แก่ แฟกซ์อิเล็กทรอนิกส์ การโทรออก การโทรซ้ำ คุณสมบัติสำนักงานระยะไกล เสียงเรียกเข้าตามลำดับ การโทรสามทาง การกำหนดเส้นทางตามเวลาและอีกมากมาย

ปัญหาสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่ได้ตัดสินใจว่าจะติดตั้งระบบโทรศัพท์ VoIP หรือไม่ มีข้อดีมากมายเมื่อทำการเปลี่ยน ซึ่งเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่มองว่าเป็นการตัดสินใจที่ง่าย ความท้าทายเกิดขึ้นเมื่อเจ้าของเหล่านั้นต้องประเมินทางเลือกของตน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการเสนอการเข้าถึงคุณลักษณะทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านบนและสิ่งจำเป็นอื่น ๆ เช่น การบล็อกการโทรและการโทรจากส่วนขยายไปยังส่วนขยายเป็นขั้นตอนแรกในการเลือกผู้ให้บริการที่เป็นตัวเอก เจ้าของธุรกิจไม่ควรหยุดเพียงแค่นั้น นอกจากนี้ พวกเขาควรมองหาบริษัทที่ให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม ราคาที่แข่งขันได้ ชื่อเสียงที่ยอดเยี่ยม และโซลูชันที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้บริการโทรศัพท์ VoIP แบบเดียวกับที่บริษัทของพวกเขาเติบโตและเติบโต