อนาคตของการทำงาน: การยอมรับกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

การติดตามเทรนด์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

บริษัทต่างๆ มักมองหาวิธีการเพิ่มการผลิตและประสิทธิภาพอันเนื่องมาจากวิวัฒนาการทางเทคโนโลยีที่รวดเร็ว

เนื่องจากกลยุทธ์ที่สำคัญในการบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA) จึงได้รับความสนใจ

คู่มือนี้จะให้ข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ นอกจากนี้ คุณยังจะพบว่าสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร ประโยชน์หลายประการ และวิธีที่ธุรกิจสามารถทำให้งานของพวกเขาเป็นอัตโนมัติสำเร็จได้อย่างไร

การแนะนำ

ธุรกิจต่างๆ ปรับตัวเข้ากับโอกาสและปัญหาใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องเมื่อโลกแห่งการทำงานเปลี่ยนแปลงไป แรงผลักดันหลักสำหรับการนำเทคโนโลยีมาใช้อย่างมหาศาลในที่ทำงานคือการยอมรับเทรนด์อย่างต่อเนื่อง

ข้อควรพิจารณาอีกประการหนึ่งในการขับเคลื่อนนี้คือลักษณะของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) ที่ขับเคลื่อนธุรกิจด้วยความสามารถในการเพิ่มการดำเนินงานได้อย่างง่ายดาย ลดต้นทุนการดำเนินงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจ

เพื่อนของฉัน เราจะมาอ่านรายละเอียดเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ พร้อมด้วยคุณประโยชน์ ซอฟต์แวร์ และอื่นๆ อีกมากมาย

ซอฟต์แวร์ระบบธุรกิจอัตโนมัติ

รากฐานของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA) มาจากซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ โซลูชันซอฟต์แวร์เหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อดำเนินการ ดูแล และเพิ่มประสิทธิภาพงานประจำและเวิร์กโฟลว์ตามกฎเกณฑ์ มีตั้งแต่งานอัตโนมัติแบบธรรมดาไปจนถึงกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งต้องมีการประสานงานระหว่างระบบและบุคลากรต่างๆ ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจยอดนิยมบางรายการ ได้แก่ UiPath, Blue Prism และ Automation Anywhere

ซอฟต์แวร์ระบบธุรกิจอัตโนมัติทำงานโดยการกำหนดชุดกฎ ทริกเกอร์ และเงื่อนไขเพื่อทำให้การดำเนินการเฉพาะเป็นแบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น สามารถป้อนข้อมูลอัตโนมัติ สร้างรายงาน หรือแม้แต่ตอบคำถามของลูกค้าได้

เครื่องมือเหล่านี้นำมาซึ่งประสิทธิภาพเนื่องจากช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์และช่วยในการผลิตโดยรวม

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจเหนือกว่าความคาดหมายของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ มันทำให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเป็นอัตโนมัติเพื่อให้บรรลุการทำงานอัตโนมัติ นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนกระบวนการ ระบุช่องโหว่ และอื่นๆ อีกมากมาย

มันสามารถเป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่ยากลำบาก ตัวอย่างเช่น; การจัดการพนักงานในการขึ้นเครื่องหรือการประสานงานด้านลอจิสติกส์ในห่วงโซ่อุปทาน

เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ: กลไกของการเปลี่ยนแปลง

ในการใช้ Business Process Automation บริษัทต่างๆ ใช้เครื่องมือ Business Process Automation ที่หลากหลาย เครื่องมือเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่ใช้ดำเนินกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติ อาจมีตั้งแต่การเขียนสคริปต์และมาโครธรรมดาไปจนถึงเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูง

• Robotic Process Automation (RPA): RPA เช่น UiPath และ Blue Prism ใช้ซอฟต์แวร์โรบอตหรือ “บอท” เพื่อทำงานที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ โดยมักจะเลียนแบบปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์กับระบบคอมพิวเตอร์ มีประโยชน์อย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่การป้อนข้อมูลและการถ่ายโอนข้อมูลเป็นงานทั่วไป
• ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์: เครื่องมือเช่น Trello, Asana และ Monday.com มอบพื้นที่ดิจิทัลสำหรับทีมในการทำงานร่วมกันและทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ พวกเขามีฟีเจอร์สำหรับการมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้า และระบบการแจ้งเตือน
• ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่อง: จากการวิเคราะห์ข้อมูล อัลกอริธึม AI และ ML สามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการอัตโนมัติและสร้างการคาดการณ์ได้ แชทบอท กลไกการแนะนำ และเครื่องมือวิเคราะห์เชิงคาดการณ์จัดอยู่ในหมวดหมู่นี้
• แพลตฟอร์มบูรณาการ: เครื่องมืออย่าง Zapier และ Integromat ช่วยให้แอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสามารถสื่อสารระหว่างกัน ทำให้การถ่ายโอนข้อมูลและการซิงโครไนซ์ระหว่างระบบต่างๆ เป็นอัตโนมัติ

เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นกลไกในเครื่องจักร ช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายระบบอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บริการระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ: ความเชี่ยวชาญด้านเอาท์ซอร์ส

ในบางกรณี บริษัทอาจเลือกที่จะใช้บริการ Business Process Automation Services เพื่อช่วยในการใช้งานและการจัดการ BPA บริการเหล่านี้นำเสนอโดยบริษัทเฉพาะทางที่มีความเชี่ยวชาญในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการผ่านระบบอัตโนมัติ

นอกจากนี้ พวกเขายังอาจให้คำแนะนำเพิ่มเติมในการเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุด กลยุทธ์ที่เหมาะสม และการจัดการขั้นตอนการทำงานทั้งหมด

บริการระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจสามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มผลกระทบของระบบอัตโนมัติให้สูงสุดในขณะที่ลดการหยุดชะงักให้เหลือน้อยที่สุด บริษัทต่างๆ สามารถดำเนินการได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจถึงความแตกต่างของ BPA

BPA เกี่ยวข้องกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) อย่างไร

BPA มุ่งเน้นไปที่การทำงานและขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติเป็นหลัก รวมถึงการออกแบบ การดำเนินการ การตรวจสอบ และการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการขององค์กร คิดว่า BPM เป็นข้อกำหนดที่สำคัญและเป็นองค์ประกอบสำคัญภายในกลยุทธ์นั้น

BPM จัดเตรียมกรอบการทำงานสำหรับการระบุ การจัดทำเอกสาร และปรับปรุงกระบวนการ ในขณะที่ BPA มอบวิธีการในการทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพ พวกเขาร่วมมือกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงประสบการณ์ทั่วไปของลูกค้าและพนักงาน

ในทางปฏิบัติ BPM มักจะอยู่ข้างหน้า BPA บริษัทต่างๆ เริ่มต้นด้วยการกำหนดกระบวนการ วิเคราะห์ประสิทธิภาพ และระบุจุดที่ต้องปรับปรุง เมื่อกระบวนการได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีและปรับให้เหมาะสมแล้ว เครื่องมือและซอฟต์แวร์ BPA จะถูกนำเสนอเพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงใหม่เป็นแบบอัตโนมัติ

ประโยชน์ของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

ธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ สามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากการใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

ข้อดีหลักบางประการมีดังนี้:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพ: นำมาซึ่งประสิทธิภาพโดยการใช้จ่ายในการดำเนินการและลดระยะเวลาที่ใช้ในการเสร็จสิ้นกระบวนการ
• การลดข้อผิดพลาด: ข้อผิดพลาดของมนุษย์จะลดลงเมื่องานต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งส่งผลให้ข้อมูลมีความแม่นยำและมีคุณภาพสูงขึ้น
• ประหยัดต้นทุน: ประโยชน์ที่สำคัญคือช่วยลดต้นทุนค่าแรง รวมถึงต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดและความล่าช้า
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ได้รับการปรับปรุง: สามารถช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการเป็นไปตามมาตรฐานด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสม่ำเสมอ
• ความสามารถในการขยายขนาด: เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น กระบวนการอัตโนมัติก็สามารถขยายขนาดได้อย่างง่ายดายเพื่อรองรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น
• ประสบการณ์ของลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง: เครื่องมือนี้ยังส่งผลให้เวลาตอบสนองเร็วขึ้นและการดูแลลูกค้าที่ดีขึ้น
• ความพึงพอใจของพนักงาน: พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้น ส่งเสริมขวัญกำลังใจและความพึงพอใจในงาน
• การตรวจสอบแบบเรียลไทม์: ยังมีประโยชน์ในการติดตามความคืบหน้าของงานและกระบวนการแบบเรียลไทม์ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
• ความได้เปรียบทางการแข่งขัน: ธุรกิจที่นำ BPA มาใช้มักจะมีความได้เปรียบทางการแข่งขันและช่วยนำเสนอโซลูชันผลิตภัณฑ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ

แนวทางของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัตินั้นชัดเจน แต่การนำระบบอัตโนมัติมาปฏิบัติอาจเป็นเรื่องท้าทาย วิธีการเพื่อทำให้กระบวนการของบริษัทเป็นอัตโนมัติอย่างเหมาะสมมีดังนี้:

• การระบุกระบวนการ: ในการเริ่มต้น ให้พิจารณาว่ากระบวนการใดจะได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติ พิจารณาสิ่งที่ซ้ำซาก ใช้เวลานาน และมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด
• วิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพ: วิเคราะห์ความคืบหน้าในปัจจุบันเพื่อระบุข้อผิดพลาดและจุดที่ต้องปรับปรุง ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: เลือกซอฟต์แวร์ระบบธุรกิจอัตโนมัติและซอฟต์แวร์ BPA ที่เหมาะสมโดยพิจารณาจากลักษณะของกระบวนการที่คุณกำลังดำเนินการโดยอัตโนมัติ
• ออกแบบระบบอัตโนมัติ: กำหนดวิธีการทำงานของระบบอัตโนมัติ รวมถึงการกำหนดทริกเกอร์ การดำเนินการ และกฎ นี่คือจุดที่เครื่องมือกระบวนการอัตโนมัติทางธุรกิจเข้ามามีบทบาท
• ทดสอบและปรับปรุง: ทดสอบระบบอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ตามที่คาดหวัง ปรับแต่งกระบวนการหากจำเป็น
• การฝึกอบรมและการบูรณาการ: คุณยังสามารถให้ความรู้แก่พนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถบูรณาการเข้ากับระบบที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น
• การตรวจสอบและบำรุงรักษา: ตรวจสอบกระบวนการอัตโนมัติเป็นประจำและทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็นเพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพสูงสุด

บทสรุป

อนาคตของการทำงานมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับ Business Process Automation องค์กรอาจประสานการดำเนินงาน ลดต้นทุน และรับข้อได้เปรียบทางการแข่งขันด้วยซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจ เครื่องมือ และบริการที่เหมาะสม เมื่อรวม BPA เข้ากับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ธุรกิจต่างๆ จะสามารถบรรลุแนวทางแบบองค์รวมในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการได้

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากนำมาซึ่งประสิทธิภาพและการประหยัดต้นทุนสำหรับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ ดังนั้นควรระมัดระวังในการเลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่ดีที่สุด

คำถามที่พบบ่อย