5 วิธีในการสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดียที่มีความคล่องตัว

ในฐานะผู้จัดการโซเชียลมีเดีย คุณทราบดีว่าส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในงานของคุณคือการพัฒนาเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ชัดเจนกับลูกค้าของคุณ การให้คะแนนการอนุมัติเนื้อหาคือสิ่งที่จะช่วยให้คุณโพสต์ไปยังช่องทางโซเชียลมีเดียได้ตรงเวลาและสม่ำเสมอ

แต่การได้รับระบบและกรอบงานที่เหมาะสมคือกุญแจสำคัญในการทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเริ่มต้นขึ้น เพราะหากไม่ได้รับการอนุมัติจากลูกค้า คุณจะไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มความสามารถ

เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ราบรื่น เราได้รวบรวมกลยุทธ์เชิงปฏิบัติที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้การอนุมัติเนื้อหาโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณง่ายและมีประสิทธิภาพ

กระบวนการอนุมัติโซเชียลมีเดีย คือ อะไร?

เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน กระบวนการอนุมัติเนื้อหาโซเชียลมีเดียเป็นชุดของขั้นตอนที่ช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณลงชื่อออกจากโพสต์โซเชียลมีเดียก่อนที่จะกำหนดเวลาและเผยแพร่

การสร้าง แจกจ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาโซเชียลมีเดียเป็นกระบวนการทำงานร่วมกัน ตั้งแต่หัวข้อโพสต์เชื่อมโยงไปถึงไปจนถึงการจัดการปฏิทินเนื้อหาโซเชียลมีเดียรายเดือนไปจนถึงการจัดกำหนดการเนื้อหาแต่ละส่วน คุณและลูกค้าของคุณจำเป็นต้องทำงานร่วมกันเพื่อทำให้กลยุทธ์โซเชียลมีเดียของพวกเขาเป็นจริง

แม้ว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั้งหมดจะมีลักษณะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าของคุณ ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบหลักของกระบวนการอนุมัติเนื้อหา:

• ระดมสมองหัวข้อโพสต์โซเชียลมีเดียสำหรับเดือนข้างหน้าและพิจารณาแคมเปญการตลาดบนโซเชียลมีเดียหรือการส่งเสริมการขายที่ลูกค้าของคุณอาจดำเนินการอยู่
• ให้ข้อมูลและเวลาที่จำเป็นสำหรับผู้สร้างเนื้อหาและผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนคำโฆษณาของคุณในการพัฒนาแต่ละโพสต์และจัดการการสร้างเนื้อหานี้
• การแบ่งปันปฏิทินโซเชียลมีเดียฉบับสมบูรณ์กับลูกค้าของคุณและกำหนดเส้นตายในการแบ่งปันความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงตามเวลาของคุณ
• จากนั้นทีมของคุณจะดำเนินการและตอบกลับความคิดเห็นของลูกค้ารายนี้ และแบ่งปันเนื้อหาที่แก้ไขสำหรับการออกจากระบบในขั้นสุดท้าย
• เมื่อได้รับการอนุมัติ ทีมโซเชียลมีเดียของคุณจะใช้เครื่องมือตั้งเวลาโซเชียลมีเดียเพื่อกำหนดเวลาเนื้อหานี้ล่วงหน้า

จำเป็น กระบวนการอนุมัตินี้เป็นการสร้างความมั่นใจว่าลูกค้าของคุณพอใจกับข้อความและทรัพย์สินที่เผยแพร่ไปยังช่องทางโซเชียลมีเดียของพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าของคุณทำและไม่ต้องการปรับปรุงกระบวนการสร้างเนื้อหาของพวกเขาในอนาคต

ทำไมคุณต้องสร้าง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ที่ชัดเจน สำหรับลูกค้าของคุณ

การสร้างกระบวนการอนุมัติเนื้อหาเป็นการลดเวลา ความพยายาม และพลังงานที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติเนื้อหาโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณ

แม้ว่าลูกค้าบางรายจะอนุมัติโพสต์อย่างรวดเร็ว แต่บางรายอาจต้องได้รับข้อความแจ้งหลายครั้งเพื่อให้เนื้อหาทั้งหมดได้รับการอนุมัติ การทำเช่นนี้สามารถแสดงให้เห็นทีมของคุณ ทุ่มงบประมาณ และเพิ่มโอกาสที่โพสต์จะออกช้า (หรือไม่เคยเผยแพร่เลย)

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์หลักสามประการในการพัฒนาเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดีย

รับรองว่าคุณจะทำ ตามกำหนดการโพสต์ ที่สม่ำเสมอ  

ประการแรก ประโยชน์หลักประการหนึ่งของกระบวนการอนุมัติคือความสามารถในการให้ทุกคนตรงต่อเวลาและเป็นไปตามเป้าหมาย

แม้จะมีกลยุทธ์ทางการตลาดที่ดีที่สุดและปฏิทินเนื้อหาอยู่แล้ว แต่ก็ยังยากที่จะยึดกำหนดการโพสต์ที่สม่ำเสมอในฐานะเอเจนซี่การตลาด นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงคุ้มค่าที่จะกำหนดความคาดหวังและไทม์ไลน์ที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น ในการตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหา

ด้วยกำหนดเวลาที่เข้มงวด เครื่องมืออนุมัติโซเชียลมีเดีย และวิธีง่ายๆ ในการสื่อสารและแบ่งปันความคิดเห็น ลูกค้าของคุณจะรู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากพวกเขาอย่างแน่นอน นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมการตลาดของคุณส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าของคุณ เนื่องจากเนื้อหาทั้งหมดกำลังเผยแพร่ในเวลาที่เหมาะสม

ทำให้ การ ทำงานร่วมกันเป็นทีม ระหว่างคุณและลูกค้าของคุณเป็นเรื่องง่าย

ในฐานะตัวแทนการตลาด คุณต้องพัฒนาความสัมพันธ์แบบร่วมมือกับลูกค้าของคุณ ความสามารถในการเข้าใจเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ที่ต้องการจะช่วยให้คุณพัฒนาเนื้อหาที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่มีความหมายสำหรับธุรกิจของพวกเขา

แต่การตอบกลับช้า การส่งอีเมลไปมาจำนวนมาก และการสื่อสารที่ไม่ดีสามารถทำลายความสัมพันธ์ในการทำงานกับลูกค้าของคุณได้

การมีกระบวนการอนุมัติเนื้อหาหมายความว่าทุกคนเข้าใจว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร (และเมื่อใดที่พวกเขาต้องการดึงน้ำหนักของพวกเขา) นอกจากนี้ การให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติ คุณจะรู้ว่าทุกคนกำลังพูดถึงทุกจุดในเส้นทางการสร้างเนื้อหา

ลดจำนวนการแจ้งเตือนและข้อความที่คุณได้รับ

เมื่อพูดถึงการสื่อสาร ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดียคือความสามารถในการลดจำนวนการแจ้งเตือนที่คุณต้องตอบกลับ

แทนที่จะสลับไปมาระหว่างข้อความหรืออีเมลหลายฉบับ กระบวนการอนุมัติที่ชัดเจนจะใช้แพลตฟอร์มเดียวในการจัดการทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณ

นอกจากนี้ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณตรวจทานเนื้อหาทั้งหมดในชุดเดียวและแชร์ความคิดเห็นทั้งหมดในคราวเดียว จะเป็นการรวมเวลาที่ใช้ในการแก้ไขโพสต์บนโซเชียลมีเดียของพวกเขา

นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นและคุณรับลูกค้าการจัดการโซเชียลมีเดียมากขึ้น คุณสามารถมีข้อความ การโทร และการแจ้งเตือนหลายร้อยรายการเพื่อตอบกลับได้อย่างง่ายดาย หากคุณไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม ด้วยการออกแบบกระบวนการอนุมัติในเชิงรุกที่เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาของคุณ คุณสามารถส่งมอบผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้าของคุณ (และประหยัดเวลาในฐานะผู้สร้างเนื้อหา)

5 ขั้นตอนเพื่อทำให้ กระบวนการอนุมัติเนื้อหาโซเชียลมีเดีย ของคุณ เป็นจริง

พร้อมที่จะออกแบบกระบวนการอนุมัติเนื้อหาโซเชียลมีเดียของคุณแล้วหรือยัง? ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนปฏิบัติห้าขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างกระบวนการอนุมัติที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นในฐานะผู้จัดการโซเชียลมีเดีย

1. ตัดสินใจว่า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รายใด จะต้องรวมอยู่ใน กระบวนการอนุมัติเนื้อหา ของคุณ

ก่อนอื่น คุณต้องคิดก่อนว่าต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจอย่างไร แม้ว่าทีมลูกค้าของคุณอาจต้องการมีส่วนร่วมเป็นจำนวนมาก แต่คุณต้องแน่ใจว่าได้มอบหมายบทบาทให้กับบุคคลที่สำคัญที่สุดในกระบวนการอนุมัติเนื้อหาเท่านั้น

นี่คือบทบาทสำคัญบางส่วนที่คุณต้องกำหนดในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาของคุณ:

• ผู้สร้างเนื้อหา: ตั้งแต่นักออกแบบกราฟิก (ผู้ที่จะออกแบบเทมเพลตและกราฟิกโซเชียล) ไปจนถึงนักเขียนคำโฆษณา คุณต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ทำให้แต่ละโพสต์มีชีวิต
  
• นักยุทธศาสตร์ด้านเนื้อหา: พวกเขาคือนักคิดในภาพรวมที่จะคอยดูแลให้โพสต์ของลูกค้าของคุณสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กว้างขึ้นที่กำหนดไว้ในกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของพวกเขา
  
• ผู้มีอำนาจตัดสินใจของลูกค้า: เป็นการดีที่สุดที่จะเลือกผู้ติดต่อหลักหนึ่งหรือสองคน (เช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาดภายในของพวกเขา) เพื่อให้ข้อเสนอแนะที่รวมเข้ากับทีมสร้างสรรค์ของคุณ
  
• ผู้ช่วยโซเชียลมีเดีย: เหล่านี้จะเป็นสมาชิกในทีมของคุณที่รับผิดชอบในการจัดกำหนดการเนื้อหาและเผยแพร่เนื้อหาที่ได้รับอนุมัติโดยใช้เครื่องมือจัดกำหนดการโซเชียลมีเดีย
  
• ผู้จัดการชุมชน: สุดท้าย คุณจะต้องแน่ใจว่ามีคนตรวจสอบบัญชีโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณเป็นประจำ ตอบสนองต่อการมีส่วนร่วม และส่งเสริมการเชื่อมต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

ด้วยการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงงานที่ทับซ้อนกันและใช้เวลาของทุกคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด

2. ทำความเข้าใจว่า การอนุมัติของลูกค้า เหมาะสมกับ เวิร์กโฟลว์ โซเชียลมีเดียของคุณอย่างไร  

ถึงเวลาต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการอนุมัติของคุณมีสถานที่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนในเวิร์กโฟลว์โซเชียลมีเดียโดยรวมของคุณ

ตามที่คุณคาดหวัง การอนุมัติเนื้อหามักจะเป็นหนึ่งในขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสร้างเนื้อหา โดยทั่วไปแล้วนี่คือลักษณะของการเดินทาง:

• แนวคิด: มากับหัวข้อโพสต์ แคมเปญการตลาดเนื้อหา และข้อความกว้างๆ
• การสร้างปฏิทินเนื้อหา: การทำแผนที่หัวข้อเหล่านี้ในลำดับที่ค่อยเป็นค่อยไป ขึ้นอยู่กับจำนวนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียและโพสต์ที่ลูกค้าต้องการให้คุณจัดการต่อเดือน
• การออกแบบกราฟิกและการสร้างภาพ: การสร้างเนื้อหาที่จะมาพร้อมกับโพสต์บนโซเชียลมีเดียเหล่านี้
• การเขียนคำโฆษณา: ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ผู้เขียนคำโฆษณาของคุณในการเขียนคำบรรยายบนโซเชียลมีเดีย เลือกแฮชแท็กและคัดลอกงานฝีมือสำหรับเครือข่ายโซเชียล เช่น Instagram, Facebook, LinkedIn และอื่นๆ
• แบ่งปันเนื้อหาสำหรับการตรวจทานและอนุมัติของลูกค้า: ณ จุดนี้ คุณจะต้องแบ่งปันเนื้อหาทางสังคมทั้งหมดกับลูกค้าของคุณเพื่อตรวจทานและลงชื่อออก

สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนที่ทีมของคุณจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติขั้นสุดท้าย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกำหนดเวลาและกำหนดเวลาที่ชัดเจนให้กับลูกค้าของคุณเพื่อให้เนื้อหาของพวกเขาออกไปตรงเวลา

นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณทราบจำนวนลูกค้าที่หน่วยงานโซเชียลมีเดียของคุณสามารถรับได้ (เนื่องจากลูกค้าแต่ละรายอาจใช้เวลามากในการจัดการ) และเมื่อถึงเวลาต้องจ้างสมาชิกใหม่ในทีมด้วย

3. กำหนดเวลาและกำหนดเวลาสำหรับ การอนุมัติเนื้อหา ของลูกค้า  

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว กำหนดเวลาคือกุญแจสำคัญในการรักษาปฏิทินเนื้อหาโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณให้เป็นไปตามแผน

เวิร์กโฟลว์โซเชียลมีเดียที่ดีที่สุดกำหนดหลักชัยตลอดกระบวนการสร้างเนื้อหา เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณทราบเมื่อพวกเขาต้องการชั่งน้ำหนักและแบ่งปันความคิดเห็นของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้เวลาลูกค้า 48 ชั่วโมงในการอนุมัติหรือแชร์ความคิดเห็นเกี่ยวกับโพสต์เมื่อส่งไปเพื่อขออนุมัติแล้ว หากลูกค้าไม่ตอบสนองตรงเวลา สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พวกเขาทราบว่าการดำเนินการนี้จะส่งผลต่อกระบวนการเผยแพร่อย่างไร และผลกระทบที่ตามมาจะส่งผลต่อประสิทธิภาพเนื้อหาบนโซเชียลมีเดียอย่างไร

4. ใช้ เครื่องมืออนุมัติโซเชียลมีเดีย  

เห็นได้ชัดว่ามีหลายส่วนที่เคลื่อนไหวได้เมื่อพูดถึงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาโซเชียลมีเดีย ด้วยสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากที่เกี่ยวข้อง การติดตามสถานะของแต่ละโพสต์และการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นอาจเป็นเรื่องยาก

นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่ต้องลงทุนในเครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดียที่ดีที่สุดตัวใดตัวหนึ่งเพื่อจัดการกระบวนการทั้งหมดจากแดชบอร์ดส่วนกลางแบบเรียลไทม์ที่เดียว

Sked Social มอบทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับตัวแทนโซเชียลมีเดียและนักการตลาดเพื่อสร้าง อนุมัติ และกำหนดเวลาเนื้อหา Instagram สำหรับลูกค้าของพวกเขาอย่างง่ายดาย

ต่อไปนี้คือคุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานหลักบางส่วนที่เอเจนซีชื่นชอบเกี่ยวกับ Sked Social:

• ทำงานร่วมกันกับผู้ใช้ฟรีไม่จำกัด และให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิทธิ์ที่เหมาะสมในการเข้าถึงเนื้อหา ให้ผู้ใช้ภายในและภายนอกเข้าถึงเนื้อหาโซเชียลของลูกค้าได้มากเท่าที่คุณต้องการและให้ทุกคนมีส่วนร่วม (โดยไม่กระทบกับค่าใช้จ่ายที่สูงเกินไป)
• ส่งลิงก์ที่ไม่ซ้ำใครให้กับลูกค้าของคุณเพื่อให้พวกเขาอนุมัติหรือแก้ไขโพสต์ที่วางแผนไว้ และติดตามทุกโพสต์ได้อย่างง่ายดาย
• จัดการบัญชีและลูกค้าหลายบัญชีจากแพลตฟอร์มเดียวเพื่อลดโอกาสในการพลาดโอกาสหรือการอนุมัติภายหลัง

แทนที่จะสร้างสเปรดชีตด้วยตนเอง การส่งอีเมลไม่รู้จบและการแจ้งเตือนที่ขัดแย้งกันมากมายในฟิลด์ เครื่องมือการอนุมัติโซเชียลมีเดียแบบ all-in-one จะไม่ต้องคาดเดาเพื่อให้เนื้อหาของลูกค้าของคุณได้รับการอนุมัติและเผยแพร่

5. ตรวจทานและปรับแต่ง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติลูกค้า ของคุณ  

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณมีการพัฒนาและติดต่อกับความต้องการของลูกค้าของคุณ

ในขณะที่ธุรกิจของลูกค้าของคุณเติบโตขึ้นและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายใหม่เข้ามา คุณต้องแน่ใจว่ากระบวนการของคุณนั้นง่าย มีประสิทธิภาพ และราบรื่นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง นั่นอาจหมายถึงการเพิ่มบทบาทใหม่ลงในเวิร์กโฟลว์ กำหนดเส้นตายให้นานขึ้นสำหรับการอนุมัติ หรือเปลี่ยนความถี่ในการสร้างเนื้อหาของคุณเพื่อให้ตรงกับความต้องการภายในของลูกค้าของคุณ

นักการตลาดโซเชียลมีเดียที่ดีที่สุดนั้นมีความยืดหยุ่น คล่องตัว และเต็มใจที่จะปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของลูกค้า เป็นความคิดที่ดีที่จะติดต่อกับลูกค้าของคุณในระหว่างการประชุมปกติของคุณทุกๆ ไตรมาส เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ยังคงทำงานได้ดีสำหรับพวกเขาหรือไม่

หากไม่ ให้ถามว่าพวกเขาต้องการแก้ไขจุดไหนที่เสียดสีกัน และการเปลี่ยนแปลงใดที่จะทำให้ความสัมพันธ์ในการทำงานของพวกเขากับคุณง่ายขึ้น นี่เป็นกุญแจสำคัญในการรักษาลูกค้าไว้ในระยะยาวและกลายเป็นหน่วยงานโซเชียลมีเดียที่ได้รับความไว้วางใจ
และนั่นคือห่อ! กุญแจสำคัญในการพัฒนาเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพคือการพัฒนาบทบาท ความรับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง การใช้เครื่องมือการอนุมัติทางโซเชียลมีเดียทำให้ลูกค้าของคุณตรวจสอบและอนุมัติโพสต์ได้อย่างง่ายดาย และช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาทุกชิ้นจะเผยแพร่สู่สาธารณะ