3 เคล็ดลับสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ไม่แสวงหากำไรที่ประสบความสำเร็จ

เนื่องด้วยการแพร่ระบาดของโควิด-19 การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่อองค์กรไม่แสวงหากำไรจึงไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป ขณะนี้องค์กรต่างๆ ต้องเผชิญกับความท้าทายที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน และกำลังหันไปใช้เทคโนโลยีเพื่อทำงานจากระยะไกล โอนความพยายามในการระดมทุนทางออนไลน์ และตรวจสอบประชากรกลุ่มเปราะบางที่พวกเขาให้บริการ

เทคโนโลยีที่จำเป็นในการบรรลุสิ่งนี้และบรรลุภารกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณต้องวางแผนเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่ใช้เทคโนโลยีเหล่านี้สามารถเรียนรู้กระบวนการใหม่ได้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานภายใน อาสาสมัคร สมาชิกคณะกรรมการ หรือผู้รับผลประโยชน์ของคุณ ผู้คนจะต้องเป็นหัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ

จากเลนส์ภายใน คำว่า "การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล" หมายถึงสิ่งที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละแผนกในองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ ในขณะที่องค์กรของคุณก้าวไปสู่ยุคดิจิทัล ทุกบทบาทจำเป็นต้องคิดใหม่ว่าพวกเขาทำงานให้ลุล่วงและบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร:

• ผู้จัดการอาสาสมัครโอนขั้นตอนกระดาษและการประสานงานออนไลน์
• ผู้จัดการฝ่ายไอทีให้ความสำคัญกับการขนส่งเพื่อเปลี่ยนการทำงานจากที่บ้านไปสู่การทำงานเต็มรูปแบบ
• ทีมการตลาดเปลี่ยนกิจกรรมแบบตัวต่อตัวเป็นประสบการณ์ที่มีส่วนร่วมในโลกเสมือนจริง
• ฝ่ายพัฒนาเปลี่ยนการดำเนินการระดมทุนออนไลน์
• กรรมการบริหารดูแลให้พนักงานที่กระจายตัวอยู่ในแนวเดียวกันและมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

ในขณะที่ทำการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าประสบการณ์ของแต่ละทีมจะแตกต่างกันได้อย่างไรในขณะนี้ เนื่องจากพวกเขาเกือบทั้งหมดออนไลน์หรือจัดระเบียบผ่านเครื่องมือดิจิทัล ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมเคล็ดลับสามข้อเพื่อช่วยให้มั่นใจว่าองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณจะนึกถึงทุกคนตลอดกระบวนการและแนะนำทีมของคุณในระหว่างการเปลี่ยนรูปแบบดิจิทัล

1. แปลกระบวนการกระดาษเป็นดิจิทัล

Heller Consulting ธนาคารอาหารขนาดใหญ่ในนครหลวงทำงานร่วมกับอาสาสมัครผ่านการประชุมแบบตัวต่อตัว โดยพวกเขาจะกรอกเอกสาร หลังจากนั้น อาสาสมัครจะสื่อสารทางอีเมลหรือโทรศัพท์กับเจ้าหน้าที่ธนาคารอาหารเพื่อสมัครกะ

เจ้าหน้าที่โครงการเห็นความจำเป็นในการเปลี่ยนประสบการณ์อาสาสมัครให้กลายเป็นประสบการณ์ดิจิทัล เนื่องจากกระบวนการแบบตัวต่อตัวไม่ได้ปรับขนาดตามจำนวนอาสาสมัครที่จำเป็นในการให้บริการผู้รับผลประโยชน์ นอกจากนี้ ไม่ใช่กระบวนการที่สามารถจำลองแบบออนไลน์ได้ง่ายๆ แต่ละขั้นตอนมีขั้นตอนหลายอย่างของมนุษย์ ตั้งแต่การป้อนข้อมูลและการเรียกอาสาสมัครไปจนถึงการประชุมแบบตัวต่อตัว

ดังนั้น พวกเขาจึงคิดว่าอาสาสมัครจะได้รับข้อมูลทางดิจิทัลอย่างไร และธนาคารอาหารควรติดตามข้อมูลอาสาสมัครภายในอย่างไร ผลลัพธ์ที่ได้คืออินเทอร์เฟซออนไลน์ที่อนุญาตให้อาสาสมัครลงทะเบียนและเปลี่ยนแปลงกะในแบบเรียลไทม์ สร้างเพจอาสาสมัครส่วนบุคคลที่พวกเขาสามารถติดตามชั่วโมง และสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ธนาคารอาหาร พนักงานยังสามารถส่งข้อมูลอาสาสมัครไปยัง CRM ได้โดยตรง และเพิ่มอาสาสมัครในชุดอีเมลที่เกี่ยวข้อง

หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณกำลังเริ่มโครงการที่เปลี่ยนกระบวนการดิจิทัลแบบตัวต่อตัว ให้นำทีมของคุณผ่านขั้นตอนต่อไปนี้:

• ประชุมร่วมกับพนักงานที่มีส่วนร่วมในกระบวนการแบบตัวต่อตัว
• ทบทวนพื้นฐานของกระบวนการปัจจุบัน เพื่อให้คุณไม่พลาดฟังก์ชันสำคัญใดๆ
• ถามว่าจะปรับปรุงอะไรได้โดยใช้เครื่องมือดิจิทัล
• พนักงานรับทราบถึงความกลัวเกี่ยวกับกระบวนการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล การจัดการกับความกลัวเหล่านั้นสามารถเปิดทีมให้มีการฟังและการระดมความคิดที่ดีขึ้น
• วางแผนกระบวนการดิจิทัลใหม่และบทบาทใหม่ของทุกคน
• ใช้เทคโนโลยีใหม่และสื่อสารการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงทั้งหมดให้กับพนักงาน
• จัดหาทรัพยากรการฝึกอบรมให้กับพนักงานของคุณเพื่อให้พวกเขาคุ้นเคยกับการใช้เครื่องมือใหม่
• จัดการประชุมอีกครั้งเพื่อจัดกลุ่มใหม่หลังจากใช้เครื่องมือใหม่และหารือเกี่ยวกับการปรับแต่งหรือการเปลี่ยนแปลงขั้นสุดท้าย

2. เริ่มต้นด้วยประสบการณ์องค์ประกอบ

ก่อนเริ่มโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ให้คิดเกี่ยวกับเรื่องนี้จากภายนอกที่เผชิญ ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายของคุณคือการสนับสนุนให้ผู้บริจาคและอาสาสมัครมีส่วนร่วมกับองค์กรของคุณมากขึ้น คุณต้องร่วมมือกันข้ามแผนกเพื่อจำกัดสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา องค์ประกอบเฉพาะ

เมื่อเข้าใกล้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจากมุมมองนี้ คุณจะสามารถ คิดผ่านจุดปวดที่ องค์ประกอบของคุณประสบอยู่และเทคโนโลยีสามารถจัดการกับจุดปวดเหล่านั้นได้อย่างไร

ตัวอย่างเช่น องค์กรช่วยเหลือสัตว์แห่งหนึ่งไม่สามารถตามสายโทรศัพท์นับพันที่พวกเขาได้รับจากผู้ที่กำลังพิจารณาการรับเลี้ยงสัตว์ ดังนั้น พวกเขาจึงตัดสินใจยกเครื่องระบบอัตโนมัติทางการตลาดและเปลี่ยนขั้นตอนหน้าจอเริ่มต้นเป็นเส้นทางการมีส่วนร่วมทางดิจิทัล

ขณะนี้ขั้นตอนเหล่านี้เสร็จสิ้นทางออนไลน์และรวบรวมข้อมูลผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดว่ามีผู้มีคุณสมบัติที่จะรับเลี้ยงสัตว์หรือไม่ ผู้ที่ไม่ผ่านเกณฑ์จะได้รับชุดการสื่อสารทางอีเมลที่อธิบายว่าพวกเขาจะผ่านการรับรองได้อย่างไร

สำหรับทุกคนที่ผ่านการรับรอง พวกเขาจะได้รับการสัมภาษณ์ทางวิดีโอคอนเฟอเรนซ์กับเจ้าหน้าที่ขององค์กรไม่แสวงหากำไร พวกเขายังได้รับชุดอีเมลอัตโนมัติเกี่ยวกับวิธีการดูแลสัตว์เลี้ยงตัวใหม่ของพวกเขา

ก่อนการเปลี่ยนแปลงนี้ อาจมีคนโทรหาศูนย์พักพิง (บ่อยครั้งมากกว่าหนึ่งครั้ง) ลองโทรหาเจ้าหน้าที่ และกำหนดเวลานัดหมายเพื่อเข้าไปที่ศูนย์พักพิงเพื่อสัมภาษณ์ ตอนนี้ ผู้ใช้งานจะได้รับประสบการณ์เสมือนจริงที่รวดเร็ว และพนักงานสามารถติดตามผู้สนใจรับไปใช้งานทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพื่อช่วยสวมบทบาทเป็นองค์ประกอบของคุณ ให้ถามคำถามกับพนักงานของคุณ เช่น:

• มี คนต้องการรับและอ่านอีเมล ใด จากองค์กรของเรา
• โพสต์โซเชียลมีเดีย ประเภทใดที่ พวกเขาพบว่าสร้างแรงบันดาลใจ?
• พวกเขายินดีที่จะรับข้อมูลนี้ทางจดหมายหรืออีเมลโดยตรงหรือไม่
• มีกระบวนการที่ทำให้ความเป็นเจ้าของในองค์ประกอบมากเกินไป เช่น บังคับให้พวกเขาโทรหลายครั้งหรือไม่?

จากที่นั่น คุณสามารถทดสอบเครื่องมือเทคโนโลยีใหม่ได้ในราคาประหยัดหรือทดลองใช้งาน เพื่อดูว่าเครื่องมือนี้มีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไรสำหรับแคมเปญหรือกิจกรรมเฉพาะ จากนั้น ประเมินผลลัพธ์และนำไปใช้ในขณะที่คุณพิจารณาว่านวัตกรรมสามารถให้บริการองค์กรของคุณต่อไปได้อีกหลายปีได้อย่างไร

3. ใช้เทคนิคการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อสนับสนุนพนักงานของคุณ

เนื่องจากผู้คนทั่วประเทศทำงานจากที่บ้านเนื่องจากการระบาดของโควิด-19 องค์กรที่ไม่แสวงหากำไรจึงต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละวัน

สำหรับผู้นำและหัวหน้างานที่ไม่แสวงหาผลกำไร สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าบางครั้งเทคโนโลยีและกระบวนการใหม่สามารถส่งสัญญาณให้พนักงานทราบว่างานของพวกเขาตกอยู่ในอันตราย นี่ไม่ใช่กรณี แต่ความกลัวสามารถเข้าสู่สมการได้เมื่อมีคนต้องการทักษะใหม่ ๆ อย่างรวดเร็วและอาจยกเครื่องวิธีการทำงานในแต่ละวัน

ความกลัวนั้นสามารถนำไปสู่การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงภายในพนักงานของคุณ แทนที่จะเรียนรู้เครื่องมือใหม่ บางครั้งพนักงานก็กลับไปใช้กระบวนการเก่า ข้ามการฝึกอบรมสำหรับเทคโนโลยีใหม่ หรือพูดทันทีว่าพวกเขาปฏิเสธที่จะเรียนรู้วิธีใหม่

การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติ แต่ขึ้นอยู่กับหัวหน้างานที่จะต้องตรวจสอบกับพนักงาน สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพตลอดการเปลี่ยนแปลง และเฉลิมฉลองเมื่อพนักงานใช้เครื่องมือดิจิทัลใหม่ได้สำเร็จ ที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ คุณสามารถช่วยจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้และ:

• ให้คำกล่าวแก่พนักงานทุกสัปดาห์ทุกสิ้นสัปดาห์ เน้นย้ำถึงผู้ที่ใช้เครื่องมือหรือกระบวนการใหม่ได้สำเร็จ
• ส่งการอัปเดตเหตุการณ์สำคัญผ่านอีเมล ตัวอย่างเช่น แสดงเมื่ออาสาสมัคร 100 คนได้รับการเข้าร่วมเสมือนจริง หรือเมื่อมีการเผยแพร่แคมเปญอีเมลครั้งแรกในเครื่องมือการตลาดอัตโนมัติ
• ส่งเสริมให้พนักงานที่กำลังฝึกอบรมใช้เครื่องมือหรือกระบวนการใหม่ คุณสามารถส่งขนมหรือจัดปาร์ตี้พิซซ่าเสมือนจริงเมื่อสิ้นสุดการฝึกสัปดาห์อันยาวนาน
• กำหนดเวลาเช็คอินเพิ่มเติมกับพนักงานที่เปลี่ยนกระบวนการด้วยตนเองเป็นกระบวนการดิจิทัล

ไม่ว่าคุณจะเลือกช่วยจัดการการเปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างไร การสื่อสารแบบเปิดมีความสำคัญต่อภารกิจ ช่วยให้พนักงานมีช่องทางในการแสดงความคิดเห็น รู้สึกได้รับการรับฟังและรับทราบ และให้การวิพากษ์วิจารณ์ใดๆ ด้วยกระบวนการหรือเครื่องมือใหม่ ตลอดกระบวนการทั้งหมด คุณต้องการให้พนักงานของคุณรู้สึกมีคุณค่า

มันง่ายที่จะหลงทางในลอจิสติกส์ของโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ เมื่อมีความกดดันที่จะให้เครื่องมือเทคโนโลยีใหม่ทำงานเพื่อช่วยเหลือผู้ที่ต้องการ ระดมเงิน และสื่อสารภายในกับพนักงานของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น อาจมีสิ่งล่อใจให้ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีมากกว่าผู้คน

ข้อควรจำ: พนักงานและชุมชนของคุณต้องการการมีส่วนร่วมอย่างแท้จริง และคุณสามารถใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อมอบให้พวกเขาได้ จดจำเคล็ดลับเหล่านี้ ค้นคว้าตัวเลือกเทคโนโลยี และถามตัวเองว่าแนวทางของคุณในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนั้นใช้ได้ผลสำหรับทั้งองค์กรของคุณหรือไม่ ตั้งแต่พนักงานไปจนถึงผู้รับผลประโยชน์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงและความเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในองค์กรไม่แสวงหากำไร โปรดไป ที่หน้าทรัพยากรการจัดการการเปลี่ยนแปลง ของ Heller Consulting

โพสต์นี้เขียนโดย Kaia Swift ผู้จัดการฝ่ายการตลาดของ Heller Consulting ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์และการดำเนินการที่ไม่แสวงหากำไร เธอสนุกกับการบอกเล่าเรื่องราวที่สร้างแรงบันดาลใจของลูกค้าของ Heller ที่ค้นหาวิธีการใหม่ๆ และสร้างสรรค์ในการใช้เทคโนโลยีเพื่อให้บริการโลกได้ดียิ่งขึ้น