การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สู่การทำงานทางไกล และคาดว่าการสื่อสารโทรคมนาคมจะคงอยู่ได้นานกว่าจุดที่มาตรการเว้นระยะห่างทางสังคมผ่อนคลายลงได้ อันที่จริง คนงาน 99% กล่าวว่าพวกเขา ต้องการ ทำงานนอกสถานที่ อย่างน้อยก็พาร์ทไทม์ ตลอดอาชีพที่เหลือ
ในขณะที่ผู้นำที่ไม่แสวงหาผลกำไรอาจสงสัยว่าการทำงานระยะไกลอย่างต่อเนื่องจะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่ แต่ 77% ของพนักงานทางไกลรายงานว่ารู้สึกมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่ออยู่ที่บ้านเมื่อเทียบกับสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่วุ่นวาย ด้วยเครื่องมือและการสนับสนุนการทำงานระยะไกลที่เหมาะสม องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถเสริมสร้างวัฒนธรรมการทำงานจากที่บ้านในเชิงบวกที่ช่วยให้พนักงานของคุณมีประสิทธิผล
มีแพลตฟอร์มออนไลน์มากมายที่พร้อมช่วยเหลือผู้ประกอบอาชีพที่ไม่แสวงหากำไร รวมถึงเครื่องมือการทำงานระยะไกลสำหรับการจัดการโครงการร่วมกัน การสื่อสารในทีม การจัดกำหนดการประชุม การมุ่งเน้นที่เพิ่มขึ้น และการลดความเครียด
ด้านล่างนี้ เราแชร์เครื่องมือทำงานระยะไกล 10 รายการที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณในช่วงเวลาของการทำงานระยะไกลนี้และต่อๆ ไป เราจะอธิบายว่าเครื่องมือนี้ทำอะไรได้บ้าง วิธีที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้ และวิธีที่เหมาะสมกับการส่งเสริมการสื่อสารดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ แหล่งข้อมูลเหล่านี้ส่วนใหญ่ฟรีหรือให้ส่วนลดแก่องค์กรไม่แสวงหากำไร
1. มูราล
เมื่อระดมความคิดสำหรับกิจกรรมสำคัญๆ เช่น แคมเปญที่กำลังจะมีขึ้น การประชุมแบบตัวต่อตัวจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถร่างแผนบนไวท์บอร์ดและใช้ภาพอื่นๆ เพื่อเป็นแนวทางในการสนทนาของคุณ MURAL คือพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันด้วยภาพประเภทนี้ได้จากระยะไกล
ทีมของคุณสามารถใช้กระดาน MURAL เพื่อรวบรวมแนวคิดในบันทึกย่อช่วยเตือนดิจิทัล จัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ สร้างไดอะแกรมเพื่อสร้างแผนที่กลยุทธ์ทางการตลาดของคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันและสร้างสรรค์ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับสมาชิกในทีมที่คิดและเรียนรู้ด้วยภาพได้ดีขึ้น
องค์กรไม่แสวงหากำไรที่กำหนดเป็น 501(c)3 ที่มีงบประมาณการดำเนินงานประจำปีน้อยกว่า 20 ล้านดอลลาร์อาจมีสิทธิ์ได้รับพื้นที่ทำงาน MURAL ฟรี องค์กรไม่แสวงหากำไรอื่น ๆ ยังคงสามารถรับส่วนลด 50% สำหรับแผน MURAL ใด ๆ
2. Google เพื่อการกุศล
Google เพื่อการกุศลมีแหล่งข้อมูลที่หลากหลายสำหรับการใช้งานเพื่อการกุศล รวมถึงการบริจาคของ YouTube, Google Ad Grants และ Google Earth และ Maps คุณลักษณะหนึ่งที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการทำงานทางไกลคือการเข้าถึง G Suite ซึ่งรวมถึงแอปทางธุรกิจ เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์, เอกสาร, ปฏิทิน และ Meet เป็นโซลูชันแบบ all-in-one ที่ใช้งานง่ายสำหรับความต้องการด้านการจัดกำหนดการ การสื่อสาร และการพัฒนาผลิตภัณฑ์ขั้นพื้นฐานของทีมของคุณ
Google เสนอแผนลดราคาสามแผนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร ซึ่งมีตั้งแต่ $0 ถึง $8 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน แผนบริการต่างๆ จะแตกต่างกันไปตามพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ขนาดการประชุมทางวิดีโอ คุณลักษณะด้านความปลอดภัย และฟังก์ชันทั่วไป
3. อาสนะ
Asana เป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่สามารถช่วยให้ทีมระยะไกลของคุณติดตามรายละเอียดทั้งหมดเพื่อให้งานของคุณสำเร็จลุล่วง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อแมปแผนการตลาดของ Giving Tuesday ซึ่งรวมถึงเวลาที่คุณจะส่งอีเมล และมอบหมายงานย่อยที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสมเพื่อให้เสร็จสิ้นภายในวันที่ตกลงกันไว้
องค์กรไม่แสวงหากำไรที่มีสิทธิ์สามารถสมัครรับส่วนลด 50% สำหรับ Asana Premium หรือ Asana Business
4. Doodle
การค้นหาเวลาประชุมที่เหมาะกับทุกคนอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเมื่อทำงานร่วมกันในสำนักงาน แต่อาจกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้นเมื่อทำงานข้ามเขตเวลาและผ่านการสื่อสารแบบดิจิทัล Doodle ช่วยลดความยุ่งยากของกระบวนการจัดกำหนดการโดยอนุญาตให้คุณสำรวจสมาชิกในทีมเกี่ยวกับเวลาการประชุมที่เป็นไปได้ที่แตกต่างกัน อาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดกำหนดการประชุมกับพันธมิตรในพื้นที่หรืออาสาสมัครที่อาจอยู่นอกปฏิทินที่แชร์ขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ
เวอร์ชันของ Doodle ที่ให้คุณสร้างโพลการตั้งเวลาพื้นฐานได้นั้นฟรี บริษัทยังเสนอการทดลองใช้ฟรี 14 วันเพื่อสัมผัสประสบการณ์ตัวเลือกระดับพรีเมียม
5. หย่อน
Slack ช่วยให้ทีมของคุณสื่อสารในรูปแบบที่เป็นระเบียบมากขึ้นนอกอีเมลโดยการสร้างช่องทางการแชทที่แตกต่างกันสำหรับหัวข้อต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีช่องสำหรับการวางแผนให้วันอังคารโดยเฉพาะ ซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนสามารถถามคำถามและให้ข้อมูลอัปเดตสำหรับหัวข้อนั้นได้
คุณยังสามารถมีช่องทางที่เป็นทางการน้อยกว่าเพื่อช่วยสร้างความรู้สึกในการสนทนาในสำนักงานว่า "รอบๆ ตู้ทำน้ำเย็น" แม้ในขณะที่คุณอยู่ห่างไกล ในช่องเหล่านี้ ทีมของคุณสามารถแชร์การอัปเดตส่วนตัว ภาพถ่ายสัตว์เลี้ยงแสนน่ารัก สูตรอบขนมโปรดในช่วงกักตัว และอีกมากมาย
องค์กรไม่แสวงหากำไรที่มีสมาชิกไม่เกิน 250 คนสามารถอัพเกรดได้ฟรีในแผน Slack Standard และผู้ที่มีสมาชิกมากกว่า 250 คนจะได้รับส่วนลด 85% องค์กรไม่แสวงหากำไรสามารถมีสิทธิ์ได้รับส่วนลด 85% สำหรับแผน Plus นอกจากนี้ องค์กรที่ต่อสู้กับ COVID-19 สามารถขอแผน Standard หรือ Plus Slack ฟรีสามเดือน
6. Todoist
Todoist เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำขั้นสูงสุด ซึ่งช่วยให้คุณแบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ เครื่องมือจะแนะนำกำหนดเวลาตามปริมาณงานที่คุณมีอยู่ และคุณสามารถกำหนดรหัสงานตามโครงการและระดับความเร่งด่วนได้
มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสร้างและมอบหมายงานในแบบเรียลไทม์ระหว่างการประชุมทีมระยะไกลของคุณ ขณะที่คุณกำลังพูดถึงแคมเปญที่กำลังจะมีขึ้น พนักงานสามารถเพิ่มงานและงานย่อยที่เป็นผลมาจากการสนทนาเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิผล และคุณจะออกจากงานพร้อมขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน
องค์กรไม่แสวงหากำไรสามารถสมัครรับส่วนลด 50% สำหรับการสมัครสมาชิก Todoist Business บริษัทยังให้เคล็ดลับในการใช้ Todoist เพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายขององค์กรไม่แสวงหากำไร และนำเสนอเทมเพลต Todoist ที่พร้อมใช้งานสำหรับวาระการประชุมที่ไม่แสวงหากำไร ปฏิทินโซเชียลมีเดีย และโพสต์บนบล็อก
7. Hootsuite
การติดตามบัญชีโซเชียลมีเดียหลายบัญชีอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน องค์กรไม่แสวงหากำไรสามารถปรับปรุงสิ่งนี้ได้โดยใช้เครื่องมืออย่าง Hootsuite Hootsuite ให้คุณวางแผน สร้าง และกำหนดเวลาการตลาดโซเชียลมีเดียของคุณได้ในที่เดียว
ซึ่งช่วยให้โพสต์บนแพลตฟอร์มต่างๆ ได้ง่ายขึ้น และช่วยให้ทีมของคุณวางแผนสำหรับโพสต์บนโซเชียลมีเดียเพื่อเผยแพร่ในเวลาที่เหมาะสมที่สุด ในขณะที่ยังคงให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในตารางเวลาส่วนตัวและตารางการทำงาน Hootsuite ยังช่วยให้ทีมของคุณสร้างกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติโพสต์ได้อย่างง่ายดายก่อนที่จะเผยแพร่
บริษัทมอบส่วนลด 50% ให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไร และยังให้การศึกษาแก่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ต้องการพัฒนาทักษะด้านโซเชียลมีเดีย
ดาวน์โหลดฟรี: The BIG Guide to Social Media for Nonprofits
8. Pomofocus
ขณะทำงานจากระยะไกล อาจถูกรบกวนจากโซเชียลมีเดีย ข่าวสาร หรือสิ่งอื่น ๆ ในบ้านของคุณ Pomofocus เป็นเครื่องมือที่มีรากฐานมาจากเทคนิค Pomodoro
เทคนิคนี้เป็นวิธีการจัดการเวลาที่รวมเอางานที่เน้น 25 นาทีในงานเฉพาะ หลังจากช่วง 25 นาทีแรกสามช่วง คุณจะหยุดพักห้านาที หลังจากครั้งที่สี่ คุณใช้เวลาพัก 15 ถึง 30 นาทีนานขึ้นก่อนที่จะเริ่มใหม่อีกครั้ง คุณทำซ้ำจนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์
เทคนิค Pomodoro มีจุดมุ่งหมายเพื่อส่งเสริมสมาธิ สร้างความรู้สึกเร่งด่วน และหลีกเลี่ยงความเมื่อยล้าทางจิตใจ อาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการผ่านพ้นวันทำงานระยะไกลของคุณ และมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการทำงานในโครงการขนาดใหญ่ที่ต้องการการมุ่งเน้นอย่างลึกซึ้ง เช่น การสมัครขอรับทุนหรือรายงานประจำปีของคุณ
Pomofocus เป็นตัวจับเวลาออนไลน์ที่ใช้งานง่ายและฟรีสำหรับการนำเทคนิค Pomodoro มาใช้โดยการติดตามช่วงการทำงานและช่วงพักของคุณ คุณยังสามารถแสดงรายการงานที่คุณจะมุ่งเน้นโดยตรงบนหน้าได้อีกด้วย
9. เฮดสเปซ
ทีมที่ไม่แสวงหาผลกำไรทำงานอย่างหนักเพื่อทำให้ภารกิจของพวกเขาเป็นจริง พนักงานสามารถเผชิญกับความเครียด ความเหนื่อยหน่าย และความเหนื่อยล้าจากความเห็นอกเห็นใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการทำงานนอกสถานที่ซึ่งมีโอกาสน้อยสำหรับการเชื่อมต่อระหว่างบุคคลเพื่อควบคุมความเครียดนี้ การรวมการดูแลตนเองเข้ากับวัฒนธรรมการทำงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญ Headspace เป็นเครื่องมือทำสมาธิและฝึกสติที่สามารถช่วยให้ทีมของคุณจัดการกับความเครียดได้
บริษัทพบว่า 30 วันของการใช้เครื่องมือนี้ช่วยลดความเครียดได้ 32% และเพียง 4 ครั้งช่วยลดอาการเหนื่อยหน่ายได้ 14% ในการทำเช่นนั้น การฝึกสตินี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการ สี่สัปดาห์กับ Headspace สามารถเพิ่มการโฟกัสได้ 14% และเซสชันเดียวสามารถลดสิ่งรบกวนได้ 22%
Headspace เสนอแหล่งข้อมูลฟรีและการทำสมาธิแบบมีคำแนะนำสามข้อเพื่อช่วยให้พนักงานรับมือกับ COVID-19 และความเครียดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทางไกล บริษัทยังให้บริการอย่างต่อเนื่องเพื่อส่งเสริมและติดตามการมีสติในองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ
10. การท่องเว็บอย่างมีสติ
ด้วยเวลาที่มากขึ้นที่บ้านและอยู่หน้าจอ โซเชียลมีเดียหรือเว็บไซต์ข่าวจึงอาจวอกแวกได้ง่าย Mindful Browsing เป็นส่วนขยายของ Chrome ที่เรียบง่ายซึ่งให้การรบกวนเล็กน้อยก่อนที่คุณจะนำทางไปยังไซต์ใดไซต์หนึ่งที่คุณเลือก ซึ่งคุณต้องการใช้ความระมัดระวังมากขึ้นในการใช้เวลา เช่น Facebook หรือ Twitter
เครื่องมือจะแสดงรูปภาพและถามว่า "คุณแน่ใจหรือว่าต้องการใช้เวลาบน facebook.com" คุณสามารถเลือก "ใช่" ซึ่งจะส่งคุณไปที่ไซต์และถามคุณอีกครั้งใน 10 นาที หรือใช้เวลาสักครู่เพื่อเลือกที่จะกลับไปทำกิจกรรมอื่นอย่างมีสติ เครื่องมือนี้สามารถปรับแต่งเพื่อเตือนคุณถึงกิจกรรมที่คุณบอกว่าคุณอยากทำมากกว่าไปที่ไซต์นั้น
เครื่องมือนี้ให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้ทุกคน ไม่ติดตามกิจกรรมของคุณ และมีโค้ดโอเพนซอร์ซ อาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการมีสติมากขึ้นเกี่ยวกับ “การเลื่อนดูม” กำหนดเวลาสำหรับการหยุดพักจากการทำงาน และไม่ถูกรบกวนจากโซเชียลมีเดียมากเกินไป
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการทำงานระยะไกลเพื่อให้ทีมของคุณมีสมาธิ
การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สู่การทำงานทางไกลในปีนี้มาพร้อมกับโอกาสในการปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณด้วย แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะทำให้เกิดความท้าทาย แต่การใช้ประโยชน์จากประสิทธิภาพการทำงานที่มีอยู่และเครื่องมือการทำงานระยะไกล และส่วนลดที่ไม่แสวงหากำไร สามารถช่วยจัดระเบียบ จูงใจ และมุ่งเน้นทีมของคุณไปพร้อมกับการปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่
5 วิธีในการระดมทุนออนไลน์จ่ายให้ตัวเอง