วิธีที่เราจัดกิจกรรมเสมือนจริงที่ดึงดูดผู้เข้าร่วมกว่า 10,000 คน

นอกเหนือจากบริษัทอื่นๆ องค์กรไม่แสวงผลกำไร คู่บ่าวสาว และผู้สำเร็จการศึกษาจากทั่วโลกแล้ว Classy มีแผนใหญ่สำหรับการจัดงานแบบตัวต่อตัวในปี 2020 ในช่วงหกปีที่ผ่านมา เราได้เป็นเจ้าภาพจัดการประชุม Collaborative ซึ่งเป็นการประชุมสำหรับมืออาชีพที่ไม่แสวงหาผลกำไร Collaborative เป็นประสบการณ์สี่วันที่เปิดโอกาสให้มืออาชีพที่ไม่แสวงหาผลกำไรได้เรียนรู้ เชื่อมต่อกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมและเพื่อนร่วมงานที่มีความคิดเหมือนๆ กัน เข้าร่วมชั่วโมงแห่งความสุขที่มีเหตุการณ์สำคัญ และรับแรงบันดาลใจอีกครั้งสำหรับภารกิจของพวกเขา แต่ในสัปดาห์แรกของเดือนมีนาคม 2020 เนื่องจาก COVID-19 พัฒนาอย่างรวดเร็วจากการกล่าวถึงสั้น ๆ ในข่าวเป็นพาดหัวข่าวทั้งหมด ทีมกิจกรรมของเราทราบดีว่าเราไม่สามารถรับประกันได้ว่าจะมีกิจกรรมแบบตัวต่อตัว

Taryn Crowder ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายกิจกรรมกล่าวว่า "กระบวนการย้ายไปยังกิจกรรมเสมือนจริงนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย “เมื่อเราเริ่มติดตามสถานการณ์ COVID-19 ครั้งแรก เราได้สร้างแผนวิกฤตที่แตกต่างกันหลายแผน ขึ้นอยู่กับว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปกับไวรัส แผนวิกฤตเบื้องต้นนั้นใช้เวลาไม่นาน—เราต้องเปลี่ยนไปใช้แผนวิกฤตใหม่เกือบทุกวันเป็นเวลาหลายสัปดาห์ เนื่องจากสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วจากการแพร่ระบาด แผนวิกฤตเหล่านี้ประกอบด้วยกลยุทธ์การสื่อสารและการปฏิบัติงาน”

เพื่อช่วยให้ทีมของคุณคิดใหม่เกี่ยวกับกิจกรรมแบบพบหน้ากัน เราขอให้สมาชิกในทีมหลัก 5 คนแบ่งปันคำแนะนำและบทเรียนที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนงานกิจกรรมแบบตัวต่อตัวเป็นประสบการณ์เสมือนจริงที่ดึงดูดผู้เข้าร่วมกว่า 10,000 คนในเวลาเพียงสองเดือนครึ่ง อ่านต่อไปเพื่อฟังจาก Taryn Crowder ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายกิจกรรม; Brooke Hearn ผู้วางแผนงานอาวุโส; Anne Guillen นักการตลาดเนื้อหากิจกรรมอาวุโส; ไอรีน เว็บเบอร์ นักออกแบบภาพอาวุโส; และ JP Angers ผู้ผลิตวิดีโออาวุโส

บทที่ 1: ประเมินความเสี่ยง ดำเนินการวิจัย และดำเนินการอย่างรวดเร็ว

ถาม: อธิบายขั้นตอนเบื้องต้นว่าคุณตัดสินใจเปลี่ยนจากเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวเป็นกิจกรรมเสมือนจริงอย่างไร

Taryn: ก่อนอื่นเราต้องเริ่มกระบวนการประเมินความเสี่ยงด้วยเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งรวมถึงสัญญาที่ลงนามและใบเรียกเก็บเงินสำหรับการให้บริการ เราเริ่มต้นด้วยการเข้าถึงผู้ขาย โรงแรม และสถานที่ของเราแต่ละคน

ฉันต้องต่อสู้กับการต่อสู้ทางกฎหมายด้วยเหตุสุดวิสัย และเพื่อทำเช่นนั้น ฉันจำเป็นต้องรู้ว่า: ข้อตกลงใดที่เราทำได้และไม่สามารถออกไปได้ และมีบริการใดบ้างที่ได้ให้บริการเพื่อที่ฉันจะได้รู้ว่าเงินที่เราได้จมลงไปแล้ว เหตุการณ์ในคน

บรู๊ค : ในขณะที่เรากำลังหาวิธียกเลิกหรือเลื่อนข้อตกลงของเราสำหรับกิจกรรมแบบตัวต่อตัว เรายังใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประชุมเพื่อกำหนดว่างานเสมือนจริงจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร เราจะเสนออะไร และเมื่อใด

นอกเหนือจากการคิดใหม่เกี่ยวกับกิจกรรมแล้ว เรายังพบกับความท้าทายใหม่ๆ ที่มาพร้อมกับกิจกรรมเสมือนจริงเต็มรูปแบบ เราโชคดีมากที่มีผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีหลายคนที่เราสามารถไว้วางใจได้ เช่น ผู้ผลิตวิดีโอและทีมไอที

ถาม: คุณคิดหรือกังวลอะไรในระหว่างกระบวนการนี้

Taryn : พวกเราไม่มีใครเคยวางแผนงานเสมือนจริงมาก่อน ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องวิจัยเทคโนโลยี ความต้องการด้านไอที เช่น WiFi; การเตรียมลำโพงสำหรับแสง เสียง และ WiFi ที่ดีในบ้านของแต่ละคน โอกาสในการสนับสนุนสำหรับการตั้งค่าเสมือนจริง โอกาสในการสร้างเครือข่ายสำหรับการตั้งค่าเสมือนจริง ฯลฯ

ถาม: การเปลี่ยนไปใช้กิจกรรมเสมือนส่งผลต่อเนื้อหาที่วางแผนไว้อย่างไร

แอน: จากมุมมองของเนื้อหาเป็นเรื่องยากเพราะฉันรู้ว่าเราจะต้องเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว แต่ฉันไม่สามารถเริ่มดึงเนื้อหาเข้าด้วยกันได้จนกว่าเราจะพบว่าเหตุการณ์เสมือนจริงจะมีลักษณะอย่างไรในด้านลอจิสติกส์และเทคโนโลยี

เมื่อทำการตัดสินใจแล้ว เราก็ตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าเราไม่สามารถใช้เซสชันที่เราเตรียมไว้ให้สำหรับกิจกรรมแบบตัวต่อตัวได้ ไม่เข้ากับสภาพอากาศในปัจจุบัน และไม่ได้สร้างกระแสในอุดมคติสำหรับการประชุม เราเริ่มต้นกระบวนการตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อและประเด็นสำคัญของการประชุม คัดแยกหัวข้อที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงระบุวิทยากรใหม่ที่เหมาะกับหัวข้อเหล่านั้น

Taryn: การวางแผนเนื้อหาเป็นส่วนหนึ่งของไทม์ไลน์ตั้งแต่วันแรก หนึ่งในคำถามแรกๆ ที่เราถามตัวเองคือเราควรเสนอเซสชันกี่ครั้ง เราไม่คิดว่าผู้คนจะสนใจที่จะนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ทั้งวัน และเราคิดว่าพวกเขาต้องการจัดตารางเวลาของตัวเอง สิ่งนี้ยังมีบทบาทสำคัญในเทคโนโลยีที่เราเลือก

เราต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดเกี่ยวกับเนื้อหาเพราะเราอยู่ในโลกใหม่ที่ผู้คนต้องการเนื้อหาที่แตกต่างจากที่เคยเป็นมา ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องสนทนากับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมและองค์กรไม่แสวงหากำไรเพื่อทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าพวกเขากำลังเผชิญอะไรอยู่ เพื่อให้รู้ว่าพวกเขาต้องการให้เราจัดเตรียมอะไร

คำถามสองสามข้อที่เราพูดถึง:

• ผู้คนจะต้องการสมัครเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงนี้หรือไม่ เราจะกระตุ้นความสนใจของพวกเขาได้อย่างไร?
• ตลาดอิ่มตัวด้วยเนื้อหาที่ตอบสนองต่อ COVID-19 มากเกินไป หมายความว่าไม่มีใครต้องการของเราหรือไม่ เนื้อหาที่เราเลือกในเดือนเมษายนจะยังมีความเกี่ยวข้องในเดือนมิถุนายนหรือไม่
• กิจกรรมเสมือนจริงอื่น ๆ เป็นอย่างไร? เราสามารถเรียนรู้อะไรจากคนอื่นได้บ้างในตอนนี้?
• เรามีผู้เข้าร่วมประชุมจากทั่วทุกมุมโลก แล้วเราควรใช้กรอบเวลาใดสำหรับเซสชันนี้
• ชื่อเหตุการณ์จะเป็นอย่างไร?
• เราจะมีหัวข้อหรือไม่?

ทีแรก เราตัดสินใจว่าจะไม่มีธีมเพราะเรามีหน้าต่างเล็กๆ ที่สามารถดึงออกมาได้ทั้งหมด แต่ในการพูดคุยกับผู้พูด เราตระหนักได้ว่ามีแนวคิดแบบออร์แกนิกเกิดขึ้น นั่นคือ การปรับตัว ดังนั้นเราจึงเลือกที่จะผูกมันเข้ากับค่านิยมหลักของ Classy นั่นคือ Adapt and Overcome

มีสิ่งแปลกปลอมมากมายที่เราต้องคาดเดาอย่างมีการศึกษามากที่สุดสำหรับคำถามเหล่านี้ เรามุ่งมั่นที่จะมอบโอกาสในการสร้างเครือข่ายที่แข็งแกร่งและใช้เวลามากมายในการค้นคว้าวิธีการทำ นอกจากนี้เรายังลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงมากมายในฐานะผู้เข้าร่วมเพื่อรับประสบการณ์โดยตรง

เนื่องจากเรากำลังสร้างกิจกรรมใหม่ เราจึงต้องสร้างโลโก้ใหม่ อันดับแรก เราต้องรู้ว่าชื่อใหม่คืออะไร ดังนั้นเราจึงจัดเซสชั่นระดมความคิดภายในเพื่อหาคำตอบ จากนั้นเราก็วนลูปในทีมออกแบบของเราและขอตัวเลือกโลโก้สองสามแบบจากพวกเขา

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• ประเมินความเสี่ยงในการเปลี่ยนแปลงแผนของคุณโดยการตรวจสอบข้อตกลงและสัญญาของผู้ขาย
• ดำเนินการวิจัยเพื่อค้นหาว่าเหตุการณ์เสมือนจริงเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและฟังก์ชันที่จำเป็นอย่างไร ทั้งสิ่งของที่จำเป็นและสิ่งที่ควรมี
• ตรวจสอบเนื้อหาที่วางแผนไว้หรือกำหนดการของกิจกรรมเพื่อเริ่มระดมความคิดเพื่อปรับให้เข้ากับผู้ชมเสมือนจริง
• เข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงอื่น ๆ เพื่อเป็นแรงบันดาลใจ
• สร้างรายการคำถามที่เกิดขึ้นเพื่อเตือนทีมของคุณเกี่ยวกับองค์ประกอบใหม่ทั้งหมดที่คุณต้องตอบหรือเตรียมตัว
• วนรอบนักออกแบบของคุณหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการสร้างทรัพย์สินของแบรนด์ ออกแบบหน้ากิจกรรมของคุณ อัปเดตเว็บไซต์ ฯลฯ

บทที่ 2: สร้างงบประมาณใหม่และแผนฉุกเฉิน

Taryn: อีกขั้นตอนที่สำคัญในการสร้างงบประมาณใหม่คือการตัดสินใจว่าจะคืนเงินให้กับผู้ที่ซื้อตั๋วสำหรับงานนี้แบบตัวต่อตัวหรือไม่ และงานเสมือนจริงจะว่างหรือไม่ เราต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบทันทีสำหรับทั้งสองรายการ และเราได้ตัดสินใจว่าทุกคนจะได้รับเงินคืนเต็มจำนวนและกิจกรรมใหม่จะไม่มีค่าใช้จ่าย

เรายังได้พูดคุยกับ Charlie Anderson ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาธุรกิจของเราเกี่ยวกับรายได้ที่เขาจะได้รับจากการเป็นสปอนเซอร์สำหรับงานที่ยังไม่ได้พิสูจน์ นี่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญสำหรับกระบวนการสร้างงบประมาณด้วย

ต้องทำสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดก่อนที่ฉันจะสรุปงบประมาณ หลังจากคำนวณสิ่งที่เราจะได้คืน สิ่งที่เราไม่ได้คืน และรายได้จากผู้สนับสนุนที่เป็นไปได้ ฉันจึงเริ่มงบประมาณใหม่

จากนั้นฉันก็สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับเหตุการณ์ที่แตกต่างกันสามแผนโดยพิจารณาจาก:

1) โลกที่ยังคงบังคับใช้การเว้นระยะห่างทางสังคมในเดือนมิถุนายน

2) โลกที่ไม่บังคับใช้ Social distancing แต่คนยังกลัวการเดินทาง

3) โลกที่ทุกอย่างกลับมาเป็นปกติ

แผนฉุกเฉินแต่ละแผนมีงบประมาณของตนเอง

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• คำนวณสิ่งที่คุณสามารถทำได้และไม่สามารถชดใช้จากสัญญากิจกรรมเดิมของคุณ
• พิจารณาว่างานของคุณจะว่างหรือมีราคาสำหรับการรับเข้าเรียนหรือหาทุนขั้นต่ำ
• พูดคุยกับผู้นำหรือสมาชิกในคณะกรรมการที่อาจนำผู้สนับสนุนหรือหุ้นส่วนองค์กรเข้ามา
• พยายามคาดการณ์ให้มากที่สุดและสร้างแผนสำรองเพื่อให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับความท้าทายใหม่ ๆ ที่มาพร้อมกับกิจกรรมเสมือนจริงของคุณมากที่สุด

บทที่ 3: จงซื่อสัตย์และกระตือรือร้นในการสื่อสารครั้งแรกของคุณ

Taryn: ในสัปดาห์แรกของเดือนมีนาคม ฉันติดต่อผู้จัดการอาวุโสฝ่ายสื่อสารและแบรนด์ Krista Lamp เพื่อขอความคิดเห็นของเธอในการส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมของเราเพื่อให้พวกเขารู้ว่าเรากำลังติดตามสถานการณ์อยู่ เราจำเป็นต้องปรับข้อความทั้งภายในและภายนอก แต่ก่อนอื่น เราต้องรู้ว่าแผนของเราจะเป็นอย่างไร

เราไม่ได้มีแผนวิกฤตเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นเราจึงต้องสร้างเอกสารดังกล่าว เรายังจำเป็นต้องรวบรวมข่าวประชาสัมพันธ์ อัปเดตเว็บไซต์ของเรา และส่งคำถามที่พบบ่อยภายในเกี่ยวกับวิธีการตอบสนองต่อลูกค้าหรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเมื่อพวกเขาถามเกี่ยวกับแผนของเรา

ข้อความเริ่มต้นของเราถึงทุกคนภายในและภายนอกคือการที่เรากำลังติดตามสถานการณ์ อย่างไรก็ตาม เรา (ผู้บริหารระดับสูงและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก) รู้ว่าเราต้องยกเลิกงานและกำลังพิจารณาทางเลือกของเรา

เราเก็บสิ่งนี้ไว้ใกล้หน้าอกในขณะที่เราตัดสินใจว่าเราจะลงมือสร้างกิจกรรมเสมือนจริงหรือไม่ เมื่อเรารู้ว่าสิ่งนี้กำลังจะเกิดขึ้น ฉันได้วนลูปผู้คนเพิ่มเติมสองสามคนในทีมการตลาด การออกแบบ และการพัฒนาเว็บเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าเรากำลังยกเลิกงานกิจกรรม พวกเขาได้รับการบอกกล่าวก่อนใคร เพราะเราอยู่ในขั้นตอนของการปล่อยเฟส 2 ของเว็บไซต์กิจกรรมด้วยตนเอง และฉันไม่ต้องการให้พวกเขาเสียเวลากับการทำงานบางอย่างที่เราจะทำในเร็วๆ นี้

คำแนะนำแบบมือโปรจากแอน : สร้างเอกสารประเด็นพูดคุยภายใน เราสร้างรายการหนึ่งสำหรับกิจกรรมแบบตัวต่อตัวที่เราเพิ่งเปิดตัวในเดือนกุมภาพันธ์ และเราต้องกลับไปสร้างใหม่สำหรับงานเสมือนจริง โดยพื้นฐานแล้วเราใช้สิ่งที่เราเขียนเป็นคำถามที่พบบ่อยบนเว็บไซต์ของเราและรวมเป็นเอกสารประเด็นพูดคุยภายในพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับสมาชิกทีม Classy เพื่อให้สามารถพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมได้

ถาม: สมาชิกในทีม Classy คนอื่นๆ มีปฏิกิริยาอย่างไรเมื่อได้ยินว่างานของคุณจะเป็นแบบเสมือนจริง

Taryn: การเปลี่ยนไปใช้ระบบเสมือนหมายถึงการสร้างกิจกรรมใหม่ เราทำงานกันหนักมากในเหตุการณ์แรกเริ่ม ดังนั้นจึงมีความเศร้าเล็กน้อยที่ไม่สามารถมองเห็นสิ่งนั้นได้

แต่ทุกคนก็สนับสนุนและเต็มใจที่จะเข้ามาช่วยทีมของเรา เราต้องการให้ ทุกคน ในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วทั้งบริษัทเข้าร่วม และทุกคนก็ก้าวขึ้นมาในทางที่เหลือเชื่อ

มีความสงสัยในเบื้องต้นว่าเราสามารถทำได้หรือไม่ มันจะเป็นประสบการณ์ที่ดีหรือไม่ และผู้คนจะลงทะเบียนจริงหรือไม่ เพื่อช่วยบรรเทาข้อสงสัยเหล่านั้นและทำให้ทีมภายในของเรามีแรงจูงใจ เราได้ทำงานผ่านวิธีสื่อสารสิ่งที่เรากำลังทำอยู่ได้ดีที่สุด เพื่อให้คนอื่นๆ เข้าใจว่าเราดำเนินการเรื่องนี้อย่างจริงจังเพียงใด

Brooke: เนื่องมาจากความสงสัยในเบื้องต้นนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับเราที่จะทำงานร่วมกับ Krista เพื่อสื่อสารกับทีมงานทั้งหมดของเราอย่างต่อเนื่องและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเรากำลังจะยุติเรื่องนี้ และมันก็ยอดเยี่ยมมาก!

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• พบปะกับผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักของคุณก่อนและบ่อยครั้ง
• สร้างเอกสารเกี่ยวกับวิธีการจัดการเรื่องนี้ เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงถึง “แผนวิกฤตการณ์เหตุการณ์” ได้ในอนาคต
• เขียนข้อความของคุณ (แม้ว่าจะเป็น “เรากำลังตรวจสอบสถานการณ์อยู่”) เพื่อให้ผู้ฟังรู้ว่าคุณรับทราบ แล้วใช้คำฟุ่มเฟือยในที่ต่างๆ ดังนี้
  • ข่าวประชาสัมพันธ์
  • อัพเดทเว็บไซต์
  • หน้างาน
• สร้างเอกสารภายในเช่นคำถามที่พบบ่อยเพื่อให้ทีมของคุณได้รับการอัปเดตและรู้วิธีตอบคำถามที่เข้ามา
• เก็บรายละเอียดไว้อย่างเงียบ ๆ ในขณะที่คุณสรุปเพื่อไม่ให้ข้อมูลถูกเปิดเผยก่อนที่คุณจะพร้อมที่จะเปิดตัว
• เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้ว ให้แจ้งทั้งทีมของคุณและแบ่งปันความตื่นเต้นของคุณเกี่ยวกับการลองกิจกรรมใหม่ เพื่อให้ทีมของคุณรู้สึกตื่นเต้นแทนที่จะประหม่า และพวกเขาสามารถแบ่งปันพลังงานนั้นกับผู้สนับสนุนของคุณได้

บทที่ 4: มีความโปร่งใสกับวิทยากร ผู้สนับสนุน และผู้เข้าร่วมประชุม

ถาม: คุณพูดคุยกับวิทยากรและผู้สนับสนุนเกี่ยวกับการย้ายงานทางออนไลน์ได้อย่างไรและเมื่อไหร่ คุณได้รับข้อความตอบกลับหรือไม่?

Taryn : เราแจ้งผู้สนับสนุนและผู้บรรยายเกี่ยวกับการตัดสินใจของเราก่อนที่เราจะเผยแพร่การสื่อสารภายนอกอื่นๆ เราติดต่อพวกเขาเพื่อประกาศว่าเรากำลังดำเนินการเสมือนจริงและถามว่าพวกเขายังต้องการมีส่วนร่วมในงานนี้หรือไม่

Brooke: การตอบรับเบื้องต้นจากผู้สนับสนุนนั้นยอดเยี่ยม แต่เป็นการท้าทายที่จะสร้างมูลค่าใหม่ให้กับพวกเขาแบบเสมือนจริง สิ่งนี้ผลักดันให้เราใช้กลยุทธ์ในการเป็นสปอนเซอร์มากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขา

แอนน์: ฉันโทรคุยกับผู้พูดทุกคนที่เราจัดให้สำหรับงานนี้แบบตัวต่อตัว เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับวิทยากร อธิบายสิ่งที่ไม่รู้จักในกลยุทธ์ของเรา และเลือกสมองของพวกเขาในหัวข้อใหม่ที่เป็นไปได้ หรือวิธีปั่นหัวข้อเพื่อให้เข้ากับจุดสนใจใหม่

การสนทนากับวิทยากรเหล่านี้ช่วยให้เราคิดหัวข้อ "ปรับตัวและเอาชนะ" และจุดประกายกลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีบางส่วนของเรา เราลงเอยด้วยการรักษาผู้พูดเบื้องต้นบางส่วนและไม่สามารถรักษาผู้อื่นไว้ได้ แต่ฉันคิดว่าพวกเขาทั้งหมดมีความสุขมากที่ได้พูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้และช่วยฉันระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีรักษาการประชุมนี้ให้มีคุณค่าสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

ถาม: คุณพูดคุยกับผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับการย้ายงานทางออนไลน์ได้อย่างไร คุณได้รับข้อความตอบกลับหรือไม่?

Taryn: สิ่งสำคัญสำหรับเราคือต้องให้แนวทางที่ชัดเจนแก่ผู้ที่อาจเป็นผู้ลงทะเบียนและผู้ลงทะเบียนกิจกรรมด้วยตนเองในปัจจุบันเกี่ยวกับจุดยืนของ Classy ในการรักษาความปลอดภัยให้ทุกคน พวกเขาจะได้รับเงินคืนอย่างไรและเมื่อใด สิ่งที่เราจะทำแทน เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อหน้า การตัดสินใจของเราว่าจะเรียกเก็บเงินหรือไม่ และอีกมากมาย

เราจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเราได้เผยแพร่คำออกไปในทุกช่องทาง เราได้เพิ่มแถบโปรโมชันในเว็บไซต์ด้วยหน้า Landing Page ใหม่พร้อมข้อความของเรา เราเผยแพร่ข้อความบนโซเชียล และส่งอีเมล

เมื่อเราส่งอีเมลแจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับการยกเลิกงานแบบตัวต่อตัวแล้ว ฉันได้รับคำชมเชิงบวกจากผู้เข้าร่วมเท่านั้น ทุกคนได้รับการสนับสนุนผ่านอีเมลและขอบคุณเราสำหรับจุดยืนเชิงรุกในการบรรเทาการแพร่กระจายของโรค

เนื่องจากเราประกาศว่าเราจะคืนเงินให้ทุกคนโดยอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มแรก ซึ่งจะช่วยลดจำนวนอีเมลที่ส่งไปจำนวนมาก เรายังได้ประกาศในอีเมลของเรา (และในเว็บไซต์ของเรา) ว่าเรากำลังพิจารณากิจกรรมเสมือนจริง ดังนั้นฉันจึงได้รับการตอบรับเชิงบวกจากผู้เข้าร่วมที่รอคอยที่จะได้ยินรายละเอียดเพิ่มเติม

บรู๊ค: ฉันยังได้รับการตอบรับที่ดีมากมายจากสปอนเซอร์ที่อยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบากกับกิจกรรมอื่นๆ ที่อาจรอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อยกเลิก หรือไม่คืนเงินให้สำหรับค่าสปอนเซอร์ จากนั้นผู้เข้าร่วมประชุมหลาย คน ตื่นเต้นมากที่งานเสมือนจริงนั้นฟรี!

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกของคุณ (เช่น วิทยากร ผู้สนับสนุน และหุ้นส่วนองค์กร) เกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ก่อนเผยแพร่สู่สาธารณะ เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าคุณซาบซึ้งในการสนับสนุนและต้องการร่วมงานกับพวกเขา
• ใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการมอบคุณค่าให้กับผู้สนับสนุนผ่านกิจกรรมเสมือนจริงต่อไป ตัวอย่างเช่น เราให้คำกล่าวแก่ผู้สนับสนุนของเราในช่วงเริ่มต้นของเซสชัน ก่อนและหลังการเปิดและปิดประเด็นสำคัญ ในอีเมลของเรา บนโซเชียลมีเดีย และในส่วนท้ายของเว็บไซต์กิจกรรมของเรา
• หากเป็นไปได้ เชิญวิทยากร แขกพิเศษ หรือผู้สนับสนุนเข้าสู่การสนทนาและระดมความคิดเพื่อแบ่งปันแนวคิดหรือข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีสร้างงานที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
• ทำให้ข้อความของคุณมองเห็นได้ชัดเจน (หน้าแรก อีเมล โซเชียลมีเดีย) เพื่อให้ทุกคนที่สนใจในกิจกรรมของคุณรู้ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงและจะเรียนรู้เพิ่มเติมได้อย่างไร
• กำหนดสมาชิกในทีมของคุณหนึ่งหรือสองสามคนเพื่อตรวจสอบโซเชียลมีเดียและตอบคำถามเพื่อให้ผู้สนับสนุนของคุณทราบ

บทที่ 5: รักษาการสื่อสารที่สม่ำเสมอกับผู้เข้าร่วมตลอดกระบวนการ (ส่งอีเมลจำนวนมาก)

Taryn: การสื่อสารที่สม่ำเสมอตลอดกระบวนการทั้งหมดเป็นกุญแจสำคัญ เราสร้างปฏิทินการตลาดทางอีเมลสำหรับทั้งทีม

นี่คือภาพรวมของอีเมลที่เราส่ง:

• • อีเมลแจ้งทุกคนที่เรากำลังติดตามสถานการณ์
  • อีเมลแจ้งทุกคนว่างานถูกยกเลิก พวกเขาจะได้รับเงินคืน และเรากำลังตรวจสอบกิจกรรมเสมือนจริงอยู่
  • อีเมลแจ้งเหตุการณ์เสมือนจริง เว็บไซต์กิจกรรมใหม่ และเปิดให้ลงทะเบียนแล้ว
  • อีเมลการตลาดที่สม่ำเสมอเพื่อโปรโมตวิทยากรใหม่เพื่อให้โฆษณาต่อก่อนที่เราจะเปิดการเลือกเซสชัน
  • อีเมลแจ้งว่าเปิดการเลือกเซสชันแล้ว
  • อีเมลนับถอยหลังรายสัปดาห์ในช่วง 3 สัปดาห์ที่ผ่านมาก่อนถึงงาน
  • อีเมลที่ประกาศคำแนะนำของวิทยากรในการใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มเครือข่ายของเราสำหรับงานนี้
  • เตือนความจำประจำสัปดาห์ให้สร้างบัญชีสำหรับแพลตฟอร์มเครือข่ายของเรา ดาวน์โหลด Zoom และตื่นเต้น
  • ทันทีหลังจากกิจกรรม เราได้ส่งแบบสำรวจผู้เข้าร่วม ประกาศกิจกรรมในปี 2021 ให้เนื้อหาติดตามผลอื่นๆ และรวมข้อมูลเกี่ยวกับไลบรารี Extended Sessions ที่เราจะโพสต์การบันทึกของเซสชันสดรวมถึง 15 เซสชันโบนัส

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• กำหนดบุคคลสำหรับการเขียนและกำหนดเวลาอีเมล
• สร้างทรัพย์สินของแบรนด์ที่สามารถใช้ในอีเมลและโซเชียลมีเดียเพื่อรักษาแบรนด์ที่สอดคล้องและสอดคล้องกันสำหรับกิจกรรมของคุณ
• กำหนดสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในการตอบคำถามที่อาจหลั่งไหลเข้ามาทางอีเมลหรือโซเชียลมีเดีย
• ส่งการอัปเดตต่อไปและใช้อีเมลของคุณเพื่อสร้างความตื่นเต้นก่อนงานของคุณ
• ติดตามผู้เข้าร่วมทั้งหมดในระหว่างและหลังงานเพื่อสอบถามเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขา เพื่อที่คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมว่าสิ่งใดได้ผล สิ่งใดไม่ได้ผล และสิ่งที่คุณจะลองทำได้ในครั้งต่อไป

บทที่ 6: อย่าเพิ่งพลิกกลยุทธ์การส่งข้อความและเหตุการณ์แบบตัวต่อตัว

ถาม: คุณปรับข้อความหลังจากประกาศว่าจะเป็นกิจกรรมเสมือนจริงได้อย่างไร
Taryn: สิ่งที่บางคนอาจไม่รู้ก็คือเราสร้างกิจกรรมใหม่ขึ้นมา เราต้องสร้างจุดขายใหม่ หัวข้อใหม่และแทร็กพูดคุย คำอธิบายกิจกรรมใหม่ คำถามที่พบบ่อยใหม่ ขั้นตอนการลงทะเบียนใหม่ ภาษาเครือข่ายใหม่ สำเนาอีเมลใหม่ และอื่นๆ

บรู๊ค: หนึ่งในส่วนที่ท้าทายที่สุดในการสร้างงานเสมือนคือการสร้างสำเนาและข้อความใหม่ทั้งหมด เรามีเวลาหลายปีในการคัดลอกและเรียนรู้ที่จะดึงออกมาจากการทำงานร่วมกันแบบตัวต่อตัว สำหรับเหตุการณ์เสมือนจริง เราต้องสร้างทุกอย่าง เราเขียนสำเนาเว็บไซต์ใหม่ คู่มือคำแนะนำใหม่สำหรับแพลตฟอร์มเครือข่าย เช่น Slack และ Braindate และสำเนาใหม่สำหรับอีเมลการตลาด

แอน: ขึ้นอยู่กับผู้พูด เซสชัน และผู้ฟัง น้ำเสียงและข้อความต้องเปลี่ยนในเกือบทุกหัวข้อ จุดเน้นของการประชุมใหม่เกือบทุกรอบคือการจัดการและตอบสนองต่อช่วงเวลาวิกฤต—ในขั้นต้นเกี่ยวกับโควิด-19 และจากนั้นก็รวมถึงความตึงเครียดทางเชื้อชาติและสังคม

การคิดว่าเรากำลังคุยกับใครในเซสชันเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญมาก ตัวอย่างเช่น เซสชัน "Connect Your Cause" มุ่งเน้นไปที่องค์กรไม่แสวงผลกำไรที่ไม่หวังผลกำไรซึ่งประสบปัญหาในการเชื่อมโยงสาเหตุของตนกับ COVID-19 ในทางกลับกัน เซสชันการเล่าเรื่องของเราครอบคลุมเคล็ดลับสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่อยู่ในสถานพยาบาล และ ผู้ที่มีสาเหตุไม่เกี่ยวข้องกับการบรรเทาทุกข์จากโควิด-19

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• จำไว้ว่านี่เป็นกิจกรรมใหม่ แม้ว่าบางแง่มุมอาจยังคงเหมือนเดิม แต่หากคุณกำลังเปลี่ยนจากงานแบบตัวต่อตัวที่มีอยู่หรือประจำปีไปเป็นงานเสมือนจริง ให้คิดว่าเป็นงานใหม่
• ซึ่งจะรวมถึงข้อความใหม่และอาจรวมถึงตราสินค้าและการออกแบบใหม่
• คุณอาจต้องอัปเดตวิทยากรหรือเนื้อหาตามกำหนดการ หรือวิธีที่คุณจะมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกิจกรรมของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดงานกาล่าเสมือนจริง คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีตารางความบันเทิงที่แข็งแกร่ง เนื่องจากจะมีโอกาสน้อยลงสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่จะพูดคุยกันเอง

บทที่ 7: อัปเดตองค์ประกอบการสร้างแบรนด์และการออกแบบของคุณ

ถาม: คุณเริ่มอัปเดตองค์ประกอบการสร้างแบรนด์และการออกแบบสำหรับกิจกรรมที่อยู่ระหว่างการสรุปได้อย่างไร

Irene (นักออกแบบภาพอาวุโส): เรารู้ว่าเราจำเป็นต้องอัปเดตองค์ประกอบการสร้างแบรนด์และการออกแบบสำหรับเว็บไซต์ โฆษณา โปรโมชั่น อีเมล และป้าย เราได้พบกับทีมอีเวนต์เพื่อทบทวนเรื่องโลจิสติกส์และไทม์ไลน์ จากนั้นจึงเริ่มล้อเลียนแนวคิดเกี่ยวกับโลโก้

เพื่อหลีกเลี่ยงการเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น คุณสามารถเพิ่มสำเนาลงในกราฟิกส่งเสริมการขายของคุณภายใต้ชื่อกิจกรรมที่ระบุว่าเป็นกิจกรรมเสมือนจริง อย่างไรก็ตาม หากปกติแล้วคุณใช้ภาพถ่ายจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อหน้าก่อนหน้านี้ พยายามอย่าพึ่งพาสิ่งนั้นมากเกินไป เพราะจะทำให้ผู้ชมไม่สบายใจที่จะอ่านเกี่ยวกับงานเสมือนจริง แต่ให้ดูภาพเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง

หากไม่มีคลังรูปภาพให้เลือก คุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องใส่ภาพสต็อกของผู้คนบนคอมพิวเตอร์เพื่อเน้นมุม "เสมือน" ใหม่ แต่สิ่งนี้จะไม่ทำให้งานของคุณมีชีวิตชีวา จริงๆ แล้วมันอาจจะเบี่ยงเบนจากพลังงานที่คุณพยายามสร้าง! ให้ลองทำให้งานของคุณมีชีวิตชีวาด้วยสีสัน ลวดลาย หรือองค์ประกอบการออกแบบอื่นๆ จากแบรนด์ของคุณ คุณจะแปลกใจว่าการใช้สีและลวดลายนั้นสามารถกระตุ้นความรู้สึกตื่นเต้นเพื่อให้ผู้คนรู้สึกตื่นเต้นกับงานของคุณได้อย่างไร

บรู๊ค : องค์ประกอบอื่นที่เราคิดคือการทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างชัดเจนและให้ข้อมูลมากที่สุด ในสถานที่ปกติแล้ว เรามีเจ้าหน้าที่ของ Classy คอยให้ความช่วยเหลือทุกอย่างที่ผู้เข้าร่วมอาจต้องการ ด้วยกิจกรรมเสมือนจริง คุณไม่มีบูธข้อมูลหรือพนักงานที่ผู้เข้าร่วมสามารถสุ่มหยุดเพื่อถามคำถามได้ ดังนั้นเราจึงรู้ว่าเราจำเป็นต้องมีความชัดเจนเป็นพิเศษในเอกสารประกอบเหตุการณ์ของเรา และให้ข้อมูลจำนวนมากเพื่อลดคำถาม เราสร้างหลักประกันนี้ขึ้นมากมายตั้งแต่เริ่มต้น

เรายังต้องการเก็บองค์ประกอบที่เป็นส่วนตัวสำหรับผู้พูดของเรา ดังนั้นเราจึงรวบรวมกล่องไปรษณีย์ไว้ด้วยเสื้อยืดมีระดับ ไฟเซลฟี่ หูฟังแบบมีสาย และบันทึกที่เขียนด้วยลายมือจาก CEO และผู้ร่วมก่อตั้ง Scot ของเรา เราต้องการให้พวกเขารู้สึกได้รับการสนับสนุนและเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาพร้อมสำหรับความสำเร็จ

ถาม: คุณอธิบายกระบวนการเปลี่ยนแผนสำหรับหลักประกันเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวเป็นการออกแบบบนเว็บได้หรือไม่

Irene : การเปลี่ยนไปใช้กิจกรรมบนเว็บจะเป็นงานใหญ่สำหรับคนหลายกลุ่ม รวมถึงใครก็ตามที่รับผิดชอบด้านการออกแบบ ไอที การตลาด การดำเนินงาน และการขนส่ง สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องทำคือต้องแน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมในการสนทนาและเข้าใจว่าบทบาทของพวกเขาส่งผลต่อการตัดสินใจอย่างไร

จากมุมมองของการออกแบบ นักออกแบบของคุณจะมองทุกอย่างผ่านเลนส์ของประสบการณ์ผู้ใช้ และผลักดันให้มีกระบวนการที่คล่องตัวที่สุดในการรับผู้เข้าร่วมที่ลงทะเบียนและดูงานของคุณ นักออกแบบของคุณจะสามารถบอกคุณได้ว่าแผนที่เสนอมานั้นมาถูกทางสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของคุณหรือไม่หรือหากมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง

คำแนะนำบางประการสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ออนไลน์:

1) ทำให้เว็บไซต์ของคุณง่ายสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมโดยการทำสำเนาสั้น ๆ และตรงประเด็น หัวข้อย่อยประเด็นสำคัญเพื่อทำลายกำแพงของข้อความ และทำให้แบบฟอร์มการลงทะเบียนสั้นที่สุด

2) การเปลี่ยนไปใช้กิจกรรมเสมือนอาจสร้างงานเพิ่มเติมให้กับนักออกแบบและนักพัฒนาของคุณ พยายามลดการทำงานพิเศษให้น้อยที่สุดโดยนำเค้าโครงหน้าที่มีอยู่มาใช้ใหม่

3) หลักประกันใดๆ ที่คุณได้ทำไว้สำหรับกิจกรรมแบบตัวต่อตัว ยังคงสามารถนำกลับมาทำใหม่ได้สำหรับการตั้งค่าเสมือนจริง เปลี่ยนรูปแบบการออกแบบของคุณโดยเปลี่ยนสำเนาให้สัมพันธ์กับงานเสมือนจริง จากนั้นจัดรูปแบบใหม่เป็นทรัพย์สินทางโซเชียลมีเดียเพื่อสร้างความตื่นเต้น

สิ่งเดียวที่คุณต้องเก็บไว้ในการออกแบบคือการสร้างแบรนด์ของคุณ ตราบใดที่ทุกอย่างดูเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของงานเดียวกันผ่านสี รูปทรง การออกแบบตัวอักษร หรือลวดลายที่ประสานกัน งานออกแบบจะไม่สูญเปล่าหากคุณมีความคิดสร้างสรรค์

ถาม: คุณจัดการกับไทม์ไลน์ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อต้องใช้เวลานาน เช่น การออกแบบเว็บไซต์
บรู๊ค: ในช่วงเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง เราพบกันในฐานะทีมกิจกรรมและสร้างไทม์ไลน์ใหม่ใน Asana (ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของเรา) แน่นอนว่า มีงานที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นมากมายระหว่างตอนนั้นกับกิจกรรม แต่การมีไทม์ไลน์เริ่มต้นใช้งานได้ก็มีประโยชน์ โดยเฉพาะเมื่อคุณเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว

Irene: การเปลี่ยนผ่านไปสู่งานเสมือนจริงอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวและตรงไปตรงมา ดูเหมือนงานมากเกินไปที่จะทำได้ แต่มันเป็นไปได้! พยายามอย่าคิดมากในตอนแรก และจำไว้ว่าคุณสามารถทำงานกับสิ่งที่คุณออกแบบไว้ได้แล้ว ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการปรับเปลี่ยนไทม์ไลน์ที่เปลี่ยนไป

เคล็ดลับบางประการสำหรับการทำงานกับไทม์ไลน์:

1) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสร้างแบรนด์ของคุณดูเรียบง่าย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างกราฟิกในนาทีสุดท้ายได้อย่างง่ายดายจากเทมเพลตแบรนด์พื้นฐาน

2) ตรวจสอบให้แน่ใจว่านักออกแบบของคุณมีส่วนร่วมอย่างมากในการสนทนาเกี่ยวกับงานของคุณ หากพวกเขารู้ว่ามีแนวคิดใดบ้างที่ผุดขึ้นมาสำหรับงานนี้ พวกเขาสามารถให้ข้อเสนอแนะได้อย่างรวดเร็วว่าจะดำเนินการได้ง่ายหรือไม่ หรือจะส่งผลกระทบต่อส่วนอื่นๆ ของปริมาณงานและผลักดันไทม์ไลน์ออกไป

การมีคนที่เหมาะสมมีส่วนร่วมในการสนทนาตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยหลีกเลี่ยงอุปสรรคส่วนใหญ่

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• วางแผนอัปเดตองค์ประกอบการสร้างแบรนด์และการออกแบบสำหรับเว็บไซต์ โฆษณา โปรโมชัน อีเมล และป้าย
• พยายามอย่านำภาพในอดีตกลับมาใช้ซ้ำ เนื่องจากจะทำให้ผู้สนับสนุนสับสนว่าต้องการรูปแบบเสมือนจริง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมในการสนทนาและเข้าใจว่าบทบาทของพวกเขามีบทบาทอย่างไรในกระบวนการตัดสินใจ สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันกับความรับผิดชอบของพวกเขา และสามารถช่วยบรรเทาความตึงเครียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนไทม์ไลน์ได้
• พึ่งพานักออกแบบของคุณเพื่อช่วยให้คุณสร้างประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณ
• หากคุณไม่มีนักออกแบบภายในองค์กร ให้ติดต่อหน่วยงานเพื่อขอรับเงินบริจาคหรือนักศึกษาในท้องถิ่นที่อาจยินดีให้ความช่วยเหลือ

บทที่ 8: ศึกษาเทคโนโลยีทั้งหมดที่คุณต้องการและดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งครั้งสำหรับกิจกรรมทั้งหมดของคุณ

ถาม: คุณค้นคว้าเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับแง่มุมต่างๆ ของงานอย่างไร

JP (โปรดิวเซอร์วิดีโออาวุโส) : เนื่องจากมีคนนับล้านในการประชุมผ่านวิดีโอทุกวันตั้งแต่เกิดการระบาดใหญ่ ทำให้ฉันกังวลเรื่องความเชื่อถือได้ของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทั่วไป การเชื่อมต่อที่ไม่ดีสามารถทำลายเซสชันที่ยอดเยี่ยมได้อย่างรวดเร็ว คำถามหลักคือ เราจะจำลองประโยชน์ของกิจกรรมแบบตัวต่อตัว เช่น การสร้างเครือข่าย การสนทนากลุ่ม และการประชุมแบบตัวต่อตัวได้อย่างไร

เราต้องเลือกแพลตฟอร์มที่จะจัดงานในช่วงเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ของ COVID-19 โดยไม่ต้องมีตัวอย่างการประชุมเสมือนจริงอื่นๆ มากมาย หลังจากค้นคว้าตัวเลือกต่างๆ ฉันก็แนะนำ Zoom ด้วยเหตุผลบางประการ ความนิยมของแพลตฟอร์มและความง่ายในการใช้งานเป็นปัจจัยสำคัญ (ความคุ้นเคยกับผู้เข้าร่วมของเรานั้นมีประโยชน์มาก)

เรามีประสบการณ์มากมายในการใช้ Zoom สำหรับการสัมมนาผ่านเว็บของเรา ดังนั้นฉันจึงรู้สึกว่าควรใช้ผลิตภัณฑ์ที่เรารู้อยู่แล้วควรระมัดระวังมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงครั้งแรกของเรา สิ่งที่เราชอบเกี่ยวกับ Zoom คือวิธีที่มันโต้ตอบกับผู้เข้าร่วม เช่น ถาม & ตอบ โพล และตัวเลือกการแชท แพลตฟอร์มอื่นๆ เป็น "แค่ดู" มากกว่า แต่ Zoom ให้ความรู้สึกโต้ตอบได้มากกว่า แต่การซูมเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะจำลองการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว ดังนั้นเราจึงต้องรวมสิ่งนี้เข้ากับแพลตฟอร์มเพิ่มเติม: Slack และ Braindate ซึ่งเพิ่มเลเยอร์เครือข่ายที่สำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของเรา

Taryn: หนึ่งในสิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดเกี่ยวกับเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวคือการสนทนาที่เกิดขึ้นระหว่างเซสชัน ในชั่วโมงแห่งความสุข หรือที่โต๊ะกาแฟ เป็นช่วงเวลาที่ผู้คนเชื่อมต่อกันจริง ๆ และแบ่งปันปัญหา ความท้าทาย และแนวทางแก้ไขที่พวกเขาเคยชินเพื่อผ่านมัน หรือบทเรียนที่ได้เรียนรู้ไปพร้อมกัน นั่นคือสิ่งที่ Braindate เสนอ และนั่นคือสิ่งที่ฉันพบในฐานะผู้เข้าร่วม จริงๆ แล้วฉันเข้าร่วม Braindate กับนักวางแผนงานอีเวนต์คนอื่นๆ ที่กำลังมองหาตัวเลือกเกี่ยวกับเครือข่าย และเราได้แลกเปลี่ยนข้อมูลการติดต่อกัน

เรายังรู้ด้วยว่าเราต้องการวิธีที่ผู้คนสามารถพูดคุยกัน พูดคุยกับเรา และพูดคุยกับผู้บรรยายเกี่ยวกับอะไรก็ได้ที่เกี่ยวข้องกับงาน เรามีความร่วมมือกับ Slack แล้วและติดต่อพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขาจะบริจาคพื้นที่ทำงาน Slack สำหรับงานของเราหรือไม่ และพวกเขาก็เห็นด้วย

Takeaways ทีละขั้นตอนสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร:

• มองหาแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้และผู้สนับสนุนของคุณอาจรู้วิธีใช้งานอยู่แล้ว
• เข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงอื่นๆ เพื่อดูว่าประสบการณ์ของผู้ใช้เป็นอย่างไร และรับแนวคิดว่าคุณจะปรับปรุงการตั้งค่าของคุณเองได้อย่างไร
• มองหาแพลตฟอร์มที่ให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมด้วยคุณลักษณะต่างๆ เช่น แชท ถาม & ตอบ ปฏิกิริยา และโพลเพื่อให้ผู้ชมของคุณมีส่วนร่วม
• ใช้ซอฟต์แวร์เสริม (เช่น Slack) เพื่อให้ผู้ชมมีส่วนร่วมและการสนทนาดำเนินไป
• ใช้ประโยชน์จากหุ้นส่วนที่มีอยู่ของคุณในทุกวิถีทางที่คุณทำได้
• ดำเนินการกับทีมของคุณและวิทยากรภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีการตั้งค่าที่เหมาะสมและเทคโนโลยีกำลังทำงานอยู่

บทที่ 9: อุปกรณ์ การติดตั้ง และการผลิตเป็นกุญแจสำคัญ

หนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดจากผู้เข้าร่วมของเราคือ “พิธีกรของคุณดูดีและดูดีขนาดไหน? คุณใช้อุปกรณ์อะไร” และในขณะที่คำตอบสั้น ๆ คือเรามีทีมงานสร้างวิดีโอที่มีความสามารถ เขายินดีที่จะเจาะลึกและแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดกับทุกคน

เราจะเผยแพร่โพสต์ของแขกรับเชิญในเชิงลึกโดย JP Angers เพื่อแชร์การตั้งค่าของ Classy รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการถ่ายทำรายการสด แต่สำหรับตอนนี้ เขาได้แชร์องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการทำให้วิดีโอของคุณดูมีคุณภาพสูง แม้ในงบประมาณที่ต่ำ .

JP: มีประเด็นสำคัญสองสามข้อที่คุณต้องพิจารณา

1.) คุณภาพเสียง

คุณภาพเสียงควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งของคุณเสมอ ผู้คนสามารถให้อภัยคุณภาพของภาพที่ต่ำกว่ามาตรฐาน แต่เสียงเป็นสิ่งที่ทำให้หรือทำลายงานนำเสนอของคุณ กุญแจสำคัญคือการเว้นระยะห่างระหว่างไมโครโฟนและลำโพงเสียง เพื่อไม่ให้ข้ามกันและสร้างประโยคที่ไม่ได้ยิน

ทางออกที่ดีที่สุดคือการใช้หูฟังกับไมโครโฟน เราได้ส่ง Apple Earbuds แบบมีสายให้กับทุกคนที่พูดในที่ประชุม พวกเขามีไมโครโฟนที่ดีและเข้ากันได้กับเกือบทุกอุปกรณ์

2.) แสงดี

เรายังได้ส่งไฟวงแหวน USB ราคาประหยัดที่ผู้คนสามารถหนีบเข้ากับเว็บแคมได้ (ด้านบนของหน้าจอ) สิ่งสำคัญคือต้องได้ไฟวงแหวนที่มีสามสีให้เลือกเพื่อให้เข้ากับแสงแวดล้อม (3200k, 4000k, 5500k โดยประมาณเพื่อให้เข้ากับแสงวอร์มไวท์ แสงสีขาวกลาง และแสงสีขาวในเวลากลางวัน ตามลำดับ)

3.) การทำกรอบ

ด้านเทคนิคสุดท้ายคือการจัดเฟรมที่เหมาะสม ให้เว็บแคมของคุณอยู่ในระดับสายตาเสมอ แทนที่จะวางบนโต๊ะที่ผู้คนมองลงมาที่เว็บแคม ไม่มีใครชอบดูเทศกาลแห่งคาง! หลักการที่ดีคือการวางสายตาของคุณไว้ที่ประมาณสองในสามของหน้าจอ

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าสำนักงานของเราสำหรับกิจกรรมนี้ การสัมมนาผ่านเว็บ และวิดีโอภายในองค์กร ให้กลับมาที่บล็อก แล้วฉันจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าสตูดิโอวิดีโอคุณภาพสูงของคุณเอง

โบนัสถาม & ตอบ

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.