สัญญาประกันภัย: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้สำหรับการแปลงเป็นดิจิทัล

ในปี 2565 ปรากฏการณ์ Insurtech มีการลงทุน 200 ล้าน เพิ่มขึ้น 230% จากปี 2564 และคาดว่าจะถึง 500 ล้านในสิ้นปีนี้ ตลาดมีการเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง และนวัตกรรมและโครงการ R&D ได้รับการสนับสนุนมากขึ้นเรื่อยๆ อุตสาหกรรมประกันภัยมีความกระตือรือร้นในการตอบสนองต่อแนวโน้มของตลาดนี้โดยสรุป "การประกันภัยแห่งอนาคต" ซึ่งเป็นโลกที่เรามักจะได้ยิน

ตลาดอิตาลีดูเหมือนจะยังเร็วเกินไปในด้านของการแปลงเป็นดิจิทัลของภาคประกันภัย ตามรายงานของ Insurtech Investment Index ซึ่งมองว่าอิตาลีเป็นประเทศที่ยังไม่ทราบถึงความจำเป็นในการลงทุนเพื่อไม่ให้ถูกทิ้งไว้ข้างหลังหรือจมน้ำตาย โดยการแข่งขันในสถานการณ์ปัจจุบัน

การเจาะตลาดประกันภัยต่ำประกอบกับการแปลงเป็นดิจิทัลในระดับต่ำทำให้อิตาลีเป็นตลาดที่น่าสนใจสำหรับผู้เล่นต่างชาติที่ลงทุนเงินก้อนโตอย่างเด็ดเดี่ยวแล้วมีกำไรมากขึ้นในระยะยาว

เมื่อพูดถึงนวัตกรรม หัวข้อของการ แปลงเป็นดิจิทัล ซึ่งขณะนี้แพร่หลายไปทุกภาคส่วนเนื่องจากผู้ใช้ปลายทางคาดว่าจะได้รับประสบการณ์ดิจิทัลแบบ 360 องศา สิ่งนี้ยังเป็นจริงในภาคส่วน Insurtech และเราจะเห็นทีละขั้นตอนว่าภาคส่วนนี้เผชิญกับความจำเป็นในการจัด ทำสัญญาดิจิทัลที่ถูกต้องตามกฎหมาย ในสถานการณ์ที่มีการควบคุมมากขึ้นเรื่อย ๆ อย่างไร เพื่อให้ได้โซลูชันที่ประสานการปฏิบัติตามกฎระเบียบและประสิทธิภาพของกระบวนการ

เหตุการณ์ใดที่ก่อให้เกิดการปฏิวัติ Insurtech?

เส้นทางสู่การแปลงเป็นดิจิทัลของ อุตสาหกรรมประกันภัย เหมือนกับการธนาคาร เริ่มแรกถูกขัดขวางโดยปัญหาของระบบราชการ ส่งผลให้ผลลัพธ์เป็นไปอย่างเชื่องช้าและเป็นอุปสรรค แต่สิ่งต่าง ๆ ได้เปลี่ยนไปเนื่องจากเทรนด์เทคโนโลยีประกันภัยใหม่ ซึ่งเป็นโอกาสใหม่ที่น่าจดจำซึ่งกำลังถูกคว้าโดยผู้เล่นในอุตสาหกรรม

ในที่นี้ เรากำลังพูดถึงการปฏิวัติที่แท้จริงซึ่งเกิดจากปัจจัยหลายประการ ได้แก่:

1. การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ได้ส่งผลกระทบต่อทุกอุตสาหกรรมในวงกว้างและลึกซึ้ง และอุตสาหกรรมประกันภัยก็ไม่มีข้อยกเว้น อันที่จริง การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีความสำคัญมากสำหรับอุตสาหกรรม
2. การแข่งขันที่เพิ่มขึ้น เกิดจากแนวโน้มที่แน่นอน ในการเปิดตลาด โดย มีผู้เล่นรายใหม่เกิดขึ้นและมีตัวเลือกผู้ใช้ที่ไม่เคยมีมาก่อน กล่าวโดยสรุป การแข่งขัน คือความท้าทายที่ซับซ้อนขึ้นเรื่อยๆ แต่เป็นสนามที่หนาแน่นไปด้วยโอกาสสำหรับบริษัทต่างๆ ที่ไม่สามารถจะคงความเข้มงวดและผูกติดอยู่กับพลวัตที่ล้าสมัยได้อีกต่อไป

หัวข้อทั้งสองนี้เสริมสร้างและกระตุ้นกระบวนการสร้างนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นหัวข้อสำคัญในสาขาเทคโนโลยีประกันภัย

เพื่อตอบสนองความต้องการของตลาดใหม่อย่างเหมาะสม สิ่งสำคัญคือต้องเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนในการแยกส่วนเอกสาร กระบวนการลงนามในเอกสารและสัญญา และการจัดเก็บบันทึกทางธุรกิจแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิงและการวิจัย

อุตสาหกรรมต้องสามารถแยกเอกสารออกจาก วัตถุ และทำให้การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อให้สามารถลงนามในข้อตกลงและสัญญาที่มีมูลค่าทางกฎหมาย รวมถึงผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น ลายเซ็นดิจิทัล ในขณะเดียวกันก็เป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ

การแยกส่วนเอกสาร

ทุกวันนี้ เอกสารสำคัญไม่ได้สร้างจากเอกสารกระดาษเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป และเหตุผลก็ง่ายมาก: เอกสารดิจิทัลมีข้อได้เปรียบอย่างมากเหนือเอกสารที่จับต้องได้ ข้อดีเหล่านี้คือ:

• เศรษฐกิจ : เกี่ยวข้องกับการผลิตและการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ
• ชั่วคราว : ในแง่ของเวลาและประสิทธิภาพ ลองคิดถึงความซับซ้อนของการค้นหาด้วยมือท่ามกลางกองกระดาษ เทียบกับความเรียบง่าย—ในทางตรงกันข้าม—ของการค้นหาคำหลักในเอกสารดิจิทัลที่มีการจัดทำดัชนีอย่างดี
• ความถูกต้อง : การจัดการแบบดิจิทัล ผ่านโครงสร้างที่ดี และกระบวนการมาตรฐานแบบอัตโนมัติ หากเป็นไปได้ ช่วยลดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก ส่งผลให้มีความปลอดภัยเพิ่มขึ้น

ด้วยการทำให้ เอกสารไม่เป็น สาระ สำคัญและกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัล การจัดการลูกค้าสัมพันธ์จึงเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง ด้วยการแยกข้อมูลจากเอกสารดิจิทัล บริษัทมีความสามารถในการ "รู้จัก" ลูกค้าอย่างแท้จริง แบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นตามลักษณะที่เป็นเนื้อเดียวกัน และดำเนินการโต้ตอบที่ปรับแต่งได้มากขึ้นไปจนถึงการ ปรับให้ เป็น ส่วนตัว

แม้ว่าจะเป็นความจริงที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบที่สำคัญเหนือเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ ก็เป็นความจริงที่ต้องปฏิบัติตามข้อควรระวังบางประการและต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แม่นยำเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นถูกต้องสมบูรณ์ เมื่อเราพูดถึงเอกสารและสัญญาที่เกี่ยวข้องกับภาคการประกันภัย เราต้องคำนึงถึงไม่เพียงแต่กฎที่ควบคุมเอกสารไอทีทั้งหมดโดยทั่วไป เช่น Digital Administration Code และ AgID Guideline เท่านั้น แต่ยังให้ความสำคัญกับการใช้งานอย่างเหมาะสม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และข้อกำหนดใดๆ ของข้อบังคับอุตสาหกรรม เช่น ข้อบังคับของ IVASS

นอกจากนี้ ดังที่เราจะเห็นในอีกสักครู่ เราต้องแยกความแตกต่างระหว่างสองสถานการณ์ที่เป็นไปได้:

• การแยก ส่วนเอกสาร เช่น การสแกนสัญญากระดาษพื้นเมืองพร้อมลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ
• การทำให้เป็นดิจิทัลของกระบวนการ ใช้เอกสารที่เป็นดิจิทัลโดยกำเนิดและลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัล

ในการเปลี่ยนจากการจัดการแบบอะนาล็อกเป็นดิจิทัล มีโอกาสสูงที่จะเผชิญกับทั้งสองสถานการณ์ ซึ่งแต่ละสถานการณ์สมควรได้รับการพิจารณาอย่างเหมาะสม ดังที่เราจะได้เห็นในอีกสักครู่

ลายเซ็นดิจิทัล: เครื่องมือเพื่อรองรับการปฏิวัติ Insurtech

ดังที่เราได้รายงานไปก่อนหน้านี้ มีเครื่องมือหลายอย่างที่ตอบสนองความต้องการของตลาดเพื่อรองรับเทรนด์ เทคโนโลยีประกัน ใหม่

ตัวอย่างเช่น ลายเซ็นดิจิทัล เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติพิเศษประเภทหนึ่ง ซึ่งออกโดยหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับอนุญาต และใช้สำหรับการลงนามในสัญญากับหน่วยงานภาครัฐในรูปแบบลายลักษณ์อักษร (เช่น ในสัญญาการจัดซื้อจัดจ้าง) และระหว่างบุคคลธรรมดา ( ธุรกิจและมืออาชีพ) เมื่อการเจรจาธุรกิจสิ้นสุดลง ควรมีสัญญาดิจิทัลที่ถูกต้องตามกฎหมาย (และหลีกเลี่ยงการแลกเปลี่ยนสำเนาเอกสารที่มีลายเซ็น) การลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลหรือ FEQ มอบระดับความปลอดภัยสูงสุดเกี่ยวกับมูลค่าหลักฐานของสัญญา อันที่จริง ลายเซ็นดิจิทัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงตามมาตรา 20 ของ CAD ทำให้เอกสารคอมพิวเตอร์มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของรูปแบบลายลักษณ์อักษรภายใต้มาตรา 2702 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง นอกจากนี้ ข้อ 21 ของ CAD ระบุประเภทของสัญญาที่ต้องมีลายเซ็นดิจิทัลหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ภายใต้บทลงโทษของการเป็นโมฆะ และประเภทที่ต้องใช้อย่างน้อย FEA หรือลายเซ็นดิจิทัลหรือ FEQ เพื่อความถูกต้อง

ในบริบทของสัญญาและเอกสารที่ลงนามเมื่อทำกรมธรรม์ประกันภัย จำเป็นเสมอที่จะต้องจัดให้มีการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง

นอกจากนี้ อาจเป็นประโยชน์ในการประทับเวลาลงในสัญญาที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลเพื่อเชื่อมโยงการอ้างอิงเวลาที่แน่นอนและบังคับใช้กับบุคคลที่สามด้วยลายเซ็นและตัวสัญญาเอง อีกทางหนึ่ง การประทับเวลาที่อยู่บนแพ็คเกจพื้นที่เก็บข้อมูล ณ เวลาที่สัญญาประกันดิจิทัลได้รับความไว้วางใจให้กับผู้พิทักษ์ก็มีส่วนช่วยในวัตถุประสงค์เช่นกัน

การเก็บรักษาสัญญาประกันภัยแบบดิจิทัล

การเก็บรักษาเอกสารเป็นประเด็นสำคัญสำหรับบริษัทในอุตสาหกรรมประกันภัย เช่นเดียวกับธุรกิจอื่นๆ ไม่เพียงแต่ในแง่ของการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจด้วย การใช้เอกสารดิจิทัลช่วยวงจรการจัดการเอกสารทั้งหมด โดยเริ่มจากการจัดหาเอกสาร

ดังนั้นแม้แต่เอกสารและสัญญาประกันภัยหากจัดทำในรูปแบบเอกสารคอมพิวเตอร์ก็ต้องนำไปเก็บรักษาแบบดิจิทัลตามระเบียบข้อบังคับ เพื่อปกป้องความสมบูรณ์และมูลค่าของเอกสารเหล่านั้น การเก็บรักษาแบบดิจิทัลต้องดำเนินการตามข้อกำหนดของ CAD และแนวทาง AgID ที่เกี่ยวข้อง วิธีที่ง่ายและปลอดภัยที่สุดคือการ หันไปหาผู้พิทักษ์จากภายนอก ที่มีทักษะ นโยบาย และโครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสมซึ่งสามารถรับประกัน การเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัล ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดที่ระบุโดยกฎหมาย

มีข้อควรระวังพิเศษที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อจัดเก็บสัญญาประกันภัยในรูปแบบดิจิทัลหรือไม่?

ตามที่เราได้กล่าวไว้ โดยทั่วไปแล้ว บทบัญญัติของแนวทาง CAD และ AgID จะต้องได้รับการปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น เกี่ยวกับรูปแบบและข้อมูลเมตาที่ใช้

เท่าที่เกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาในการเก็บรักษา เราต้องแยกความแตกต่าง ระหว่างกำหนดเวลาในการฝากสัญญาและเอกสารประเภทนี้ให้กับผู้ดูแล และระยะเวลาขั้นต่ำที่ต้องเก็บไว้ในการเก็บรักษาดิจิทัล

เมื่อลงนามในสัญญาหรือนโยบายแล้ว ยังสามารถส่งไปเก็บรักษาแบบดิจิทัลได้ทันที อันที่จริง ขอแนะนำให้เริ่มต้นและสรุปกระบวนการอนุรักษ์โดยเร็วที่สุด โปรดจำไว้ว่ากระบวนการเก็บรักษาแบบดิจิทัล นั้นเชื่อมโยงกับแพ็คเกจพื้นที่เก็บข้อมูล ดังนั้นด้วยเอกสารที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ที่ประกอบกัน การประทับเวลา และการอ้างอิงที่บังคับใช้กับบุคคลที่สาม

เมื่อนำเข้าสู่การจัดเก็บแล้ว สำหรับวัตถุประสงค์ในกฎหมายแพ่ง สัญญาจะต้องเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี ซึ่งเริ่ม นับจากช่วงเวลาที่ผลทางกฎหมายของสัญญานั้นสิ้นสุดลง และ สุดท้าย คุณต้องตระหนักถึงประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลในสัญญา และการมีอยู่ของข้อมูลพิเศษหรือข้อมูลการพิจารณาคดี (มาตรา 9 และ 10 ของกฎระเบียบของสหภาพยุโรป 679/2010 หรือที่รู้จักกันดีในชื่อ GDPR) เนื่องจากความรับผิดชอบในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลมักตกอยู่กับผู้ควบคุมข้อมูลเสมอ เช่น บริษัทหรือบริษัทประกัน จึงเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการประเมินความเสี่ยงที่เหมาะสมเพื่อกำหนดนโยบายการประมวลผลและความปลอดภัยที่จะนำมาใช้ นอกจากนี้ การประเมินยังมีประโยชน์ในการกระทบยอดไทม์ไลน์การเก็บรักษาที่ดีที่สุดกับข้อกำหนดใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาข้อมูลบางประเภท

จากกระดาษเป็นดิจิทัล: วิธีสแกนสัญญาแบบอะนาล็อก

เราพบว่า สัญญาประกันภัย สามารถเกิดแบบดิจิทัลได้ และอาจลงนามผ่านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง ที่ผ่านการรับรอง หรือแบบดิจิทัล จากนั้นจึงอยู่ภายใต้การเก็บรักษาแบบดิจิทัลตามกฎระเบียบ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ไม่ต้องใช้กระดาษทั้งหมด

แต่ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเราต้องเผชิญกับสัญญาแบบอะนาล็อกดั้งเดิมที่มีลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ที่เราต้องการนำเข้าสู่ที่เก็บข้อมูลดิจิทัล

ในกรณีนี้ ต้องให้ความสนใจอย่างมากกับกระบวนการทำให้เป็นวัตถุและการทำลายต้นฉบับที่เป็นกระดาษ เนื่องจากองค์ประกอบต่างๆ เช่น ลายเซ็นที่ลงลายมือชื่อด้วยตนเอง

ก่อนอื่น โปรดจำไว้ว่า ไม่ว่าในกรณีใดๆ สำเนาคอมพิวเตอร์ของเอกสารแอนะล็อกจะต้องจัดทำขึ้นตามบทบัญญัติของมาตรา 22 ของ CAD และแนวทาง AgID โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความสอดคล้องของสำเนากับต้นฉบับเอกสารควรได้รับการพิสูจน์โดยโนตารีพับบลิคหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ โดยการเปรียบเทียบโดยตรงระหว่างสำเนาแต่ละฉบับกับต้นฉบับที่เกี่ยวข้อง อีกทางเลือกหนึ่ง กระบวนการสแกนขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างถูกต้องและได้รับการรับรองสามารถใช้ผ่าน การรับรองกระบวนการ ซึ่งเป็นเครื่องมือใหม่ที่นำเสนอโดยภาคผนวก 3 ของหลักเกณฑ์ AgID

อย่างไรก็ตาม เมื่อมีลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ต้องใช้ความระมัดระวังเพิ่มเติมก่อนที่จะทิ้งกระดาษ ในความเป็นจริง ในกรณีที่มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับความถูกต้องของลายเซ็น ผู้ประเมินจะต้องมีเอกสารต้นฉบับเพื่อดำเนินการตรวจสอบของตน ดังนั้น เอกสารต้นฉบับจึงไม่สามารถทำลายได้ เว้นแต่ทนายความจะเข้าแทรกแซงเพื่อรับรองความถูกต้องของลายเซ็นบนเอกสารที่สแกนโดยเฉพาะ ซึ่งแน่นอนว่าก่อนที่จะทำลายสำเนาอะนาล็อกเสมอ

แม้ว่าจะต้องเก็บต้นฉบับที่เป็นกระดาษไว้ การทำให้ต้นฉบับอะนาล็อกไม่เป็นชิ้นเป็นอันยังคงสามารถสนับสนุนการจัดการคลังเอกสารที่เป็นเอกภาพและเป็นดิจิทัล ซึ่งอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงและการให้คำปรึกษา