รายได้และผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ: คู่มือโดยละเอียด

ส่วนแบ่งค่าตอบแทนพนักงานของสิงโตมาในรูปแบบของเช็คเงินเดือน แต่ไม่ใช่ทั้งหมด บริษัทมักจะพยายามดึงดูดพนักงานด้วยวิธีการที่ไม่ใช่ทางการเงิน เช่น รถยนต์ของบริษัท บัตรกำนัล หรือใช้โรงยิมในท้องถิ่นโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

สิทธิพิเศษเหล่านี้มักเรียกว่ารายได้และผลประโยชน์ตอบแทน พวกเขาเป็นสินค้าพิเศษนอกเหนือจากค่าจ้างพื้นฐานที่ทำให้งานน่าสนใจยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังมีความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้ที่คุณควรทราบ

ในโพสต์นี้ เราจะพิจารณาทั้งผลประโยชน์เล็กน้อยและรายได้ที่กำหนด และพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่รวมและแยกออกจากแต่ละรายการ นอกจากนี้เรายังจะแสดงวิธีการคำนวณรายได้ที่กำหนดและให้ตัวอย่างผลประโยชน์ส่วนต่างที่ไม่ต้องเสียภาษี

รายได้ที่กำหนดคืออะไร?

การกำหนดรายได้ที่กำหนดนั้นตรงไปตรงมา: เป็นเงินที่พนักงานได้รับซึ่งไม่ใช่ส่วนหนึ่งของเงินเดือนหรือค่าจ้าง แต่ยังคงเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี พนักงานไม่จ่ายเงินโดยตรงเพื่อรับผลประโยชน์ – บริษัททำอย่างนั้น – แต่พวกเขายังต้องประกาศมูลค่านี้ต่อ IRS

ตัวอย่างรายได้ที่กำหนด

มีตัวอย่างรายการค่าตอบแทนหลายรายการที่กรมสรรพากรพิจารณาว่าเป็นรายได้ที่กำหนด ซึ่งรวมถึง:

• กรมธรรม์แบบกลุ่มหากมีมูลค่าเกิน 50,000 เหรียญสหรัฐ
• นายจ้างคนใดดูแลเงินที่เกินกว่าเบี้ยปลอดภาษี
• สิ่งจูงใจด้านสุขภาพ (เช่น การชำระค่าสมาชิกยิม)
• ของใช้ส่วนตัวของรถบริษัท (ไม่ใช่เฉพาะที่ใช้ในงาน)
• ส่วนลดพนักงาน
• การฝึกอบรม การพัฒนา และการใช้จ่ายด้านการศึกษาที่เกินกว่าเบี้ยเลี้ยงพนักงานปลอดภาษี
• การชำระเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายในการย้ายถิ่นฐานที่ไม่สามารถหักลดหย่อนได้

สิ่งที่ได้รับการยกเว้นจากรายได้ที่กำหนด?

ผลประโยชน์ที่คาดหมายบางอย่างไม่รวมอยู่ในรายได้ที่กำหนด ตัวอย่างเช่น การประกันสุขภาพสำหรับผู้อยู่ในอุปการะ บัญชีออมทรัพย์สุขภาพ และความช่วยเหลือด้านการดูแลภายใต้ $5,000 ล้วนปลอดภาษี ประกันชีวิตแบบกลุ่มไม่ต้องเสียภาษีภายใต้ 50,000 ดอลลาร์ เช่นเดียวกับความช่วยเหลือด้านการศึกษาที่ต่ำกว่า 5,250 ดอลลาร์ต่อปี

ประโยชน์ของ Fringe คืออะไร?

สวัสดิการคือผลประโยชน์ที่พนักงานได้รับนอกเหนือจากเงินเดือนประจำ พวกเขาสามารถอยู่ในรูปแบบของโบนัส กรมธรรม์ประกันภัย สินค้าและบริการที่นายจ้างจ่ายให้โดยเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจค่าตอบแทนของพนักงาน

ความแตกต่างระหว่างผลประโยชน์และรายได้ที่กำหนดนั้นมีความหมาย ผลประโยชน์ส่วนย่อยหมายถึงผลประโยชน์ที่แท้จริง เช่น การเป็นเจ้าของรถยนต์ของบริษัทหรือการเป็นสมาชิกโรงยิมฟรี ในขณะที่รายได้ที่กำหนดหมายถึงเทคนิคที่ใช้อธิบายมูลค่าเป็นตัวเงินของผลประโยชน์เหล่านั้น

สำหรับการคำนวณรายได้ที่ต้องเสียภาษี สิ่งที่สำคัญอย่างหลังคือสิ่งสำคัญ ในขณะที่รายได้ส่วนแรกเป็นที่สนใจของผู้หางานเป็นหลัก

สวัสดิการที่จำเป็นตามกฎหมาย

ผลประโยชน์ส่วนน้อยที่บริษัทคาดว่าจะมอบให้กับพนักงานขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและจำนวนพนักงานเต็มเวลา กฎระเบียบแตกต่างกันไปตามแต่ละรัฐ แต่บริษัทแทบทุกแห่งจำเป็นต้องจัดหาเงินชดเชยสำหรับคนงาน ประกันสุขภาพ ประกันการว่างงาน และการลาพักร้อนของครอบครัวและการรักษาพยาบาล

หากคุณไม่แน่ใจว่าจำเป็นต้องให้สวัสดิการเหล่านี้หรือไม่ ให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญหรือดูกฎหมายในรัฐของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบกฎหมายทั้งในระดับท้องถิ่นและระดับรัฐ เผื่อในกรณีที่มีข้อกำหนดเฉพาะในพื้นที่ของคุณ

รายได้และภาษีนำเข้า

ในกรณีส่วนใหญ่ นายจ้างจะต้องเพิ่มสวัสดิการพิเศษของพนักงาน (นอกเหนือจากค่าลดหย่อนภาษีใดๆ) ให้กับเงินเดือนรวมที่ต้องเสียภาษีหรือค่าชดเชย รายได้ที่กำหนดจะไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในรายได้สุทธิเนื่องจากจะแนะนำว่าได้เสียภาษีแล้วซึ่งยังไม่ได้

นายจ้างจึงต้องกรอกแบบฟอร์ม W-2 เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี สิ่งนี้ประกาศว่าผลประโยชน์ส่วนต่างถูกคำนวณเป็นรายได้ที่กำหนด รายได้ที่กำหนดมักจะต้องเสียภาษี Medicare และ Social Security แต่ไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

วิธีการคำนวณรายได้โดยประมาณ

เมื่อธุรกิจเสนอผลประโยชน์เล็กน้อยให้กับพนักงาน พวกเขาจำเป็นต้องคำนวณรายได้ที่กำหนดโดยพนักงาน ในการทำเช่นนี้ บริษัทต่างๆ ควรใช้ "มูลค่าตลาดที่ยุติธรรม" พวกเขาสามารถทำได้โดยดูจากจำนวนเงินที่พวกเขาจ่ายสำหรับผลประโยชน์ที่พวกเขาเสนอให้กับพนักงาน

สำหรับวัตถุประสงค์ของกรมสรรพากร "มูลค่าตลาดยุติธรรม" หมายถึงสิ่งที่ผู้ซื้อเต็มใจจะจ่ายสำหรับรายการที่มีมูลค่าเท่ากัน ตัวอย่างเช่น หากคุณได้สมาชิกฟิตเนสสำหรับพนักงานของคุณในราคา $50 ต่อเดือน มูลค่ายุติธรรมก็จะเท่าเดิม เนื่องจากนั่นคือสิ่งที่สมาชิกคนอื่นๆ ของประชาชนต้องจ่ายเช่นกัน

หากคุณประสบปัญหา IRS จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับมูลค่าตลาดที่ยุติธรรมใน Fringe Benefits Guide คุณสามารถดูสิ่งที่หน่วยงานจัดเก็บภาษีคิดว่ารายการต่างๆ มีมูลค่าเท่าใด

ในบางกรณี คุณอาจสามารถต่อรองราคาที่ต่ำกว่ากับผู้ขายที่เป็นบุคคลภายนอกได้โดยการสั่งซื้อบริการจำนวนมากสำหรับพนักงานของคุณทุกคน ตัวอย่างเช่น การเป็นสมาชิกโรงยิมส่วนบุคคลอาจอยู่ที่ 50 เหรียญต่อเดือน แต่ถ้าคุณมีพนักงานที่เข้าเกณฑ์ยี่สิบคน ค่านั้นอาจลดลงเหลือ 40 เหรียญต่อเดือน

ในการคำนวณรายรับ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ค้นหาผลประโยชน์ De Minimis Fringe และยกเว้นพวกเขา

การค้นหาและกำจัดข้อดีขั้นต่ำ (ขั้นต่ำ) เป็นขั้นตอนแรกสำหรับแบรนด์ส่วนใหญ่ มันเกี่ยวข้องกับการยกเว้นผลประโยชน์เล็กน้อยทั้งหมดที่พนักงานได้รับจากบริษัทของคุณ เช่น กาแฟฟรีในที่ทำงาน ซึ่ง IRS จะไม่ถือว่าต้องเสียภาษี

หากต้องการตรวจสอบว่าคุณจำเป็นต้องเพิ่มรายการใดเป็นพิเศษหรือไม่ ให้ตรวจสอบ IRS Publication 15-B มันแสดงรายการหลายรายการที่คุณไม่ต้องรวมในการจ่ายเงินที่ต้องเสียภาษี

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของผลประโยชน์ที่ไม่ต้องเสียภาษีซึ่งไม่มีผลกระทบใดๆ ต่อรายได้ที่ต้องเสียภาษี:

• ของขวัญวันเกิดหรือของขวัญวันหยุดที่มีมูลค่าน้อยกว่า $100
• ของที่ระลึกของบริษัท เช่น กระเป๋าเป้ ขวด ปากกา และเสื้อยืด
• อาหารบริษัทฟรี เช่น ปิกนิกบริษัท
• กระเช้าดอกไม้และผลไม้ในโอกาสพิเศษ
• การใช้เครื่องถ่ายเอกสารของบริษัทด้วยเหตุผลส่วนตัว
• ตั๋วเข้าชมงานกีฬา คอนเสิร์ต และนิทรรศการเป็นครั้งคราว

ในหลายกรณี คุณสามารถใช้วิจารณญาณส่วนตัวของคุณได้ หากกรมสรรพากรไม่ได้กล่าวถึงรายการใดในสิ่งพิมพ์ 15-B และมีมูลค่าน้อยกว่า 100 ดอลลาร์ ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะต้องรวมรายการดังกล่าวในการประมาณการรายได้ที่กำหนดของคุณ

คำนวณมูลค่าผลประโยชน์ของพนักงาน

บริษัทส่วนใหญ่ใช้กฎการประเมินค่าทั่วไปในการประมวลผลผลประโยชน์ส่วนย่อย คุณลักษณะนี้ระบุมูลค่าตลาดยุติธรรมของแต่ละรายการที่เพิ่มลงในแพ็คเกจค่าตอบแทนของพนักงาน นอกเหนือจากค่าจ้างพื้นฐาน

เมื่อคุณมีมูลค่าตลาดที่ยุติธรรมทั้งหมดแล้ว คุณก็แค่บวกมันเข้าด้วยกัน ซึ่งจะให้มูลค่ารวมของผลประโยชน์ทั่วทั้งบริษัทแก่คุณ

คำนวณเปอร์เซ็นต์การใช้งานทางธุรกิจ

ขั้นตอนต่อไปคือการคำนวณเปอร์เซ็นต์ของผลประโยชน์ที่พนักงานใช้สำหรับการใช้งานส่วนตัว

สมมติว่าคุณให้แล็ปท็อปกับพนักงานเมื่อพวกเขามาทำงานที่บริษัทของคุณ หากพวกเขาใช้อุปกรณ์เฉพาะในที่ทำงาน คุณสามารถหักค่าใช้จ่ายออกจากรายได้ที่กำหนด นั่นเป็นเพราะมันไม่ได้ให้ผลประโยชน์ส่วนตัวแก่พนักงาน อย่างไรก็ตาม หากคนงานแบ่งการใช้แล็ปท็อประหว่างงานและยามว่างอย่างเท่าเทียมกัน คุณจะสามารถลบมูลค่าเพียงครึ่งเดียวของมูลค่าแล็ปท็อปออกจากรายได้ที่กำหนด ส่วนที่เหลือจะต้องเสียภาษี

หักค่าเผื่อและข้อยกเว้น

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น สิทธิประโยชน์บางประเภทได้รับการยกเว้นภาษีไม่เกินจำนวนหนึ่ง ยกเว้นภาษีอื่นๆ ที่จะถูกหักภาษี หากรายได้ที่กำหนดน้อยกว่าเกณฑ์ภาษีสำหรับแต่ละประเภท พนักงานไม่ต้องเสียภาษีเพิ่มเติม หากมากกว่านั้น พวกเขาจะจ่ายภาษีเฉพาะส่วนที่เกินจากเกณฑ์เท่านั้น

ตัวอย่างเช่น ปัจจุบันกรมสรรพากรอนุญาตให้บริษัทต่างๆ ปลอดภาษีได้สูงสุดถึง 5,250 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนเพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายด้านการศึกษา ดังนั้น หากพนักงานได้รับเงิน 7,000 ดอลลาร์จากผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา รายได้ที่กำหนด (ซึ่งพวกเขาต้องจ่ายภาษี) จะเท่ากับ 1,750 ดอลลาร์

บันทึกผลประโยชน์ทั้งหมดบนบัญชีเงินเดือนของคุณ

เพื่อให้ได้รายได้รวม พนักงานของคุณต้องจ่ายภาษีเพื่อเพิ่มผลประโยชน์หรือรายได้ที่กำหนดให้กับเงินเดือนของพวกเขา ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้เงินเดือน $3,000 ต่อเดือน และรายได้สุทธิที่กำหนดเพิ่มเติม $750 ต่อเดือน

ดังนั้น รายได้รวมของพนักงานสำหรับภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐ การหัก Medicare และประกันสังคมจะเท่ากับ 3,750 ดอลลาร์

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พนักงานต้องยื่นและจ่ายภาษีผลประโยชน์นอกกระเป๋า คุณควรส่งเงิน IRS บางส่วนออกจากเช็คเงินเดือนของพวกเขาทุกเดือนเพื่อสร้างยอดดุลที่เป็นบวก ในการคำนวณจำนวนเงินที่จะบริจาค ให้คูณมูลค่าที่ต้องเสียภาษีของผลประโยชน์ส่วนย่อยด้วยอัตราภาษีแล้วหารด้วยอัตราการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ใส่รายได้ที่คาดว่าจะได้รับในการจ่ายเงินของคุณ

พนักงานบางคนจะเพิกเฉยต่อรายการรายได้ที่ระบุในต้นขั้วค่าจ้าง แต่หลายคนอาจต้องการดูว่าพวกเขาได้รับค่าตอบแทนในรูปของผลประโยชน์ส่วนน้อยเพียงใด

จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะนำผลประโยชน์ทั้งหมดของรายได้ที่กำหนดมาใช้กับต้นขั้วการจ่ายเงินของคุณ ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถเห็นสิ่งที่คุณมอบให้และคำนวณการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้ง่ายขึ้น

หากคุณประสบปัญหา ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อดูแลการจ่ายเงินเดือนของพนักงานและการคำนวณรายได้ นักพัฒนาปรับปรุงโซลูชันของตนอย่างสม่ำเสมอด้วยกฎและแนวทางล่าสุดจาก IRS ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการบัญชีที่น่าเบื่อได้โดยอัตโนมัติ

คุณควรใช้การจัดการค่าใช้จ่ายด้านการเดินทางและความบันเทิงเพื่อผลประโยชน์หรือไม่?

บริษัทต่างๆ สามารถหาผลประโยชน์ทับซ้อนได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี พวกเขาสามารถจ่ายเงินได้โดยตรงในนามของคนงานหรือพวกเขาสามารถให้คนงานจ่ายเงินก่อนแล้วจึงคืนเงินในภายหลัง

หากบริษัทเลือกใช้ตัวเลือกหลัง (ให้พนักงานจ่ายเงินก่อน) พวกเขามักจะพึ่งพาการจัดการค่าใช้จ่ายด้านการเดินทางและความบันเทิง (T & E) จากมุมมองของ IRS พนักงานที่มีรายได้ใด ๆ ที่ได้รับจากการชำระเงินคืน T & E จะเหมือนกับการจ่ายเงินที่ต้องเสียภาษีดังนั้นจึงต้องเสียภาษี

ข้อดีของ T&E คือการหามูลค่าของผลประโยชน์ล่วงหน้า ทันทีที่พนักงานชำระเงิน จะมีการเปิดเผย "มูลค่ายุติธรรม" ของสินค้านั้น

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์ของบริษัทโดยเข้าร่วมโรงยิมในราคา $50 ต่อเดือน แล้วได้รับเงินคืนจากนายจ้าง บริษัทไม่จำเป็นต้องคำนวณมูลค่ายุติธรรม แต่จะเพิ่มจำนวนเงินเป็นดอลลาร์ของค่าสมาชิกรายเดือนให้กับรายได้ที่กำหนดของพนักงาน

แนวทาง T & E ยังให้ประโยชน์อื่นๆ แก่นายจ้างอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ระบบอนุญาตให้คุณตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท หากพนักงานใช้เงินเกินกว่าที่อนุญาต คุณสามารถปฏิเสธพวกเขาในการเข้าถึงสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมได้

คุณอาจต้องการให้สิทธิประโยชน์มากมายภายใต้ T & E บางอย่างต้องเสียภาษี และบางรายการไม่ต้องเสียภาษี ตัวอย่างเช่น การชำระเงินคืนสำหรับการย้ายที่อยู่ต่ำกว่า 50 ไมล์จะต้องเสียภาษี ในขณะที่การชำระเงินคืนที่เกิน 50 ไมล์ไม่ต้องเสียภาษี การใช้รถยนต์ของบริษัทเป็นการส่วนตัวในการเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียภาษี แต่ผลประโยชน์การเดินทางซึ่งไม่เกินขีดจำกัด IRS ที่กำหนดไว้ล่วงหน้านั้นไม่ใช่

บรรทัดล่าง

รายได้ที่คาดไม่ถึงและผลประโยชน์ส่วนน้อยเป็นส่วนสำคัญของตลาดแรงงานสมัยใหม่ พวกเขามักจะยอมให้บริษัทต่างๆ ชดเชยเวลาและความพยายามให้กับพนักงานของตนเกินกว่าที่จะเป็นไปได้ผ่านค่าตอบแทนทางการเงินปกติ

พนักงานชอบผลประโยชน์มากเกินไป มันทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนและมอบสิ่งพิเศษให้กับพวกเขาเพื่อเป็นรางวัลสำหรับการทำงานหนักของพวกเขา พวกเขามีมูลค่าการพิจารณา แต่คุณต้องเข้าใจว่า IRS จัดการกับพวกเขาอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ตัวเองหรือพนักงานของคุณประสบปัญหาด้านภาษี