วิธีเขียนแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ

เมื่อทำธุรกิจ จำเป็นต้องบันทึกธุรกรรมทั้งหมดของคุณ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นผู้ขายสินค้า เนื่องจากเอกสารการทำธุรกรรมของคุณจะสร้างสถานะที่ดีและสถานะที่ดีของบริษัทในอนาคต เมื่อมีคนต้องการซื้อสินค้า จำเป็นต้องมีแบบฟอร์มใบสั่งซื้อเพื่อระบุว่าผลิตภัณฑ์ใดกำลังซื้อและราคาเท่าใด ดังนั้นเอกสารนี้จึงไม่จำเป็นสำหรับผู้ซื้อเท่านั้น แต่ยังจำเป็นสำหรับผู้ขายและบันทึกของพวกเขาด้วย แม้ว่าการชี้แจงความจำเป็นของแบบฟอร์มใบสั่งซื้อจะเป็นเรื่องง่าย แต่คำถามต่อไปคือ: จะเขียนอย่างไร โชคดีที่มีหลายคำตอบสำหรับสิ่งนี้

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: สิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับแฟคตอริ่งใบแจ้งหนี้

ก่อนที่จะพูดถึงวิธีการสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ามันคืออะไร มักจะมีความสับสนเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ ตามที่ระบุไว้ แบบฟอร์มใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่แจ้งให้ผู้ขายทราบถึงความปรารถนาที่จะซื้อสำหรับการชำระเงินตามสัญญา ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้คือใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อเพื่อแจ้งให้ทราบว่าค้างชำระค่าสินค้าและ/หรือบริการเป็นจำนวนเท่าใด

ด้วยเหตุนี้ ผู้ที่อาจต้องการหรือได้รับประโยชน์จากแบบฟอร์มใบสั่งซื้อจึงเป็นเจ้าของบริษัทที่อาจจำเป็นต้องสร้างแบบฟอร์มเพื่อซื้อจากบริษัทอื่นในธุรกรรม B2B (ธุรกิจกับธุรกิจ) เนื่องจากธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจอาจมีขนาดใหญ่และซับซ้อน และมักเกี่ยวข้องกับการซื้อจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องมีรายละเอียดเพิ่มเติมเล็กน้อย และนี่คือการใช้งานจริงของแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ เนื่องจากมีพื้นที่ให้เพิ่มข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับลักษณะ ของการซื้อเช่น ชื่อสินค้า ราคา การจัดส่ง และอื่นๆ หน่วยงานอื่น ๆ หลายแห่งอาจใช้แบบฟอร์มใบสั่งซื้อเนื่องจากทุกคนมีส่วนร่วมในการค้าในระดับหนึ่งในระบบเศรษฐกิจโลกาภิวัตน์

เมื่ออธิบายการใช้งานและวัตถุประสงค์แล้ว คำถามต่อไปคือ: ใครบางคนสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อได้อย่างไร ตามที่ระบุไว้ คำตอบของพวกเขามีหลายข้อและขึ้นอยู่กับตัวเลือก ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีรูปแบบใบสั่งซื้อของตัวเองที่ชอบใช้ บริษัทออนไลน์มักจะกำหนดให้ลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการช่องทางการขาย และบางบริษัทอาจเลือกดาวน์โหลดเทมเพลตใบสั่งซื้อ PDF

หากบริษัทหรือบุคคลตัดสินใจที่จะสร้างใบสั่งซื้อ PDF ที่กรอกข้อมูลได้ พวกเขาจะทำสิ่งนี้ได้จากที่ใด มีแหล่งข้อมูลออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมหลายแห่งที่สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสั่งซื้อเป็นเอกสาร PDF ที่กรอกไว้ล่วงหน้าได้ PDF ใบสั่งซื้อมักจะมีชุดของช่องว่างที่สามารถกรอกได้ซึ่งสอบถามเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการซื้อ ซึ่งจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง แม้ว่าจะสามารถสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อของคุณเองได้ แต่ขอแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มที่ทำไว้ล่วงหน้า เนื่องจากได้เตรียมไว้แล้ว และลดโอกาสที่ข้อมูลสำคัญบางอย่างจะขาดหายไป

อ่านเพิ่มเติม: ความเครียดจากการทำงานเป็นเรื่องร้ายแรง: นี่คือวิธีรับมือ

การสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ

มีหลายวิธีในการสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อทางออนไลน์ และหนึ่งในวิธีเหล่านั้นคือการหาโปรแกรมแก้ไข PDF คุณภาพสูงทางออนไลน์ โปรแกรมแก้ไข PDF ออนไลน์ เช่น LuminPDF มีแบบฟอร์มใบสั่งซื้อของตนเองซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้ อย่างไรก็ตาม หากต้องการกำหนดเอง ไฟล์ PDF เปล่าสามารถแก้ไขผ่านโซลูชันตามข้อกำหนดที่ต้องการได้ เมื่อสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ ให้คำนึงถึงทุกสิ่งที่ต้องระบุไว้ในเอกสาร หากข้อมูลบางส่วนขาดหายไป อาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือแย่กว่านั้นคือการซื้อล้มเหลว ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อผลประโยชน์ของธุรกิจของคุณ

องค์ประกอบหลักของใบสั่งซื้อ

เมื่อกรอกเทมเพลตใบสั่งซื้อที่ทำไว้ล่วงหน้าหรือเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้นเอง มีข้อมูลที่จำเป็นบางอย่างที่ต้องรวมไว้ ที่ชัดเจนแน่นอนคือชื่อสินค้าที่ต้องการ ต้องการอะไร จำนวนเท่าไหร่ และจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการดังกล่าว นอกจากนี้ ยังมีสิ่งสำคัญอื่น ๆ ที่ต้องรวมเพื่อรับสิ่งที่คุณต้องการซื้อ

การรวมที่ชัดเจนอีกอย่างคือชื่อและที่อยู่ที่คุณต้องการส่งไปให้ แบบฟอร์มใบสั่งซื้อจะไม่มีประโยชน์หากไม่ได้รับบุคคลหรือบริษัทที่เหมาะสม นอกจากนี้ อย่าเพิ่งใส่ที่อยู่ของพวกเขาแต่รวมถึงของคุณด้วย คงไม่มีประโยชน์นักหากคุณพยายามซื้อของบางอย่างโดยที่บริษัทที่คุณซื้อไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าไปที่ใด

นอกจากนี้ เมื่อคุณสั่งซื้อผลิตภัณฑ์เฉพาะและไม่ใช่บริการ เช่น การให้คำปรึกษา จำเป็นต้องมีวิธีการจัดส่ง จัดส่งที่ไหน ใช้บริการอะไร เป็นต้น แม้ว่าตัวเลือกของใครขึ้นอยู่กับคุณ แต่บ่อยครั้งจำเป็นต้องคำนึงถึงราคาจัดส่งที่คุณจะต้องจ่ายเพื่อให้สินค้าถูกส่งไปยังที่อยู่ที่คุณเลือก

สิ่งเหล่านี้คือสิ่งพื้นฐานบางอย่างที่ต้องรวมไว้ในใบสั่งซื้อ มีสิ่งอื่นๆ ที่ต้องรวมไว้ด้วย และถ้าคุณใช้ PDF ใบสั่งซื้อล่วงหน้า มันจะระบุว่าสิ่งที่จำเป็นและตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลลงในแบบฟอร์ม เอกสารจึงช่วยขจัดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ได้ใช้เอกสาร PDF ที่กรอกได้ คุณต้องสร้างเอกสารขึ้นมาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลทั้งหมดไว้แล้ว

อ่านเพิ่มเติม: 5 เสาหลักของการเอาท์ซอร์สกระบวนการทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

วิธีสร้างใบสั่งซื้อเป็น PDF

หากต้องการสร้างใบสั่งซื้อในรูปแบบ PDF คุณต้องใช้ตัวแก้ไข PDF ก่อน (ซึ่งมีให้เลือกมากมาย) และทำสิ่งต่อไปนี้: เพิ่มชื่อ สร้างช่องว่างที่สามารถเติมได้สำหรับข้อมูลที่จำเป็น เช่น ข้อมูลการเรียกเก็บเงินและชื่อของผลิตภัณฑ์ ตลอดจนข้อมูลของผู้ขายและผู้ซื้อ (คุณ) ในเอกสาร เมื่อคุณสร้างทั้งหมดนี้แล้ว ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะกรอกข้อมูลที่ต้องการทั้งหมดและส่งไปยังผู้ขาย

ในธุรกิจ ให้ใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเสมอเมื่อซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยใช้แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อหรือดาวน์โหลดเทมเพลต PDF ที่สร้างไว้ล่วงหน้าจากเว็บไซต์แก้ไข PDF ออนไลน์ คุณต้องใส่ใจในรายละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีความยุ่งยาก หากรวมข้อมูลทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการส่งและรอรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ