วิธีจ่ายเงินให้พนักงาน

สงสัยว่าจะจ่ายเงินให้พนักงานได้อย่างไร? เนื่องจากต้องใช้ความรู้เรื่องภาษีเงินเดือน กฎหมายวันจ่าย การคำนวณเปอร์เซ็นต์ และอื่นๆ อีกมากมาย จึงไม่แปลกใจเลยที่คุณอาจไม่เข้าใจรายละเอียดเล็กน้อยเมื่อต้องจัดการกับการจ่ายเงินเดือนสองสามครั้งแรกของธุรกิจ โชคดีที่เรามีคุณครอบคลุม

คู่มือนี้จะแจกแจงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อจ่ายเงินให้พนักงานของคุณ รวมถึงการเลือกวิธีการชำระเงินของพนักงาน การกำหนดตารางการจ่ายค่าจ้าง การคำนวณรายได้ของพนักงาน ภาษีเงินเดือน และอื่นๆ อีกมากมาย มาเริ่มกันเลย.

วิธีจ่ายเงินให้พนักงานใน 11 ขั้นตอน

ในการจ่ายเงินให้พนักงาน คุณจะต้องดำเนินการจัดการบัญชีเงินเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ คำนวณค่าจ้างพนักงาน ทำการหัก ณ ที่จ่ายและหักเงิน และสุดท้าย ส่งรายการบัญชีเงินเดือนของคุณ พร้อมที่จะรันบัญชีเงินเดือนครั้งแรกของคุณแล้วหรือยัง

นี่คือคำอธิบายทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีจ่ายเงินให้พนักงานของคุณใน 11 ขั้นตอน

1. จัดการด้านกฎหมาย: EIN ธุรกิจของคุณ แบบฟอร์มภาษีพนักงาน และการรายงานการจ้างงานใหม่

มีข้อกำหนดเบื้องต้นทางกฎหมายหลายประการที่คุณต้องจัดการก่อนที่จะจ่ายเงินให้พนักงานของคุณ รวมถึง:

• รับ EIN สำหรับธุรกิจของคุณ
• การกรอกและส่งแบบฟอร์มการจ้างงาน
• รายงานการจ้างงานใหม่
• การจำแนกประเภทพนักงาน

คุณจะไม่สามารถจ่ายเงินให้พนักงานของคุณได้ตามกฎหมายจนกว่าคุณจะปฏิบัติตามข้อกำหนดเบื้องต้นเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนแต่ละข้อเหล่านี้ โชคดีที่งานเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้เวลาไม่นานและสามารถกลายเป็นรากฐานของกระบวนการเริ่มต้นจ้างพนักงานใหม่ของธุรกิจของคุณได้

ต่อไปนี้เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นทางกฎหมายที่คุณต้องดำเนินการเพื่อดำเนินการบัญชีเงินเดือนสำหรับธุรกิจของคุณ

2. กำหนดตารางเวลา Payday ตามกฎหมาย Payday ของรัฐของคุณ

เมื่อต้องเลือกกำหนดเวลาการจ่ายเงิน สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณากฎหมายการจ่ายเงินของรัฐ รัฐส่วนใหญ่มีกฎหมาย payday อยู่แล้วซึ่งกำหนดระยะเวลาสูงสุดระหว่างการจ่ายเงินให้พนักงานที่อนุญาตโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ รวมถึงประเภทของพนักงานที่คุณจ่าย เงินเดือนประจำปีของพนักงาน และการพิจารณาว่าพนักงานได้รับค่าจ้างเพิ่มเติมหรือไม่

อย่างไรก็ตาม คุณควรพิจารณากระแสเงินสดของธุรกิจของคุณด้วยเมื่อตัดสินใจกำหนดเวลาการจ่ายเงิน งบประมาณเงินเดือนของธุรกิจของคุณอาจใช้รายได้ส่วนใหญ่ของธุรกิจของคุณ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะวางแผนเกี่ยวกับกระแสเงินสดของธุรกิจของคุณ (เช่น เมื่อคุณมีเงินเข้าธนาคารเป็นประจำ) เมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับวันจ่ายเงินเดือนของธุรกิจของคุณ

สุดท้าย อย่าลืมพิจารณาวันจ่ายเงินมาตรฐานอุตสาหกรรม หากอุตสาหกรรมของคุณมักจ่ายเงินให้พนักงานทุก 2 สัปดาห์ และคุณจ่ายเงินเดือนละครั้ง คุณน่าจะทำให้พนักงานที่คาดหวังกลัวได้ แม้ว่าคุณจะปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้างของรัฐก็ตาม

3. เลือกวิธีการชำระเงินของพนักงานที่คุณจะเสนอ

เมื่อเลือกวิธีการชำระเงินของพนักงาน คุณจะต้องพิจารณาว่าตัวเลือกใดเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ สะดวกที่สุดสำหรับพนักงานของคุณ และเหมาะสมที่สุดสำหรับการเก็บบันทึก โดยทั่วไป วิธีการชำระเงินที่เป็นที่นิยมมากที่สุดในสหรัฐอเมริกาคือการฝากโดยตรงและเช็คกระดาษ

ทั้งการฝากโดยตรงและการจ่ายด้วยเช็คกระดาษจะสร้างเส้นทางบันทึกเมื่อคุณใช้งาน จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเก็บบันทึกภาษีและบัญชี ค่าใช้จ่ายในการฝากโดยตรงมักจะน้อยกว่าหนึ่งดอลลาร์ต่อการชำระเงิน ขึ้นอยู่กับธนาคารของธุรกิจของคุณ

อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบกระดาษอาจมีค่าใช้จ่ายและใช้เวลานานกว่าเล็กน้อย เนื่องจากคุณต้องตัดสินใจว่าจะสั่งเช็คธุรกิจจากที่ใด จัดเก็บกระดาษเช็คในสต็อกของธุรกิจ และอาจสมัครใช้ซอฟต์แวร์การพิมพ์เช็ค

4. เลือกว่าจะใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหรือกระบวนการบัญชีเงินเดือน DIY

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหรือดำเนินการบัญชีเงินเดือนด้วยตนเอง วิธีดำเนินการบัญชีเงินเดือนจะยังคงเหมือนเดิม ถึงกระนั้น การตัดสินใจระหว่างการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหรือการประมวลผลบัญชีเงินเดือนแบบ DIY ถือเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญที่มีผลกระทบต่อการเงิน เวลา และกระบวนการเก็บบันทึกของเจ้าของธุรกิจ

อ่านต่อเพื่อเปรียบเทียบว่าเมื่อใดที่คุณควรเลือกซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหรือการประมวลผลบัญชีเงินเดือนแบบ DIY สำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณควรพิจารณาซอฟต์แวร์ Payroll

ข้อดี

• ประหยัดเวลาในการจ่ายเงินเดือน
• จัดการกับภาษีเงินเดือน
• แนะนำผู้ใช้ผ่านกระบวนการจ่ายเงินเดือน
• คุณสมบัติโบนัส (HR, การติดตามเวลา, การจัดการผลประโยชน์ ฯลฯ)

ข้อเสีย

• ค่าสมัครสมาชิก
• อ่อนไหวต่อปัญหาด้านเทคโนโลยี
• ตัวเลือกบางอย่างขาดความยืดหยุ่น

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณควรพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหากคุณ:

• ไม่มีประสบการณ์เกี่ยวกับกระบวนการจ่ายเงินเดือน
• มีความถนัดในการใช้คอมพิวเตอร์พอสมควร
• ต้องการประหยัดเวลาในการรันบัญชีเงินเดือน
• ไม่ต้องการความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามระเบียบการจ่ายเงินเดือน
• ยินดีจ่ายเงินให้ผู้เชี่ยวชาญจัดการภาษีเงินเดือนของคุณ
• ยินดีจ่ายค่าสมัครซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน
• ยินดีที่จะค้นคว้าตัวเลือกซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

5. คำนวณค่าจ้างขั้นต้นสำหรับพนักงานของคุณ

ในการเริ่มต้นประมวลผลบัญชีเงินเดือน คุณจะต้องคำนวณค่าจ้างขั้นต้นสำหรับพนักงานของคุณ

การจ่ายเงินขั้นต้นของพนักงานคือยอดรวมของรายได้ทั้งหมดก่อนที่จะหักภาษีเงินเดือนหรือหักเงินใดๆ ค่าจ้างขั้นต้นรวมถึงค่าจ้างที่ได้รับสำหรับพนักงานเงินเดือนและพนักงานรายชั่วโมง บวกกับรายได้เสริมใดๆ เช่น ทิป ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชั่น รางวัล ค่าจ้างย้อนหลัง และอื่นๆ

6. คำนวณและหักภาษีเงินเดือน

นายจ้างมีหน้าที่คำนวณและหักภาษีเงินเดือนในนามของพนักงาน ภาษีต่อไปนี้เป็นภาษีที่นายจ้างหัก ณ ที่จ่ายโดยทั่วไป:

• ภาษีเมดิแคร์
• ภาษีประกันสังคม
• ภาษีพระราชบัญญัติภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง (FUTA)
• ภาษีการว่างงานของรัฐ
• ภาษีเงินได้

ในการคำนวณภาษีเงินเดือน คุณจะต้องคูณภาษีแต่ละรายการด้วยรายได้รวมของพนักงานด้วยตนเอง

7. ทำการหักบัญชีเงินเดือนพนักงาน

นอกจากภาษีเงินเดือนแล้ว รายได้ของพนักงานยังลดลงด้วยการหักเงินเดือนอีกด้วย การหักเงินเดือนอาจเป็นไปโดยสมัครใจหรือไม่สมัครใจ นอกจากนี้ การหักเงินเดือนอาจนำมาจากรายได้ก่อนหักภาษีและหลังหักภาษี

ต่อไปนี้เป็นบทสรุปโดยย่อของการหักภาษีเงินเดือนที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน:

• เงินสมทบบัญชีเกษียณอายุ
• เครื่องปรุง
• การชำระเบี้ยประกัน
• FSA และ HSA
• ค่าธรรมเนียมสหภาพ

ในฐานะนายจ้าง คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการหักเงินเดือนในนามของพนักงานของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินที่ถูกหักนั้นได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสม

ตัวอย่างเช่น หากเงินถูกหักเพื่อครอบคลุมการจ่ายเงินของพนักงานในการประกันสุขภาพที่นายจ้างสนับสนุน คุณจะต้องชำระเงินดังกล่าวด้วยเงินที่คุณหักจากเช็คเงินเดือนของพนักงาน

8. คำนวณรายได้สุทธิสำหรับพนักงานแต่ละคน

เมื่อคุณทำภาษีเงินเดือนและหักเงินเดือนเพิ่มเติมทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาคำนวณรายได้สุทธิของพนักงานของคุณ รายได้สุทธิของพนักงานคือค่าจ้างทั้งหมดที่พนักงานได้รับหลังจากหักภาษีและหักเงินแล้ว

ในการคำนวณรายได้สุทธิของพนักงาน เพียงหักจำนวนรวมของภาษีเงินเดือนและการหักออกจากรายได้รวมสำหรับงวดการจ่ายเงิน

9. ตรวจสอบและแก้ไขบัญชีเงินเดือน

เมื่อคุณได้สรุปการคำนวณทางคณิตศาสตร์ทั้งหมดสำหรับเช็คเงินเดือนของพนักงานแล้ว ก็ถึงเวลาตรวจสอบอีกครั้ง ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการแก้ไขการจ่ายเงินเดือนที่ผิดพลาด ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดบางอย่างที่ควรตรวจสอบเมื่อตรวจสอบการจ่ายเงินเดือนของคุณก่อนส่ง:

• ความถูกต้องของรายรับของพนักงาน
• วิธีการชำระเงินที่เลือกสำหรับพนักงานแต่ละคน
• บัญชีธนาคารใดที่เงินมาจาก
• รายงานชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างถูกต้อง
• วันที่งวดการจ่ายเงินที่ถูกต้อง

เมื่อคุณย้อนกลับและแก้ไขข้อผิดพลาดในการเรียกใช้บัญชีเงินเดือนของคุณแล้ว คุณสามารถส่งบัญชีเงินเดือนของคุณได้

10. จ่ายเงินให้พนักงานของคุณ

เมื่อส่งบัญชีเงินเดือนแล้ว ก็ถึงเวลาจ่ายเงินให้พนักงานของคุณ กระบวนการนี้อาจดูแตกต่างออกไป ขึ้นอยู่กับประเภทวิธีการชำระเงินที่คุณใช้เพื่อจ่ายเงินให้พนักงาน

หากคุณจ่ายเงินให้พนักงานโดยใช้เงินฝากโดยตรง คุณต้องอย่าลืมส่งธุรกรรมให้ธนาคารตรงเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะไม่ได้รับค่าจ้างล่าช้า

หากคุณจ่ายเงินให้พนักงานด้วยเช็ค คุณสามารถพิมพ์เช็คในวันจ่ายเงินเดือนและแจกจ่ายให้กับพนักงานได้

11. ทำการฝากและหักภาษีเงินเดือน

ตอนนี้ได้เวลาฝากภาษีเงินเดือนให้กับรัฐบาลกลางและรัฐด้วยเงินที่คุณหักจากเช็คเงินเดือนของพนักงานและเงินสมทบของคุณเอง

นอกจากนี้ คุณจะต้องส่งการชำระเงินสำหรับการหักเงินอื่นๆ ที่คุณทำกับเช็คเงินเดือนพนักงานของคุณ

ภาษีการจ้างงาน รวมถึงประกันสังคม เมดิแคร์ และภาษีเงินได้จะต้องฝากเป็นรายเดือนหรือรายครึ่งสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับภาระภาษีทั้งหมดที่คุณรายงานในบรรทัดที่ 9 ของแบบฟอร์ม 944 หรือในบรรทัดที่ 12 ของแบบฟอร์ม 941

จำเป็นต้องทำการฝากภาษีของรัฐบาลกลางผ่านการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบการชำระเงินภาษีของรัฐบาลกลางทางอิเล็กทรอนิกส์หรือ EFTPS ของรัฐบาล

การฝากภาษี FUTA มีกำหนดชำระในวันที่ 30 เมษายน 31 กรกฎาคม 31 ตุลาคม และ 31 มกราคม ในแต่ละปีภาษี

วันที่ครบกำหนดฝากภาษีเงินเดือนของรัฐและวันที่ครบกำหนดหักเงินเดือนแตกต่างกันไป แต่คุณจะต้องได้รับข้อมูลดังกล่าวเพื่อให้แน่ใจว่าการฝากเงินและการชำระเงินของคุณจะดำเนินการตามเวลาที่กำหนด

บรรทัดล่างสุดเกี่ยวกับวิธีจ่ายเงินให้พนักงาน

โชคดีที่การทำความเข้าใจวิธีจ่ายเงินให้พนักงานของคุณนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมาเมื่อคุณเรียนรู้พื้นฐานการจ่ายเงินเดือนและจัดการงานที่จัดเตรียมไว้ทั้งหมด

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากพบว่าส่วนที่ท้าทายที่สุดในการจ่ายค่าจ้างให้พนักงานคือการได้รับภาษีเงินเดือนที่ถูกต้อง เนื่องจากกฎหมายภาษีเงินเดือนและระเบียบข้อบังคับด้านทรัพยากรบุคคลอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานที่ที่คุณอยู่ โชคดีที่เรามีแหล่งข้อมูลด้านภาษีเงินเดือนของรัฐหลายแห่งเพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจที่ยังใหม่กับบัญชีเงินเดือนและฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถดำเนินการได้

ตรวจสอบคู่มือภาษีเงินเดือนของรัฐของเรา:

• คู่มือภาษีเงินเดือนของรัฐนิวยอร์ก
• คู่มือภาษีเงินเดือนแคลิฟอร์เนีย
• คู่มือภาษีเงินเดือนเท็กซัส
• คู่มือภาษีเงินเดือนแอริโซนา
• คู่มือภาษีเงินเดือนฟลอริดา
• คู่มือภาษีเงินเดือนของรัฐแมรี่แลนด์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินของพนักงาน