วิธีกำหนดโครงสร้างการกำกับดูแล DAM ของคุณ

เมื่อตั้งค่าระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ใหม่ การกำกับดูแลมักจะอยู่ที่ด้านล่างสุดของรายการที่ต้องทำ และในบางกรณีอาจถูกลืมไปโดยสิ้นเชิง คุณได้เล่นกลกับการกำหนดค่าระบบ การปฏิบัติตามกฎหมาย การอนุญาตผู้ใช้ อนุกรมวิธาน ข้อมูลเมตา การฝึกอบรม ฯลฯ คุณจำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการกำกับดูแลทันทีด้วยหรือไม่

ใช่คุณทำ ธรรมาภิบาลสัมผัสกับสิ่งเหล่านั้นและอื่น ๆ อีกมากมาย หากไม่มี DAM ของคุณอาจนำมาซึ่งความโกลาหลมากกว่าความสงบเรียบร้อยในระยะยาว อย่าปล่อยทิ้งไว้หรือผลักดันจนนาทีสุดท้าย โครงสร้างการกำกับดูแล DAM ควรคำนึงถึงตั้งแต่เริ่มต้นการเดินทางของ DAM

ธรรมาภิบาลเขื่อนคืออะไร?

ดังที่คุณทราบแล้ว และหวังว่าจะไม่ได้เรียนรู้วิธีการที่ยากลำบาก เขื่อนไม่ได้ทำงานเอง ไม่ใช่ระบบที่ตั้งไว้แล้วลืม

ในบริบทของ DAM ธรรมาภิบาลคือแนวปฏิบัติในการรักษาและพัฒนามาตรฐาน นโยบาย และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด ซึ่งครอบคลุมถึงบุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลในบริษัทของคุณ

เอกสารการกำกับดูแลกำหนดข้อมูล แนวทาง และนโยบายที่ให้ความเสถียรและทำให้ DAM ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นในระยะยาว เฟรมเวิร์กนี้จะป้องกันไม่ให้ DAM ของคุณกลายเป็นลิ้นชักเก็บขยะในขณะที่ธุรกิจและระบบของคุณพัฒนาขึ้น และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้ปลายทางเปลี่ยนภาระผูกพันและไหลเข้าและออกจากบริษัทของคุณ

นโยบายการกำกับดูแลที่เป็นเอกสารสนับสนุนการจัดการความเสี่ยงและให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของคุณอย่างต่อเนื่อง การกำกับดูแล DAM ยังรวมถึงการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อจัดการ เปลี่ยนแปลง และปรับระบบของคุณให้เข้ากับความต้องการขององค์กรของคุณ สร้างและรักษาไว้ซึ่งการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อความสำเร็จของ DAM ที่ยั่งยืน

ฉันจะเริ่มต้นที่ไหน

คำถามมากมายที่คุณกำลังพูดถึงระหว่างการตั้งค่าและการเปิดใช้ DAM ของคุณเป็นคำถามเดียวกับที่คุณต้องให้ความสำคัญเมื่อกำหนดนโยบายการกำกับดูแลของคุณ หลายงาน! ช่วยให้คุณไม่ต้องกลับมาทบทวนคำถามเหล่านั้นในภายหลังโดยกำหนดและบันทึกคำตอบตั้งแต่เริ่มต้น

เอกสารการกำกับดูแลของคุณจะเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำเมื่อธุรกิจและลำดับความสำคัญของธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงไป เช่นเดียวกับ DAM ไม่ใช่ "ตั้งค่าและลืมมันไป" คุณจะขอบคุณตัวเองในภายหลังถ้าคุณจำมันได้ตลอดการเดินทางของ DAM แทนที่จะรอจนกว่าปัญหาจะเกิดขึ้น

แผนการกำกับดูแลของคุณควรตอบคำถามต่อไปนี้:

• เกิดอะไรขึ้นในเขื่อน?
• ใครมีสิทธิ์เข้าถึง DAM? เนื้อหาส่วนใดที่พวกเขาสามารถเห็นได้ด้วยการเข้าถึงนั้น และพวกเขาได้รับอนุญาตให้ทำอะไรกับเนื้อหาที่เห็นได้บ้าง?
• ข้อกำหนดในการตั้งชื่อที่จำเป็นคืออะไร?
• ใครใช้ข้อมูลเมตา? พวกเขาต้องปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อกำหนดอะไรบ้าง?
• การกำหนดเวอร์ชันจะจัดการอย่างไร
• ใบอนุญาตและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบของคุณคืออะไร?
• ทรัพย์สินที่หมดอายุมีการจัดการอย่างไร? กระบวนการเก็บถาวรคืออะไร?
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดฝึกอบรม?
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการบังคับใช้และปรับปรุงมาตรฐานและข้อกำหนดของ DAM
• การเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตจะแจ้งผู้ใช้ของคุณอย่างไร
• กระบวนการรายงานเมื่อเกิดข้อผิดพลาดคืออะไร? ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาประเภทใด (ด้านเทคนิค กฎหมาย เนื้อหา ฯลฯ)

รายการนี้ดูล้นหลามในตอนนี้หรือไม่? จากนั้นเริ่มต้นด้วยคำชี้แจงวัตถุประสงค์พื้นฐานและสร้างจากที่นั่นเมื่อคุณไป ทำไม DAM ของคุณถึงมีอยู่? ทำเพื่อใคร? และเป้าหมายใดที่คาดว่าจะบรรลุ?

เจาะลึก: คำแนะนำ 12 ขั้นตอนสำหรับการนำระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลไปใช้

รักษาความสงบ: ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ DAM

การเขียนนโยบาย DAM และข้อกำหนดกระบวนการของคุณลงบนกระดาษเป็นส่วนที่ง่าย การสร้างการยอมรับและการบังคับใช้นโยบายและข้อกำหนดเหล่านี้คือที่มาของการทำงานอย่างหนัก เอกสารการกำกับดูแลของคุณจะไม่มีคุณค่าหากเนื้อหาไม่ได้ถูกนำไปใช้และบังคับใช้

DAM ของคุณน่าจะเป็นระบบระดับองค์กรที่ต้องตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกัน และในบางกรณี อาจรวมถึงแผนกและแผนกที่แข่งขันกันภายในบริษัทของคุณ หน่วยงานเหล่านั้นจำเป็นต้องมีเสียงหาก DAM ของคุณจะประสบความสำเร็จ

อย่าลืมว่าคุณยังมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในพื้นที่ธุรกิจที่ไม่ได้จัดการสินทรัพย์ที่ไหลเข้าและออกจาก DAM ของคุณโดยตรง แต่มีส่วนได้เสียในความสำเร็จและการจัดการที่เหมาะสมของระบบ ทีมไอทีและกฎหมายของคุณต้องการเสียงข้างเคียงกับทีมการตลาดและครีเอทีฟของคุณ การซื้อจากทุกระดับของแผนผังองค์กรมีความสำคัญต่อความสำเร็จของ DAM ของคุณ ตั้งแต่ความเป็นผู้นำไปจนถึงผู้ใช้ปลายทาง คุณต้องดูประสบการณ์ผู้ใช้ DAM จากทุกมุมเพื่อให้ได้ภาพรวมและมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุด กุญแจสำคัญในการทำงานทั้งหมดนี้คือการสื่อสาร

ระมัดระวังเมื่อกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณ ทำให้ความคาดหวังของคุณสำหรับความมุ่งมั่นต่อความสำเร็จของ DAM ให้ชัดเจน คุณต้องการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กระตือรือร้นและมีส่วนร่วม และหากบางคนไม่ปฏิบัติตามความคาดหวังในบทบาทของพวกเขา คุณควรรู้สึกว่ามีอำนาจที่จะหาคนมาแทน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังอ้างถึงบทบาทและไม่ได้เจาะจงชื่อบุคลากรหรือตำแหน่งในเอกสารของคุณ ผู้คนจะลาออกจากบริษัทหรือรับภาระผูกพันภายในใหม่ และแผนผังองค์กรจะเปลี่ยนไป เมื่อสมาชิกใหม่เข้าร่วมในทีม DAM การมีบทบาทที่ชัดเจนสำหรับพวกเขาจะทำให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น

ในทำนองเดียวกัน จงตระหนักเสมอว่าให้ทุกคนมีสิทธิเท่าเทียมกัน เมื่อคุณมีบุคลิกที่แข็งแกร่งผสมผสานกันในทีมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ DAM อาจเป็นเรื่องยากที่จะไม่ให้เสียงที่ดังที่สุดในห้องหรือคล้อยตามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่งเป็นตัวแทนของผู้ใช้ปลายทางกลุ่มใหญ่ที่สุด

คุณอาจพิจารณากำหนดนโยบายการลงคะแนนสำหรับการตัดสินใจที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับ DAM โดยเป็นส่วนหนึ่งของแผนการกำกับดูแลของคุณ เพื่อให้ทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการช่วยกำหนดเส้นทางไปข้างหน้า ทุกคนต้องรู้สึกว่าได้ยิน มิฉะนั้นการมีส่วนร่วมจะเสียหาย

การมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่วันแรกของการเดินทาง DAM ของคุณจะทำให้โครงการดำเนินไปด้วยดี เริ่มจัดการประชุมก่อนที่ DAM ของคุณจะเปิดให้ผู้ใช้ปลายทาง ตรวจสอบและตอบสนองความคิดเห็นของผู้ใช้อย่างสม่ำเสมอ ประเมินว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการและนโยบายของคุณหรือไม่ และประเมินความจำเป็นที่อาจเกิดขึ้นสำหรับการอัปเกรดทางเทคนิค การทำให้ธรรมาภิบาลติดอยู่ในระบบที่ใช้งานอยู่แล้วนั้นยากขึ้นเป็นทวีคูณ ไม่ใช่เป็นไปไม่ได้ แต่ท้าทาย

หากคุณรอการจัดการกับผู้ใช้และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจนกระทั่งหลังจากที่ระบบเปิดตัว การตัดสินใจที่สำคัญส่วนใหญ่ได้เกิดขึ้นแล้ว การให้ทุกคนมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของเขื่อนและกระตุ้นให้เกิดการลงทุนอย่างต่อเนื่องเพื่อความสำเร็จ

เมื่อ DAM ของคุณผ่านการวางแผนและเริ่มดำเนินการในการบำรุงรักษา จังหวะการประชุมของคุณอาจถี่น้อยลง แต่ไม่มีวันสิ้นสุด การประชุมควรดำเนินต่อไปเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้ของคุณมีส่วนร่วม มูลค่าของพวกมันจะไม่ลดลงเมื่อเขื่อนเปิดตัวและเขียนเอกสารการกำกับดูแลแล้ว

ในขณะที่ DAM พัฒนาและเติบโต การตัดสินใจยังคงต้องทำ และพวกเขาควรมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเหล่านั้นเสมอ แม้ว่านโยบายการกำกับดูแลที่มีอยู่จะเป็นแนวทางในการตัดสินใจในอนาคต แต่อย่าลืมว่านโยบายนี้เป็นเอกสารที่มีชีวิต มีช่องทางที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเสมอสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้ปลายทางในการเสนอความคิดเห็นและคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และกระบวนการต่างๆ

อย่าซ่อนเอกสารการกำกับดูแลของคุณไว้ในที่ลับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเข้าถึงได้ง่ายและเปิดให้ผู้ใช้ตรวจสอบได้ตลอดเวลา เปิดรับคำถามและคำติชมเกี่ยวกับเอกสารอยู่เสมอ

เจาะลึกยิ่งขึ้น: นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการเวิร์กโฟลว์ DAM — และวิธีการแมป

ฉันไม่ต้องการการกำกับดูแล: ฉันมีผู้จัดการ DAM

อย่าเข้าใจผิดคิดว่าการมีบทบาทผู้จัดการเขื่อนเป็นการกำกับดูแลของคุณ ใช่ พวกเขาน่าจะมีปริญญาด้านบรรณารักษศาสตร์หรือการจัดการ DAM และแน่นอนว่ารอบรู้ในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของ DAM ทั้งหมด พวกเขาพูดคุยกับผู้ใช้และพิจารณาความต้องการและความคิดเห็นของพวกเขา ในที่สุดพวกเขาก็ไม่รับผิดชอบต่อการตัดสินใจทั้งหมดใช่หรือไม่ พวกเขารู้วิธีที่ "ถูกต้อง" ในการจัดการเขื่อน นั่นคือเหตุผลที่คุณจ้างพวกเขา

ขออภัย แต่ไม่ การมีผู้จัดการระบบคนเดียวทำการตัดสินใจทั้งหมดเพียงฝ่ายเดียวโดยไม่มีนโยบายการกำกับดูแลคอยชี้แนะนั้นไม่เหมาะ แน่นอนว่าไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการซื้อและให้ผู้ใช้ของคุณรู้สึกเป็นเจ้าของระบบที่พวกเขากำลังใช้อยู่ และในขณะที่ผู้จัดการ DAM อาจรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมด พวกเขาไม่ได้ใช้ DAM ทุกวันในฐานะผู้ใช้ปลายทางจากแง่มุมต่างๆ ของฐานผู้ใช้ของคุณ

ใช่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้วยเหตุผลบางอย่าง แต่อาจไม่ได้ผลเสมอไปสำหรับทุกสถานการณ์และทุกสถานการณ์ คุณไม่สามารถบังคับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดได้หากไม่ใช่แนวทางที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้เฉพาะของคุณและความต้องการทางธุรกิจของพวกเขา

ผู้จัดการ DAM จะใช้นโยบายการกำกับดูแลเพื่อเป็นแนวทางให้คุณก้าวไปข้างหน้าและรักษามาตรฐานและความเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่พวกเขาก็ตระหนักดีว่าบางครั้งคุณจำเป็นต้องยืดหยุ่นเมื่อต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด หากบางครั้งการปฏิบัติตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดทำให้ชีวิตของผู้ใช้ปลายทางง่ายขึ้น และไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงหรือความผิดปกติ คุณต้องเต็มใจให้หนึ่งหรือสองนิ้ว

ผู้ใช้ Happy DAM คือผู้ใช้ DAM ที่ใช้งานอยู่ซึ่งยังคงมีส่วนร่วมในความสำเร็จในระยะยาว ความสำเร็จของ DAM ขึ้นอยู่กับการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้ปลายทางมากพอๆ กับความเป็นผู้นำของผู้จัดการ DAM