ข้อมูลที่ชัดเจน: มันคืออะไร + คู่มือปฏิบัติ

ระบบการจัดการฐานข้อมูลสำหรับธุรกิจของคุณอาจเพิ่งเริ่มต้น ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณควรตระหนักว่าข้อมูลที่ชัดเจนเป็นข้อมูลประเภทหนึ่งที่สำคัญที่คุณสามารถรวบรวมและเผยแพร่เพื่อสนับสนุนองค์กรของคุณได้

และหากคุณได้รับมันอย่างเต็มที่ คุณก็จะมั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณจะประสบความสำเร็จ ดังนั้น เราจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับข้อมูลที่ชัดเจนในบล็อกนี้ รวมถึงสิ่งที่เป็น วิธีรวบรวมและจัดเก็บ ข้อดี กลยุทธ์ และตัวอย่าง

ดัชนีเนื้อหา:

1. ข้อมูลที่ชัดเจนคืออะไร?
2. คำอธิบายเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติของข้อมูลที่ชัดเจน
   1. การจับและจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนของบริษัทของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
      1. จัดทำเอกสารงานของคุณอย่างถูกต้อง
      2. สร้างแนวทางการสร้างเนื้อหาที่ชัดเจน
      3. การแบ่งส่วนเอกสารฐานข้อมูล
   2. เหตุใดธุรกิจของคุณจึงควรบันทึกความรู้ที่ชัดเจน
      1. สร้างฐานความรู้ของพนักงาน
      2. ปรับปรุงการบริการลูกค้าและการสื่อสาร
      3. เพิ่มความน่าเชื่อถือและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด
      4. ติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดายและหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ
      5. ป้องกันข้อมูลของบริษัทสูญหาย
      6. ปรับปรุงผลิตภัณฑ์และขั้นตอน
   3. กลยุทธ์การจัดการข้อมูลที่ชัดเจน
      1. กำหนดเป้าหมายการจับภาพและการถ่ายโอนข้อมูลที่ชัดเจน
      2. เติมช่องว่างข้อมูลอย่างรวดเร็ว
      3. เลือกเครื่องมือล้ำสมัยเพื่อรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจน
      4. รวบรวมคำติชมโดยใช้การวิเคราะห์และคุณลักษณะ
3. บทสรุป

ข้อมูลที่ชัดเจนคืออะไร?

ข้อมูลที่ชัดเจนคือข้อมูลที่นำเสนอโดยเจตนาและยอมรับตามมูลค่าที่ตราไว้โดยไม่ต้องตีความหรือวิเคราะห์เพิ่มเติม รวมถึงรายละเอียดที่ให้ไว้ในแบบสำรวจและการสมัครเป็นสมาชิก

ข้อมูลที่ชัดเจนคือข้อมูลและข้อมูลที่ง่ายต่อการพูด เขียน และแบ่งปัน สมมติว่าคุณสร้างแอป WordPress ใหม่และเขียนคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน คำแนะนำเหล่านี้เป็นข้อมูลที่ชัดเจนของคุณ ข้อมูลประเภทนี้ต้องมีมากกว่านี้

ซึ่งแตกต่างจากข้อมูลโดยนัยซึ่งสามารถดึงออกมาจากการตรวจสอบข้อมูลที่ชัดเจนเท่านั้น แต่เป็นข้อมูลที่ส่งโดยสมัครใจ

สมมติว่าในการสมัครเป็นสมาชิกออนไลน์ของร้านค้า ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับที่อยู่อาศัยของผู้สมัครและสถานที่ทำงานอาจเปิดเผยข้อมูลโดยนัยเกี่ยวกับร้านค้าที่พวกเขามักจะไปเยี่ยมชมและช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการจับพวกเขาที่นั่น

คำอธิบายเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติของข้อมูลที่ชัดเจน

ข้อมูลที่ชัดเจนคือข้อมูลที่สามารถจัดระเบียบ จัดเก็บ ตีความ และแบ่งปันในลักษณะที่เป็นประโยชน์ ข้อมูลนี้มักจะถูกแบ่งปันกับผู้อื่นผ่านฐานข้อมูล คู่มือ หนังสือ หรือวิดีโอที่แสดงวิธีทำบางสิ่ง

รายงานทางการเงินของบริษัทของคุณ ซึ่งแสดงจำนวนเงินที่ใช้ไป เป็นตัวอย่างเนื่องจากบุคคลอื่นสามารถเข้าถึง อ่าน และใช้ข้อมูลนี้ได้

การจับและจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนของบริษัทของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลที่ชัดเจนสามารถขับเคลื่อนการเติบโตขององค์กรหรือบริษัทของคุณได้ ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะรวบรวมและจัดเก็บ นี่คือวิธีการ:

• จัดทำเอกสารงานของคุณอย่างถูกต้อง:

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับสิ่งใหม่ พยายามเขียนและรวบรวมข้อเท็จจริงที่สำคัญอย่างชัดเจนเป็นเอกสารหรือหนังสือและอัปเดตอยู่เสมอ นอกจากนี้ ให้อ่านรายการเอกสารของคุณและกรอกข้อมูลในช่องว่าง เช่น:

• สอบถามเกี่ยวกับช่องว่างของข้อมูลและการอัปเดตกับพนักงานของคุณ
• ตรวจสอบความคิดเห็นของผู้บริโภคเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากที่ใด
• ประเมินประสิทธิภาพของทีมที่อาจใช้ข้อมูลเพิ่มเติม

• สร้างแนวทางการสร้างเนื้อหาที่ชัดเจน:

ข้อมูลที่ชัดเจนคือทรัพยากรแบบไดนามิกที่เปลี่ยนแปลงเมื่อพนักงานและสมาชิกในทีมส่งผลต่อการพัฒนาและโครงสร้างของบริษัทของคุณ เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น โครงสร้างการผลิตและการพัฒนาเนื้อหาก็มีความสำคัญ

หากไม่มีโครงสร้างที่ตามด้วยทีมสร้างเนื้อหาทั้งหมด บุคลากรจะเขียนในรูปแบบและสไตล์ที่ต่างกัน ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อเวิร์กโฟลว์ คุณต้องการโซลูชันการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณควบคุมการจัดรูปแบบและองค์กรได้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารมีความสม่ำเสมอ

• การแบ่งส่วนเอกสารฐานข้อมูล:

ไม่ใช่เรื่องสนุกที่จะเรียกดูข้อมูลและเอกสารในไลบรารีของบริษัทของคุณเพื่อหาข้อมูลเพียงเล็กน้อย เมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น เอกสารที่จัดเก็บไว้อาจพันกัน ทำให้ยากต่อการค้นหาสิ่งที่คุณหรือทีมของคุณต้องการ

หากไม่มีข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อจำเป็น ก็จะไร้ประโยชน์สำหรับพนักงานและลูกค้าของคุณ โซลูชันมีการแบ่งส่วนและจัดหมวดหมู่ฐานข้อมูลทั้งหมดอย่างเหมาะสมตั้งแต่เริ่มแรก

เหตุใดธุรกิจของคุณจึงควรบันทึกความรู้ที่ชัดเจน

เมื่อเราได้กำหนดมันแล้ว คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณควรรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจน นี่คือสาเหตุหลัก:

• สร้างฐานความรู้ของพนักงาน

การสร้างฐานข้อมูลภายในด้วยข้อมูลบริษัท ผลิตภัณฑ์ และบริการ และทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้สามารถช่วยบริษัทของคุณได้หลายวิธี บุคลากรที่มีอยู่สามารถขัดเกลาความรู้และความสามารถของตนได้ในขณะฝึกอบรมบุคลากรใหม่

เมื่อองค์กรของคุณมีเอกสารข้อมูลภายใน คุณจะเรียนรู้เกี่ยวกับสถานะ โครงการใหม่ ฯลฯ ได้ง่าย นอกจากนี้ ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจที่รวดเร็วและชาญฉลาดยิ่งขึ้นสำหรับบริษัทของคุณ

• ปรับปรุงการบริการลูกค้าและการสื่อสาร

การจัดทำเอกสารข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับบริษัทของคุณจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน เนื่องจากทุกคนสามารถดู อ่าน และทำความเข้าใจข้อมูลเดียวกันได้

นอกจากนี้ยังช่วยให้เจ้าหน้าที่สนับสนุนของคุณดูแลลูกค้าได้ดีขึ้นเพราะพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อเท็จจริงและข้อมูลทุกประเภทโดยไม่ต้องถามผู้อาวุโส พวกเขาสามารถสื่อสารอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่ต้องทำหรือแก้ไข

• เพิ่มความน่าเชื่อถือและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายของการสื่อสารที่ชัดเจน การเขียนนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติของคุณเนื่องจากข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับทีมของคุณจะทำให้โอกาสที่พนักงานทำผิดพลาดน้อยลง เมื่อทำงานหรือช่วยเหลือลูกค้า พนักงานสามารถดูเอกสารที่มีอยู่เพื่อทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมและทำงานได้อย่างถูกต้อง

• ติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดายและหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ

จัดระเบียบข้อมูลที่ชัดเจนในฐานข้อมูลของบริษัทของคุณภายใต้ชื่อแบรนด์ของคุณเพื่อติดตามโครงการและความรับผิดชอบต่างๆ ดังนั้น โซลูชันขององค์กรจึงสามารถบันทึกและนำไปใช้อีกครั้งได้

พนักงานอาจเรียนรู้จากชัยชนะของผู้อื่นมากกว่าที่จะแก้ปัญหาที่เปรียบเทียบได้ตั้งแต่ต้น ความเข้าใจนี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีสมาชิกในทีมทำซ้ำข้อเท็จจริงหรือข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสาร จะเสียเวลาทำใหม่ให้เสียน้อยลง

• ป้องกันข้อมูลของบริษัทสูญหาย

การจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนจะช่วยให้องค์กรของคุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลได้อย่างไร หากสมาชิกที่สำคัญในทีมของคุณลาออก พวกเขาสามารถสร้างช่องว่างข้อมูลได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาเป็นคนเดียวที่รู้วิธีจัดการกับส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณ หากคุณบันทึกข้อมูลที่มีค่า คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่เกิดขึ้น และไม่มีใครสามารถคัดลอกได้

• ปรับปรุงผลิตภัณฑ์และขั้นตอน

ข้อมูลที่ชัดเจนช่วยให้คุณสร้างวิธีการและขั้นตอนที่ได้มาตรฐานที่ช่วยให้องค์กรของคุณเป็นเลิศ เพียงจับภาพ บันทึก จัดระเบียบ และแบ่งปันความรู้ทั่วไปของบริษัทของคุณ

คุณสามารถใช้เพื่อสร้างแนวคิดใหม่ๆ และปรับปรุงธุรกิจของคุณ เพื่อให้มั่นใจถึงการเติบโตแบบทวีคูณ

กลยุทธ์การจัดการข้อมูลที่ชัดเจน

การจัดทำเอกสารและการเพิ่มข้อมูลที่ชัดเจนให้มากที่สุดนั้นยุ่งยาก ความท้าทายนี้ต้องการการวางแผน กลยุทธ์ และระบบการจัดการข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพราะจะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถใช้ความรู้และประสบความสำเร็จทางการเงินได้อย่างสมบูรณ์

• กำหนดเป้าหมายการจับภาพและการถ่ายโอนข้อมูลที่ชัดเจน

คุณควรกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพื่อรวบรวมและถ่ายโอนข้อมูลที่ชัดเจนของงานของคุณ การระบุเวลาและวิธีที่องค์กรของคุณสูญเสียความเชี่ยวชาญและข้อมูลใดที่พนักงานของคุณต้องการเป็นสิ่งสำคัญ ตามทฤษฎีเหล่านี้ ให้สร้างเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว

• เติมช่องว่างข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ถัดไป ให้ติดตามช่องว่างข้อมูลของคุณในฐานข้อมูลและเอกสารใดที่ต้องอัปเดตดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ดูว่าวิชาใดขาดหายไปหรือจะปรับปรุงสำเนาหนึ่งฉบับได้อย่างไร ถามพนักงานของคุณเกี่ยวกับความรู้ที่พวกเขาต้องการจัดทำเป็นเอกสาร ดูขั้นตอนของคุณเพื่อระบุว่างานใดควรได้รับการบันทึก

• เลือกเครื่องมือล้ำสมัยเพื่อรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจน

แต่สมมติว่าคุณไม่มีเครื่องมือและวิธีแก้ปัญหาในการรวบรวมข้อมูลและแสดงให้น่าสนใจ ในกรณีนั้น คุณไม่สามารถจัดการข้อมูลที่ชัดเจนของคุณได้ เนื่องจากระบบการจัดการข้อมูลมีความสำคัญต่อแผนของคุณ คุณจึงต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยคุณจัดการข้อมูลจากส่วนกลางในขณะที่อนุญาตให้ผู้ร่วมให้ข้อมูลเข้าถึงระบบได้

• รวบรวมคำติชมโดยใช้การวิเคราะห์และคุณลักษณะ

เพื่อออกแบบเอกสารเว็บไซต์ที่ดีที่สุด และประเมินความสำเร็จด้วยการวิเคราะห์และการรายงานในเชิงลึก ถามผู้บริโภค ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ หรือเพื่อนร่วมทีมว่าพวกเขาพบว่าข้อมูลของคุณมีประโยชน์และเข้าใจง่ายหรือไม่

บทสรุป

ผู้บริโภคที่ส่งข้อมูลอย่างแข็งขันเป็นข้อมูลที่ชัดเจน ชื่อ เพศ ที่อยู่อีเมล และที่อยู่บ้านมักจะได้รับหลังจากการทำธุรกรรมครั้งแรกของลูกค้าหรือเมื่อสมัครรับจดหมายข่าวหรือข้อมูลอื่นๆ ทางออนไลน์

จากข้อมูลนี้ บริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งการตั้งค่าเพื่อให้ตัวเลือกที่น่าจะดึงดูดผู้ซื้อได้ เช่น เน้นแฟชั่นยอดนิยมในพื้นที่ของตน

QuestionPro เป็นมากกว่าซอฟต์แวร์สำรวจเพราะให้บริการโซลูชั่นสำหรับทุกปัญหาและธุรกิจ นอกจากนี้ เรามีเครื่องมือการจัดการข้อมูล เช่น ไลบรารีการวิจัย InsightsHub

องค์กรต่างๆ ทั่วโลกกำลังใช้เครื่องมือและระบบการจัดการความรู้ เช่น InsightsHub เพื่อปรับปรุงการจัดการข้อมูล ลดเวลาที่ใช้ในการรับข้อมูลเชิงลึก และใช้ข้อมูลในอดีตได้ดีขึ้นในขณะที่ลดต้นทุนและเพิ่ม ROI

เรียนรู้เพิ่มเติม