การบัญชีสองครั้งคืออะไร?

การบัญชีสองรายการหรือการทำบัญชีสองรายการเป็นวิธีบัญชีที่ธุรกิจมักใช้เพื่อลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและเพิ่มความถูกต้องของบัญชีบริษัท ในบทความที่ให้ข้อมูลนี้ เราจะพูดถึงวิธีการทำงานของบัญชีสองรายการ เหตุใดจึงมีประโยชน์ และดูตัวอย่างบางส่วน

การบัญชีแบบ Double Entry คืออะไรและทำงานอย่างไร?

แนวคิดพื้นฐานของการบัญชีแบบ double-entry ขึ้นอยู่กับการบันทึกธุรกรรมในสองบัญชี ทุกธุรกรรมจะถูกหักจากบัญชีหนึ่งและโอนไปยังอีกบัญชีหนึ่งเพื่อรักษางบดุลที่ถูกต้อง

เนื่องจากเดบิตในบัญชีหนึ่งแสดงถึงเครดิตในอีกบัญชีหนึ่ง การใช้ระบบการเข้าสองทางช่วยให้ตรวจสอบรายการที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไปได้ง่าย จึงให้การป้องกันเพิ่มเติมจากข้อผิดพลาดสำหรับธุรกิจและองค์กร

เมื่อใช้รายการแบบคู่ นักบัญชีและธุรกิจจะติดตามธุรกรรม โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละรายการเพื่อสร้างสมดุลในบัญชีของบริษัท

ธุรกรรมเป็นกิจกรรมทางการเงิน: การทำหรือรับการชำระเงินไปยังและจากลูกค้าหรือผู้ขาย ธุรกรรมทางธุรกิจมักจะถูกจัดประเภทตามบัญชีเจ็ดประเภท:

• ทรัพย์สิน
• หนี้สิน
• หุ้น
• รายได้
• ค่าใช้จ่าย
• กำไร
• ขาดทุน

วัตถุประสงค์ของการทำบัญชีคือเพื่อติดตามและบันทึกการเปลี่ยนแปลงในบัญชี

การบัญชีแบบเข้าครั้งเดียวและการบัญชีแบบเข้าคู่

เมื่อวิเคราะห์วิธีการบัญชีและสำรวจประโยชน์ของระบบการเข้าสองทาง การเปรียบเทียบการบัญชีสองทางกับระบบการเข้าครั้งเดียวจะเป็นประโยชน์ นี่คือความแตกต่างที่สำคัญ

• การ ติดตาม : การบัญชีรายการเดียวติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย การบัญชีแบบสองรายการติดตามรายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น
• รายการ : รายการเดียวเกี่ยวข้องกับการสร้างหนึ่งรายการต่อธุรกรรม การเข้าสองครั้งหมายถึงการทำสองรายการต่อธุรกรรม
• ข้อผิดพลาด : การบัญชีสองครั้งใช้เพื่อลดความเสี่ยงของความผิดพลาดและถือเป็นกระบวนการที่แม่นยำกว่าการทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียว
• ขั้นตอน : รายการเดียวสามารถทำได้โดยใช้สเปรดชีตหรือปากกาและกระดาษ โดยทั่วไปแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับการบัญชีแบบสองรายการ
• ขอบเขต : การบัญชีรายการเดียวให้ข้อมูลเกี่ยวกับกำไรขาดทุน รายการคู่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสุขภาพทางการเงินของธุรกิจ
• ความเหมาะสม : ระบบเข้าครั้งเดียวอาจดีที่สุดสำหรับนักแปลอิสระ ผู้ค้ารายเดียว และธุรกิจที่มีสินทรัพย์และหนี้สินจำกัด การบัญชีแบบสองทางจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกธุรกิจที่มีสินทรัพย์ หนี้สิน และสินค้าคงเหลือที่สำคัญ

ตัวอย่างการบัญชีรายการเดียว

เพื่อเน้นความแตกต่างระหว่างการบัญชีรายการเดียวและรายการสองครั้ง เราได้นำเสนอตัวอย่างการบัญชีรายการเดียวนี้ สำหรับธุรกิจที่ใช้ระบบรายการเดียว บัญชีอาจมีลักษณะดังนี้:

• ยอดเงินเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชี: $30,000
• การชำระเงินกู้ธนาคารที่ได้รับ: $5,000 ยอดดุลใหม่ = $35,000
• ค่าเช่าจ่าย $2,000 ยอดปิด = $33,000

บนพื้นผิว ดูเหมือนว่าธุรกิจได้เพิ่มยอดเงินคงเหลือ 3,000 ดอลลาร์ในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี แต่ด้วยระบบการเข้าครั้งเดียว ทำให้มีข้อมูลขาดหายไป บริษัทอาจมีหนี้สิน ซึ่งไม่รวมอยู่ด้วย และหนังสือไม่ได้บอกคุณว่าคุณเอาเงิน $2,000 ไปเป็นค่าเช่าของคุณมาจากไหน

ตัวอย่างการบัญชีสองรายการ

ตอนนี้ มาดูตัวอย่างการบัญชีสองรายการ

คุณต้องการซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ในราคา $1,000 สำหรับธุรกิจของคุณ ในระบบ double-entry คุณจะต้องบันทึกเดบิตในบัญชีค่าใช้จ่ายและเครดิตในบัญชีเงินสดของคุณ ซึ่งหมายความว่ายอดรวม 1,000 ดอลลาร์มีต้นทางและปลายทางที่ชัดเจน

การทำความเข้าใจเครดิตและเดบิต

การทำความเข้าใจเครดิตและเดบิตเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจพื้นฐานของการเข้าสองครั้ง ทุกธุรกรรมทางธุรกิจทำให้เกิดเครดิตในบัญชีหนึ่งและเดบิตในบัญชีอื่น

หากคุณได้รับเงินจากธนาคารในรูปของเงินกู้ เช่น จะเพิ่มยอดสินทรัพย์ของคุณ แต่ในขณะเดียวกัน หนี้สินก็จะเพิ่มเป็นมูลค่าเท่ากัน ธุรกรรมที่ทำให้สินทรัพย์ของคุณเพิ่มขึ้นจะทำให้บัญชีอื่นตก

เครดิตจะเพิ่มรายได้ หนี้สิน และบัญชีตราสารทุนของคุณ

เดบิตจะเพิ่มบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายของคุณ

เมื่อคุณใช้ระบบการทำบัญชีแบบ double-entry เดบิตจะถูกบันทึกที่ด้านซ้ายมือของหน้า และเครดิตจะถูกบันทึกที่ด้านขวามือ

การบัญชีสองครั้งช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามสมการทางบัญชีที่เป็นที่ยอมรับ:

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น

ประโยชน์ของระบบบัญชีสองทาง

การใช้ระบบบัญชีสองทางให้ประโยชน์กับธุรกิจที่หลากหลาย ข้อได้เปรียบหลักของระบบการเข้าคู่มากกว่าการบัญชีรายการเดียว ได้แก่:

เพิ่มความแม่นยำ

การรักษาหนังสือที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จในธุรกิจ ระบบการป้อนข้อมูลสองครั้งมีความแม่นยำมากขึ้นเนื่องจากตั้งค่าสถานะข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล การแก้ไขและระบุข้อผิดพลาดในระยะแรกสุดที่เป็นไปได้จะช่วยลดความเสี่ยงในการวางแผนหรือตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์

รายละเอียดบัญชี

รายการคู่จะให้บันทึกการทำธุรกรรมที่สมบูรณ์ ทำให้คุณเห็นภาพรวมที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์เกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของบริษัท

การบันทึกสินทรัพย์และหนี้สิน

วิธีการบัญชีขั้นพื้นฐานจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจทราบถึงผลกำไรและขาดทุน แต่ไม่ได้ติดตามสินทรัพย์และหนี้สินผ่านธุรกรรมเดียว

ด้วยการบัญชีแบบสองขั้นตอน เจ้าของธุรกิจและกรรมการบริษัทสามารถเห็นทั้งสินทรัพย์และหนี้สิน ซึ่งให้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการเงินของบริษัท

การตัดสินใจอย่างรอบรู้

การวางแผนทางการเงินเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ดำเนินงานในทุกภาคส่วน ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กที่พยายามจะอยู่รอดไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการขยายและเติบโต จำเป็นต้องเข้าถึงบัญชีที่ถูกต้อง รายได้ และงบดุลที่ถูกต้องเพื่อการตัดสินใจด้วยข้อมูลที่ดี

เจ้าของธุรกิจต้องสามารถตรวจสอบว่าพวกเขาสามารถลงทุนเงิน ซื้อของ จ้างพนักงานพิเศษ หรือยืมเงินได้หรือไม่ เป็นต้น

หากบัญชีไม่มีรายละเอียดหรือมีข้อมูลเกี่ยวกับทรัพย์สินเพียงอย่างเดียว อาจมีความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาทางการเงินได้

ซอฟต์แวร์บัญชีสองรายการ

การบัญชีแบบเข้าสองทางอาจดูซับซ้อนและใช้เวลานานกว่าการทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียว แต่มีวิธีที่จะทำให้ง่ายขึ้นและประหยัดเวลาไปพร้อมกับการเก็บเกี่ยวรางวัลจากระบบบัญชีที่มีรายละเอียดและแม่นยำยิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์บัญชีสองรายการทำให้การใช้บัญชีสองรายการทำได้ง่ายและรวดเร็ว ในกรณีส่วนใหญ่ เมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว คุณเพียงแค่ต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรม และซอฟต์แวร์จะมองหาส่วนที่สองอยู่แล้ว

นอกจากการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสองรายการเพื่อสร้างสมดุลให้กับหนังสือของคุณแล้ว คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสในการสร้างรายงานเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึงงบดุลและงบกำไรขาดทุน และงบทดลอง

งบทดลองแสดงบัญชีทั้งหมดที่มีกิจกรรมที่บันทึกไว้และบัญชีป้ายกำกับที่มียอดเดบิตและเครดิตปกติ งบทดลองควรเป็นศูนย์ เนื่องจากมูลค่ารวมของเครดิตควรเท่ากับจำนวนเดบิตทั้งหมด