การดูแลผู้บริจาค: 5 ขั้นตอนในการรักษาผู้สนับสนุนตลอดชีพ

กลยุทธ์ที่ง่ายที่สุดและคุ้มค่าที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าสุขภาพทางการเงินในระยะยาวขององค์กรของคุณคือการจัดลำดับความสำคัญในการรักษาผู้บริจาค สร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับผู้สนับสนุนของคุณและตั้งทีมของคุณสำหรับการบริจาคที่มากขึ้นในอนาคตด้วยแผนการดูแลผู้บริจาคที่เหนียวแน่น

ด้านล่างนี้ เราสรุปขั้นตอนง่ายๆ ห้าขั้นตอนเพื่อยกระดับกลยุทธ์การดูแลผู้บริจาคของคุณ และเสนอเคล็ดลับที่จับต้องได้เกี่ยวกับวิธีการควบคุมการโต้ตอบที่สร้างผลกระทบที่โดนใจผู้ชมของคุณ

การดูแลผู้บริจาคคืออะไร?

การดูแลผู้บริจาคเป็นกระบวนการของการสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นกับผู้สนับสนุนของคุณ องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณจำเป็นต้องมีแผนเพื่อขอบคุณ สื่อสาร และโต้ตอบกับแต่ละบุคคลเพื่อให้เกิดผลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสร้างความภักดีต่อพวกเขาเมื่อเวลาผ่านไป

แผนการดูแลผู้บริจาคสามารถช่วยยกระดับศักยภาพการรักษาพยาบาลของคุณโดยการเพิ่มมูลค่าตลอดอายุการใช้งานของผู้สนับสนุนแต่ละราย เมื่อคุณลงทุนในผู้บริจาคที่ลงทุนในองค์กรของคุณ คุณกำลังแสดงความขอบคุณอย่างมีความหมายที่สุด การเชื่อมต่อของมนุษย์นั้นเป็นสิ่งที่ทำให้ชุมชนของคุณมีส่วนร่วมและตื่นเต้นที่จะกลับมา

กล่าวอีกนัยหนึ่ง จุดเน้นของการดูแลผู้บริจาคคือการสร้างความสัมพันธ์ เมื่อคุณดำเนินการตามแผนการดูแลผู้บริจาคอย่างมีกลยุทธ์ ผลลัพธ์ตามธรรมชาติของความพยายามเหล่านั้นจะเพิ่มความรู้สึกว่าผู้บริจาคของคุณมีส่วนในสาเหตุของคุณ ท้ายที่สุดแล้วสิ่งนี้จะเสริมความแข็งแกร่งให้กับการเชื่อมต่อของพวกเขากับภารกิจของคุณและยืนยันอีกครั้งถึงความปรารถนาของพวกเขาที่จะสนับสนุนงานของคุณ

แผน 5 ขั้นตอนสู่การดูแลอย่างเชี่ยวชาญผ่านการเดินทางของผู้บริจาค

ขั้นตอนที่ 1: แบ่งกลุ่มผู้บริจาคของคุณเพื่อกำหนดกลยุทธ์ของคุณ

กุญแจสู่การดูแลที่มีประสิทธิภาพคือการรู้ว่าคุณกำลังพูดกับใคร แบรนด์ชั้นนำมักทำการแบ่งกลุ่มผู้ชมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความทางการตลาดแต่ละข้อความสะท้อนกับผู้บริโภคของตน องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถทำตามผู้นำของพวกเขาได้โดยการกำหนดหมวดหมู่ผู้บริจาคเพื่อปรับแต่งการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและเริ่มต้นการสนทนาที่รอบคอบมากขึ้น

ผู้บริจาคทุกคนมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษกับภารกิจของคุณ เมื่อพูดถึงการดูแลผู้บริจาค การเข้าใจว่าการเชื่อมต่อเป็นสิ่งสำคัญ เริ่มต้นด้วยการแบ่งรายชื่อผู้บริจาคของคุณออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ เช่น:

• ผู้บริจาคครั้งแรก
• ผู้บริจาคประจำ
• ระดับการให้ (ระดับต่ำ ระดับกลาง หรือผู้บริจาครายใหญ่)
• ความถี่ในการบริจาค
• ฤดูกาลแห่งการให้
• ผู้บริจาคจากช่องทางการรับเฉพาะ

แม้ว่ากลุ่มเหล่านี้อาจดูเหมือนอยู่ในระดับสูง แต่การรู้ว่าผู้บริจาคมีส่วนร่วมกับสาเหตุของคุณบ่อยเพียงใดและพวกเขามีส่วนสนับสนุนความพยายามของคุณมากเพียงใดเป็นตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนว่าพวกเขารู้สึกเชื่อมโยงกับภารกิจของคุณอย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: ระบุสิ่งที่กระตุ้นให้ผู้บริจาคของคุณให้

เมื่อคุณกำหนดกลุ่มของคุณแล้ว ให้เจาะลึกเข้าไปในแต่ละรายการเพื่อระบุพื้นที่ของโอกาส เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองด้วยคำถามเชิงไตร่ตรอง เช่น:

• เหตุการณ์ การสนทนา หรือการอุทธรณ์เรื่องใดที่กระตุ้นให้ผู้บริจาคใหม่เหล่านี้บริจาค
• ผู้บริจาคระดับล่างและระดับกลางจำนวนเท่าใดมีศักยภาพที่จะเป็นผู้บริจาครายใหญ่
• วันหยุดหรือกิจกรรมพิเศษใดที่ผู้บริจาคของเรารู้สึกได้รับแรงบันดาลใจมากที่สุด?
• เราได้รับผู้บริจาคกี่รายผ่านแต่ละแพลตฟอร์ม?

ดำเนินการสำรวจทางอีเมลหรือแจ้งให้ผู้บริจาคตอบคำถามสั้นๆ สองสามข้อหลังจากที่พวกเขาส่งการบริจาคเป็นวิธีการง่ายๆ ในการรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม หากทีมของคุณมีแหล่งข้อมูลในการติดต่อกับผู้สนับสนุนแบบตัวต่อตัวหรือผ่านการขยายงานเฉพาะบุคคล ให้ใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้เพื่อรับฟังประสบการณ์ของพวกเขาโดยตรง

ถามคำถามเช่น:

• คุณรู้จักองค์กรไม่แสวงหากำไรของเราได้อย่างไร
• มีความสัมพันธ์ส่วนตัวกับสิ่งที่เราสนับสนุนหรือไม่?
• โปรแกรมใดของเราที่คุณรู้สึกหลงใหลมากที่สุด
• คุณต้องการรับข้อมูลอัปเดตจากทีมของเราบ่อยแค่ไหน?
• คุณเคยบริจาคให้กับองค์กรอื่น ๆ ในอดีตหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ประสบการณ์ของคุณเป็นอย่างไร?

จากที่นั่น ให้สร้างกลยุทธ์ของคุณโดยพิจารณาจากระยะการเดินทางของผู้บริจาคแต่ละคนในปัจจุบัน กำหนดเวลาโดยเจตนาเพื่อให้มีการแลกเปลี่ยนที่มีความหมายนอกข้อความขอบคุณและการอุทธรณ์การบริจาค การแสดงให้ผู้บริจาคแต่ละคนเห็นว่าคุณสนใจว่าเขาเป็นใครในฐานะปัจเจก ทำให้พวกเขารู้สึกถูกมองเห็นและชื่นชม

นอกจากนี้ ข้อมูลที่คุณได้รับจากการสนทนาแต่ละครั้งสามารถให้หน้าต่างเล็ก ๆ เกี่ยวกับค่านิยม ความเชื่อ และลักษณะบุคลิกภาพของผู้บริจาคของคุณ ต่อไปนี้คือรายการวิธีสั้นๆ ในการดูแลผู้บริจาครายใหม่ ผู้เปลี่ยนผ่าน และผู้บริจาครายใหญ่:

ขั้นตอนที่ 3: แสดงให้เห็นและเฉลิมฉลองผลกระทบของผู้บริจาค

รายงาน Why America Gives ปี 2021 ของ Classy ระบุเหตุผลหลักที่ผู้บริจาคพิจารณาการให้ใหม่อีกครั้งเพราะพวกเขาไม่เข้าใจผลกระทบของการบริจาคอย่างชัดเจน ให้ความสำคัญกับโซลูชันที่ผู้สนับสนุนที่ภักดีของคุณได้ทำให้เป็นไปได้ ด้วยวิธีนี้ ผู้บริจาคที่มีอยู่และที่คาดหวังของคุณจะรู้ว่าความเอื้ออาทรของพวกเขาสร้างความแตกต่างได้มากน้อยเพียงใด

เน้นผู้บริจาคในจดหมายข่าว โพสต์บนโซเชียลมีเดีย บนเว็บไซต์ของคุณ หรือแม้แต่บนแบนเนอร์ในงานครั้งต่อไปของคุณ อย่าลืมตรวจสอบกับผู้บริจาคก่อนเพื่อประเมินว่าพวกเขาพอใจกับการยอมรับของสาธารณะหรือไม่

ให้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมว่าแต่ละดอลลาร์ถูกใช้ไปอย่างไร รวมตัวเลข สถิติ คำพูด และภาพเพื่อสื่อความกตัญญูของคุณ คุณสามารถทำได้ในรูปแบบของ:

• รายงานประจำปี . ส่งรายงานรายไตรมาส รายครึ่งปี หรือประจำปีที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับผลกระทบของโปรแกรมของคุณ รับแรงบันดาลใจจากองค์กรไม่แสวงหากำไรอื่นๆ และเข้าถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างรายงานของคุณในบทความของเรา รายงานประจำปีที่ไม่แสวงหากำไร: 10 สิ่งที่ควรรวมในปี นี้
• จุดสัมผัสส่วนบุคคล แสดงให้ผู้บริจาคเห็นว่าคุณกำลังคิดถึงพวกเขาและซาบซึ้งกับการมีส่วนร่วมของพวกเขาผ่านอีเมล จดหมายหรือโทรศัพท์ ดาวน์โหลด เทมเพลตอีเมลการรักษาผู้บริจาค 13 แบบ เพื่อเริ่มต้น
• อัปเดตทันเวลา ส่งการอัปเดตที่เกี่ยวข้องนอกการสื่อสารที่วางแผนไว้ของคุณ เพื่อให้ผู้บริจาคอยู่ในวงรอบตลอดเวลาในลักษณะที่เป็นธรรมชาติมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: แนะนำผู้บริจาคให้กับเครือข่ายขยายของคุณ

ปลูกฝังชุมชนที่แน่นแฟ้นเพื่อเพิ่มความเชื่อมโยงของผู้บริจาคกับเครือข่ายที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ ยิ่งผู้บริจาคของคุณสร้างมิตรภาพกับเพื่อนผู้สนับสนุนมากเท่าใด พวกเขาก็ยิ่งมีโอกาสกลับมาทุกเดือนมากขึ้นเท่านั้น

ส่งเสริมความรู้สึกร่วมกันผ่านกลุ่มออนไลน์ กิจกรรมแบบตัวต่อตัวและแบบผสม หรือโอกาสในการเป็นอาสาสมัคร การสนับสนุนการพบปะผู้บริจาครายบุคคลหรือช่วงพักดื่มกาแฟเป็นอีกวิธีที่ดีในการเสริมสร้างความสนิทสนมกัน

เนื่องจากมีแนวโน้มว่าผู้บริจาคบางรายจะไม่มีเวลาสำหรับการประชุมตามกำหนดการ การมีเพื่อนทางจดหมายหรือโปรแกรมการให้คำปรึกษาสามารถเป็นทางเลือกในการแก้ปัญหาได้ จับคู่ผู้บริจาครายใหญ่กับผู้บริจาครายใหม่หรือผู้เปลี่ยนผ่านเพื่อโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิด เป้าหมาย และความตั้งใจตามจังหวะที่พวกเขาเลือก

ขั้นตอนที่ 5: ขอบคุณผู้บริจาครายใหม่และที่กลับมาพร้อมการช่วยเหลืออย่างทันท่วงที

การแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจในทันทีอาจสร้างความแตกต่างระหว่างการได้ผู้สนับสนุนตลอดชีวิตหรือการสูญเสียผู้บริจาคหลังจากของขวัญเพียงชิ้นเดียว

ใน Classy คุณสามารถส่งข้อความขอบคุณส่วนตัวแบบเรียลไทม์บนวอลล์กิจกรรมของคุณ ปฏิสัมพันธ์เล็กๆ น้อยๆ แต่มีความหมายนี้สามารถจุดประกายความรู้สึกดีๆ ให้กับผู้บริจาคของคุณและกระตุ้นให้พวกเขาบริจาคอีกครั้งในอนาคต

เมื่อการแลกเปลี่ยนครั้งแรกของคุณเสร็จสิ้น สิ่งสำคัญคือต้องวางกลยุทธ์ว่ากลยุทธ์การเพาะปลูกผู้บริจาคแบบใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้บริจาครายใหม่และผู้บริจาคที่กลับมา คุณจะสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมได้อย่างไรเมื่อผู้บริจาคเป็นครั้งแรก? หากผู้บริจาครายหนึ่งได้ให้เวลาไม่กี่ครั้งมาก่อน คุณจะหล่อเลี้ยงความสัมพันธ์ที่มีอยู่เพื่อรักษาและเพิ่มระดับขนาดของขวัญของพวกเขาได้อย่างไร

ระดับการให้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการกำหนดจำนวนทรัพยากรที่จะอุทิศให้กับผู้บริจาคแต่ละราย นี่คือคำแนะนำบางประการ:

ทำให้ทุกการโต้ตอบมีความจริงใจและเป็นส่วนตัว การทักทายแต่ละคนด้วยชื่อและตำแหน่งที่ต้องการ และการขยายการเข้าถึงผ่านช่องทางที่ใช้บ่อยที่สุดคือวิธีที่ดีในการแสดงว่าคุณใส่ใจ

อัปเดตฐานข้อมูลผู้บริจาคของคุณเป็นประจำเพื่อสะท้อนพัฒนาการของผู้บริจาคใหม่ทั้งหมด หรือรายงานเกี่ยวกับการสนทนาล่าสุด การติดตามดูตำแหน่งที่แต่ละคนนั่งอยู่ในเส้นทางของผู้บริจาคแบบเรียลไทม์เป็นส่วนสำคัญในการกำหนดแผนการดูแลผู้บริจาคที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

Takeaways Stewardship ผู้บริจาค

ไม่มีแนวทางใดที่เหมาะกับทุกคนในการดูแลผู้บริจาค ลองนึกดูว่าคุณต้องการให้คนเด่นและหล่อเลี้ยงคุณในฐานะผู้บริจาคอย่างไรหากบทบาทกลับกัน แม้ว่าการสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบอาจดูยากเย็นแสนเข็ญ แต่ก็ควรเป็นเรื่องง่ายพอๆ กับการปฏิบัติต่อผู้อื่นว่าคุณต้องการได้รับการปฏิบัติต่อผู้อื่นอย่างไร

จงตั้งใจเกี่ยวกับการโต้ตอบและกลยุทธ์แต่ละครั้งในความพยายามในการขยายงานของคุณ มีส่วนร่วมกับผู้บริจาคผ่านการสื่อสารที่วางแผนไว้และไม่ได้วางแผนเพื่อให้อยู่ในใจเสมอ เช่น รายงานประจำปีหรือช่วงพักดื่มกาแฟสั้นๆ และจำไว้ว่าคุณรู้จักผู้บริจาคของคุณดีที่สุด

สำหรับแรงบันดาลใจทางอีเมลเพื่อให้ผู้บริจาคของคุณกลับมาอีกครั้งและอีกครั้ง ดาวน์โหลดเทมเพลตอีเมลการรักษาผู้บริจาค 13 แบบของเรา