หนังสือรับทราบการบริจาคคืออะไร?

ผู้บริจาคที่กระตือรือร้นทำให้โครงการที่ไม่หวังผลกำไรของคุณเป็นไปได้ และในขณะที่ผู้สนับสนุนอาจไม่ขออะไรเป็นการตอบแทน แต่มีสิ่งหนึ่งที่คุณสามารถ มอบให้กับผู้บริจาค ได้เสมอ : จดหมายตอบรับการบริจาค วันนี้เราจะแสดงวิธีการประกอบเข้าด้วยกัน

จดหมายตอบรับการบริจาคเป็นมากกว่าการยืนยันและการขอบคุณ—Internal Revenue Service (IRS) กำหนดให้ถูกต้องตามกฎหมาย แต่ไม่ต้องกังวล เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับจดหมายตอบรับการบริจาค เพื่อให้ผู้บริจาครู้สึกชื่นชมในขณะที่ปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายของคุณ

อันดับแรก เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่าจดหมายตอบรับการบริจาคคืออะไร ก่อนที่จะเข้าสู่กำหนดเวลา ข้อมูลที่จำเป็น และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

หนังสือรับทราบการบริจาคคืออะไร?

การทำความเข้าใจวิธีรับเงินบริจาคเป็นสิ่งสำคัญ แต่การรู้วิธีแสดงความขอบคุณต่อผู้บริจาคก็สำคัญพอๆ กับความสำเร็จของแคมเปญระดมทุนของคุณ จดหมายตอบรับการบริจาค (บางครั้งเรียกว่า ใบเสร็จรับเงินบริจาค หรือจดหมายขอบคุณ) คืออีเมลหรือกระดาษที่แสดงถึงการบริจาคเพื่อการกุศล อย่างน้อยที่สุด มันคือใบเสร็จยืนยันให้ผู้บริจาคของคุณรับทราบว่าคุณได้รับเงินบริจาคของพวกเขาแล้ว

อย่างไรก็ตาม จดหมายตอบรับการบริจาคของคุณควร ทำ มากกว่าการตอบรับของขวัญเพื่อการกุศล ใช้โอกาสในการแสดงความขอบคุณและให้ผู้บริจาคทราบถึงคุณค่าของการบริจาคเพื่อการกุศลของพวกเขา ทำให้พวกเขารู้สึกพิเศษและมองเห็นได้

รายงาน Why America Gives ล่าสุดของเรา พบว่า 48% ของผู้บริจาคได้รับการสนับสนุนให้บริจาคซ้ำหลังจากที่องค์กรให้ข้อมูลอัปเดตว่าเงินของพวกเขาสร้างผลกระทบที่ใด จดหมายตอบรับการบริจาคของคุณเป็นสถานที่ที่ดีในการแสดงให้ผู้บริจาคเห็นว่าพวกเขามีส่วนร่วมในเป้าหมายและภารกิจที่ใหญ่กว่าของคุณอย่างไร ใช้เรื่องราว รูปภาพ และวิดีโอเพื่อแสดงผลกระทบที่พวกเขาช่วยกันสร้าง

และแม้ว่าการบริจาคครั้งเดียวจะดีมาก แต่คุณก็ต้องการทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อ เปลี่ยนผู้บริจาคของคุณให้เป็นผู้ให้ซ้ำๆ และจดหมายแสดงความขอบคุณก็มีส่วนสำคัญในกระบวนการนั้น

จดหมายตอบรับการบริจาคไม่ได้มีไว้สำหรับพูดว่า "ขอบคุณ" เท่านั้น ผู้บริจาคของคุณต้องการเอกสารประกอบในการยื่นขอลดหย่อนภาษี และ IRS มีข้อกำหนดที่เข้มงวดเกี่ยวกับสิ่งที่ควรระบุในจดหมาย (เพิ่มเติมในภายหลัง)

คุณจะต้องส่งจดหมายตอบรับไปยังผู้บริจาคของคุณ โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะให้ของขวัญองค์กรการกุศลของคุณด้วยวิธีใด:

• บริจาคเงินสด
• การบริจาคออนไลน์
• สินค้าบริจาค
• บริการบริจาค
• บัตรของขวัญ
• การบริจาคหุ้น
• การบริจาคมรดก

คุณต้องรับทราบการบริจาคทุกครั้งหรือไม่

ตามกฎหมายไม่มี คุณ ต้อง ส่งจดหมายตอบรับไปยังผู้บริจาคที่ให้ของขวัญมูลค่า 250 ดอลลาร์ขึ้นไป เท่านั้น และขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณต้องการรับทราบการบริจาคโดยการบริจาคหรือด้วยจดหมายรับทราบสิ้นปีฉบับเดียวที่สรุปการบริจาคทั้งหมดของผู้บริจาค เราขอแนะนำให้ส่งทั้งสองอย่าง

การรับทราบการบริจาคแต่ละครั้งทำให้คุณมีโอกาสเพิ่มเติมในการแสดงความขอบคุณต่อผู้บริจาค นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นการยืนยันทันที ในขณะเดียวกัน จดหมายรับทราบสิ้นปีเป็นโอกาสที่ดีในการสรุปการให้ของผู้บริจาคของคุณและเน้นย้ำถึงสิ่งที่ช่วยให้บรรลุผลสำเร็จ การมีเอกสารเพียงชุดเดียวเพื่อยื่นขอลดหย่อนภาษี แทนที่จะขุดค้นในบัญชีจดหมายหรืออีเมลเพื่อค้นหาใบเสร็จแต่ละฉบับก็มีประโยชน์สำหรับผู้บริจาคเช่นกัน

แต่ผู้บริจาครายอื่น ๆ ของคุณที่บริจาคน้อยกว่า $ 250 ล่ะ คุณควรส่งจดหมายตอบรับการบริจาคหรือไม่?

อย่างแน่นอน.

ในขณะที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย จดหมายรับทราบยังเป็นโอกาสที่ดีในการแสดงความขอบคุณผู้บริจาคและยืนยันว่าคุณได้รับเงินบริจาคแล้ว ทุกการบริจาคมีค่า ดังนั้นอย่าปล่อยให้ความดีของผู้บริจาคของคุณหายไป

กำหนดเวลาในการส่งการรับทราบการบริจาคคืออะไร?

ไม่มีข้อกำหนดกำหนดเวลาอย่างเป็นทางการ แต่การส่งการตอบรับการบริจาคสิ้นปีก่อนวันที่ 31 มกราคมของปีหลังจากการบริจาคถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การปฏิบัติตามกรอบเวลาดังกล่าวจะช่วยให้ผู้บริจาคของคุณมีเวลาเพียงพอในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีตามกำหนดเวลา

สำหรับการบริจาครายบุคคล เราขอแนะนำให้ส่งจดหมายตอบรับโดยเร็วที่สุด เป็นโอกาสทันทีในการกรอกข้อเสนอแนะและแสดงความขอบคุณต่อผู้บริจาค แต่ยังช่วยให้พวกเขารู้ว่าคุณได้รับเงินบริจาคแทนที่จะหายไปในโลกไซเบอร์

แม้ว่าจะไม่มีบทลงโทษสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณสำหรับการไม่ส่งใบตอบรับการบริจาค แต่ผู้บริจาคของคุณจะได้รับความเสียหาย หากไม่มีการรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษร พวกเขาจะไม่สามารถขอลดหย่อนภาษีที่ได้รับได้ ผู้บริจาคบางรายอาจไม่สนใจสิทธิพิเศษนี้ แต่คุณมีแนวโน้มที่จะสูญเสียผู้บริจาคในอนาคตหากคุณไม่แสดงการยอมรับที่พวกเขาต้องการ (และสมควรได้รับ)

เหตุใดองค์กรการกุศลของคุณควรส่งจดหมายรับทราบ

คิดว่าจดหมายตอบรับเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ จดหมายขอบคุณของคุณมีศักยภาพที่จะสร้างผลกระทบได้มากกว่า แคมเปญการตลาดที่ไม่หวังผลกำไร ใดๆ — หากคุณให้เวลา ความรัก และการดูแลเอาใจใส่แก่พวกเขา จดหมายเหล่านี้สมควรได้รับ

ต่อไปนี้เป็นเหตุผลบางประการที่คุณควรให้ความสำคัญกับจดหมายรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษร:

• เหตุผลทางกฎหมาย: ปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายของคุณในการส่งจดหมายตอบรับไปยังบุคคลที่บริจาคเงินเพื่อการกุศลอย่างน้อย $250 ในช่วงปีปฏิทิน
• การยืนยัน: ให้ความอุ่นใจแก่ผู้บริจาคโดยแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณได้รับเงินบริจาคแล้ว
• ความกตัญญูกตเวที: แสดงความขอบคุณต่อผู้บริจาคของคุณและให้พวกเขารู้ว่ามันมีความหมายต่อองค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์ประกอบของคุณมากเพียงใด
• ผลกระทบ: แจ้งให้ผู้บริจาคของคุณทราบว่าคุณใช้การบริจาคของพวกเขาอย่างไรและมีผลกระทบต่อบุคคลและชุมชนอย่างไร
• เตือนความจำ: เตือนผู้บริจาคของคุณเมื่อสิ้นปีว่าพวกเขาบริจาคเงิน กระตุ้นให้พวกเขาคิดถึงองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณและอาจวางแผนที่จะบริจาคอีกครั้ง
• การรับรู้: กระตุ้นให้ผู้บริจาคของคุณแบ่งปันสาเหตุที่พวกเขาสนับสนุนกับเพื่อนและครอบครัวของพวกเขา

สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในจดหมายรับทราบ

ตาม IRS จดหมายรับทราบจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• ชื่อองค์กรของคุณ
• จำนวนเงินสมทบ
• คำอธิบาย (ไม่จำเป็นต้องเป็นมูลค่า) ของการบริจาคที่ไม่ใช่เงินสด
• คำแถลงยืนยันว่าไม่มีการแลกเปลี่ยนสินค้า/บริการ (ถ้ามี)
• คำอธิบายและการประมาณมูลค่าโดยสุจริตของสินค้า/บริการที่มีให้ (ถ้ามี)

นอกจากนี้ แม้ว่า IRS จะไม่บังคับ แต่การปรับข้อความให้ตรงกับชื่อของผู้บริจาคและวันที่ที่คุณได้รับบริจาคเพื่อการกุศลก็เป็นประโยชน์ ข้อมูลนี้จะยืนยันตัวตนของผู้รับและสามารถช่วยในการเก็บบันทึกข้อมูลได้

ต่อไปนี้เป็นข้อมูลทั้งหมดที่กฎหมายกำหนดให้คุณรวมไว้ อย่างไรก็ตาม การเรียนรู้วิธีสร้างใบเสร็จรับเงินบริจาคที่จัดลำดับความสำคัญของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณนั้นต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น คุณอาจแจ้งให้ผู้บริจาคทราบว่าคุณใช้เงินอย่างไร (หรือวางแผนที่จะใช้) และเกี่ยวกับงานระดมทุนที่กำลังจะมีขึ้นหรือโอกาสในการเป็นอาสาสมัคร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือทำจดหมายตอบรับของคุณให้เป็นมากกว่าใบเสร็จรับเงินบริจาค

เราขอแนะนำให้เพิ่มการปรับแต่งเล็กน้อยให้กับจดหมายของคุณด้วยการแบ่งกลุ่ม ผู้ให้ประจำและผู้บริจาคครั้งใหญ่ของคุณควรได้รับข้อความขอบคุณเป็นพิเศษสำหรับการบริจาคพิเศษของพวกเขา ให้พวกเขารู้ว่าคุณเห็นคุณค่าของพวกเขาในการก้าวไปข้างหน้าโดยเพิ่มสัมผัสที่ไม่เหมือนใครในจดหมายตอบรับการบริจาคของคุณ:

• บันทึกส่วนตัว: ส่งข้อความส่วนตัวให้ผู้บริจาคของคุณเพื่อรับทราบว่าพวกเขาบริจาคมาเป็นเวลาหลายปีหรือบริจาคครั้งเดียวเป็นจำนวนมาก
• ข้อความจากผู้นำ: ให้หนึ่งในผู้นำขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณเขียนข้อความส่วนตัวเพื่อแจ้งให้ผู้บริจาคทราบว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขามีความหมายต่อองค์กรมากเพียงใด
• การยอมรับ: พิจารณาประกาศผู้ให้ประจำหรือผู้บริจาครายใหญ่ (โดยได้รับอนุญาตจากพวกเขา และอาจไม่มีตัวเลขที่แน่นอน) ผ่านทางจดหมายข่าวทางอีเมลหรือบนโซเชียลมีเดีย

ตัวอย่างหนังสือตอบรับการบริจาค

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างจดหมายตอบรับการบริจาค ช่วงเหล่านี้มีตั้งแต่ข้อกำหนดขั้นต่ำไปจนถึงบางอย่างที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

คุณสามารถคัดลอก/วางข้อมูลเหล่านี้เพื่อปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมาย แต่เราขอแนะนำให้ปรับแต่งให้เหมาะกับแบรนด์ของคุณ

ตัวอย่างที่ 1: จดหมายรับทราบรายบุคคล

สวัสดี [ชื่อผู้บริจาค],

ขอขอบคุณสำหรับการบริจาค $500 ให้กับ [ชื่อที่ไม่แสวงหากำไร] ที่เราได้รับเมื่อ [วันที่ได้รับ] เราไม่ได้จัดหาสินค้าหรือบริการเพื่อแลกกับการบริจาคของคุณ

ตัวอย่างที่ 2: จดหมายรับทราบรายบุคคล

สวัสดี [ชื่อผู้บริจาค],

เราขอขอบคุณเป็นอย่างยิ่งที่คุณบริจาคเงิน $250 ให้กับ [ชื่อที่ไม่แสวงหากำไร] ในวันที่ [วันที่ได้รับ] เพื่อเป็นการขอบคุณ เราได้ส่งเสื้อยืดที่มีมูลค่าตลาดยุติธรรมโดยประมาณที่ 25 ดอลลาร์ให้กับคุณเพื่อแลกกับการบริจาคของคุณ เราหวังว่าจะได้พบคุณ (ในเสื้อตัวใหม่ของคุณ) ที่งานอาสาสมัครที่กำลังจะมีขึ้นใน [วันที่จัดงาน] ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการบริจาคอย่างใจกว้างของคุณ เราจะไม่สามารถช่วยเหลือชุมชนได้หากไม่มีผู้บริจาคเช่นคุณ

ขอบคุณ,

[ชื่อ]

ตัวอย่างที่ 3: จดหมายรับทราบสิ้นปี

เรียน [ชื่อผู้บริจาค],

ขอขอบคุณที่สนับสนุนองค์กรของเราในปีที่แล้ว เนื่องจากมีผู้บริจาคเช่นคุณ เราจึงสามารถช่วยสัตว์ 500 ตัวหาบ้านใหม่กับครอบครัวที่น่ารักได้ ทุกการบริจาคมีค่า และเราขอขอบคุณสำหรับการบริจาคของคุณ

คุณบริจาคเงินทั้งหมด $1,000 ให้กับ [ชื่อขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร] ในปีที่แล้ว และเราไม่ได้ให้สินค้าหรือบริการแก่คุณเป็นการแลกเปลี่ยน เราขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับความช่วยเหลือของคุณและหวังว่าเราจะสามารถไว้วางใจคุณได้ในปีหน้าเพื่อช่วยเราในการช่วยเหลือสัตว์ในท้องถิ่นที่ต้องการมากขึ้น

สมัครรับจดหมายข่าวทางอีเมลของเราเพื่อติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับ งานระดมทุน และกิจกรรมอาสาสมัคร ที่จะเกิดขึ้นทั้งหมดของเรา โปรดแบ่งปันกับเพื่อนและครอบครัวของคุณเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมด้วย

ขอบคุณสำหรับทุกสิ่งที่คุณทำ!

ด้วยความขอบคุณ

[ชื่อ]

ไปไกลกว่าการรับรู้

คุณอาจส่งจดหมายรับทราบเมื่อคุณได้รับเงินบริจาค แต่อย่าปล่อยให้การสื่อสารของคุณจบลง กุญแจสำคัญในการรักษาอาสาสมัครที่ไม่หวังผลกำไรคือการติดตามในภายหลังและแจ้งให้ผู้บริจาคของคุณทราบว่าคุณใช้จ่ายเงินบริจาคไปอย่างไร และหากพวกเขาเลือกรับอีเมลของคุณ แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับ โอกาสในการระดมทุนหรืออาสาสมัคร อื่น ๆ

คุณยังสามารถแจ้งให้ผู้บริจาคทราบเกี่ยวกับวิธีอื่นๆ ที่พวกเขาสามารถช่วยองค์กรการกุศลของคุณ เช่น การลงทะเบียนสำหรับโครงการบริการชุมชนหรือการแบ่งปันลิงก์ในบัญชี LinkedIn ของพวกเขา

ท้ายที่สุด คุณต้องการเปลี่ยนการบริจาคครั้งเดียวให้กลายเป็นความสัมพันธ์ที่ยาวนาน และจดหมายตอบรับของคุณเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะทำขั้นต่ำเปล่าโดยการ ให้ ใบเสร็จรับเงิน ไปให้สุดเพื่อผู้บริจาคของคุณ หวังว่าพวกเขาจะทำเช่นเดียวกันกับองค์กรการกุศลของคุณ

ลองนึกถึงวิธีที่ไม่เหมือนใครในการแสดงให้ผู้บริจาคที่คุณห่วงใย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดำเนินการใดๆ ต่อไปนี้:

• โทรออก: โทรออกเพื่อขอบคุณผู้บริจาคสำหรับการบริจาคเป็นการส่วนตัว
• เขียนจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ: แสดงให้ผู้บริจาคของคุณเห็นว่าการบริจาคมีความหมายมากเพียงใดด้วยข้อความขอบคุณที่เขียนด้วยลายมือ
• แบ่งปันรูปภาพ: ให้ผู้บริจาคของคุณเห็นว่าใครหรืออะไรที่พวกเขาช่วยเหลือในการบริจาคของพวกเขา

จดหมายตอบรับอัตโนมัติ

ใส่จดหมายตอบรับการบริจาคของคุณในระบบอัตโนมัติด้วย ซอฟต์แวร์ การจัดการผู้บริจาค ออนไลน์ แพลตฟอร์มของ Classy สามารถช่วยให้คุณขอบคุณโดยอัตโนมัติ ติดตามประสิทธิภาพของแคมเปญ จัดการผู้สนับสนุน แก้ไขการบริจาคที่เกิดขึ้นประจำ และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณรู้หรือไม่ว่าใครบริจาคเงินมากที่สุด? แล้วใครให้บ่อยที่สุด? Classy Manager สามารถช่วยคุณค้นหา กรอง และแบ่งกลุ่มผู้สนับสนุนของคุณเพื่อสร้างข้อความที่ตรงเป้าหมายมากขึ้น

ต้องการเห็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานจริงหรือไม่? ขอตัวอย่าง เพื่อเรียนรู้วิธีที่องค์กรการกุศลของคุณสามารถใช้ Classy เพื่อจัดการงานระดมทุน ดึงดูดผู้บริจาครายใหม่ ปลดล็อกตัวเลือกการชำระเงินที่ใช้งานง่าย ส่งจดหมายตอบรับ และอื่นๆ อีกมากมาย