4 แนวทางที่ระบบเอกสารอัตโนมัติสามารถส่งเสริมธุรกิจของคุณได้

การจัดการเอกสารเพื่อพัฒนากระบวนการอัตโนมัติของ ML เป็นงานที่ซับซ้อน มันไม่ง่ายเหมือนการคลิกปุ่มบนคอมพิวเตอร์ของคุณ! ประกอบด้วยงานมากมาย แต่ละงานเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนซึ่งมักจะใช้แรงงานคน ซึ่งใช้ได้กับเอกสารทุกชนิด รวมถึงแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ ข้อเสนอการขาย บันทึกช่วยจำ และสัญญา มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของเอกสาร

เอกสารอัตโนมัติคืออะไร?

ระบบเอกสารอัตโนมัติคือการประยุกต์ใช้เวิร์กโฟลว์และระบบเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร งานเหล่านี้อาจรวมถึงการสร้าง การส่ง การบันทึก การเก็บถาวร และการใส่คำอธิบายประกอบในเอกสาร

ระบบเอกสารอัตโนมัติอาจมาในรูปแบบต่างๆ ด้วยตนเอง หรือกับแอปพลิเคชัน แพลตฟอร์ม หรือซอฟต์แวร์ในหลายกรณี ประการแรก เครื่องมือบางอย่างสามารถมีคุณลักษณะมากมายเพื่อช่วยในงานต่างๆ ในขณะที่นักพัฒนาออกแบบเครื่องมืออื่นๆ เพื่อช่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเพียงงานเดียว ตัวอย่างเช่น เครื่องมือคำอธิบายประกอบในเอกสารจะประกอบด้วยคุณสมบัติส่วนใหญ่ที่ช่วยให้คุณสามารถแทรกความคิดเห็นและข้อสังเกต หรือบันทึกย่อในเอกสารในขณะที่ใส่คำอธิบายประกอบ

แนะนำสำหรับคุณ: เวิร์กโฟลว์ vs BPM: เครื่องมือระบบอัตโนมัติทางธุรกิจที่ดีที่สุดคืออะไร

วิธีที่ระบบเอกสารอัตโนมัติสามารถส่งเสริมธุรกิจของคุณได้

สิ่งหนึ่งที่เหมือนกันในบรรดาแพลตฟอร์มการติดฉลากข้อมูลเหล่านี้ก็คือ ทั้งหมดนี้สามารถช่วยส่งเสริมธุรกิจได้ แม้ว่าจะใช้วิธีต่างๆ กันก็ตาม ต่อไปนี้เป็นสี่วิธีที่การจัดการเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติอาจช่วยธุรกิจของคุณได้:

1. ลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด

'ข้อผิดพลาดของมนุษย์' หมายถึงการกระทำที่นักแสดงทำโดยไม่ได้ตั้งใจ พูดง่ายๆ ก็คือเป็นผลที่ไม่พึงประสงค์หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเนื่องจากความไม่สมบูรณ์ของมนุษย์ ดังนั้นชื่อนี้

เนื่องจากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อยครั้ง บางคนมองข้ามผลกระทบที่มีต่อธุรกิจ อย่างไรก็ตาม คุณต้องจำไว้ว่านี่เป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ย่ำแย่ ตามรายงานการวิเคราะห์จาก Marketwire ข้อผิดพลาดของมนุษย์ทำให้ธุรกิจในสหราชอาณาจักรและสหรัฐอเมริกามีมูลค่ารวม 37 พันล้านดอลลาร์ในปี 2551

เพื่อให้เข้าใจถึงผลกระทบของข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้ดีขึ้น ด้านล่างนี้คือตัวอย่างบางส่วนของข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารโดยเฉพาะ:

• เมื่อพนักงานพิมพ์ข้อมูลในเอกสารผิด อาจทำให้เข้าใจผิดได้ พนักงานจึงต้องเคลียร์ เป็นผลให้สามารถใช้เวลาในการทำธุรกรรมนานขึ้น ลดจำนวนการทำธุรกรรมต่อวัน
• เมื่อพนักงานส่งเอกสารไปยังที่อยู่อีเมลหรือสถานที่ผิด อาจส่งผลให้ข้อมูลรั่วไหลได้ การรั่วไหลของข้อมูลจะทำให้ความปลอดภัยของธุรกิจของคุณลดลง
• เมื่อพนักงานลบเอกสารโดยไม่ตั้งใจ พวกเขาจะต้องดำเนินการอีกครั้ง แทนที่จะทำงานใหม่ พนักงานจะใช้เวลาที่จำกัดไปกับงานเดิมที่เคยทำเสร็จไปนานแล้ว ทำให้ผลิตภาพลดลง

แม้ว่าสถานการณ์จะแตกต่างกัน แต่สิ่งเหล่านี้ชี้ให้เห็นถึงข้อเท็จจริงข้อเดียว นั่นคือ ข้อผิดพลาดของมนุษย์ลดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักหรือ KPI และนั่นอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจ น่าเสียดาย เราไม่สามารถกำจัดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้อย่างสมบูรณ์ ท้ายที่สุด 'การทำผิดคือมนุษย์' แต่นั่นคือสิ่งที่คุณควรทำ แทนที่จะพึ่งพามนุษย์ คุณสามารถพึ่งพาระบบได้

ระบบเอกสารอัตโนมัติหรือเวิร์กโฟลว์ช่วยขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลจากมนุษย์ ช่วยให้คุณลดหรือแม้แต่กำจัดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้อย่างมาก

2. ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มความปลอดภัยของเอกสารได้สูงสุด

วงจรชีวิตของเอกสารแสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ที่เอกสารต้องผ่านตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการกำจัดในที่สุด หรือในบางกรณีเรียกว่า "การเก็บถาวร" วงจรชีวิตอาจแตกต่างกันไปในแต่ละเอกสาร แต่ควรประกอบด้วยห้าขั้นตอนต่อไปนี้:

การสร้างเอกสาร

สิ่งนี้เรียกอีกอย่างว่าการสร้างเอกสาร ซึ่งก็คือเมื่อระบบสร้างไฟล์บนคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไป เอกสารจะเริ่มต้นด้วยสำเนาของเทมเพลต

การประกอบเอกสาร

นี่คือเมื่อระบบรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นหรืออินพุต เช่น ชื่อ วันที่ และตัวเลข เพื่อเปลี่ยนสำเนาเทมเพลตให้เป็นเอกสารเฉพาะ

การจัดเก็บเอกสาร

นี่คือเมื่อระบบโอนเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังผู้รับ เช่น ลูกค้าหรือลูกค้า นอกจากนี้ยังย้ายเอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัย โดยทั่วไปที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ในเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยหรือที่เก็บข้อมูลภายในระบบเอง

การจัดการเอกสาร

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเอกสารจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการในระบบได้อย่างง่ายดายตามต้องการ

เอกสารจดหมายเหตุ

การเก็บถาวรหรือการกำจัดเอกสารเป็นขั้นตอนที่คุณต้องตัดสินใจว่าคุณจะกำจัดเอกสารทั้งหมดหรือเพียงแค่เก็บถาวร ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือกและจำเป็นเฉพาะเมื่อเอกสารนั้นไม่จำเป็นอีกต่อไป และ/หรือการมีอยู่ของเอกสารอาจนำไปสู่ปัญหาได้

ไม่ว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะมีประสิทธิภาพเพียงใด จะมีช่องว่างระหว่างแต่ละขั้นตอนเหล่านี้เสมอ ตัวอย่างเช่น จะมีช่องว่างระหว่างเวลาที่คุณสร้างเอกสารและเวลาที่คุณถ่ายโอนไปยังตำแหน่งที่จัดเก็บที่ปลอดภัย และช่องว่างนั้นสามารถใช้เป็นโอกาสสำหรับแฮ็กเกอร์ในการเข้าสู่ระบบของคุณและขโมยเอกสาร โดยเฉพาะข้อมูลของระบบ ผู้เชี่ยวชาญเรียกเทคนิคนี้ว่าการสกัดกั้นข้อมูล ซึ่งแฮ็กเกอร์จะดักจับข้อมูลระหว่างการส่ง

เป็นเทคนิคที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากข้อมูลมีความเสี่ยงมากที่สุดในระหว่างการส่ง เว้นแต่จะมีการเข้ารหัสข้อมูลบางประเภท นั่นคือสิ่งที่ระบบเอกสารอัตโนมัติมอบให้

ความเร็วและความปลอดภัยเป็นคุณสมบัติหลักสองประการของระบบเอกสารอัตโนมัติ พวกเขาสามารถผ่านห้าขั้นตอนของวงจรชีวิตเอกสารโดยไม่ต้องให้เวลาอาชญากรไซเบอร์ในการขโมยข้อมูลของคุณ แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ยังมีเทคโนโลยีการเข้ารหัสในกรณีที่ข้อมูลรั่วไหล โดยพื้นฐานแล้วรับประกันได้ว่าเอกสารของคุณและข้อมูลที่บรรจุอยู่ในนั้นปลอดภัย

เนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์เพียงครั้งเดียวอาจทำให้ธุรกิจขนาดเล็กมีมูลค่าสูงถึง 38,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ การป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นจึงสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้ในระยะยาว เนื่องจากสามารถลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

คุณอาจชอบ: 11 ซอฟต์แวร์แก้ไขเอกสารที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้ได้ตอนนี้

3. ช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจของพนักงาน ความพึงพอใจ และประสิทธิภาพการทำงาน

การจัดการเอกสารเป็นงานที่ต้องทำซ้ำและใช้เวลานาน คุณต้องกรอกข้อมูลเป็นสิบๆ ช่อง คัดลอกและวางข้อมูลบริษัท และตรวจสอบข้อผิดพลาด เหนือสิ่งอื่นใด แม้ว่าจะไม่สังเกตเห็นได้ในทันที แต่เวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำซากจำเจซึ่งต้องใช้การจัดการเอกสารจะทำให้ขวัญและกำลังใจของพนักงานลดลง ความพึงพอใจ และท้ายที่สุดคือประสิทธิภาพการทำงาน

คุณสามารถระบุข้อเท็จจริงนี้ได้จากหลายปัจจัย แต่ส่วนใหญ่เกิดขึ้นเพราะพวกเขาไม่รู้สึกถึงความสำเร็จจากสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อหาเลี้ยงชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานออฟฟิศ การทำงานอัตโนมัติของเอกสารช่วยให้คุณขจัดงานซ้ำๆ เหล่านั้นได้ เมื่อคุณเริ่มพึ่งพาแพลตฟอร์มอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ประโยชน์หลักสองประการ

ในการเริ่มต้น จะช่วยให้คุณใช้ความสามารถและทักษะของพนักงานได้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสามารถในการทำกำไร ประการที่สอง พวกเขามีแนวโน้มที่จะรู้สึกถึงความสำเร็จ เนื่องจากพวกเขาไม่ได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ไม่ใช่แค่ใคร ๆ ก็สามารถทำได้ เพื่อเพิ่มผลผลิตของพวกเขาให้สูงสุด

การศึกษายังแสดงให้เห็นว่าการใช้ซอฟต์แวร์ ระบบ หรือเทคโนโลยีอื่น ๆ ในการดำเนินธุรกิจสามารถดึงดูดผู้มีความสามารถที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นสินทรัพย์ที่ดีให้กับบริษัทของคุณได้

4. ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยให้คุณประหยัดเวลา

วลี 'เวลาเป็นเงินเป็นทอง' ใช้ได้กับหลาย ๆ สถานการณ์ แต่เป็นจริงสองเท่าเมื่อพูดถึงการทำธุรกิจ เวลาเป็นปัจจัยสนับสนุนรายได้ของบริษัท

ยกตัวอย่างบริษัทวาดภาพ แม้ว่าคุณจะมีลูกค้าเป็นพันราย แต่ก็ไม่สามารถสร้างรายได้หลายล้านดอลลาร์ในชั่วข้ามคืนเพียงอย่างเดียว นี่เป็นเพราะเช่นเดียวกับเงิน เวลาของคุณมีจำกัด

นั่นเป็นเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจจ้างพนักงาน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการขยายเวลาที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อสร้างรายได้ อย่างไรก็ตาม ยังมีวิธีอื่นๆ ในการขยายเวลาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถหาวิธีลดเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานบางอย่างให้สำเร็จ

การใช้ตัวอย่างก่อนหน้าของบริษัทวาดภาพ แทนที่จะเขียนใบเสนอราคาด้วยตนเอง เจ้าของสามารถใช้แอปใบเสนอราคาแทนได้ อาจต้องเสียเงิน แต่สามารถเปลี่ยนงาน 10 นาทีให้กลายเป็นงาน 1 นาที ทำให้เจ้าของมีเวลามากขึ้นในการใช้จ่ายเรื่องอื่นๆ นั่นเป็นหนึ่งในแนวคิดหลักที่อยู่เบื้องหลังระบบอัตโนมัติของเอกสาร เพื่อเปลี่ยนงานที่ใช้เวลานานให้กลายเป็นงานด่วน

ตัวอย่าง:

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีที่ระบบเอกสารอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้:

• สามารถใส่ข้อมูลบริษัทของคุณได้หากจำเป็น
• สามารถใส่วันที่ปัจจุบันในช่องที่เหมาะสม
• สามารถตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดผิด (เหมาะสำหรับเอกสารทางกฎหมาย)
• สามารถค้นหาความไม่สอดคล้องกันระหว่างข้อมูลประเภทต่างๆ (เช่น เมื่อคำนวณต้นทุนรวมของผลิตภัณฑ์และบริการที่แสดงเป็นใบเสนอราคาหรือประมาณการ)

ผู้คนมักจะมองข้ามความสำคัญของการประหยัดเวลาในการทำธุรกิจ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเครื่องมืออัตโนมัติสามารถช่วยบริษัทได้หลายล้านดอลลาร์โดยการประหยัดเวลา ไม่มีเหตุผลที่จะไม่เชื่อว่าระบบอัตโนมัติของเอกสารจะทำเช่นเดียวกันได้ ท้ายที่สุดแล้วมันเป็นเครื่องมืออัตโนมัติและเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดในนั้น

คุณอาจชอบ: ธุรกิจของคุณจะเติบโตได้อย่างไรโดยใช้กลยุทธ์การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ทั้ง 9 นี้

ปิดความคิด

ปฏิเสธไม่ได้ว่าระบบเอกสารอัตโนมัติเป็นเทคโนโลยีที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจ แต่ก็เหมือนกับระบบส่วนใหญ่ มันมาพร้อมกับความท้าทาย สำหรับผู้เริ่มต้น การดำเนินการนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากต้องใช้ทักษะและเทคโนโลยีเฉพาะในการสร้างอย่างเหมาะสม ยิ่งไปกว่านั้น อาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ในการตั้งค่าให้สมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทำเช่นนั้นแล้ว ผลประโยชน์ที่คุณจะได้รับนั้นเทียบไม่ได้กับความท้าทายเหล่านี้ สรุปแล้วเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าแน่นอน

อ้างอิง

1. ศูนย์ระหว่างประเทศเพื่อการค้าและการพัฒนาที่ยั่งยืน. “ทำไมคุณควรคำนึงถึงต้นทุนของความผิดพลาดของมนุษย์” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/
2. แจ็คสัน, แนนซี่ แมนน์. “การขจัดงานที่ซ้ำซากสามารถเพิ่มผลผลิตได้” Automatic Data Processing, Inc., 18 กรกฎาคม 2018 https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx
3. ซาวานี, เฟนิล. “การสกัดกั้นและการโจรกรรมข้อมูล: 7 วิธีในการปกป้องข้อมูลของคุณ” Tech Arbiters 7 กันยายน 2021 https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/
4. จุดสุดยอด “บริษัทอเมริกันประหยัดเงินได้ $10m+ ต่อปี เพียงแค่ทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติ” 10 พฤษภาคม 2021 https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/