การอัปโหลดข้อมูลไปยัง Salesforce—และวิธีจัดการข้อมูลเหล่านั้น

ฉันแน่ใจว่าไม่ว่าคุณจะเคยใช้ Salesforce มาระยะหนึ่งแล้วหรือเพิ่งเริ่มใช้ระบบนิเวศของ Salesforce คุณจะต้องจัดการกับคอลเล็กชันข้อมูลบางส่วนที่ใครบางคนต้องการให้โหลดเข้าสู่ Salesforce

ในฐานะผู้ดูแลระบบผู้มีประสบการณ์ แค่คิดถึงสถานการณ์นี้ฉันก็รู้สึกหนาวสั่นแล้ว

อย่างไรก็ตาม มีเครื่องมือและกระบวนการต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นได้ มาสำรวจกันหน่อย

แม่แบบ

หากคุณยังไม่เห็นสเปรดชีตประเภทนี้ เป็นไปได้ว่าจะได้เห็นเร็วๆ นี้

ลองดูตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ สมมุติ ของข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ นี้

ฉันแน่ใจว่าคุณจะเห็นปัญหาบางอย่าง

• ข้อมูลขาดหายไปในสองสามคอลัมน์
• ฟิลด์ประเทศและรัฐไม่ได้มาตรฐาน
• หากจำเป็นต้องกรอกข้อมูลบางช่อง การอัปโหลดไฟล์นี้จะไม่ทำงาน
• ส่วนหัวอาจจะหรืออาจไม่ตรงกับชื่อฟิลด์ใน Salesforce แต่ควรจะตรงกับนั้น เนื่องจากจะทำให้กระบวนการอัปโหลดง่ายขึ้น

ดังนั้น ฉันขอแนะนำสิ่งนี้ให้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: จัดเตรียมเทมเพลตให้กับพันธมิตรธุรกิจของคุณ นี่ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่แข็งแกร่งที่คุณคาดหวัง แต่มันจะช่วยได้อย่างแน่นอน

เรามาดูวิธีการกัน

ปัญหาในการอัพโหลดข้อมูล

ชื่อที่แตกต่างกันสำหรับฟิลด์เดียวกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวส่วนหัวมีชื่อฟิลด์จริงที่ตรงกับชื่อใน Salesforce ซึ่งทำให้การแมปแถวส่วนหัวกับฟิลด์ใน Salesforce ง่ายขึ้นมาก

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้เครื่องมือ Data Loader จาก Salesforce คุณสามารถ "จับคู่อัตโนมัติ" ฟิลด์ได้ และฟิลด์เหล่านั้นจะทำงานได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการแมปแต่ละฟิลด์ด้วยตนเอง

ช่องที่ต้องเติม

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอัปโหลดรายชื่อติดต่อ และช่องใดช่องหนึ่งที่ต้องกรอกคืออีเมล คุณต้องแน่ใจว่าไฟล์ของคุณมีที่อยู่อีเมลในคอลัมน์ชื่อ “อีเมล”

มิฉะนั้น คุณจะได้รับข้อผิดพลาดเมื่อคุณพยายามอัปโหลดจริง ดังนั้น นี่ควรเป็นอีกส่วนหนึ่งของเทมเพลตสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า ให้จัดเตรียมตัวบ่งชี้ที่ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าฟิลด์ใดที่จำเป็น

การจัดรูปแบบรัฐและประเทศ

หากคุณกำลังอัพโหลดบัญชีหรือผู้ติดต่อ (หรือออบเจ็กต์แบบกำหนดเองพร้อมที่อยู่) โปรดตรวจสอบออบเจ็กต์ที่คุณกำลังอัพโหลดไป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบเดียวกัน หากรัฐเขียนไว้ครบถ้วนแล้ว คุณจะต้องทำเช่นเดียวกัน

คุณลักษณะของฟิลด์

ฉันจะนำแนวคิดเทมเพลตนี้ไปอีกขั้นหนึ่งและเพิ่มแถวที่สาม ในกรณีนั้น เทมเพลตของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

• แถวส่วนหัว
• ข้อมูลตัวอย่าง
• คุณลักษณะของฟิลด์

แถวแอตทริบิวต์ของฟิลด์ควรแสดงประเภทข้อมูล (ข้อความ ตัวเลข ฯลฯ) และขนาดของฟิลด์ การระบุแอตทริบิวต์เหล่านี้ในเทมเพลตช่วยให้คุณไม่ต้องพบข้อผิดพลาดเมื่อมีคนให้คอลัมน์ที่มีข้อมูลใหญ่เกินไปสำหรับฟิลด์ใน Salesforce แก่คุณ

เครื่องมืออัพโหลดข้อมูล

ตอนนี้เราได้ตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแล้ว มาดูเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่ออัปโหลดให้เสร็จสิ้นกัน ตามที่อธิบายไว้ ฉันคิดว่าคุณจะเห็นได้ว่าการแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ที่กล่าวมาข้างต้นจะทำให้เครื่องมือต่างๆ ใช้งานได้ง่ายขึ้น

ดังนั้น เรามาเริ่มกันที่ตัวเลือก “นอกกรอบ” ของ Salesforce (ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูลและตัวโหลดข้อมูล) จากนั้น เราจะดูโซลูชันที่มีคุณสมบัติครบถ้วน เช่น DemandTools

ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล

พบตัวช่วยนำเข้าข้อมูลได้ในการตั้งค่าภายใน Salesforce ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลทั้งในออบเจ็กต์มาตรฐานและออบเจ็กต์แบบกำหนดเอง คุณสามารถนำเข้าบันทึกได้สูงสุด 50,000 รายการในแต่ละครั้ง อินเทอร์เฟซผู้ใช้นั้นเรียบง่ายและช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าพารามิเตอร์ การแมปฟิลด์ และแหล่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการนำเข้าให้เสร็จสมบูรณ์ นี่คือรูปลักษณ์ของอินเทอร์เฟซ

อย่างที่คุณเห็น จำเป็นต้องมีการจับคู่และคุณจะต้องอัปโหลดไฟล์ที่เป็นปัญหา ในหน้าจอถัดไป คุณจะจับคู่ฟิลด์ของคุณกับฟิลด์ใน Salesforce สิ้นสุดด้วยการกดปุ่มเริ่มต้นและเริ่มการนำเข้า

ตัวโหลดข้อมูล Salesforce

Data Loader แตกต่างจาก Data Import Wizard ตรงที่ไม่ได้อยู่ใน Salesforce เป็น “แอป” ที่คุณต้องติดตั้งบนพีซีของคุณและเข้าถึงได้จากเดสก์ท็อป คุณสามารถอัปเดต แทรก ลบ ส่งออก และอัปโหลดข้อมูลลงในสภาพแวดล้อมการผลิตหรือ Sandbox ได้

เพื่อความกระชับ สมมติว่าหากคุณทำการอัปเดต ขั้นตอนต่างๆ ค่อนข้างตรงไปตรงมาและอินเทอร์เฟซก็ใช้งานง่าย คุณเริ่มต้นด้วยการเลือกวัตถุของคุณ ต่อไป ให้คุณอัปโหลดไฟล์ของคุณ สุดท้าย คุณแมปช่อง Salesforce ของคุณกับคอลัมน์ส่วนหัวที่ตรงกันในไฟล์ของคุณ

หลังจากตั้งค่าเริ่มต้นอีกสองสามอย่าง การอัปโหลดของคุณก็จะเกิดขึ้น ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตรวจสอบบันทึกด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการอัปโหลดอย่างถูกต้อง คุณจะได้รับไฟล์สำเร็จและข้อผิดพลาด ดังนั้นคุณสามารถตรวจสอบการอัปโหลดของคุณด้วยวิธีนั้นได้เช่นกัน

อย่างไรก็ตาม Data Loader ไม่มีคุณสมบัติมากมายนอกเหนือจากนั้น

DemandTools

ตอนนี้เรามาดู Validity DemandTools กันดีกว่า นี่เป็นโซลูชันที่มีคุณสมบัติครบถ้วนที่ให้การแทรก อัปเดต upsert ส่งออก และลบความสามารถบนสเตียรอยด์ DemandTools อัดแน่นไปด้วยคุณสมบัติประหยัดเวลาและล้างข้อมูล บันทึกที่นำเข้าสามารถนำมาเปรียบเทียบกับบันทึก Salesforce ที่มีอยู่ใน ออบเจ็กต์หลายรายการ (ในกระบวนการเดียว) ที่ตรงกันในฟิลด์หรือชุดของฟิลด์ใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการนำเข้าจะไม่มีการทำซ้ำ

ผู้ดูแลระบบยังชื่นชอบฟีเจอร์ "แปลงสูตร" และ "เพิ่มค่าคงที่" เนื่องจากจะช่วยประหยัดเวลาของผู้ดูแลระบบในการเตรียมข้อมูลในสเปรดชีตโดยใช้การจัดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้ากับค่าของฟิลด์ในระหว่างการนำเข้า และอนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าทั่วไปสำหรับฟิลด์ที่ไม่ได้แสดงในไฟล์อินพุต .

แต่นั่นก็แทบจะไม่ทำให้พื้นผิวเป็นรอย

ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะที่ช่วยประหยัดเวลาอื่นๆ ที่มีอยู่ในผลิตภัณฑ์ ดังนั้นผู้ดูแลระบบ การดำเนินการทางการตลาด และผู้เชี่ยวชาญด้านการดำเนินการขายจึงมีสิ่งที่จำเป็นในการจัดการข้อมูลของตน:

• เรียกใช้กฎการมอบหมายของ Salesforce เพื่อจัดการความเป็นเจ้าของบันทึก
• สร้างและมอบหมายงานให้กับบันทึกใดๆ ระหว่างการนำเข้า
• กำหนดผู้ติดต่อและลูกค้าเป้าหมายให้กับแคมเปญโดยใช้รายการเลือกแคมเปญที่ใช้งานอยู่หรือรหัสแคมเปญ
• บันทึกการแมปฟิลด์และตรรกะการจับคู่เพื่อความสอดคล้องในการนำเข้าระหว่างทีมและระบบอัตโนมัติ
• ใช้ไฟล์กู้คืนที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ต้องการ
• ใช้ไฟล์ประเภท .xlsx และ .csv
• ระบุแถวที่จะประมวลผลในไฟล์อินพุตของคุณ เช่น เริ่มต้นที่แถว 50 และสิ้นสุดที่แถว 200
• ส่งออกไฟล์จริงจากเนื้อหาของ Salesforce

DemandTools รุ่นฟรี (คุณสมบัติแตกต่างจากที่กล่าวไว้ข้างต้น) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการใช้เครื่องมือโหลดข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำ

อย่ากลัวการโหลดข้อมูล คุณเพียงแค่ต้องเข้าไปที่นั่นและควบคุมข้อมูลของคุณตลอดจนกระบวนการของคุณ เริ่มต้นทำงานกับเทมเพลตเหล่านั้น มันจะช่วยได้!

Bill Hareเป็นบล็อกเกอร์รับเชิญสำหรับ Validityเขาได้รับการรับรองจาก Salesforce 2 เท่าตลอดระยะเวลา 10 ปีของประสบการณ์การสมัครและการดำเนินงาน เขาได้มีบทบาทหลายอย่างที่ทำให้เขาได้เห็นด้านต่างๆ ของโลก Salesforce