การเก็บข้อมูลคืออะไร? เป้าหมาย เทคนิค และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ทุกการคลิก การปัด หรือการแตะจะเป็นการสืบค้นข้อมูลที่เพิ่มไปยังโลกออนไลน์ของเรา การดูแลรักษา ปกป้อง และจัดระเบียบสิ่งของมีค่าทางดิจิทัลของเรากลายเป็นสิ่งจำเป็นมากขึ้น

โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลถาวร ได้รับการออกแบบมาเพื่อการเก็บรักษาข้อมูลในระยะยาว ข้อมูลประเภทนี้ไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในแต่ละวัน แต่จะถูกเก็บไว้เพื่อเหตุผลทางการค้าหรือกฎระเบียบ โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลซึ่งมักรวมการบีบอัดข้อมูล การขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน และการเข้ารหัสไว้ด้วยกัน มีวัตถุประสงค์เพื่อให้คุ้มค่าในขณะที่ยังคงรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลไว้ด้วย

การนำข้อมูลดิจิทัลมาใช้จะเป็นศูนย์กลางเมื่อนวัตกรรมมีอย่างต่อเนื่อง และข้อมูลดิจิทัลไหลเหมือนแม่น้ำที่ไม่มีวันสิ้นสุด การจัดการและการปกป้องข้อมูลอันมั่งคั่งนี้มีความสำคัญเนื่องจากรอยเท้าทางดิจิทัลของเราขยายตัวอย่างทวีคูณ

เช่นเดียวกับที่เราจัดตกแต่งตามฤดูกาลในห้องเก็บของเกือบทั้งปีเพื่อรักษาพื้นที่อยู่อาศัยให้เป็นระเบียบเรียบร้อย การเก็บข้อมูลถาวรจะย้ายข้อมูลที่ไม่ค่อยได้ใช้ไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัย ทำให้การดึงข้อมูลสำคัญเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณอุดตัน

ในอีกสถานการณ์หนึ่ง ให้พิจารณาว่าเว็บไซต์ของคุณเป็นเหมือนขุมสมบัติ โดยข้อมูลแต่ละชิ้นเปรียบเสมือนอัญมณีล้ำค่า เมื่อเวลาผ่านไป สมบัติบางส่วนเหล่านี้อาจมีความเกี่ยวข้องหรือเข้าถึงได้น้อยลง แต่ยังคงรักษาความสำคัญทางประวัติศาสตร์เอาไว้

การจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบจะจัดเก็บอัญมณีที่ใช้น้อยแต่มีความสำคัญดังกล่าว รับประกันว่ากล่องเสมือนของคุณยังคงเป็นระเบียบเรียบร้อย และข้อมูลส่วนเกินจะไม่ทำให้ประสิทธิภาพเว็บไซต์ของคุณช้าลง

กลยุทธ์การเก็บข้อมูลไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพเว็บไซต์ของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยรักษาประวัติศาสตร์ดิจิทัลของคุณอีกด้วย

วัตถุประสงค์ของการเก็บข้อมูล

เป้าหมายการเก็บข้อมูล ได้แก่ การสนับสนุนการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การอนุรักษ์ประวัติศาสตร์ดิจิทัล และการกู้คืนข้อมูลจากภัยพิบัติหากเกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งพวกเขาเกี่ยวข้องกับ:

• การจัดเก็บข้อมูลระยะยาว การเก็บถาวรมีจุดมุ่งหมายเพื่อรับประกันว่าข้อมูลสำคัญที่ไม่ได้ใช้งานจะสามารถเข้าถึงได้และไม่เสียหายเป็นระยะเวลานาน โดยจะปกป้องเอนทิตีจากการสูญหายของข้อมูลเนื่องจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ ระบบขัดข้อง หรือการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิค
• การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน การเก็บถาวรช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างทรัพยากรในระบบจัดเก็บข้อมูลที่ใช้งานอยู่โดยการย้ายวัสดุที่ล้าสมัยไปยังที่อื่น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของระบบโดยรวมและลดต้นทุนของตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลประสิทธิภาพสูง
• ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎระเบียบ กฎหมายกำหนดให้หลายอุตสาหกรรมต้องเก็บข้อมูลบางประเภทไว้ตามเวลาที่กำหนด การเก็บรักษาข้อมูลที่ถูกต้องช่วยให้บริษัทต่างๆ ปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างรวดเร็ว
• การอ้างอิงและการวิเคราะห์ทางประวัติศาสตร์ ข้อมูลที่เก็บถาวรประกอบด้วยสายข้อมูลที่สำคัญ ข้อมูลเชิงลึก แนวโน้ม และรูปแบบจากอดีต แม้ว่าในปัจจุบันจะไม่ได้ดำเนินการก็ตาม อาจยังมีข้อมูลที่ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจโดยอาศัยข้อมูลหรือคาดการณ์แนวโน้ม
• การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ สภาพแวดล้อมของข้อมูลที่มีการจัดระเบียบอย่างดีจำเป็นต้องได้รับการเก็บรักษาข้อมูลไว้อย่างดี ช่วยป้องกันไม่ให้วัสดุเก่าอยู่ในพื้นที่จัดเก็บ ทำให้ผู้ใช้สามารถระบุและเรียกค้นข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• การจัดการความ รู้ ความรู้เชิงสถาบันที่สำคัญมักถูกรวมเข้ากับข้อมูลในอดีตในองค์กร องค์กรต่างๆ มักจะรวมข้อมูลที่สำคัญไว้ในการจัดเก็บข้อมูลในอดีต การเก็บถาวรอย่างเหมาะสมรับประกันว่าข้อมูลนี้จะสามารถใช้ได้แม้ในขณะที่มีการเปลี่ยนแปลงพนักงาน

การเก็บข้อมูลเทียบกับการจัดเก็บข้อมูลกับการสำรองข้อมูล

การจัดเก็บข้อมูล ช่วยให้ข้อมูลอยู่ใกล้มือ การสำรองข้อมูลเกี่ยวข้องกับการกู้คืนข้อมูลล่าสุดที่ถูกบุกรุกอย่างรวดเร็วเพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจ สุดท้ายนี้ แม้ว่า การเก็บถาวรข้อมูล จะใช้พื้นที่จัดเก็บเพียงเล็กน้อยและการสำรองข้อมูลเพียงเล็กน้อย แต่จุดสนใจหลักคือการเก็บรักษาข้อมูลที่เก่ากว่าและใช้งานน้อยกว่า

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การเพิ่มประสิทธิภาพ และการอ้างอิงในอดีต ล้วนจำเป็นสำหรับการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลรองรับความต้องการในการปฏิบัติงานในปัจจุบัน และการเก็บถาวรเน้นการอนุรักษ์ในระยะยาวและประสิทธิภาพของทรัพยากร

ประโยชน์ของการเก็บข้อมูล

การเก็บถาวรข้อมูลเป็นมากกว่าการเก็บข้อมูลเพียงอย่างเดียว แนวทางปฏิบัติดังกล่าวช่วยให้องค์กรต่างๆ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน รักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตัดสินใจอย่างมีการศึกษา และรักษาความปลอดภัยสินทรัพย์ดิจิทัลเพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว

• ข้อมูลในอดีต ให้ข้อมูลเชิงลึก แนวโน้ม และรูปแบบที่สำคัญ การเก็บถาวรรับประกันว่าข้อมูลในอดีตจะพร้อมสำหรับการตรวจสอบ ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้ใช้ตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
• ข้อมูลที่ใช้งาน เข้าถึงได้ และเปลี่ยนแปลงได้มักต้องการทรัพยากรการจัดเก็บข้อมูลและการประมวลผลที่แข็งแกร่ง ไม่มีใครใช้ไฟล์เก็บถาวรมากเท่าที่ควร ซึ่งช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในทรัพยากร ปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบ และ ลดค่าใช้จ่าย
• สินทรัพย์ดิจิทัล เช่น บันทึก เอกสาร และการศึกษาวิจัย มักมีคุณค่าเมื่อเวลาผ่านไป การเก็บข้อมูลถาวรช่วยปกป้องทรัพย์สินเหล่านี้จาก การสูญหายของข้อมูล ปัญหาอุปกรณ์ และ ความล้าสมัยทางเทคโนโลยี
• การเก็บถาวรสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติด้านธรรมาภิบาลข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ และยืนยันว่าข้อมูลได้รับการจัดระเบียบอย่างดี เข้าถึงได้ง่าย และจัดประเภทอย่างถูกต้อง
• ข้อควรระวังด้านความปลอดภัยรวมอยู่ในวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อ ปกป้อง ข้อมูลที่เก็บไว้จากการเข้าถึงหรือการละเมิดที่ไม่พึงประสงค์
• เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดขัดจังหวะการดำเนินธุรกิจ ด้วยการรักษาความปลอดภัยสำเนาสำรองของข้อมูลสำคัญ การเก็บถาวรจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

กฎหมายการเก็บข้อมูลสำคัญ

ต่อไปนี้เป็นกฎหมายและข้อบังคับบางประการที่มีข้อกำหนดนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลโดยเฉพาะ เพื่อให้เรามีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับหน้าที่ของการเก็บรักษาข้อมูลในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• ตามมาตรา 5(e) ของกฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) ข้อมูลจะต้อง "เก็บไว้ในรูปแบบที่อนุญาตให้ระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลได้ไม่นานเกินความจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล" GDPR อนุญาตให้บริษัทต่างๆ เก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลไว้เป็นระยะเวลานาน “ตราบเท่าที่ข้อมูลส่วนบุคคลจะได้รับการประมวลผลเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลเพื่อสาธารณประโยชน์ วัตถุประสงค์ในการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ หรือทางประวัติศาสตร์ หรือวัตถุประสงค์ทางสถิติเท่านั้น ตามมาตรา 89(1)”
• กฎหมาย Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ไม่มีเกณฑ์ที่เหมือนกันในการเก็บข้อมูลทางการแพทย์ เนื่องจากจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ อย่างไรก็ตาม มีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ HIPAA
• ตามที่กระทรวงแรงงานสหรัฐฯ ระบุไว้ พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (Fair Standards Act - FLSA) กำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องเก็บบันทึกข้อมูลไว้อย่างน้อยสามปี บัตรลงเวลา กำหนดการ และบันทึกรายได้จะต้องถูกเก็บไว้เป็นเวลาสองปีเพื่อคำนวณการชำระเงิน ตัวแทนกรมแรงงานจะต้องสามารถเข้าถึงบันทึกทั้งหมดเพื่อตรวจสอบได้
• ตามที่ ก.ล.ต. 802(a)(1) ของ Sarbanes-Oxley Act (SOX) “นักบัญชีใดๆ ที่ดำเนินการตรวจสอบของผู้ออกหลักทรัพย์ซึ่งใช้มาตรา 10A(a) ของพระราชบัญญัติตลาดหลักทรัพย์ปี 1934 จะต้องคงการตรวจสอบหรือ สอบทานเอกสารทำงานเป็นระยะเวลาห้าปีนับแต่วันสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีที่สรุปผลการตรวจสอบหรือสอบทาน”

ความท้าทายของการจัดเก็บข้อมูล

การจัดเก็บข้อมูลทำให้เกิดปัญหาหลายประการที่ธุรกิจต้องเอาชนะเพื่อจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้สำเร็จ ด้านล่างนี้เป็นประเด็นห้าประการที่คุณอาจต้องทราบ

1. ปริมาณและการเติบโตของข้อมูล: การรักษาและรักษาข้อมูลจำนวนมหาศาลอาจกลายเป็นเรื่องล้นหลามเมื่อปริมาณข้อมูลขยายตัวแบบทวีคูณ การจัดหาโซลูชันการเก็บถาวรที่ปรับขนาดได้เพื่อรองรับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นไม่ใช่เรื่องง่าย
2. การจัดประเภทและการระบุข้อมูล: คุณต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบากเกี่ยวกับข้อมูลที่จะเก็บรักษาโดยพิจารณาจากความเกี่ยวข้อง ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และแนวโน้มการใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุและจัดหมวดหมู่วัสดุสำหรับการเก็บถาวรอย่างถูกต้องเพื่อให้ดึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. กฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการเก็บรักษาข้อมูล: ภาคส่วนต่างๆ มีกฎระเบียบในการเก็บรักษาข้อมูลที่แตกต่างกัน เก็บรักษาข้อมูลโดยเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้และเข้าถึงได้เพื่อการตรวจสอบเพื่อทดสอบข้อมูลของผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ
4. การดึงข้อมูลและการเข้าถึงวัสดุ: เนื้อหาที่เก็บถาวรมักเข้าถึงได้น้อยกว่าข้อมูลปัจจุบัน เป็นการกระทำที่สมดุลเพื่อให้ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้สามารถกู้คืนได้อย่างง่ายดายโดยไม่กระทบต่อความปลอดภัย
5. ความล้าสมัยของเทคโนโลยี: เนื่องจากเทคโนโลยีก้าวหน้าไป รูปแบบข้อมูล วิธีการจัดเก็บข้อมูล และขั้นตอนการเก็บข้อมูลจึงจำเป็นต้องได้รับการอัปเดต การรับประกันการเข้าถึงข้อมูลที่เก็บรักษาไว้ในระยะยาวทำให้เกิดปัญหาอย่างมาก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บข้อมูล

คุณต้องมีแผนสำหรับการเก็บข้อมูลถาวรซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของนโยบายการจัดการวงจรชีวิตข้อมูลของคุณ ช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลและรักษางบประมาณการจัดเก็บข้อมูลที่สมจริงไปพร้อมๆ กัน

ต่อไปนี้เป็นเทคนิคที่แนะนำห้าอันดับแรกสำหรับการสร้างกลยุทธ์การเก็บข้อมูลที่แข็งแกร่ง

1. กำหนดนโยบายการเก็บถาวรที่ชัดเจน

สร้างนโยบายการเก็บถาวรที่กำหนดไว้อย่างดี โดยระบุประเภทของข้อมูลที่จะเก็บรักษาและพารามิเตอร์ว่าควรเก็บถาวรเมื่อใดและควรเก็บไว้นานเท่าใด ใช้เกณฑ์คุณสมบัติของข้อมูลเพื่อรักษาความสอดคล้องและการปฏิบัติตามกฎ

2. จัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูล

จัดหมวดหมู่ข้อมูลตามมูลค่า ความละเอียดอ่อน และความถี่ในการใช้งาน จุดข้อมูลทุกจุดไม่จำเป็นต้องมีการดูแลรักษาในระดับเดียวกัน จัดลำดับความสำคัญของการเก็บข้อมูลตามความต้องการทางธุรกิจ ข้อจำกัดด้านกฎระเบียบ และความสำคัญในอดีต

3. วางมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

ตั้งค่าระบบการเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และระบบการตรวจสอบความถูกต้องเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ตรวจสอบและติดตามการเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้เป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงการเข้าถึงที่ผิดกฎหมาย

4. ใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่ปรับขนาดได้และมีประสิทธิภาพ

เลือกระบบจัดเก็บข้อมูลถาวรที่สามารถรองรับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้ พิจารณาใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่คุ้มค่า เช่น การเก็บถาวรเทปหรือระบบการเก็บถาวรบนคลาวด์ เพื่อจัดการค่าธรรมเนียม

5. เน้นการจัดเก็บเอกสาร

เก็บบันทึกการดำเนินการเก็บข้อมูลของคุณอย่างละเอียด รวมถึงกฎ วิธีการ และเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังตัวเลือกในการเก็บข้อมูล เอกสารนี้มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบ รับประกันความสม่ำเสมอ และทำหน้าที่เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตัดสินใจในอนาคต

โซลูชันการเก็บข้อมูล

โดยทั่วไปโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลถาวรจะเก็บอีเมล เอกสาร และข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องในทันที แต่ยังคงมีคุณค่าสำหรับการอ้างอิงในอดีต การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการกู้คืนข้อมูล ระบบเหล่านี้สามารถรองรับการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ เช่น เทป และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัล เช่น บริการบนคลาวด์

ปลดล็อกอนาคตของการจัดเก็บข้อมูล

การจัดเก็บข้อมูลถาวรกลายเป็นผู้เก็บรักษาข้อมูลที่มั่นคงในยุคดิจิทัลของเรา โดยรักษาสายใยแห่งประวัติศาสตร์ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และประสิทธิภาพ ในขณะที่เราก้าวผ่านกระแสนวัตกรรม เราค้นพบว่าการเก็บข้อมูลช่วยปกป้องประวัติศาสตร์ของเราและนำทางอนาคตของเรา ช่วยให้เราสามารถตัดสินอย่างมีการศึกษา นำทางสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบ และเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้า ความสำคัญของการอนุรักษ์และปกป้องข้อมูลที่เหมาะสมจะยังคงเหมือนเดิม โดยทำให้เกิดความเชื่อมโยงระหว่างอดีตที่รู้จักกันดีกับดินแดนที่ยังไม่มีใครค้นพบข้างหน้า

คว้าโอกาสและค้นพบเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การปกป้องข้อมูล !