ข้อมูลเมตาของ DAM: ทำไมน้อยมาก

แพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ไม่ได้หมายถึงกล่องล็อกหรือหลุมดำที่ทรัพย์สินเข้าไปแต่ไม่เคยออกมา DAM ของคุณสร้างคุณค่าและประสิทธิภาพโดยให้คุณค้นหาทรัพย์สินที่มีอยู่เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ได้อย่างง่ายดาย

ช่วยให้คุณจัดการสิทธิ์การใช้งานและข้อจำกัดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านกฎระเบียบและกฎหมายเมื่อนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ หัวใจสำคัญของกระบวนการนั้นคือข้อมูลเมตา

บทความนี้อธิบายว่าทำไมคุณควรหลีกเลี่ยงการมีช่องข้อมูลเมตามากเกินไป และวิธีปรับปรุงการจัดการข้อมูลเมตาใน DAM ของคุณ

คุณไม่สามารถมีสิ่งที่ดีมากเกินไปใช่ไหม?

คำจำกัดความพื้นฐานที่สุดของข้อมูลเมตาคือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล เป็นข้อมูลที่กำหนดให้กับเนื้อหาของคุณเพื่ออธิบาย มันฟีดผลการค้นหาและตัวกรองของคุณ ทำให้คุณสามารถค้นหาเนื้อหาที่คุณต้องการได้

ระบบ DAM ที่คุณเลือกน่าจะมาพร้อมกับชุดมาตรฐานของฟิลด์ข้อมูลเมตาที่พร้อมใช้งานทันที ซึ่งครอบคลุมข้อมูลพื้นฐาน เช่น ชื่อ คำอธิบาย ประเภทไฟล์ เป็นต้น และคุณจะต้องเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองเพิ่มเติมซึ่งปรับให้เหมาะกับอุตสาหกรรม บริษัท และ สินค้า.

เมื่อพูดถึงข้อมูลเมตาของ DAM หลายๆ องค์กรมักเข้าใจผิดว่ายิ่งมีมากยิ่งดี โดยเฉพาะหากเป็นครั้งแรกที่พวกเขาใช้ระบบ DAM หากข้อมูลเมตาเป็นคีย์สโตนของ DAM ของคุณ คุณก็ต้องการข้อมูลเมตามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับแต่ละเนื้อหาใช่ไหม

ก็ไม่จำเป็น คุณต้องจำเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการป้อนข้อมูลเมตา แม้ว่าระบบอัตโนมัติและ AI สามารถช่วยในการป้อนข้อมูลเมตา แต่ก็ไม่สามารถแทนที่สายตาและความรู้ของมนุษย์ได้อย่างสมบูรณ์

เจาะลึกยิ่งขึ้น: นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการเวิร์กโฟลว์ DAM — และวิธีการแมป

การหาสมดุลที่เหมาะสม

กุญแจสำคัญคือการมีข้อมูลเมตาที่ถูกต้อง คุณต้องการหาสมดุลระหว่างประโยชน์และคุณค่าของข้อมูลเมตากับเวลาและความพยายามในการป้อนข้อมูล

แบบฝึกหัดที่ดีในการดำเนินการร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือการใช้รายการเริ่มต้นของฟิลด์ข้อมูลเมตาที่คุณได้รวบรวมไว้ รวมถึงฟิลด์ที่พร้อมใช้งานทันทีและฟิลด์ที่กำหนดเอง และจัดอันดับฟิลด์เหล่านั้นว่าเป็นสิ่งที่ต้องมี เป็นสิ่งที่ควรมี และไม่ จำเป็นหรือซ้ำซ้อน

อย่ากลัวที่จะตอบโต้และตั้งคำถามว่าสนามนั้นจำเป็นจริงๆ หรือไม่ คำถามสำคัญที่มักจะกลับมาในการอภิปรายควรเป็น:

• ฟิลด์นี้มีข้อมูลที่จะช่วยให้ผู้ใช้ของฉันค้นหาเนื้อหาที่ต้องการหรือไม่
• ค่าที่ฟิลด์นี้มอบให้คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลหรือไม่
• มีเหตุผลทางกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ หรือองค์กรที่ต้องแนบข้อมูลในฟิลด์นี้กับสินทรัพย์หรือไม่

สำหรับฟิลด์ที่คุณต้องมี คุณจะต้องพิจารณาด้วยว่าฟิลด์นั้นจำเป็นหรือไม่ ซึ่งหมายความว่าทรัพย์สินทั้งหมดใน DAM จะต้องมีข้อมูลที่ป้อนในฟิลด์นั้นเพื่อที่จะเก็บรักษาและพร้อมใช้งาน

เลือกมากโดยกำหนดฟิลด์ตามที่ต้องการ ยิ่งมีฟิลด์ที่ต้องกรอกมากเท่าใด ก็ยิ่งต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้นในการกรอกข้อมูลเมตาต่อเนื้อหาให้สมบูรณ์ มาตรวัดที่ดีคือการระบุว่าเนื้อหาใดๆ จำเป็นต้องมีแท็กเสริม เช่น N/A , ไม่มี หรือ อื่นๆ ที่ป้อนลงในช่องนั้นเพราะจำเป็น และไม่มีข้อกำหนดเฉพาะใดๆ ที่มีผลบังคับใช้ นั่นจะบ่งบอกว่าฟิลด์นี้ไม่จำเป็นในระดับสากล

คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกองของคุณหรือไม่? ทำแบบสำรวจการเปลี่ยนทดแทน MarTech ปี 2023 สั้นๆ ของเรา

แต่เรา ต้องการ ฟิลด์เหล่านี้ทั้งหมดจริงๆ!

หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่ขยับเขยื้อน และรายการฟิลด์ข้อมูลเมตาที่พวกเขาต้องการรวมไว้ใน DAM นั้นยาวกว่าที่คุณแนะนำ คุณอาจต้องเลือกการต่อสู้ในขั้นต้น เชื่อฉันสิ มันจะได้ผล

ในช่วงแรก ๆ ของ DAM คุณอาจเห็นผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการอัปโหลดเนื้อหาและใช้ข้อมูลเมตาจริง ๆ แล้วเป็นผู้กรอกข้อมูลในฟิลด์ส่วนใหญ่ เมื่อเวลาผ่านไป ฟิลด์บางฟิลด์จะถูกละทิ้งทั้งหมดหรือส่วนใหญ่จะถูกละทิ้งไปโดยธรรมชาติ เนื่องจากสิ่งต่าง ๆ เริ่มยุ่งและรูทีนข้อมูลเมตาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นพัฒนาขึ้น

ผู้อัปโหลดของคุณจะพิจารณาว่าข้อมูลใดมีค่ามากที่สุดสำหรับเวลาที่กำหนดสำหรับรายการ และเริ่มปรับรายการเมตาดาต้าของตนตามนั้น จากนั้นคุณจะอยู่ในตำแหน่งสำคัญในการกระชับข้อมูลเมตา เราจะกลับมาที่นี่ในภายหลัง

ปรับปรุงกระบวนการ

คุณมีตัวเลือกมากมายเมื่อตั้งค่าช่องข้อมูลเมตาของคุณ มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดระเบียบและจัดกลุ่มฟิลด์และหลายรูปแบบที่มีให้สำหรับฟิลด์เหล่านั้น

สำหรับรูปแบบฟิลด์ ให้ดูที่ตัวเลือกทั้งหมดของคุณและเลือกประเภทของฟิลด์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับข้อมูลที่จะเก็บไว้ ใช้ฟิลด์วันที่สำหรับวันที่ ฟิลด์ตัวเลขที่มีจำนวนอักขระสูงสุดที่เหมาะสมสำหรับตัวเลข ฯลฯ

พยายามย่อช่องข้อความอิสระให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อให้มีการควบคุมคำศัพท์ในช่องแบบเลื่อนลงและช่องแบบเลือกหลายช่อง วิธีนี้ช่วยลดความเป็นไปได้ของการสะกดคำผิดและขจัดความสับสนเกี่ยวกับคำศัพท์ต่างๆ ที่ใช้ในองค์กรของคุณเพื่ออธิบายสิ่งเดียวกัน

ทุกคนต้องใช้คำมาตรฐานแทนคำย่อหรือคำย่อ การจัดเตรียมอภิธานศัพท์สำหรับฟิลด์คำศัพท์ที่มีการควบคุมยังมีประโยชน์อย่างมากต่อผู้ใช้ของคุณ ทั้งผู้ที่ป้อนข้อมูลเมตาและผู้ที่ค้นหาเนื้อหา

จัดกลุ่มฟิลด์ของคุณในลักษณะที่เหมาะสมกับผู้ใช้ที่ป้อนข้อมูลเมตา และช่วยให้ป้อนข้อมูลเมตาได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ค้นหาฟิลด์ที่ใช้บ่อยที่สุดที่ด้านบนของหน้าเพื่อลดการเลื่อน หากคุณมีฟิลด์ที่ต้องระบุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถระบุฟิลด์เหล่านั้นได้ง่าย

ใช้เครื่องมือการติดแท็กอัตโนมัติและ AI ที่คุณสามารถทำได้เพื่อส่งเสริมความสม่ำเสมอ โปรดทราบว่าเครื่องมือเหล่านั้นจำเป็นต้องมีการควบคุมดูแล พวกเขาจะต้องตั้งค่า ฝึกอบรม จากนั้น QAed และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จะมีการเปลี่ยนแปลงและข้อยกเว้นที่ส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์การติดแท็กอัตโนมัติ และต้องใช้สายตาของมนุษย์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรักษาความถูกต้องของข้อมูลเมตาของคุณ

เจาะลึก: กำหนดและอธิบายโครงสร้างการกำกับดูแล DAM

แต่ยังมีอีกหลายสนาม!

ไม่เคยจัดการข้อมูลเมตา เนื่องจากความต้องการและกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าข้อมูลเมตาของคุณยังคงรักษาไว้และยังคงมีความเกี่ยวข้องอยู่เสมอ ฟิลด์จะถูกเพิ่มและลบออก และแท็กข้อมูลเมตาในฟิลด์ที่มีอยู่จะต้องเพิ่ม ลบ หรืออัปเดต

แต่แล้วสาขาทั้งหมดที่ธุรกิจยืนยันว่าต้องการแต่กลับละทิ้งไปล่ะ เมื่อ DAM ของคุณกำลังฮัมเพลงและการป้อนข้อมูลเมทาดาทาค่อนข้างจะเป็นกิจวัตร คุณก็อยู่ในตำแหน่งที่ยอดเยี่ยมในการทบทวนคลังข้อมูลภาคสนามนั้นอีกครั้ง

ใช้เครื่องมือการรายงานใดๆ ที่มีอยู่ใน DAM ของคุณเพื่อดูภาพรวมของการป้อนและใช้ข้อมูลเมตาของคุณ เรียกใช้รายงานในช่องข้อมูลเมตาทั้งหมดใน DAM ของคุณ โดยแบ่งออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถจัดการได้ หากจำเป็น สำหรับรายการสินทรัพย์ทั้งหมด

จากมุมมองของผู้ใช้ปลายทาง ให้ดึงรายงานเกี่ยวกับข้อความค้นหาและตัวกรองยอดนิยม นอกจากนี้ ข้อความค้นหาใดที่ผู้ใช้ป้อนซึ่งแสดงผลลัพธ์เป็นศูนย์

หากมีช่องว่างในรายงานที่มีประโยชน์ ให้สำรวจผู้ใช้ของคุณ ทั้งผู้ป้อนข้อมูลและผู้ใช้ปลายทาง อะไรทำให้พวกเขาผิดหวัง? พวกเขามีข้อเสนอแนะอะไรบ้างสำหรับการปรับแต่งฟิลด์ข้อมูลเมตาและเลย์เอาต์หรือตัวกรองการค้นหาที่มีอยู่ซึ่งจะทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น

เมื่อคุณรวบรวมรายงานและข้อเสนอแนะทั้งหมดแล้ว ให้ดูที่ประวัติและสถานะปัจจุบันของข้อมูลเมตาของคุณ ดูว่าคุณสามารถดึงธีมหรือรูปแบบบางอย่างออกมาได้หรือไม่:

• มีฟิลด์ที่ไม่เคยหรือไม่ค่อยได้ป้อนข้อมูลเมตาหรือไม่
• มีทุ่งที่อาจใช้อย่างสม่ำเสมอในช่วงแรก ๆ ของ DAM ของคุณ แต่ถูกทิ้งร้างไปตั้งแต่นั้นมาหรือไม่?
• คุณเห็นความซ้ำซ้อนของข้อมูลเมตาบางส่วนที่ป้อนในหลายฟิลด์หรือไม่

ขณะที่คุณวิเคราะห์ข้อมูลและค้นหาฟิลด์ที่เป็นตัวเลือกสำหรับการลบออกจากโครงสร้างข้อมูลเมตาของคุณ นี่เป็นเวลาที่ดีในการทบทวนคำถามที่คุณถามตัวเองและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเมื่อคุณเริ่มกำหนดโครงสร้างเป็นครั้งแรก:

• ฟิลด์นี้มีข้อมูลที่จะช่วยให้ผู้ใช้ของฉันค้นหาเนื้อหาที่ต้องการหรือไม่
• ค่าที่ฟิลด์นี้มอบให้คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลหรือไม่
• มีเหตุผลทางกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ หรือองค์กรที่ต้องแนบข้อมูลในฟิลด์นี้กับสินทรัพย์หรือไม่

ใช้ข้อมูลที่รวบรวมได้เพื่อนำเสนอข้อเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเกี่ยวกับวิธีกระชับโครงสร้างข้อมูลเมตาของคุณให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น การรับ Buy-in ของพวกเขาควรจะง่ายขึ้นเมื่อคุณได้รับความคิดเห็นจากผู้ใช้ ตัวเลข และข้อมูลประวัติ

และอย่าลืมว่าการอัปเดตที่เป็นประโยชน์ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการลบช่องที่ไม่ได้ใช้และไม่ได้ใช้งานน้อย สามารถย้ายฟิลด์ไปยังตำแหน่งต่างๆ บนเพจได้ คอลัมน์หรือลำดับใหม่ภายในคอลัมน์อาจทำให้ฟิลด์เด่นขึ้นและมองเห็นได้ง่ายขึ้น เพิ่มโอกาสที่ฟิลด์จะถูกนำไปใช้

การจำกัดการเลื่อนช่วยปรับปรุงการใช้งาน

เมื่อจำเป็นต้องเลื่อนน้อยลงเพื่อดูคอลัมน์ ก็จะยิ่งใช้คอลัมน์นั้นมากขึ้นเท่านั้น สามารถเปลี่ยนชื่อฟิลด์ได้หากคำอธิบายไม่ชัดเจน ผู้ใช้อาจไม่ได้ป้อนข้อมูลเมตาในฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง เพียงเพราะพวกเขาไม่แน่ใจว่าควรป้อนอะไรในนั้น

ในบางกรณี รูปแบบของฟิลด์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ตัวอย่างเช่น การแปลงฟิลด์ข้อความอิสระเป็นดร็อปดาวน์จะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำของข้อมูลได้หรือไม่

การลบฟิลด์ที่พิจารณาว่าไม่เกี่ยวข้องอาจทำให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดในแง่ของประสิทธิภาพ แต่โปรดจำไว้ว่าความมีประโยชน์ ความถูกต้อง และความสมบูรณ์ของข้อมูลเมตาของคุณคือวัตถุประสงค์หลักของคุณ

ฟิลด์ที่ไม่ได้ใช้บางฟิลด์อาจมีข้อมูลประวัติที่คุณต้องเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการลบทิ้งทั้งหมด ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถซ่อนฟิลด์จากมุมมองปัจจุบันและยังคงให้ฟิลด์เหล่านั้นพร้อมใช้งานสำหรับการรายงานหรือการคืนค่าไปยังฟอร์มข้อมูลเมตาของคุณ หากจำเป็น

งานข้อมูลเมตาไม่เคยเสร็จสิ้น

เช่นเดียวกับพื้นที่ส่วนใหญ่ของ DAM การบำรุงรักษาและปรับปรุงโครงสร้างข้อมูลเมตาเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ในฐานะที่เป็นส่วนสำคัญของ DAM ข้อมูลเมตาจำเป็นต้องได้รับการเอาใจใส่อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและความเกี่ยวข้อง

การรายงานและความคิดเห็นของผู้ใช้จะเป็นปัจจัยสำคัญเมื่อคุณทำงานร่วมกับธุรกิจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อรักษาสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและคุณค่า ด้วยการดูแลเอาใจใส่อย่างเหมาะสม ข้อมูลเมตาจะช่วยให้แน่ใจว่าทรัพย์สินของคุณไหลออกจาก DAM ของคุณอย่างราบรื่นเมื่อไหลเข้ามา