วิธีสร้างนโยบายบัตรเครดิตองค์กรที่มีประสิทธิภาพและเหตุใดจึงสำคัญ

นโยบายบัตรเครดิตขององค์กรจะปกป้ององค์กรของคุณ ความปลอดภัยทางการเงิน และพนักงาน แต่นโยบายสินเชื่อขององค์กรควรรวมอะไรบ้าง? มีวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรที่คุณสามารถเรียนรู้ได้หรือไม่?

หากคุณกำลังมองหาคำตอบเกี่ยวกับนโยบายสินเชื่อขององค์กร คุณมาถูกที่แล้ว! เราจะครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

• นโยบายบัตรเครดิตขององค์กรคืออะไร?
• เหตุใดนโยบายสินเชื่อขององค์กรจึงมีความสำคัญ
• คุณจะสร้างนโยบายเครดิตขององค์กรได้อย่างไร?
• คุณดูแลการใช้บัตรเครดิตองค์กรของพนักงานอย่างไร?
• คุณจะเริ่มต้นอย่างไรเกี่ยวกับนโยบายบัตรเครดิตของบริษัทของคุณ

พร้อมที่จะดำน้ำหรือยัง? ไปกันเถอะ!

นโยบายบัตรเครดิตองค์กรคืออะไร?

นโยบายบัตรเครดิตขององค์กรคือชุดแนวทางปฏิบัติที่ช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานเข้าใจกฎสำหรับการใช้บัตรเครดิตขององค์กรอย่างเหมาะสม การใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนจะได้รับการปฏิบัติที่เท่าเทียมกัน และปกป้ององค์กรของคุณจากการใช้บัตรเครดิตในทางที่ผิดและความเข้าใจผิด

กล่าวโดยสรุปคือ หากคุณออกบัตรเครดิตของบริษัทในชื่อพนักงาน คุณต้องมีนโยบายเกี่ยวกับบัตรเครดิตของบริษัทเพื่อปกป้ององค์กรและพนักงานของคุณ ไปที่ส่วนถัดไปเพื่อเรียนรู้สาเหตุ

เหตุใดนโยบายบัตรเครดิตองค์กรจึงมีความสำคัญ

บัตรเครดิตองค์กรแตกต่างจากบัตรของพนักงานเอง ใบเรียกเก็บเงินสำหรับบัตรเครดิตองค์กรจะมาถึงคุณ (เจ้าของ/ผู้จัดการ) หรือผู้บริหารฝ่ายบัญชีภายในองค์กรของคุณ ค่าใช้จ่ายบางอย่างของพนักงานอาจหักลดหย่อนภาษีได้ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นอาจไม่ใช่สำหรับการซื้อที่บริษัทของคุณยินดีจ่าย ดังนั้นคุณต้องมีความชัดเจนว่าสิ่งใดมีคุณสมบัติเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายที่พนักงานสามารถใช้บัตรเพื่อชำระได้ ซึ่งเป็นรากฐานของนโยบายเครดิตองค์กรที่ดี

การมีนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรที่มั่นคงมีประโยชน์หลายประการ นี่คือบางส่วน:

• ทำความเข้าใจ: เหตุใดธุรกิจของคุณจึงให้บัตรองค์กรแก่พนักงาน โดยปกติแล้ว บัตรองค์กรจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะเท่านั้น (แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามพนักงานหรือแผนก) การเดินทางของพนักงานเป็นตัวอย่างหนึ่งที่ชัดเจน เมื่อพนักงานของคุณเดินทางเพื่อทำธุรกิจของบริษัท พวกเขาอาจใช้บัตรองค์กรเพื่อชำระค่าตั๋วเครื่องบิน ค่าเดินทางภาคพื้นดิน อาหาร โรงแรม และอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน พนักงานที่ทำงานในสำนักงานเป็นหลักอาจใช้บัตรองค์กรเพื่อชำระค่าอาหารกับลูกค้า การสมัครสมาชิก และวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับการเฉลิมฉลองของทีม ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมาพร้อมกับขีดจำกัดการใช้จ่ายหรือข้อจำกัดอื่นๆ ไม่ว่าคุณจะวาดภาพพนักงานของคุณโดยใช้บัตรองค์กร คุณควรระบุในนโยบายที่ชัดเจน
• คุณสมบัติโครงร่าง: ควรออกบัตรองค์กรให้กับพนักงานที่แสดงให้เห็นการใช้งานบัตร โดยปกติแล้ว การออกบัตรให้กับกลุ่มหรือชั้นเรียนของพนักงานเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ซึ่งอาจถูกกำหนดโดยลักษณะงาน เช่น พนักงานขาย หรือความรับผิดชอบ เช่น พนักงานขายที่เดินทางคนเดียวบ่อยๆ บัตรองค์กรจำนวนมากในปัจจุบันยังมีบัตรจริงหรือบัตรเสมือนที่สามารถออกให้ชั่วคราว เช่น เมื่อพนักงานในสำนักงานจัดตารางการเดินทางเพื่อธุรกิจเพียงครั้งเดียว หรือเมื่อผู้จัดการจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์หรือวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับโครงการใหม่
• อธิบายความรับผิดชอบของผู้ถือบัตร: อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เป็นเพียงโอกาส พนักงานที่มีบัตรองค์กรได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายเงินของบริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจนโยบายบัตรองค์กรของคุณ รวมถึงสิทธิพิเศษและความรับผิดชอบของบัตรเหล่านี้ ซึ่งรวมถึงการปฏิบัติตามแนวทางทั้งหมดสำหรับการใช้งานที่เหมาะสม ตลอดจนการจัดเก็บที่ปลอดภัยและการรายงานบัตรที่สูญหายหรือวางผิดที่
• ชี้แจงความเป็นเจ้าของรางวัล: บัตรองค์กรจำนวนมากสะสม "คะแนน" เมื่อใช้ โดยมีเงินคืนหรือรางวัลการเดินทางพร้อมการแลกคะแนน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจว่าพวกเขาหรือบริษัทจะอ้างสิทธิ์ความเป็นเจ้าของรางวัลเหล่านี้หรือไม่
• อธิบายข้อกำหนดในการรายงาน: การใช้บัตรเครดิตขององค์กรเป็นการอำนวยความสะดวกสำหรับพนักงาน แทนที่ความจำเป็นในการใช้จ่ายเงินส่วนตัวและรอการชำระเงินคืน ยังคงต้องติดตามและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายผ่านบัตรองค์กร แจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณต้องการให้พวกเขารวบรวมและส่งใบเสร็จทุกฉบับหรือไม่ หากพวกเขาต้องส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่เป็นทางการ และถ้าเป็นเช่นนั้น พวกเขาควรทำเช่นนั้นบ่อยเพียงใด
• อธิบายการใช้ในกรณีฉุกเฉิน หากมี: โดยทั่วไปแล้วบัตรองค์กรจะใช้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้า (พนักงานอาจไม่จำเป็นต้องขออนุญาตสำหรับการใช้งานแต่ละครั้งตราบเท่าที่ค่าใช้จ่ายอยู่ในประเภทที่ได้รับการอนุมัติโดยทั่วไป เช่น ตั๋วเครื่องบินหรือโรงแรม) อย่างไรก็ตาม ในบางครั้ง พนักงานที่เดินทางเพื่อธุรกิจของบริษัทอาจประสบกับสถานการณ์ที่ผิดปกติ เช่น กระเป๋าเดินทางสูญหายหรือถูกขโมย หรือแล็ปท็อป นโยบายบัตรเครดิตองค์กรของคุณควรระบุว่าค่าใช้จ่ายฉุกเฉินใดบ้างที่ยอมรับได้โดยทั่วไป รวมถึงควรชำระค่าใช้จ่ายเหล่านี้คืนหรือไม่และอย่างไรเมื่อพนักงานกลับบ้าน
• เค้าโครงผลที่ตามมาสำหรับการใช้ในทางที่ผิด: การให้บัตรองค์กรแก่พนักงานเป็นสัญญาณของความไว้วางใจที่ดีและคุณไม่สามารถเน้นได้เพียงพอ เมื่อคุณออกบัตรเครดิตองค์กรในนามพนักงาน ผู้ถือบัตรมีหน้าที่รับผิดชอบในการใช้จ่ายเงินของบริษัทอย่างเหมาะสม สิ่งสำคัญคือคุณต้องปกป้ององค์กรของคุณโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายบัตรองค์กรของคุณระบุการใช้งานที่ไม่เหมาะสมและผลที่ตามมาจากการใช้ในทางที่ผิด

เราได้กล่าวถึงเนื้อหามากมายในส่วนนี้ และคุณอาจสงสัยว่าจะรวมองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดในนโยบายบัตรองค์กรของคุณอย่างไร ในหัวข้อถัดไป เราจะแบ่งขั้นตอนที่ซับซ้อนนี้ออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรที่มั่นคงสำหรับองค์กรของคุณ

วิธีสร้างนโยบายบัตรเครดิตองค์กร

ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรเพื่อให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาสามารถใช้บัตรเครดิตของบริษัทได้อย่างไร เพราะเหตุใด และที่ใด ซึ่งคุณจัดการให้ออกในนามของพวกเขา ฟังดูง่ายและสามารถทำได้ ตราบใดที่คุณพยายามสร้างชุดแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนสำหรับพนักงานที่ใช้บัตรองค์กร

นโยบายบัตรเครดิตองค์กรของคุณต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร และผู้จัดการหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรตรวจสอบกับพนักงานก่อนที่จะลงนามและรับบัตรองค์กร

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนเฉพาะบางประการที่คุณสามารถใช้เป็นตัวอย่างนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรได้:

ขั้นตอนที่ 1: ระบุวัตถุประสงค์ของบัตรเครดิตองค์กรสำหรับบริษัทของคุณ

แม้ว่าอาจดูเหมือนชัดเจนสำหรับคุณ แต่อาจไม่ใช่สำหรับทุกคน ดังนั้นโปรดใช้เวลาอธิบายว่าทำไมบริษัทของคุณจึงออกบัตรองค์กรให้กับพนักงาน ไม่เป็นไรที่จะทำให้มันง่าย

ขั้นตอนที่ #2: กำหนดพนักงานที่มีสิทธิ์

คุณอาจจะไม่ได้มอบบัตรองค์กรให้กับพนักงานทุกคน (แม้ว่าจะทำได้อย่างแน่นอนหากเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ!) เป็นการดีที่สุดที่จะอธิบายว่าคุณจะอนุญาตให้ใครใช้บัตรองค์กรและภายใต้สถานการณ์ใด

ขั้นตอนที่ #3: อธิบายการใช้งานและขีดจำกัดที่ยอมรับได้

พนักงานส่วนใหญ่จะเข้าใจโดยอัตโนมัติว่าบัตรเครดิตธุรกิจมีไว้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้น สำหรับชนกลุ่มน้อยที่อาจไม่ใช่ จงสร้างความคาดหวังให้ชัดเจน นอกเหนือจากการสะกดว่าพนักงานสามารถใช้บัตรองค์กรของตนได้อย่างไร ให้ระบุอย่างชัดเจนว่าบัตรใดที่ไม่สามารถใช้ซื้อได้

คุณควรวางนโยบายเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายฉุกเฉินในขณะเดินทาง พนักงานอาจต้องเปลี่ยนอุปกรณ์ส่วนตัวหรืออุปกรณ์เทคโนโลยีขณะเดินทาง พวกเขาจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่หากกระเป๋าเดินทางของพวกเขาสูญหายก่อนที่จะมีการนำเสนอที่สำคัญหรือแล็ปท็อปของพวกเขาถูกขโมย? หากจำเป็นต้องจ่ายค่ารักษาพยาบาลหรือซื้อของใช้ส่วนตัวจะได้หรือไม่? และพวกเขาจะถูกคาดหวังให้บริษัทชดใช้ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นหรือไม่? คิดถึงความเป็นไปได้และสะกดความคาดหวัง

ขั้นตอนที่ #4: อธิบายข้อกำหนดในการรายงาน

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้บัตรองค์กรคือพนักงานไม่ต้องบันทึกใบเสร็จและส่งรายงานค่าใช้จ่ายโดยละเอียดเพื่อชำระเงินคืน บริษัทของคุณไม่จำเป็นต้องสแกนและบันทึกหน้าใบเสร็จเช่นกัน เพราะคุณจะเห็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดในใบแจ้งยอดในแต่ละเดือน แต่นี่ไม่ได้แปลว่าคุณสามารถกำจัดรอยกระดาษของใบเสร็จได้ทั้งหมด หากคุณคาดหวังให้พนักงานส่งใบเสร็จรับเงิน เขียนรหัสค่าใช้จ่าย และจัดทำรายงาน โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบว่าต้องทำอย่างไร

ขั้นตอนที่ #5: พูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด

คุณหวังว่าทุกอย่างจะราบรื่น พนักงานจะใช้บัตรอย่างมีความรับผิดชอบ และไม่มีการเรียกเก็บเงินที่ไม่เหมาะสมเกิดขึ้น นั่นเป็นทัศนคติที่ดี แต่ไม่ใช่นโยบายขององค์กรที่ดี คุณต้องหารือเกี่ยวกับปัญหาทั่วไปที่อาจเกิดขึ้นกับการใช้บัตรของบริษัท และอธิบายว่าบริษัทของคุณจะมีปฏิกิริยาอย่างไร ตัวอย่างต่อไปนี้ไม่ใช่รายการที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ลองนึกถึงวิธีที่คุณคาดหวังให้พนักงานใช้บัตรและสิ่งที่อาจผิดพลาด หากคุณจินตนาการถึงการลงโทษทางวินัยที่อาจเกิดขึ้นได้ ให้ระบุให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้ใครแปลกใจและไม่ต้องกลัวการท้าทายทางกฎหมาย

ตัวอย่าง: บัตรองค์กร [ชื่อบริษัท] แต่ละใบเป็นทรัพย์สินของบริษัทและไม่ได้เป็นของพนักงานที่ถือบัตรนั้น บัตรองค์กรอาจถูกเพิกถอนหากเกิดปัญหาขึ้นหรือใช้ในทางที่ผิด ตัวอย่างเช่น พนักงานต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อรักษาบัตรของตนให้ปลอดภัย ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต รวมถึงครอบครัวและเพื่อน ๆ ไม่ควรได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงบัตรองค์กร หากบัตรสูญหายหรือถูกขโมย พนักงานต้องแจ้งให้บริษัททราบ/ดำเนินการเพื่อยกเลิกบัตรทันทีที่พบบัตรสูญหาย การไม่ส่งรายงานค่าใช้จ่ายตามที่กำหนด การใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือการซื้อที่ไม่เหมาะสมอาจส่งผลให้สิทธิพิเศษของบัตรองค์กรถูกเพิกถอน การเข้าถึงบัตรองค์กรของพนักงานจะสิ้นสุดลงเมื่อพนักงานออกจากบริษัทโดยสมัครใจหรือถูกเลิกจ้าง

ขั้นตอนที่ #6: ให้พนักงานอ่านและลงนามในนโยบาย

นโยบายบัตรเครดิตขององค์กรไม่ควรเป็นเหมือนหนึ่งใน "ข้อตกลงผู้ใช้" ที่ไม่มีใครสนใจที่จะอ่านก่อนที่จะคลิกกล่องเพื่อรับทราบ นี่เป็นสิ่งสำคัญพอที่จะใช้เวลาในการทำให้ถูกต้อง ขอให้พนักงานแต่ละคนพบกับผู้จัดการหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล อ่านนโยบายร่วมกัน อภิปราย กระตุ้นให้พนักงานถามคำถามเมื่อจำเป็นต้องชี้แจง และตอบคำถามเหล่านั้น

พนักงานและตัวแทนบริษัทแต่ละคนควรลงนามและลงวันที่ในนโยบาย โดยยอมรับว่าได้อ่านและทำความเข้าใจร่วมกันแล้ว อย่าลืมมอบสำเนาให้พนักงานก่อนที่จะใส่ต้นฉบับลงในไฟล์ของพนักงาน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับนโยบายบัตรเครดิตองค์กร 10 ข้อ

ตอนนี้คุณเข้าใจพื้นฐานของการสร้างนโยบายเครดิตขององค์กรแล้ว มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับบัตรเครดิตขององค์กรบางข้อกัน วิธีปฏิบัติเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าพนักงานใช้บัตรอย่างเหมาะสม และความเสี่ยงทางการเงินขององค์กรของคุณต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ปฏิบัติตามนโยบายของคุณ

เมื่อคุณมีนโยบายเกี่ยวกับบัตรเครดิตขององค์กรแล้ว ให้ยึดตามนั้น คุณจะทำให้นโยบายของคุณอ่อนแอลงหากคุณไม่บังคับใช้ โปรดจำไว้ว่านโยบายสินเชื่อขององค์กรของคุณควรมีข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับข้อยกเว้นในกรณีฉุกเฉิน นอกนั้น พนักงานทุกคน แม้แต่ผู้บริหารก็จำเป็นต้องปฏิบัติตามนโยบายที่ชัดเจนที่ตกลงกันก่อนที่จะออกบัตร

ปรับนโยบายตามต้องการ

คุณควรทบทวนนโยบายและขั้นตอนทางธุรกิจทั้งหมดเป็นระยะๆ และนโยบายเครดิตองค์กรของคุณก็ไม่มีข้อยกเว้น พฤติกรรมและรูปแบบการใช้จ่ายของพนักงานของคุณอาจเปลี่ยนไปเมื่อธุรกิจของคุณเปลี่ยนไป อย่าทำผิดพลาดในการยึดมั่นในนโยบายที่ล้าสมัยซึ่งไม่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอีกต่อไป และอย่าเพิกเฉยหรือหลีกเลี่ยงนโยบายที่ล้าสมัยเช่นกัน ใช้เวลาในการตรวจสอบอย่างเป็นทางการและปรับปรุงนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรตามความจำเป็น

กำหนดวงเงินสินเชื่อที่เหมาะสมและควบคุมการใช้จ่าย

บัตรพนักงานแต่ละใบสามารถมีวงเงินของตัวเองได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลว่าพนักงานที่หลอกลวงจะใช้จ่ายยอดคงเหลือเครดิตของคุณ ขีดจำกัดเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับวิธีการใช้บัตรของพนักงานของคุณ พนักงานที่ต้องเดินทางเป็นประจำเป็นเวลาสองสัปดาห์ขึ้นไปจะต้องมีวงเงินเครดิตสูงกว่าผู้จัดการในสำนักงานที่ซื้อสินค้าไม่บ่อยนัก หากคุณใช้บัตรองค์กรที่มีการควบคุมการใช้จ่าย คุณจะพบว่าคุณสามารถปรับวงเงินเครดิตในบัตรแต่ละใบได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังอาจจำกัดประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือการต่ออายุซอฟต์แวร์เท่านั้น

จำกัด หมายเลขผู้ถือบัตร

บริษัทบัตรองค์กรหลายแห่งสัญญาว่าจะให้บัตรพนักงานฟรีไม่จำกัดจำนวน แต่พนักงานของคุณจะต้องมีกี่คน? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มอบบัตรให้กับพนักงานทุกคนโดยแสดงความต้องการที่ถูกต้องตามกฎหมาย พนักงานคนอื่น ๆ อาจสามารถจัดการการชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่บ่อยได้อีกทางหนึ่ง

ประเมินซ้ำเป็นระยะ

ความจำเป็นในการเข้าถึงสินเชื่อของพนักงานและข้อกำหนดวงเงินสินเชื่อของพนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา เมื่อคำอธิบายลักษณะงานของพนักงานเปลี่ยนไป หรือหากพนักงานสามารถแสดงความต้องการที่ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับบัตรองค์กรได้ ให้ยินดีที่จะพิจารณาการเปลี่ยนแปลง ท้ายที่สุด เมื่อพนักงานใช้บัตรองค์กร มันง่ายกว่าสำหรับทั้งพวกเขาและบริษัทของคุณ ไม่มีใครได้รับประโยชน์จากการต้องติดตามรายรับและค่าใช้จ่ายรหัสด้วยมือ

อนุญาตข้อยกเว้นที่สมเหตุสมผล

นโยบายบัตรเครดิตองค์กรของคุณควรระบุอย่างชัดเจนถึงผลที่ตามมาของการใช้งานที่ไม่เป็นที่ยอมรับ ใช้ผลที่ตามมาอย่างเท่าเทียมกัน สงวนพระคุณเล็กน้อยสำหรับความผิดพลาดโดยสุจริต พนักงานที่ดูถูกความคาดหวังอย่างสม่ำเสมอนั้นแตกต่างจากพนักงานที่ทำผิดพลาดโดยสุจริตหรือทำพลาดไม่บ่อยนัก บางครั้งการเตือนจะเป็นการตอบกลับครั้งแรกที่สมเหตุสมผลหากมาพร้อมกับการชำระคืนค่าใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสมในทันที

ใช้นโยบายอย่างเท่าเทียมกัน

เช่นเดียวกับนโยบายอื่นๆ นโยบายสินเชื่อของบริษัทควรให้ความชัดเจน กำหนดความคาดหวัง และปกป้องทั้งองค์กรและพนักงานของคุณจากความเสี่ยง การทำงานหนักทั้งหมดของคุณในการสร้างนโยบายนั้นจะสูญเปล่าหากคุณไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงที่คุณวางไว้และลงนาม นโยบายบัตรเครดิตของบริษัทของคุณจำเป็นต้องใช้กับพนักงานทุกคนที่ใช้บัตรเครดิตของบริษัท เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่น

ไปเสมือนจริงเมื่อเป็นไปได้

บริษัทบัตรองค์กรหลายแห่งออกบัตรเสมือนและบัตรแบบใช้ครั้งเดียวซึ่งมีข้อจำกัดในการใช้งานที่เข้มงวด ตัวอย่างเช่น บัตรแบบใช้ครั้งเดียวสามารถล็อกไว้กับผู้จำหน่ายรายใดรายหนึ่งได้ บัตรเสมือนสามารถมีวงเงินเครดิตที่อนุญาตให้พนักงานชำระเงินสำหรับการซื้อเฉพาะและวันหมดอายุที่ป้องกันการใช้งานเพิ่มเติม

ใช้การคาดเดาออกจากขีดจำกัดการใช้จ่าย

บัตรเครดิตองค์กรไม่ใช่เช็คเปล่า พนักงานสามารถใช้บัตรของเขาเพื่อชำระค่าสเต็กและกุ้งล็อบสเตอร์พร้อมไวน์รสเลิศหนึ่งขวด แต่คุณไม่จำเป็นต้องรองรับความอยากอาหารฟุ่มเฟือยนั้นหรือจ่ายค่าอาหารค่ำ สร้างความคาดหวังสำหรับค่าใช้จ่ายต่อวัน ต่อการเดินทาง หรือต่อมื้ออาหารเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ประเภทนี้ จุดเริ่มต้นที่ดีจุดหนึ่งคืออัตราค่าอาหารต่อวันของรัฐบาลกลางสำหรับผู้เดินทางส่วนกลาง ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานที่เพื่อสะท้อนถึงการใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล

ตรวจสอบค่าใช้จ่าย

เช่นเดียวกับที่คุณต้องการตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตส่วนบุคคลของคุณ คุณต้องติดตามยอดบัตรเครดิตของบริษัทและค่าบริการรายเดือน คนในบริษัทของคุณต้องรับผิดชอบขั้นตอนสำคัญนี้ ใครจะเป็นผู้ลงนามในค่าใช้จ่ายรายเดือนของพนักงานแต่ละคน? ใครจะเป็นผู้ตรวจสอบบิลบัตรเครดิตอย่างสม่ำเสมอเพื่อหารูปแบบที่น่าสงสัยและการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต? เป็นความรับผิดชอบสำคัญที่ควรส่งไปยังผู้มีอำนาจเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น

เริ่มต้นใช้งานนโยบายบัตรเครดิตองค์กรของคุณ

ตอนนี้คุณเข้าใจวัตถุประสงค์ของนโยบายบัตรเครดิตขององค์กรแล้ว เห็นประโยชน์ที่นโยบายนี้สามารถมอบให้ได้ และเข้าใจขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการสร้างและนำนโยบายเครดิตองค์กรไปใช้ คุณก็พร้อมที่จะเริ่มต้นแล้ว!

หากคุณเพิ่งเริ่มสำรวจว่าบริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้บัตรเครดิตองค์กรอย่างไร คุณอาจสงสัยว่าบัตรองค์กรประเภทใดจากที่มีอยู่มากมายจะเหมาะกับบริษัทของคุณมากที่สุด ตรวจสอบรายชื่อบัตรเครดิตองค์กรที่ดีที่สุดของเราเพื่อเป็นแรงบันดาลใจหรือค้นหาคู่ที่ใช่

เราหวังว่าโพสต์นี้จะช่วยคุณในกระบวนการกำหนดนโยบายสินเชื่อขององค์กร หากคุณชอบสิ่งที่คุณได้อ่าน คุณอาจชอบแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายธุรกิจอื่นๆ ของเราด้วย ตัวอย่างเช่น เราได้สร้างคำแนะนำในการสร้างงบประมาณของธุรกิจขนาดเล็ก ตลอดจนเคล็ดลับบางประการสำหรับการต้อนรับพนักงานใหม่

เช่นเคย คุณสามารถเรียกดูเว็บไซต์ Merchant Maverick เพื่อหาแหล่งข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กทุกประเภทที่คุณสามารถใช้ได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับนโยบายบัตรองค์กร