แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจ คุณหวังว่าคุณจะได้ลูกค้ามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ยิ่งมีลูกค้ามากเท่าไร ธุรกิจของคุณก็จะเติบโตเร็วขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ลูกค้าทุกรายที่คุณทำงานด้วยจะสามารถชำระค่าสินค้าหรือบริการได้ทันที

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: คำแนะนำเพื่อช่วยคุณแบ่งบัญชีเกษียณอายุโดยไม่ยุ่งยากระหว่างการหย่า

ในฐานะนักธุรกิจ คุณมีอำนาจตัดสินใจว่าจะช่วยเหลือผู้อุปถัมภ์เหล่านี้ได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกจองผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาต้องการและมอบให้เมื่อพวกเขาชำระเงินทั้งหมด ในทางกลับกัน คุณสามารถตัดสินใจให้ความช่วยเหลือผ่านตัวเลือกบัญชีลูกหนี้ แต่ความสำเร็จของบัญชีลูกหนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการอย่างไร

โพสต์นี้กำหนดการจัดการบัญชีลูกหนี้และกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติบางประการที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การจัดการบัญชีลูกหนี้คืออะไร

ก่อนที่จะกำหนดว่าการจัดการบัญชีลูกหนี้คืออะไร จะดีกว่าถ้าคุณเข้าใจว่าบัญชีลูกหนี้คืออะไร

บัญชีลูกหนี้คือเงินที่ลูกค้าของคุณเป็นหนี้คุณหลังจากซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณในแผนการชำระเงินหรือเครดิตธุรกิจ ในฐานะที่เป็นนักธุรกิจ คุณต้องติดตามเงินจำนวนนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสีย ขั้นตอนการติดตามเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้คุณคือสิ่งที่เรียกว่าการจัดการบัญชีลูกหนี้

นอกเหนือจากการหลีกเลี่ยงการสูญเสีย บัญชีลูกหนี้ช่วยใน:

• สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
• ชำระเงินทันเวลา; และ
• สภาพคล่องสูงในธุรกิจของคุณ

ผลประโยชน์เหล่านี้เกิดขึ้นได้ด้วยการจัดการบัญชีลูกหนี้ที่เหมาะสม การจัดการบัญชีลูกหนี้ที่ไม่ดีอาจส่งผลให้:

• การสูญเสียรายได้
• เสียเวลาพนักงาน
• กระแสเงินสดไม่ดี และ
• ข้อผิดพลาดทางบัญชี

อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับปรุงธุรกิจของคุณและทำให้สนุกยิ่งขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการบัญชีลูกหนี้ของบริษัทคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติบางประการที่คุณสามารถดำเนินการได้เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดการบัญชีลูกหนี้มีประสิทธิภาพ:

1. ประเมินประวัติเครดิตของลูกค้าของคุณ

คุณไม่สามารถไว้วางใจใครก็ตามที่คุณขายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณในธุรกิจ น่าเสียดาย นี่หมายความว่าไม่ใช่ทุกคนที่มีคุณสมบัติสำหรับบัญชีลูกหนี้ ดังนั้น คุณอาจสงสัยว่าคุณจะเลือกลูกค้าให้ไว้วางใจได้อย่างไร และลูกค้ารายใดไม่ไว้วางใจ วิธีหนึ่งที่จะช่วยคุณตัดสินใจคือดำเนินการตรวจสอบประวัติเครดิตและประวัติทางการเงินของลูกค้าของคุณ

ขอแนะนำให้คุณเสนอทางเลือกของลูกหนี้ให้กับลูกค้าในสถานการณ์ทางการเงินที่ดี ซึ่งหมายความว่าลูกค้าเหล่านี้มีแหล่งรายได้ที่สม่ำเสมอ จึงไม่เป็นปัญหาสำหรับพวกเขาในการชำระเงินรายเดือนหรือรายสัปดาห์ ในขณะเดียวกัน ประวัติเครดิตของพวกเขาจะแสดงให้คุณเห็นว่าพวกเขาชำระหนี้ตรงเวลาหรือไม่

2. อัปเกรดเป็นการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์

ด้วยการพัฒนาที่กำลังเกิดขึ้น การใช้กระดาษจึงลดลงอย่างมาก ตัวอย่างเช่น การส่งจดหมายมีความก้าวหน้าในการส่งอีเมล นอกจากนี้ ในปัจจุบัน ธุรกิจต้องการจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลในพื้นที่ต่างๆ เช่น คลาวด์ แทนที่จะเก็บไว้ในไฟล์กระดาษ ดังนั้น จะเป็นการดีที่สุดหากคุณพิจารณาดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการจัดการบัญชีลูกหนี้ด้วย

การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์และการชำระเงินเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณเนื่องจาก:

• ช่วยลดการเก็บบันทึกในแง่ของจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้คุณ
• ง่ายต่อการติดตามบันทึกทางการเงินของลูกค้าของคุณว่าพวกเขากำลังชำระเงินตามที่คาดไว้หรือไม่ และ
• ช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาดของมนุษย์

นอกจากนี้ การทำสิ่งต่างๆ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้งานของลูกค้าของคุณง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณได้ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้อาจมีลิงก์ที่ลูกค้าสามารถใช้ชำระเงินได้ ในทางกลับกัน ระบบนี้จะอัปเดตบันทึกการชำระเงินในนามของคุณโดยอัตโนมัติ

3. ทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณชัดเจน

การมีกระบวนการที่ตรงไปตรงมาไม่เป็นประโยชน์ต่อคุณแต่กับคนที่คุณทำงานด้วย คุณสามารถทำได้โดยจัดทำเอกสารกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณ

ปัจจัยบางประการที่คุณอาจต้องการรวมไว้ในกระบวนการของคุณคือ:

• วันที่ส่งใบแจ้งหนี้ ควรส่งพวกเขาตรงเวลาเพื่อเป็นเครื่องเตือนใจแก่ลูกค้าและให้เวลาเพียงพอในการเตรียมตัวทางการเงิน
• ข้อมูลใดที่ควรรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่หมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับการสั่งซื้อและที่อยู่
• ผู้ติดต่อด้านการเรียกเก็บเงินสำหรับลูกค้าของคุณ ;
• รายละเอียดการชำระเงินสำหรับลูกค้าทุกราย ; และ
• ขั้นตอนการเก็บเงินสำหรับลูกค้าที่ค้างชำระ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีรับข้อตกลงการผ่อนชำระบางส่วนกับ IRS

4. เสนอบทลงโทษและสิ่งจูงใจ

อย่างที่บอก ต่างคนต่างอยู่ ซึ่งหมายความว่าลูกค้าที่คุณติดต่อด้วยจะต้องไม่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น บางคนให้ความสำคัญกับกำหนดเวลาและไม่ต้องการทำให้คุณขุ่นเคือง ในทางกลับกัน บางคนมักมีเหตุผลในการชำระเงินล่าช้า ในธุรกิจ คุณต้องหาวิธีที่จะหลีกเลี่ยงการจัดการกับสิ่งหลัง

วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการกำหนดสิ่งจูงใจและบทลงโทษ ในกรณีนี้ คุณสามารถเสนอสิ่งจูงใจให้กับลูกค้าที่ชำระเงินตรงเวลาเสมอโดยให้ส่วนลดแก่ลูกค้า สิ่งนี้จะกระตุ้นให้ลูกค้าจำนวนมากชำระเงินก่อนถึงกำหนดเสมอ เนื่องจากพวกเขาต้องการใช้จ่ายน้อยลง

ในขณะเดียวกัน บทลงโทษจะใช้กับลูกค้าที่มีการชำระเงินที่ค้างชำระ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ของจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายเมื่อพวกเขามาสาย ซึ่งจะช่วยลดการชำระเงินล่าช้าเนื่องจากไม่มีใครชอบจ่ายเงินเพิ่ม นอกจากนี้ วิธีนี้ดีกว่าเพราะการโทรติดตามผลและอีเมลไม่ได้ผลทุกครั้ง

5. มีตัวเลือกการชำระเงินหลายรายการ

ในโลกปัจจุบัน มีตัวเลือกการชำระเงินมากมายที่คุณสามารถใช้กับธุรกิจของคุณได้ การเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายให้กับลูกค้าของคุณนั้นดีกว่าเนื่องจากเหตุผลดังต่อไปนี้:

• คุณจะลดโอกาสของการชำระเงินล่าช้า หากคุณใช้ตัวเลือกการชำระเงินเดียว และตัวเลือกนั้นล้มเหลวเมื่อลูกค้าของคุณต้องการใช้
• ผู้คนมีความชอบที่แตกต่างกัน ตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายจะช่วยให้ลูกค้าสามารถใช้ตัวเลือกที่พวกเขารู้สึกสบายใจได้ ลูกค้าบางรายชอบชำระเงินโดยใช้วิธีธนาคารต่อธนาคาร ในทางตรงกันข้าม คนอื่นพบว่าใช้ตัวเลือกได้ง่ายขึ้น

แต่จะช่วยได้ถ้าคุณไม่เสนอตัวเลือกการชำระเงินใดๆ คุณควรพิจารณาปัจจัยหลักสามประการเมื่อเลือกตัวเลือกการชำระเงินที่ลูกค้าของคุณจะใช้ พวกเขาคือ:

• ความปลอดภัย;
• ความเร็ว; และ
• ความสะดวก

6. กำหนดการสำหรับการวิเคราะห์บัญชีลูกหนี้

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพธุรกิจของคุณเป็นเรื่องปกติ และลูกหนี้ก็ไม่มีข้อยกเว้น คุณสามารถเลือกตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ของคุณเป็นรายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือน การตรวจสอบเหล่านี้จะช่วยให้คุณทราบว่าส่วนใดทำงานได้ดีและส่วนใดที่ต้องปรับปรุง นอกจากนั้น คุณสามารถดูเรื่องอื่นๆ เช่น:

• บัญชีที่ค้างชำระหลายวันและเกินกำหนดจำนวนมาก
• ลูกค้าที่ไม่สามารถเข้าถึงได้และหาวิธีที่คุณสามารถจัดการกับพวกเขาได้
• เป็นความคิดที่ดีที่จะระงับการเสนอตัวเลือกบัญชีลูกหนี้ให้กับลูกค้าหรือไม่ และ
• มากับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่จะเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจ

บทสรุป

ลูกค้าหลายรายเดินเข้าไปในธุรกิจของคุณและคาดหวังให้คุณร่วมงานกับพวกเขา ลูกค้าเหล่านี้บางรายอาจไม่มีจำนวนเงินที่จำเป็นในการซื้อบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณ วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำงานกับลูกค้าเหล่านี้ได้คือผ่านบัญชีลูกหนี้ อย่างไรก็ตาม ลูกหนี้จะมีประโยชน์ในสถานการณ์เช่นนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการอย่างไร

หากคุณอยู่ในธุรกิจและกำลังมองหาวิธีจัดการบัญชีลูกหนี้ คุณมาถูกที่แล้ว คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อเรียนรู้วิธีปฏิบัติสำหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ