แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจ คุณหวังว่าจะได้ลูกค้ามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ยิ่งมีลูกค้ามากเท่าไหร่ ธุรกิจของคุณก็จะเติบโตเร็วขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าลูกค้าทุกรายที่คุณทำงานด้วยจะอยู่ในฐานะที่จะชำระค่าสินค้าหรือบริการได้ทันทีเสมอไป

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: คำแนะนำเพื่อช่วยให้คุณแบ่งบัญชีเกษียณอายุโดยไม่ต้องยุ่งยากระหว่างการหย่าร้าง

ในฐานะนักธุรกิจ คุณมีอำนาจในการตัดสินใจว่าจะช่วยผู้มีอุปการะคุณเหล่านี้ได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกจองผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาต้องการและมอบให้เมื่อชำระเงินทั้งหมด ในทางกลับกัน คุณสามารถตัดสินใจเสนอความช่วยเหลือผ่านตัวเลือกบัญชีลูกหนี้ แต่ความสำเร็จของบัญชีลูกหนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดการ

โพสต์นี้กำหนดการจัดการบัญชีลูกหนี้และกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การจัดการบัญชีลูกหนี้คืออะไร

ก่อนที่จะระบุว่าการจัดการบัญชีลูกหนี้คืออะไร จะเป็นการดีกว่าถ้าคุณเข้าใจว่าบัญชีลูกหนี้คืออะไร

บัญชีลูกหนี้คือเงินที่ลูกค้าของคุณเป็นหนี้คุณหลังจากซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณในแผนการชำระเงินหรือเครดิตธุรกิจ ในฐานะนักธุรกิจ คุณต้องติดตามผลเงินจำนวนนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสีย กระบวนการติดตามเงินที่ลูกค้าของคุณเป็นหนี้คุณคือสิ่งที่เรียกว่าการจัดการบัญชีลูกหนี้

นอกเหนือจากการหลีกเลี่ยงการสูญเสีย บัญชีลูกหนี้ช่วยในการ:

• สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีความสุข
• การชำระเงินทันเวลา และ
• สภาพคล่องสูงในธุรกิจของคุณ

ผลประโยชน์เหล่านี้เกิดขึ้นได้จากการจัดการบัญชีลูกหนี้ที่เหมาะสม การจัดการบัญชีลูกหนี้ที่ไม่ดีอาจส่งผลให้:

• การสูญเสียรายได้
• เสียเวลาเจ้าหน้าที่
• กระแสเงินสดไม่ดี และ
• ข้อผิดพลาดทางบัญชี

อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับปรุงธุรกิจของคุณและทำให้สนุกยิ่งขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการบัญชีลูกหนี้ของบริษัทของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้านล่างนี้เป็นแนวทางปฏิบัติบางประการที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการบัญชีลูกหนี้มีประสิทธิภาพ:

1. ประเมินประวัติเครดิตของลูกค้าของคุณ

คุณไม่สามารถไว้วางใจใครก็ตามที่คุณขายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณในธุรกิจ น่าเสียดาย ซึ่งหมายความว่าไม่ใช่ทุกคนที่มีสิทธิ์ได้รับบัญชีลูกหนี้ ดังนั้นคุณอาจสงสัยว่าคุณจะเลือกลูกค้าที่ไว้วางใจได้อย่างไรและลูกค้ารายใดที่ไม่ไว้วางใจ วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้คือการตรวจสอบประวัติเครดิตและประวัติทางการเงินของลูกค้า

ขอแนะนำให้คุณเสนอตัวเลือกบัญชีลูกหนี้แก่ลูกค้าในสถานการณ์ทางการเงินที่ดี ซึ่งหมายความว่าลูกค้าเหล่านี้มีแหล่งรายได้ที่คงที่ ดังนั้นจึงไม่มีปัญหาสำหรับพวกเขาที่จะชำระเงินเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์ ในขณะเดียวกันประวัติเครดิตของพวกเขาจะแสดงให้คุณเห็นว่าพวกเขาชำระหนี้ตรงเวลาหรือไม่

2. อัปเกรดเป็นการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์

ด้วยการพัฒนาที่เกิดขึ้น การใช้กระดาษจึงลดลงอย่างมาก ตัวอย่างเช่น การส่งจดหมายได้ก้าวไปสู่การส่งอีเมล นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ ในปัจจุบันต้องการจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลในพื้นที่ต่างๆ เช่น คลาวด์ แทนที่จะเก็บไว้ในไฟล์กระดาษ ดังนั้น จะเป็นการดีที่สุดหากคุณพิจารณาดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการจัดการบัญชีลูกหนี้ด้วย

การเรียกเก็บเงินและการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณเนื่องจาก:

• ช่วยให้การเก็บบันทึกง่ายขึ้นในแง่ของจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้คุณ
• ง่ายต่อการติดตามบันทึกทางการเงินของลูกค้าว่าพวกเขาชำระเงินตามที่คาดไว้หรือไม่ และ
• ช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์

ยิ่งไปกว่านั้น การทำสิ่งต่าง ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้งานของลูกค้าของคุณง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้สามารถมีลิงก์ที่ลูกค้าสามารถใช้เพื่อชำระเงินได้ ในทางกลับกัน ระบบนี้จะอัปเดตบันทึกการชำระเงินในนามของคุณโดยอัตโนมัติ

3. ทำให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของคุณชัดเจน

การมีกระบวนการที่ตรงไปตรงมานั้นไม่มีประโยชน์ต่อคุณแต่รวมถึงคนที่คุณทำงานด้วยด้วย คุณสามารถทำได้โดยบันทึกกระบวนการที่เกี่ยวข้องในการจัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณ

ปัจจัยบางประการที่คุณอาจต้องการรวมไว้ในกระบวนการของคุณ ได้แก่:

• วันที่สำหรับส่งใบแจ้งหนี้ ควรส่งตรงเวลาเพื่อเป็นเครื่องเตือนใจลูกค้าและให้เวลาเพียงพอในการเตรียมตัวทางการเงิน
• ข้อมูลใดที่ควรรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุหมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับการสั่งซื้อและที่อยู่
• ผู้ติดต่อเรียกเก็บเงินสำหรับลูกค้าของคุณ ;
• รายละเอียดการชำระเงินสำหรับลูกค้าทุกราย ; และ
• ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับลูกค้าที่ค้างชำระ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีรับข้อตกลงการผ่อนชำระบางส่วนกับ IRS

4. เสนอการลงโทษและสิ่งจูงใจ

อย่างที่บอก ต่างคนต่างอยู่ ซึ่งหมายความว่าลูกค้าที่คุณติดต่อด้วยไม่สามารถเป็นรายเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น บางคนให้ความสำคัญกับกำหนดเวลาอย่างจริงจังและไม่ต้องการทำให้คุณขุ่นเคือง ในทางกลับกัน บางคนมักมีเหตุผลในการจ่ายเงินล่าช้าเสมอ ในธุรกิจ คุณต้องหาวิธีหลีกเลี่ยงการจัดการกับสิ่งหลัง

วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการกำหนดสิ่งจูงใจและบทลงโทษ ในกรณีนี้ คุณสามารถพิจารณาเสนอสิ่งจูงใจให้กับลูกค้าที่ชำระเงินตรงเวลาเสมอโดยให้ส่วนลดแก่พวกเขา สิ่งนี้จะกระตุ้นให้ลูกค้าจำนวนมากชำระเงินก่อนกำหนดเสมอ เนื่องจากพวกเขาต้องการใช้จ่ายน้อยลง

ในขณะเดียวกันบทลงโทษจะใช้กับลูกค้าที่ค้างชำระ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ของจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายเมื่อพวกเขามาสาย สิ่งนี้จะช่วยลดการจ่ายเงินล่าช้าเนื่องจากไม่มีใครชอบจ่ายเงินเพิ่ม นอกจากนี้ วิธีนี้ดีกว่าเพราะการโทรติดตามผลและอีเมลไม่ได้ผลทุกครั้ง

5. มีตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลาย

ในโลกปัจจุบัน มีตัวเลือกการชำระเงินมากมายที่คุณสามารถใช้กับธุรกิจของคุณได้ การเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายให้กับลูกค้าของคุณนั้นดีกว่าเนื่องจากเหตุผลดังต่อไปนี้:

• คุณจะลดโอกาสในการชำระเงินล่าช้าหากคุณใช้ตัวเลือกการชำระเงินเดียวและล้มเหลวเมื่อลูกค้าของคุณต้องการใช้งาน
• ผู้คนมีความชอบที่แตกต่างกัน ตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายจะช่วยให้ลูกค้าใช้ตัวเลือกที่พวกเขารู้สึกสบายใจ ลูกค้าบางรายต้องการชำระเงินด้วยวิธีธนาคารต่อธนาคาร ในทางตรงกันข้าม คนอื่นๆ พบว่าตัวเลือกต่างๆ ใช้งานได้ง่ายกว่า

แต่จะช่วยได้หากคุณไม่ได้เสนอตัวเลือกการชำระเงินใดๆ คุณควรพิจารณาปัจจัยหลักสามประการเมื่อเลือกตัวเลือกการชำระเงินที่ลูกค้าของคุณจะใช้ พวกเขา:

• ความปลอดภัย;
• ความเร็ว; และ
• ความสะดวก

6. กำหนดการวิเคราะห์ลูกหนี้

เป็นเรื่องปกติในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพธุรกิจของคุณ และบัญชีลูกหนี้ก็ไม่มีข้อยกเว้น คุณสามารถเลือกที่จะตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ของคุณเป็นรายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือน บทวิจารณ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณทราบว่าส่วนใดทำงานได้ดีและส่วนใดต้องปรับปรุง นอกจากนั้น คุณสามารถดูเรื่องอื่นๆ เช่น:

• บัญชีที่มีค้างชำระหลายวันและค้างชำระจำนวนมาก
• ลูกค้าที่ไม่สามารถเข้าถึงได้และหาวิธีที่คุณสามารถจัดการกับพวกเขาได้
• เป็นความคิดที่ดีหรือไม่ที่จะเสนอตัวเลือกบัญชีลูกหนี้ให้กับลูกค้า และ
• การตัดสินใจด้านการจัดการที่จะเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจ

สรุปมันขึ้น

ลูกค้าหลายรายเดินเข้ามาในธุรกิจของคุณและคาดหวังให้คุณร่วมงานกับพวกเขา ลูกค้าเหล่านี้บางรายอาจไม่มีจำนวนเงินที่จำเป็นในการซื้อบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณ วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำงานกับลูกค้าเหล่านี้คือผ่านบัญชีลูกหนี้ อย่างไรก็ตาม บัญชีลูกหนี้จะมีประโยชน์ในสถานการณ์ดังกล่าวขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดการ

หากคุณอยู่ในธุรกิจและกำลังมองหาวิธีจัดการบัญชีลูกหนี้ คุณมาถูกที่แล้ว คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้เพื่อเรียนรู้วิธีปฏิบัติในการจัดการบัญชีลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ