6 เคล็ดลับในการดำเนินการประชุมทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

ในวันและเวลาปัจจุบัน การดำเนินธุรกิจเป็นอะไรที่ท้าทายไม่น้อย พนักงานต้องดูแลการดำเนินงาน การเงิน การสรรหา แคมเปญการตลาด และอื่นๆ ในขณะเดียวกัน พวกเขาต้องจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้ได้ระดับประสิทธิภาพที่เหมาะสมที่สุด

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 9 เคล็ดลับที่พิสูจน์แล้วสำหรับการจัดการการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ฝ่ายบริหารทั้งหมดต้องติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในธุรกิจ คุณต้องรวมการประชุมทางธุรกิจไว้ในกำหนดการประจำ การประชุมเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ช่วยให้ทีมสามารถหารือเกี่ยวกับปัญหาเร่งด่วน โครงการ และแผนแบบเรียลไทม์ เปิดประตูสู่การสนทนาเชิงปฏิบัติ การเชิญความคิดเห็นที่แตกต่างมาที่โต๊ะสามารถช่วยสร้างแนวคิดใหม่สำหรับธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม การประชุมอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายได้เช่นกัน บางครั้งคนมาตรงเวลาแต่เริ่มประชุมช้า บางครั้งวาระไม่ชัดเจน ต่างคนต่างเถียงกัน เจ้าภาพจัดการไม่ได้ การประชุมดังกล่าวสร้างความเสียหายมากกว่าผลดีต่อธุรกิจ ดังนั้น คุณต้องเรียนรู้กฎสองสามข้อเพื่อจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยคุณ เราได้แสดงเคล็ดลับ 6 ข้อเพื่อให้การประชุมทางธุรกิจประสบความสำเร็จ

1. กำหนดบรรยากาศที่เหมาะสม

ในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการ คุณต้องกำหนดแนวทางที่เหมาะสมสำหรับการประชุม ขึ้นอยู่กับคุณว่าต้องการให้การประชุมเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ ในทำนองเดียวกัน ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการมีการประชุมแบบเรียลไทม์หรือเสมือนจริง คุณต้องสร้างลิงก์สำหรับการประชุมเสมือนจริงและแชร์กับทุกคนอย่างน้อยหนึ่งวันก่อน

ในทำนองเดียวกัน คุณต้องจองห้องประชุมหรือห้องประชุมที่มีพื้นที่กว้างขวางเพื่อจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องสร้างบรรยากาศของการเคารพซึ่งกันและกัน ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันความคิดและความคิดเห็นของตนได้โดยไม่ลังเล

ยิ่งไปกว่านั้น ลองเปลี่ยนบรรยากาศทุกครั้งที่ทำได้ การประชุมส่วนใหญ่เป็นทางการและดูเหมือนเป็นเรื่องน่าเบื่อสำหรับพนักงาน เพื่อตอบโต้ คุณอาจออกไปประชุมข้างนอกเพื่อทำให้บรรยากาศสว่างขึ้น มิฉะนั้น คุณสามารถสนทนาอย่างไม่เป็นทางการทุกสัปดาห์เพื่อทำให้เซสชันดูเป็นทางการน้อยลงและบรรลุวัตถุประสงค์ในขณะที่ปล่อยให้พนักงานผ่อนคลาย

2. กำหนดวาระการประชุม

การวางแผนอาจฟังดูไร้สาระ แต่น่าเสียดายที่มันไม่ใช่อย่างนั้น ต่างคนก็ต่างหยิบยกหัวข้อต่าง ๆ ผิดวัตถุประสงค์ของการประชุม การกำหนดวาระการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถสรุปสิ่งนั้นในเอกสารแจกหรือเขียนลงบนไวท์บอร์ดเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าเหตุใดพวกเขาจึงมารวมกัน อาจเป็นการพูดคุยถึงแนวคิดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ ระบุปัญหา เอาชนะอุปสรรค หรืออะไรก็ตามที่เกิดขึ้นในธุรกิจ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีตรวจสอบว่ารถของคุณมีประกันภัยที่ถูกต้องและปลอดภาษีหรือไม่?

เมื่อวัตถุประสงค์การประชุมชัดเจนแล้ว ให้สร้างรายการหัวข้อที่คุณต้องการสนทนา กำหนดระยะเวลาเฉพาะให้กับแต่ละเรื่องเพื่อหลีกเลี่ยงการยืดเวลาการประชุม ส่งกำหนดการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนได้เตรียมตัว จำไว้ว่า การกำหนดวาระจะเป็นเข็มทิศสำหรับการสนทนา ช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมจะกลับมาเป็นปกติเมื่อใดก็ตามที่การอภิปรายออกนอกเส้นทาง

3. ดูนาฬิกา

พนักงานออกจากงานประจำเพื่อเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ชอบให้รอ ดังนั้น จงกำหนดเวลาที่แน่นอนเพื่อเริ่มการประชุมโดยไม่ชักช้า แทนที่จะรอให้คนมาเข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดมาก่อนเวลาห้านาทีเพื่อเริ่มงานตรงเวลา ในทำนองเดียวกัน รักษาจังหวะการประชุมให้ตรงเวลาและจบตรงเวลาแทนที่จะลากยาว

นอกจากนี้ เลือกเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุม ส่วนใหญ่แล้ววันจันทร์และวันศุกร์จะยุ่งที่สุด ดังนั้นอย่าเลือกวันนี้ ระวังเวลาที่เหมาะสมในการจัดเซสชั่นเฉพาะ คุณสามารถตรวจสอบกับทีมของคุณได้ตลอดเวลาเพื่อหาเวลาที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการประชุม

4. กำกับการอภิปราย

บ่อยครั้งที่การอภิปรายในที่ประชุมออกนอกประเด็น สิ่งหนึ่งนำไปสู่อีกสิ่งหนึ่ง ซึ่งหมายความว่าผู้เข้าร่วมสามารถเบี่ยงเบนจากเรื่องได้ การนำบทสนทนาไปสู่หัวข้อหรือวาระการประชุมที่เหมาะสมในระหว่างการประชุมทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม คำถามยังคงอยู่ว่า “อย่างไร”

ประการแรก คุณสามารถเลือกสองสามประโยคจากบันทึกย่อของคุณเป็นรายการสนทนาหรือถามคำถามที่เกี่ยวข้อง ในทำนองเดียวกัน หากหัวข้อดูน่าตื่นเต้นหรือมีคุณค่า แนะนำให้จัดการประชุมแยกต่างหากเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิดเพิ่มเติม มิฉะนั้น คุณสามารถระบุว่าการสนทนานั้นนอกประเด็นและคุณต้องการนำกลับไปสู่แผน คุณอาจลังเลใจในสถานการณ์เช่นนี้ แต่ดีที่สุดเสมอที่จะพูดคุยเพื่อนำไปสู่การประชุมที่ประสบผลสำเร็จ

5. จดบันทึกและหมุนเวียนรายงานการประชุม

ไม่ว่าคุณจะตั้งใจประชุมมากเพียงใด การจดบันทึกและติดตามประเด็นสำคัญทั้งหมดเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นประเด็นสนทนา ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโครงการที่จะเกิดขึ้น หรือคำถามเปิด การมีคำแนะนำเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้จดจำสิ่งต่างๆ ได้ยาวนาน จากสิ่งนี้ คุณสามารถวางแผนงานและส่งมอบโครงการได้

ในฐานะเจ้าภาพการประชุม คุณสามารถมอบหมายให้ใครซักคนทำภารกิจนี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาจดทุกการตัดสินใจและการสนทนาที่สำคัญ หลังจากนั้นให้เผยแพร่รายงานการประชุมเหล่านี้เพื่อให้ทุกคนทราบว่าเกิดอะไรขึ้นในการประชุม เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจตรงกันและไม่มีใครตีความสิ่งที่พูดในที่ประชุมผิด การมีบันทึกโดยละเอียดจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ ขจัดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและความพ่ายแพ้

อ่านเพิ่มเติม: ขั้นตอนง่ายๆ ในการค้นหาบัญชี Instagram ที่ติดตามกลับทันที

6. จบด้วยแผนปฏิบัติการ

ผู้จัดการมักจะทิ้งรายการสิ่งที่ต้องทำก่อนการประชุมจะสิ้นสุดลง แต่นั่นไม่ใช่แนวทางที่ถูกต้อง คุณต้องออกจากการประชุมสองสามนาทีสุดท้ายเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป การอภิปรายควรเป็นเรื่องของใครรับผิดชอบอะไร ในทำนองเดียวกัน ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกำหนดเวลาเพื่อให้พนักงานรู้ว่าพวกเขามีเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ

สิ่งสำคัญที่สุดคือยุติการประชุมในเชิงบวกเพื่อให้พนักงานรู้สึกมีแรงจูงใจ บางที บอกพวกเขาเกี่ยวกับข้อตกลงที่จะเกิดขึ้นหรือลูกค้ารายสุดท้ายที่คุณได้รับ ข่าวที่มีความสุขและเป็นบวกช่วยเพิ่มกำลังใจและกระตุ้นให้พวกเขาทำงานหนักขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

ความคิดสุดท้าย

การจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพนั้นไม่น้อยไปกว่าศาสตร์และศิลป์ คุณต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีความกระตือรือร้นและนำเสนอมุมมองของพวกเขา ในทำนองเดียวกัน การวางแผนก็เป็นงานที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าควรคาดหวังอะไรจากการประชุม สรุปแล้ว เซสชันของคุณจะประสบความสำเร็จได้หากบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ ดังนั้น ชี้นำการอภิปราย เปิดรับมุมมองที่แตกต่าง และจบด้วยแผนปฏิบัติการ